Contabilidad

Las empresas muy pequeñas no están obligadas a llevar sus registros financieros siguiendo prácticas contables formales, pero a medida que una empresa crece en cuanto al número de transacciones financieras mensuales y a la complejidad de sus operaciones, resulta cada vez más importante utilizar un sistema contable formal. 

¿Quién debería llevar la contabilidad? 

El propietario de una pequeña empresa puede optar por llevar él mismo la contabilidad o por contratar a un contable cualificado. A medida que la empresa crece en tamaño y complejidad, se hace necesario que el propietario contrate a un contable. La labor del contable consiste en registrar con precisión las transacciones financieras pasadas en un sistema contable formal. El propietario debe poder centrarse en cómo extraer la información histórica del sistema contable y utilizarla para analizar los resultados pasados y tomar decisiones sobre la orientación futura de la empresa. 

Los contables pueden tener una formación reglada o no reglada, y su experiencia y competencia varían enormemente. Si el propietario de una empresa no tiene unos conocimientos básicos sobre qué esperar de un contable y cómo supervisarlo, puede acabar pagando mucho dinero por un servicio de contabilidad que en realidad no le resulta útil o, lo que es peor, puede convertirse en víctima de una malversación. Llevar tú mismo la contabilidad durante las primeras etapas de tu negocio puede ser una forma estupenda de aprender los fundamentos de la contabilidad y prepararte para contratar y supervisar posteriormente a un contable. 

La contabilidad consiste en introducir datos siguiendo un conjunto de normas establecidas.

Es fácil sentirse intimidado por la complejidad de la contabilidad —hay quienes cursan estudios de dos años en contabilidad y otros de cuatro años en contabilidad financiera—, pero los conceptos básicos son, en realidad, muy fáciles de entender. 

Toda la contabilidad se reduce a unos pocos principios y definiciones, que se utilizan en todo el mundo. Si comprendes estos conceptos básicos, podrás utilizar rápidamente la mayoría de los programas de contabilidad. 

Principios fundamentales

Entidad contable: Uno de los principios contables más fundamentales es que la contabilidad debe referirse únicamente a una única entidad. Esto significa que no se puede tener un sistema de contabilidad que dé cuenta de dos empresas con propietarios diferentes, ni tampoco un sistema de contabilidad que incluya los ingresos y gastos del hogar y los ingresos y gastos de la empresa en la misma contabilidad. Esta es una de las razones por las que es importante tener cuentas bancarias separadas para la empresa y para uso personal. 

Período de presentación de informes / Período contable. Otro principio contable básico es que los ingresos y los gastos se registran para períodos de tiempo estándar, normalmente un mes, un trimestre y un año. Al final de cada ejercicio contable, los ingresos y los gastos se ponen a cero. Los informes deben elaborarse siempre para períodos contables estándar: un mes, un trimestre o un año. 

Partida doble. Un tercer principio fundamental es que cada transacción tiene dos aspectos; esto se denomina contabilidad por partida doble, ya que cada asiento en el sistema debe tener dos lados. Todo el sistema contable se basa en una sencilla fórmula matemática, y el funcionamiento de las fórmulas matemáticas es tal que, si se realiza una operación en un lado de la ecuación, hay que realizar otra de igual valor en el otro lado; de lo contrario, la ecuación no estará equilibrada. Verás que el término «saldo» se utiliza una y otra vez en la contabilidad por partida doble. Piensa en un balancín. Cada transacción en tu sistema contable afecta primero a un lado del balancín y, a continuación, debe colocarse una cantidad igual en el otro lado del balancín para volver a equilibrarlo. Todo lo que introduzcas en tu sistema contable debe tener dos partes. Normalmente, sabrás uno de los efectos de inmediato —el efectivo ha aumentado o disminuido, esa es la primera anotación—; después, tienes que averiguar la segunda anotación, que te indica por qué el efectivo ha aumentado o disminuido. Para ello, necesitas conocer algunas definiciones básicas. 

Definiciones básicas

La mayoría de los asientos contables se explican mediante seis definiciones. Cinco de ellas son muy sencillas, y otras dos requieren un poco de esfuerzo para entenderlas. Aquí las tienes: 

Activos 

Existen varios tipos de activos:

1. Efectivo;
2. Importes adeudados a la empresa;
3. Bienes utilizados en la actividad empresarial y de los que se espera que reporten beneficios a la empresa más allá del ejercicio contable actual. Existen varios tipos de bienes.  
   
   1. Se prevé que las existencias y el inventario se agoten por completo en un futuro próximo —entre 6 y 18 meses—. 
   2. Se espera que los activos amortizables tengan una vida útil de dos años o más y que su valor se reduzca gradualmente con el paso del tiempo.  
   3. Los bienes que no se amortizan, como los terrenos, se consideran eternos. 

Los activos amortizables son aquellos que tienen un valor duradero para la empresa y una «vida útil determinable superior a un año». 

