Conceptos básicos de los negocios

Una empresa es una o varias actividades que se llevan a cabo de forma habitual con la intención de generar beneficios para los propietarios de la misma. 

Las actividades empresariales agrícolas y ganaderas consisten en la producción de cultivos, ganado o productos agrícolas y ganaderos destinados a la venta. Otras actividades empresariales relacionadas pueden incluir el alquiler de tierras agrícolas o de maquinaria, o la prestación de servicios especializados, como el pastoreo o la polinización. 

Las empresas pesqueras se dedican a la pesca con la intención de vender las capturas a un precio superior a los costes de organización de las salidas. 

Se considera que una actividad se lleva a cabo de forma habitual si sus actividades se perciben como frecuentes y continuas.  Una actividad se considera que se lleva a cabo de forma habitual, aunque sea estacional, si se desarrolla durante un período de tiempo considerable cada temporada. Una actividad se considera que se lleva a cabo de forma habitual aunque solo sea durante unos pocos días al mes, siempre que haya actividad frecuente mientras la empresa esté en funcionamiento; por ejemplo, vender en un mercadillo tres domingos al mes, pero con muchas transacciones de venta diferentes en cada mercadillo. 

Una empresa debe gestionarse con la intención de obtener beneficios. No es necesario que una empresa obtenga beneficios todos los años, pero debe gestionarse siempre con el objetivo de obtenerlos, ya sea en el ejercicio actual o en ejercicios futuros, gracias a los esfuerzos realizados en los ejercicios actuales. 

Las explotaciones agrícolas y ganaderas producen cultivos y ganado para su venta. Un propietario que utilice los cultivos y el ganado para mejorar la salud ecológica de la tierra no se dedica a la agricultura ni a la ganadería, aunque reciba pagos para compensar parte de sus costes. Alguien que produzca cultivos o críe ganado sin intención de venderlos tampoco se dedica a la agricultura ni a la ganadería, aunque done los cultivos para alimentar a otras personas, ya que no hay forma de obtener beneficios si no existe la intención de generar ingresos. 

Los propietarios de una empresa son las personas que aportan el dinero y el esfuerzo necesarios para gestionar y poner en marcha la empresa. 

Una empresa puede adoptar diversas formas jurídicas, y la forma jurídica de la empresa influye en la forma en que se remunera a los propietarios y en cómo se les grava. 

Una empresa unipersonal es una empresa propiedad de una sola persona, siempre que dicha persona no haya tomado ninguna medida para constituir una entidad jurídica independiente. Los propietarios de una empresa unipersonal pueden aportar dinero a la empresa y retirarlo de ella según lo deseen. El propietario de una empresa unipersonal no puede figurar en la nómina de la empresa. El propietario de una empresa unipersonal presenta una declaración de la renta individual habitual y declara los ingresos y gastos de la empresa en el Anexo F, si se trata de una explotación agrícola o ganadera, o en el Anexo C para cualquier otro tipo de negocio. En ningún apartado de los formularios fiscales el propietario de una empresa unipersonal indica cuánto dinero ha aportado o retirado de la empresa, ya que se le grava por los ingresos netos de la misma, independientemente de la cantidad de dinero que haya aportado o retirado. 

Una sociedad colectiva es una empresa propiedad de más de una persona, siempre que todas ellas tengan la intención de colaborar de alguna forma para compartir los riesgos y los beneficios, y no hayan tomado ninguna medida para constituir una entidad jurídica independiente. Una sociedad colectiva se rige por un contrato de sociedad escrito o, en su defecto, por la legislación estatal. Por lo general, los socios pueden aportar dinero a la empresa y retirar fondos de la misma según consideren oportuno, con sujeción a las limitaciones que hayan establecido en el contrato de sociedad. Los socios no pueden figurar en la nómina de la sociedad colectiva. Una sociedad colectiva presenta sus propias declaraciones de impuestos federales y estatales, pero no paga impuestos. Las declaraciones de impuestos de la sociedad colectiva generan un formulario K-1 para cada socio, en el que se indica la parte que le corresponde de los ingresos y gastos imponibles de la sociedad. A continuación, cada socio declara los datos del formulario K-1 en su propia declaración de la renta. Aunque las cantidades que los socios aportan a la sociedad o retiran de ella no se tienen en cuenta a la hora de calcular su renta imponible, existen normas complejas que regulan lo que ocurre si el importe total que cada socio ha invertido en la sociedad no se corresponde con los porcentajes de participación declarados en las declaraciones de impuestos de la sociedad. 

Una sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima es una entidad jurídica creada por uno o varios propietarios con el fin de gozar de la protección que ofrece la legislación estatal y limitar la responsabilidad financiera de los propietarios frente a las deudas y otras obligaciones de la empresa. Una sociedad de responsabilidad limitada puede considerarse una «entidad no considerada como tal» a efectos fiscales. Esto significa que se ignora a efectos fiscales. Si hay un único propietario, a efectos fiscales se considera como si fuera una empresa unipersonal. Si hay más de un propietario, a efectos fiscales se considera como si fuera una sociedad colectiva. 

Una sociedad de tipo S es un tipo especial de sociedad de responsabilidad limitada que permite al propietario de la empresa figurar en la nómina de la misma. Los propietarios de una empresa unipersonal o de una sociedad colectiva no pueden figurar en la nómina de la empresa. Una sociedad de tipo S presenta su propia declaración de la renta y entrega a cada propietario tanto un formulario W-2 correspondiente a los salarios pagados como un formulario K-1 correspondiente a otros conceptos de ingresos y gastos.