Los activos no se contabilizan como gastos (ni se deducen) en el momento de su adquisición. En su lugar, se aplica una «deducción por amortización» mediante unos formularios especiales que forman parte de la declaración de la renta.

Pasivo 

Los pasivos son cantidades que la empresa debe pagar, siempre que la obligación de pago sea cierta y el importe adeudado se conozca o pueda estimarse de forma razonable. Esto significa que no debes contabilizar pasivos si no es un hecho jurídico cierto que debas dicha suma, o si no puedes estimar de forma razonable el importe adeudado. 

Ingresos 

Existen tres tipos de ingresos empresariales: 

1. Ingresos ordinarios procedentes de la venta de bienes y servicios en el curso normal de la actividad empresarial;
2. Ingresos por plusvalías derivados de la venta ocasional de bienes inmuebles que se hayan utilizado en la actividad empresarial;
3. Ingresos extraordinarios percibidos por la empresa por hechos ajenos a sus actividades habituales o por la venta de activos; suelen corresponder a indemnizaciones de seguros o a la resolución de un litigio. 

Gastos 

Hay dos tipos de gastos empresariales: 

1. Gastos ordinarios incurridos para llevar a cabo las actividades habituales de la empresa;
2. Gastos o pérdidas extraordinarios derivados de acontecimientos ajenos a las actividades comerciales habituales; pueden ser multas o sanciones inusuales, importes destinados a resolver un litigio o pérdidas relacionadas con una catástrofe.  

Beneficio (o pérdida) neto 

Ingresos totales menos gastos totales del periodo contable (un mes, un trimestre o un año). Si el importe es positivo, se denomina «beneficio neto». Si es negativo, se denomina «pérdida neta».  

Capital social  

El patrimonio neto es el valor total neto de la participación del propietario en la empresa. Si solo hay un propietario, todo el patrimonio neto de la empresa le pertenece a él. Si hay más de un propietario, el patrimonio neto total es la suma de las participaciones totales de cada uno de ellos en la empresa. 

El patrimonio neto se puede calcular de dos maneras: 

1. La diferencia entre activos y pasivos. El patrimonio neto es positivo si los activos son superiores a los pasivos, y negativo si los pasivos son superiores a los activos. 
2. La suma, a lo largo de toda la historia de la empresa, de todas las inversiones que los propietarios han realizado en ella, menos todas las retiradas de fondos que han realizado de la misma, más o menos los ingresos o pérdidas netos de cada ejercicio de la empresa. 

Para la mayoría de las personas, lo más difícil de entender al aprender los fundamentos de la contabilidad es cómo contabilizar las cantidades que los propietarios aportan a la empresa o retiran de ella. Esto se debe a que esas cantidades afectan directamente al patrimonio neto, y el patrimonio neto es la más difícil de entender de las seis definiciones. 

Lo segundo que más cuesta entender a la mayoría de la gente es cuándo algo es un activo y cuándo es un gasto, y por qué esa diferencia es importante. Los ejemplos más sencillos: un tractor es un activo y el combustible del tractor es un gasto. Los ejemplos más complejos ocupan volúmenes enteros de libros de texto de contabilidad y del Código de la Hacienda Pública. Es importante porque, si tratas los activos como gastos, no dispondrás de una lista permanente de los activos que se utilizan en tu negocio año tras año. Esto dificultará el cumplimiento de los requisitos de declaración del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre bienes inmuebles, la obtención de crédito o la planificación del mantenimiento y las compras futuras. 

El plan de cuentas es la columna vertebral del sistema de contabilidad. Todo sistema de contabilidad por partida doble se basa en un plan de cuentas. En él se enumeran todos los tipos de cuentas adecuados y necesarios en su orden correcto. Si tus libros no te parecen lógicos, a menudo el problema es que se han configurado utilizando un plan de cuentas que no es adecuado para tu tipo de negocio. Esto suele ocurrir cuando una explotación agrícola o ganadera utiliza el plan de cuentas predeterminado que ofrecen Intuit QuickBooks® u otros programas de contabilidad. 

El plan de cuentas modelo de California FarmLink está diseñado para garantizar que tus libros contables reflejen tu actividad.

Para una nueva configuración: Si vas a configurar un nuevo sistema de contabilidad, te recomendamos encarecidamente que utilices el plan de cuentas modelo de FarmLink en lugar de cualquier plan de cuentas estándar que ofrezca QuickBooks o cualquier otro sistema de contabilidad que no esté diseñado para explotaciones agrícolas. Si opta por esta opción, lea el documento CoA.3 «Importación del Plan de Cuentas Modelo de FarmLink de California» antes de realizar cualquier configuración en QuickBooks. En cuanto empiece a configurar una nueva empresa en QuickBooks®, el programa añadirá cuentas y complicará su configuración al utilizar el Plan de Cuentas Modelo. 

Existen varias versiones del Plan de Cuentas modelo de FarmLink. Haz clic en la que mejor se adapte a tu negocio. Esta lista muestra las opciones ordenadas por nivel de complejidad, desde las explotaciones agrícolas o ganaderas más sencillas hasta las más complejas. 

1. Cultivos: no se aplica el modelo VA de CoA a las explotaciones agrícolas que no realicen producción con valor añadido ni críen ganado.

2. Cultivos con el modelo CoA de VA para explotaciones agrícolas con producción de valor añadido

3. Cultivos y ganadería (VA ) para explotaciones que combinan cultivos y ganadería y se dedican a la producción de valor añadido

4. Modelo de cuenta de resultados (CoA) «Solo ventas de ganado vivo» para explotaciones ganaderas que se dedican exclusivamente a la venta de ganado vivo

5. Solo ganadería con certificado de origen (CoA) modelo VA para explotaciones ganaderas que comercializan productos 

6. Modelo de certificado de análisis (CoA ) para viveros, exclusivo para operaciones de vivero

7. Modelo avanzado de asignación CoA: solo para usuarios avanzados, destinado a empresas con registros detallados de nóminas y con la capacidad de asignar los costes salariales a actividades de producción, marketing, valor añadido, otras y administrativas. No utilices esta versión a menos que tengas conocimientos avanzados para realizar el seguimiento de las nóminas, realizar asignaciones mediante una hoja de cálculo y crear e introducir asientos contables periódicos.

Al revisar el plan de cuentas modelo, verás una columna para el número de cuenta, otra para el nombre de la cuenta y dos más para el tipo de cuenta y los detalles de la cuenta. Todos estos datos se importarán a QuickBooks Online. Hay otras dos columnas que no se importarán: una establece referencias cruzadas entre las cuentas del balance y la información adicional del Centro de Aprendizaje Complementario, y la otra contiene breves explicaciones adicionales sobre la cuenta, sobre qué tipos de cuentas se agrupan juntas y dónde puedes añadir cuentas adicionales si es necesario. También puedes encontrar la información de esas dos columnas en CoA.2: Plan de cuentas anotado. Asegúrate de conservar una copia del plan de cuentas que has descargado, o del «CoA.2: Plan de cuentas anotado», para consultarla mientras aprendes a manejar tu nuevo plan de cuentas. 

Los tipos de cuenta y los tipos de detalle de cuenta son la forma en que QuickBooks agrupa cuentas similares para su presentación. 

Los números de cuenta son una forma más habitual de agrupar los distintos tipos de cuentas y garantizar que aparezcan en el orden correcto en los informes del balance y la cuenta de resultados. La estructura numérica básica es estándar en todas las plataformas de contabilidad (excepto QuickBooks). El uso de números de cuenta te proporcionará la máxima flexibilidad a la hora de cambiar de un tipo de software de contabilidad a otro y, una vez que te acostumbres al sistema de numeración, también te ayudará a comprender mejor tu estructura contable.

En el plan de cuentas modelo de California FarmLink, determinadas series numéricas están reservadas para ciertos tipos de operaciones; por ejemplo, las cuentas de gastos de la serie 5050 corresponden a gastos relacionados con el ganado. Si eliges un plan de cuentas modelo que no incluya ganadería, verás que tus cuentas de gastos pueden saltar de la serie 5040 a la 5060. Además, hay muchos espacios a lo largo del plan de cuentas modelo destinados a que puedas añadir cuentas adicionales si lo consideras necesario. Le recomendamos que no añada nuevas cuentas utilizando ninguna serie numérica que no figure ya en su plan de cuentas modelo. De este modo, si su negocio crece o cambia en el futuro para dedicarse a nuevas actividades —como la ganadería—, podrá volver al plan de cuentas modelo de FarmLink y añadir las cuentas recomendadas en el lugar adecuado de su plan de cuentas. 

Consulte el CoA.2 «Plan de cuentas comentado» para obtener explicaciones sobre los principales tipos de cuentas y las series numéricas utilizadas.

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.

Paso 2: Desactivar las cuentas predeterminadas

Al crear tu cuenta de QBO, el programa genera un plan de cuentas predeterminado. A veces, QBO solo requiere unas pocas cuentas; otras veces, se trata de un conjunto completo de cuentas que QBO considera adecuado para tu negocio. 

Antes de importar el modelo de cuenta de resultados (CoA) de FarmLink, debes eliminar las cuentas existentes desactivándolas.

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Desactiva primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Desplázate por tus cuentas y busca las que aparecen sangradas: esas son las subcuentas. También es posible que tengas la opción de filtrar tu plan de cuentas para que solo se muestren las subcuentas. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro de «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. Selecciona el menú desplegable del cuadro que dice «Todo» y elige«Solo subcuentas».
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas, o la casilla situada en la parte superior de la lista para seleccionarlas todas si solo se muestran subcuentas.
   3. Vuelve al inicio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones por lotes», situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». Como no has introducido ninguna operación en QBO, puedes seleccionar «Desactivar» en el mensaje emergente.
3. Una vez desactivadas las subcuentas, selecciona todas las cuentas restantes utilizando la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Nombre». De este modo, se marcarán las casillas de todas las cuentas.
4. Vuelve a hacer clic en el botón verde Acciones en bloque el cuadro situado encima de las casillas de selección y selecciona Desactivar. 
   
   1. En esta ocasión, recibirás un mensaje indicando que algunas cuentas no se han desactivado. En el momento de redactar este artículo, hay siete cuentas: «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos», «Servicios», «Activo sin clasificar», «Gasto sin clasificar», «Ingresos sin clasificar» y «Fondos no ingresados». Se trata de cuentas obligatorias en QBO.

Paso 3: Activar los números de cuenta

Los números de cuenta te permiten identificar una cuenta rápidamente y controlar el orden en que aparecen las cuentas en los informes. Sin ellos, las cuentas se muestran por orden alfabético; con ellos, aparecen agrupadas de forma lógica. Uno de los principales problemas del plan de cuentas predeterminado de QBO es que no presenta las cuentas en un orden lógico y estándar. Consulta el recurso «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener una explicación del sistema de numeración utilizado en el plan de cuentas modelo de California FarmLink. 

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (esquina superior derecha).
2. Ve a «Cuenta y configuración », en la columna «Tu empresa ».
3. Ve a la pestaña «Avanzado ».
4. Busca la sección «Plan de cuentas » y haz clic en el icono del lápiz o en la palabra «Editar».
5. Activar números de cuenta.
6. Si quieres que los números de cuenta aparezcan en los informes, selecciona «Mostrar números de cuenta».
7. Seleccionar Guardar y cierra la pantalla con el X en la esquina superior derecha.
   
   1. Ahora verás una columna «Número » en tu plan de cuentas.

Paso 4: Importar el modelo de certificado de origen (CoA) de California FarmLink

Selecciona la versión del modelo de cuenta de resultados (CoA) de California FarmLink que mejor se adapte a tu empresa y descárgala en el escritorio de tu ordenador antes de empezar. Las opciones del modelo de CoA se encuentran junto con el resto de recursos de contabilidad de CA FarmLink. 

1. Haz clic en el botón verde «NUEVA cuenta » y selecciona «Importar» en el menú desplegable.
2. Arrastra y suelta los archivos, o selecciónalos utilizando la versión del modelo CoA de California FarmLink que hayas descargado. 
3. Haz clic en el botón «Siguiente» de color verde y aparecerá la pantalla de asignación.
   
   1. La hoja de cálculo está configurada para generar el mapa automáticamente.
4. Haz clic en el botón verde «SIGUIENTE».
5. Aparecerán todas las cuentas de la hoja de cálculo.
   
   1. Se pueden marcar las casillas de la izquierda para excluir cualquier cuenta de la importación. No obstante, recomendamos importar todo el plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias en QBO.
   2. A la derecha aparecen las acciones que puedes realizar: añadir, eliminar, copiar y crear subcuentas. Una vez más, te recomendamos que no lo hagas en este momento.
6. Haz clic en el botón verde «Finalizar».

Nota: Volverás a la pantalla del Plan de Cuentas y verás un mensaje en el que se indica el número de cuentas importadas y si alguna no se ha importado. Si alguna cuenta no se ha importado, es probable que sea porque ya existe en tu Plan de Cuentas de QBO (por ejemplo, «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos»).

Paso 5: Revisa tu nuevo plan de cuentas

1. Desplázate por tu nuevo CoA o selecciona «Ejecutar informe » (esquina superior derecha) para revisar todas las cuentas. También puedes exportar una lista en formato CSV o PDF; consulta los iconos situados en la parte superior de la columna «ACCIÓN».
2. Si se trata de una sociedad colectiva o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con varios socios, modifica los nombres de las cuentas de aportación de capital (35X0) y de las cuentas de retiros (36X0) sustituyendo «Propietario n.º» por el nombre del propietario. En la lista de cuentas contables de QBO, selecciona «Editar» en el menú desplegable de la columna «Acción», situada a la derecha de la lista. Modifica el nombre y haz clic en el botón verde «Guardar» situado en la parte inferior.
   
   1. Si se trata de una sociedad con más de dos socios, o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con más de dos socios, deberá añadir cuentas de capital social adicionales para los propietarios adicionales. Siga la misma convención de numeración que se utiliza en el primer conjunto de cuentas de capital social de los propietarios, donde X es el número de las cuentas 35X0 «Aportación de capital - Propietario X» y 36X0 «Retirada de fondos - Propietario X». 
3. Las cuentas que ya existían en QBO antes de la importación no tendrán números de cuenta. Modifica los números de cuenta para que coincidan con los del plan de cuentas modelo.
4. Tras la importación, es habitual que se haya creado una cuenta denominada «Ingresos por gastos facturables». Puedes eliminarla.
5. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
6. Verás muchas cuentas de ingresos y gastos que (todavía) no son aplicables a tu negocio. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras». Desactiva las cuentas que aún no sean necesarias. Consulte el paso 2 anterior y marque únicamente las casillas de aquellas cuentas que desee desactivar. A medida que su negocio crezca y evolucione, estas cuentas pueden llegar a ser relevantes. El Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink está diseñado para ofrecerle un amplio margen de crecimiento y garantizar que, a medida que su negocio crezca, su plan de cuentas se mantenga bien organizado y coherente con las mejores prácticas, lo que le permitirá disponer de informes significativos en cada etapa de su negocio. 

Paso 6: ¡Manos a la obra! 

1. Empieza a introducir datos y a generar informes: esta es la mejor forma de aprender cómo funciona tu plan de cuentas en tu empresa. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener más información sobre la finalidad de las distintas cuentas y la estructura del sistema de numeración. 
2. Ve perfeccionando tu plan de cuentas según sea necesario con el paso del tiempo, siguiendo el sistema de numeración descrito en el documento «Plan de cuentas modelo comentado». Dispones de amplio margen para añadir nuevas cuentas según sea necesario.

Recuerda: se trata de una plantilla de ejemplo; es probable que tengas que adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa. Contar con esta estructura estándar facilita la comprensión de tus cuentas e informes por parte de los contables y otros proveedores de servicios.

Accede aquí al plano de cuentas «Annotate Model» (PDF)

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Si no ves la columna «Número», debes activar los números de cuenta en tu plan de cuentas. Consulta el paso 3: «Activar números de cuenta en el plan de cuentas.3» más abajo.

Paso 2: Añadir cuentas

1. Haz clic en el botón verde «Nueva cuenta » situado en la esquina superior derecha
2. Introduce el nombre de la cuenta y el número de cuenta correspondiente. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras».
3. También debes introducir un «Tipo de detalle». En teoría, este campo se utiliza para conectarse a un programa de gestión fiscal; sin embargo, normalmente no resulta útil. Te recomendamos que elijas el tipo de detalle basándote en una cuenta similar del Plan de Cuentas modelo.
4. Si deseas que la cuenta sea una subcuenta de otra, marca la casilla «Convertir en subcuenta» y selecciona la cuenta principal correspondiente.
5. La descripción tiene como objetivo ayudarte a ti o a cualquier otra persona que consulte las cuentas; sin embargo, no es obligatoria.
6. Algunas cuentas te ofrecen la opción de establecer un saldo inicial. NO lo hagas. Déjalo en blanco.

Paso 3: Desactivar varias cuentas a la vez

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse. Ten mucho cuidado con las cuentas del balance (bancos, activos, pasivos y patrimonio neto). ¡NO desactives una cuenta del balance que tenga saldo! QBO creará una operación de contrapartida en la cuenta de patrimonio neto de saldo inicial.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro titulado «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. La lista desplegable del cuadro que dice «Todas» ofrece varias opciones que permiten restringir las cuentas que se muestran. El cuadro que dice «Filtrar por nombre o número» resulta útil si quieres trabajar con varias cuentas que contengan la misma palabra o los mismos números.
3. Si alguna de las cuentas que deseas desactivar tiene subcuentas, debes desactivar primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Puedes utilizar el filtro mencionado en el apartado 3.2 para seleccionar«solo subcuentas». Si no dispones de esa opción, desplázate por la lista de cuentas y busca aquellas que aparezcan sangradas: esas son las subcuentas.
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar. Si deseas desactivar todas las cuentas que aparecen en la lista, utiliza la casilla situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
   3. Vuelve al principio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones en bloque », situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». 
4. Una vez desactivadas las subcuentas, vuelve a configurar el filtro en «Todas» o en el grupo filtrado que prefieras. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar o utiliza la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
5. Vuelve a hacer clic en el cuadro verde «Acciones por lotes » situado encima de las casillas de selección y selecciona «Desactivar». 

Paso 4: Editar cuentas individuales

1. Tienes la opción de editar las cuentas una por una utilizando la lista desplegable de la ACCIÓN columna de la derecha.
   
   1. Puedes hacer clic en «Editar», lo que te mostrará la misma pantalla que aparece al añadir una cuenta. Consulta el paso 2.
   2. Puedes crear una subcuenta.‍
   3. Puedes desactivar la cuenta.

Paso 5: Edición por lotes

1. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
2. Cuando hayas terminado de editar, selecciona el botón verde «Guardar ».

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.

Paso 2: Desactivar las cuentas predeterminadas

Al crear tu cuenta de QBO, el programa genera un plan de cuentas predeterminado. A veces, QBO solo requiere unas pocas cuentas; otras veces, se trata de un conjunto completo de cuentas que QBO considera adecuado para tu negocio. 

Antes de importar el modelo de cuenta de resultados (CoA) de FarmLink, debes eliminar las cuentas existentes desactivándolas.

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Desactiva primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Desplázate por tus cuentas y busca las que aparecen sangradas: esas son las subcuentas. También es posible que tengas la opción de filtrar tu plan de cuentas para que solo se muestren las subcuentas. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro de «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. Selecciona el menú desplegable del cuadro que dice «Todo» y elige«Solo subcuentas».
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas, o la casilla situada en la parte superior de la lista para seleccionarlas todas si solo se muestran subcuentas.
   3. Vuelve al inicio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones por lotes», situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». Como no has introducido ninguna operación en QBO, puedes seleccionar «Desactivar» en el mensaje emergente.
3. Una vez desactivadas las subcuentas, selecciona todas las cuentas restantes utilizando la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Nombre». De este modo, se marcarán las casillas de todas las cuentas.
4. Vuelve a hacer clic en el botón verde Acciones en bloque el cuadro situado encima de las casillas de selección y selecciona Desactivar. 
   
   1. En esta ocasión, recibirás un mensaje indicando que algunas cuentas no se han desactivado. En el momento de redactar este artículo, hay siete cuentas: «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos», «Servicios», «Activo sin clasificar», «Gasto sin clasificar», «Ingresos sin clasificar» y «Fondos no ingresados». Se trata de cuentas obligatorias en QBO.

Paso 3: Activar los números de cuenta

Los números de cuenta te permiten identificar una cuenta rápidamente y controlar el orden en que aparecen las cuentas en los informes. Sin ellos, las cuentas se muestran por orden alfabético; con ellos, aparecen agrupadas de forma lógica. Uno de los principales problemas del plan de cuentas predeterminado de QBO es que no presenta las cuentas en un orden lógico y estándar. Consulta el recurso «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener una explicación del sistema de numeración utilizado en el plan de cuentas modelo de California FarmLink. 

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (esquina superior derecha).
2. Ve a «Cuenta y configuración », en la columna «Tu empresa ».
3. Ve a la pestaña «Avanzado ».
4. Busca la sección «Plan de cuentas » y haz clic en el icono del lápiz o en la palabra «Editar».
5. Activar números de cuenta.
6. Si quieres que los números de cuenta aparezcan en los informes, selecciona «Mostrar números de cuenta».
7. Seleccionar Guardar y cierra la pantalla con el X en la esquina superior derecha.
   
   1. Ahora verás una columna «Número » en tu plan de cuentas.

Paso 4: Importar el modelo de certificado de origen (CoA) de California FarmLink

Selecciona la versión del modelo de cuenta de resultados (CoA) de California FarmLink que mejor se adapte a tu empresa y descárgala en el escritorio de tu ordenador antes de empezar. Las opciones del modelo de CoA se encuentran junto con el resto de recursos de contabilidad de CA FarmLink. 

1. Haz clic en el botón verde «NUEVA cuenta » y selecciona «Importar» en el menú desplegable.
2. Arrastra y suelta los archivos, o selecciónalos utilizando la versión del modelo CoA de California FarmLink que hayas descargado. 
3. Haz clic en el botón «Siguiente» de color verde y aparecerá la pantalla de asignación.
   
   1. La hoja de cálculo está configurada para generar el mapa automáticamente.
4. Haz clic en el botón verde «SIGUIENTE».
5. Aparecerán todas las cuentas de la hoja de cálculo.
   
   1. Se pueden marcar las casillas de la izquierda para excluir cualquier cuenta de la importación. No obstante, recomendamos importar todo el plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias en QBO.
   2. A la derecha aparecen las acciones que puedes realizar: añadir, eliminar, copiar y crear subcuentas. Una vez más, te recomendamos que no lo hagas en este momento.
6. Haz clic en el botón verde «Finalizar».

Nota: Volverás a la pantalla del Plan de Cuentas y verás un mensaje en el que se indica el número de cuentas importadas y si alguna no se ha importado. Si alguna cuenta no se ha importado, es probable que sea porque ya existe en tu Plan de Cuentas de QBO (por ejemplo, «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos»).

Paso 5: Revisa tu nuevo plan de cuentas

1. Desplázate por tu nuevo CoA o selecciona «Ejecutar informe » (esquina superior derecha) para revisar todas las cuentas. También puedes exportar una lista en formato CSV o PDF; consulta los iconos situados en la parte superior de la columna «ACCIÓN».
2. Si se trata de una sociedad colectiva o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con varios socios, modifica los nombres de las cuentas de aportación de capital (35X0) y de las cuentas de retiros (36X0) sustituyendo «Propietario n.º» por el nombre del propietario. En la lista de cuentas contables de QBO, selecciona «Editar» en el menú desplegable de la columna «Acción», situada a la derecha de la lista. Modifica el nombre y haz clic en el botón verde «Guardar» situado en la parte inferior.
   
   1. Si se trata de una sociedad con más de dos socios, o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con más de dos socios, deberá añadir cuentas de capital social adicionales para los propietarios adicionales. Siga la misma convención de numeración que se utiliza en el primer conjunto de cuentas de capital social de los propietarios, donde X es el número de las cuentas 35X0 «Aportación de capital - Propietario X» y 36X0 «Retirada de fondos - Propietario X». 
3. Las cuentas que ya existían en QBO antes de la importación no tendrán números de cuenta. Modifica los números de cuenta para que coincidan con los del plan de cuentas modelo.
4. Tras la importación, es habitual que se haya creado una cuenta denominada «Ingresos por gastos facturables». Puedes eliminarla.
5. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
6. Verás muchas cuentas de ingresos y gastos que (todavía) no son aplicables a tu negocio. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras». Desactiva las cuentas que aún no sean necesarias. Consulte el paso 2 anterior y marque únicamente las casillas de aquellas cuentas que desee desactivar. A medida que su negocio crezca y evolucione, estas cuentas pueden llegar a ser relevantes. El Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink está diseñado para ofrecerle un amplio margen de crecimiento y garantizar que, a medida que su negocio crezca, su plan de cuentas se mantenga bien organizado y coherente con las mejores prácticas, lo que le permitirá disponer de informes significativos en cada etapa de su negocio. 

Paso 6: ¡Manos a la obra! 

1. Empieza a introducir datos y a generar informes: esta es la mejor forma de aprender cómo funciona tu plan de cuentas en tu empresa. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener más información sobre la finalidad de las distintas cuentas y la estructura del sistema de numeración. 
2. Ve perfeccionando tu plan de cuentas según sea necesario con el paso del tiempo, siguiendo el sistema de numeración descrito en el documento «Plan de cuentas modelo comentado». Dispones de amplio margen para añadir nuevas cuentas según sea necesario.

Recuerda: se trata de una plantilla de ejemplo; es probable que tengas que adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa. Contar con esta estructura estándar facilita la comprensión de tus cuentas e informes por parte de los contables y otros proveedores de servicios.

Es posible que el efectivo siga desempeñando un papel importante en tu negocio.

• Ventas en efectivo en un mercado de agricultores o en un puesto de productos agrícolas
• Ventas en efectivo diversas a otros agricultores, como por ejemplo de maquinaria de segunda mano
• Pagar a los trabajadores en efectivo, concederles préstamos en efectivo a cuenta de su futuro salario 

Hay formas inteligentes de utilizar el efectivo en tu negocio y otras que pueden meterte en problemas. 

Cosas que te pueden meter en problemas: 

• Si no declaras los ingresos en efectivo, pero utilizas ese dinero para pagar gastos que sí declaras, tu información financiera será inexacta, y cualquier persona que conozca bien tu negocio podrá darse cuenta de que tus ingresos están infravalorados. Esto dificultará la obtención de un préstamo.
•  Si se descubre que has declarado menos ingresos de los que realmente has obtenido en tus declaraciones de la renta, podrías incurrir en sanciones por pago insuficiente y por inexactitud, y darías al IRS motivos para auditar tus declaraciones de la renta retroactivamente hasta el número de años que lleves en activo (si no hubiera pruebas de una declaración deliberadamente inferior de los ingresos, solo podrían remontarse tres años atrás). 
• Utilizar efectivo sin un método adecuado que garantice que todo ese efectivo se contabiliza correctamente en tu sistema de contabilidad hará que tus registros sean incorrectos, aunque no sea esa tu intención. Podrías, sin querer, declarar de más o de menos los ingresos y los gastos. Te resultará difícil explicar el funcionamiento de tu negocio, tanto a ti mismo como a cualquier asesor que intente ayudarte, a un agente de préstamos que quiera concederte un crédito o a un auditor que pueda pensar que has declarado deliberadamente de menos los ingresos sujetos a impuestos. 

Buenos métodos para garantizar que el efectivo utilizado en tu empresa se contabilice con precisión

Para los ingresos en efectivo 

1. Coge un sobre, cuenta el dinero en efectivo, anota el total en el sobre y mete el dinero en el sobre.
2. Realizar un ingreso bancario
3. Ingresa el dinero en efectivo en una entidad bancaria y solicita un recibo de ingreso; comprueba que el importe que figura en el recibo coincida con el del sobre. Si los importes no coinciden, vuelve a contarlos junto con el empleado del banco. Anota el importe corregido en el sobre si es necesario. Introduce el recibo de ingreso bancario en el sobre.  
4. Anota cualquier dato adicional sobre las ventas en el sobre y entrégaselo, junto con el recibo de ingreso, a tu contable.
5. Revisa los libros cada mes y presta especial atención a que los ingresos en efectivo se contabilicen correctamente.

Por el efectivo desembolsado 

1. Establece una cantidad fija para «efectivo para gastos menores / efectivo disponible», por ejemplo, 100 dólares.
2. Guarda 100 dólares en una lata de café o en una bolsa con cremallera para el dinero en efectivo; a esto se le llama «fondo de caja».
3. Saca del fondo para gastos menores el dinero en efectivo que necesites; por ejemplo, 20 dólares.
4. Gasta el dinero según lo necesites y pide un recibo
5. Devuelve el cambio y el recibo al lugar donde se guarda la caja chica.
6. Al menos una vez al mes: 
   
   1. Conciliar la lata de café o la bolsa de dinero una vez a la semana (o al mes) sumando todos los recibos y todo el cambio. La suma de todos los recibos más todo el cambio debería equivaler al total original de dinero en efectivo que había en la lata de café o en la bolsa de dinero. Si no es así, te falta un recibo. 
      
      1. El total de todos los billetes y el cambio asciende a 49,75 $. El total de todos los tickets asciende a 20,25 $. El total entre el efectivo y los tickets asciende a 70,00 $. El total debería ser de 100 $; te faltan tickets por un valor total de 30,00 $.  
      2. Puedes utilizar una nota escrita a mano para reconstruir el recibo perdido, algo así como: «Compré plántulas de tomate adicionales en River Farm por 30,00 $, sin recibo». 
      3. Ahora, si vuelves a sumar todos los recibos y todo el dinero en efectivo, el total será de 100,00 dólares.
   2. Entrega todos los recibos al contable. 
   3. Devuelve el dinero en efectivo que hay en la lata de café o en la bolsa hasta alcanzar la cantidad establecida
      
      1. Calcula cuánto dinero hay que añadir restando el total de dinero en efectivo que queda en la lata de café o en la bolsa de dinero de la cantidad fijada: 100,00 $ (cantidad inicial), menos 49,75 $ (saldos restantes) = 50,25 $ necesarios para restablecer el saldo inicial. Esta cantidad también debería coincidir con el total de todos los recibos.
      2. Decide de dónde procederá el dinero que vas a utilizar para restablecer el saldo:
         
         1. Banco: Extiende un cheque a la orden de «efectivo» por el importe necesario y cobralo en tu banco. Vuelve a introducir el importe necesario en efectivo en la lata de café o en el sobre. Tu contable sabrá que ese es el importe necesario para reponer la cuenta de caja chica. 
         2. Ventas en efectivo: Consulta las instrucciones sobre ventas en efectivo que figuran más arriba. Una vez que hayas sumado el total de las ventas en efectivo y hayas anotado dicho total en el sobre, escribe «Menos: caja chica» y la cantidad deducida del ingreso para la caja chica. Resta la caja chica del total de las ventas para obtener el importe que debes ingresar en el banco. Anota este total en el sobre. Prepara el ingreso bancario y sigue las instrucciones anteriores relativas a las ventas en efectivo. 

En el libro de ejercicios se incluyen las instrucciones paso a paso para crear una lista de activos amortizables.

Acceder a la lista de activos del modelo FarmLink

En el libro de ejercicios se incluyen las instrucciones paso a paso para crear una lista de activos amortizables.

Acceder a la lista de activos del modelo FarmLink

‍Escrito por Frances Andrews

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre la página «Informes»

1. Haz clic en «Informes» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Informes estándar.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Informes y análisis», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Selecciona el Resumen de la antigüedad de las cuentas por cobrar Informe. Lo encontrarás en la sección «Favoritos», en la parte superior, y en la sección «Quién te debe dinero». También puedes utilizar la barra de búsqueda situada en la parte superior de la página. Haz clic en el informe para ejecutarlo.
   
   1. Otros informes útiles que conviene consultar en la sección «Quién te debe dinero» son el informe detallado de antigüedad de las cuentas por cobrar y el informe de facturas pendientes.

Paso 2: Revisar los informes de cuentas por cobrar

1. Cada número del informe es un hipervínculo. Puedes hacer clic en él para ver los detalles y, a continuación, puedes hacer clic en cualquier factura de la lista para verla.

‍Escrito por Frances Andrews

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre la página «Informes»

1. Haz clic en «Informes» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Informes estándar.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Informes y análisis», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Selecciona el Resumen de la antigüedad de las cuentas por pagar Informe. Lo encontrarás en la sección «Lo que debes». Si haces clic en la estrella situada a la derecha del nombre del informe, este también aparecerá en la sección «Favoritos», en la parte superior de la página. También puedes utilizar la barra de búsqueda situada en la parte superior de la página. Haz clic en el informe para ejecutarlo.
   
   1. Otros informes útiles de la sección «Lo que debes» son el informe detallado de antigüedad de las cuentas por pagar y el informe de facturas pendientes de pago.

Paso 2: Revisar los informes de cuentas por pagar

1. Cada número del informe es un hipervínculo. Puedes hacer clic en él para ver los detalles y, a continuación, puedes hacer clic en cualquier factura de la lista para verla.