Dirigir una empresa no es lo mismo que trabajar en ella. Un trabajador se ocupa de las operaciones de la empresa: producir y vender. Un directivo debe ocuparse de las operaciones, pero también del cumplimiento normativo (lo que exige el Gobierno) y de la gestión estratégica a corto y largo plazo (lo necesario para obtener beneficios y alcanzar la seguridad financiera a largo plazo). 

Aspectos fundamentales del cumplimiento normativo 

Impuesto sobre la renta: El titular de una empresa debe declarar los ingresos y gastos de la misma en los formularios correspondientes de la declaración del impuesto sobre la renta estatal y federal. 

El IRS exige que dispongas de pruebas suficientes para demostrar que los datos que figuran en tus declaraciones de la renta son veraces y exactos. Las normas relativas al tipo de pruebas que debes presentar incluyen normas generales y normas especiales para determinados tipos de transacciones. 

En caso de que el IRS realice una investigación o una inspección, estará obligado a presentar pruebas que justifiquen cualquier afirmación que el IRS ponga en duda. A falta de pruebas, el IRS podría obligarle a adoptar la posición fiscal menos favorable y, en algunos casos, podría incurrir en sanciones por negligencia. 

Impuesto sobre bienes inmuebles: Es posible que las empresas que posean bienes inmuebles comerciales por un valor superior a una determinada cantidad tengan que presentar los formularios del impuesto sobre bienes inmuebles comerciales del condado. Consulta con el tasador fiscal de tu condado para conocer los límites aplicables en tu condado. 

Impuesto sobre las ventas: En California, los productos alimenticios están exentos del impuesto sobre las ventas. Las flores y las fibras, en cambio, no lo están. Para obtener más información, consulta el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California. 

Registros financieros: Está obligado a llevar registros financieros adecuados que justifiquen los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas. 

Trabajo: California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y tener pagados los impuestos sobre nóminas estatales y federales. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Normativa medioambiental: California cuenta con estrictas medidas de protección medioambiental, especialmente en lo que respecta al agua, el uso del suelo y la eliminación de residuos. Prácticamente cualquier actividad que implique el movimiento de tierra o agua requiere un permiso del condado, y existen normas especiales para la eliminación de los residuos generados por las empresas. Para obtener más información, consulta al comisario agrícola de tu condado o a la oficina de extensión agrícola del condado. 

Seguridad alimentaria: Las explotaciones agrícolas están sujetas a la normativa en materia de seguridad alimentaria. A continuación te ofrecemos algunos recursos para que te hagas una idea: cdfa.ca.gov/is/i_&_c/sffsg.html y ucsmallfarmfoodsafety.ucdavis.edu. 

Registros y planes de gestión

Además de los registros financieros básicos que estás obligado a llevar para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, necesitas registros financieros y de otro tipo adicionales para poder planificar la gestión de tu negocio con vistas a obtener beneficios tanto actuales como futuros. 

Documentación no financiera imprescindible 

Los registros de producción te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder al crédito empresarial, a los programas de seguros de cosechas y a las ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. Los registros de producción incluyen: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Volúmenes de capturas durante las distintas temporadas de pesca;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y parto, pesos, tasas de crecimiento y calendario de vacunación.

Los registros de ventas te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes. Los registros de ventas incluyen: 

• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Cumplimiento de los pagos por parte de los clientes.

Los registros de equipos te ayudan a gestionar uno de los aspectos más importantes de tu actividad. Necesitas listas básicas de equipos para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, pero también necesitas datos de uso y mantenimiento para planificar el mantenimiento o la sustitución futura de los equipos. 

Planes esenciales 

Los planes de marketing incluyen planes concretos sobre cómo se empaquetará y transportará un producto al mercado, así como planes concretos sobre dónde se venderán los productos. 

Los planes de producción son planes específicos sobre lo que se producirá en las próximas 1 a 4 temporadas, teniendo en cuenta las rotaciones, la demanda del mercado y la disponibilidad de semillas, maquinaria y mano de obra. 

Los planes de gestión son planes específicos destinados a garantizar que gestionas tu negocio de forma que se obtengan beneficios actuales y futuros y se minimice el riesgo de pérdidas. Entre ellos se incluyen planes para: 

• Contabilidad: Llevar un registro de las transacciones a diario y semanalmente 
• Contabilidad: Organización de los registros financieros en un sistema estandarizado diseñado para proporcionarte información actualizada, precisa y relevante.
• Gestión laboral: Gestionar todos los requisitos normativos relacionados con el ámbito laboral, así como la información de contacto, la planificación de horarios, la contratación, las evaluaciones de rendimiento, etc. 
• Efectivo y crédito: Sistemas que garantizan que recibas los pagos puntualmente y que puedas hacer frente a tus obligaciones financieras a medida que vencen. Sistemas que te ayudan a evaluar tu disponibilidad de efectivo prevista y tus necesidades de efectivo (flujo de caja), así como tus necesidades de crédito para gestionar el flujo de caja o para adquirir maquinaria o terrenos. 
• Gestión de riesgos: Un seguro adecuado que incluya un seguro de bienes, un seguro de responsabilidad civil y un seguro de cosechas, así como planes para evaluar y mitigar los riesgos físicos asociados a los terrenos y las operaciones, y los riesgos financieros relacionados con sus mercados, compradores, clientes y proveedores clave. 

¿Se puede dirigir un negocio con éxito sin recurrir a la tecnología? Quizás. Pero tus interacciones y oportunidades se verán muy limitadas. 

¿Se puede dirigir un negocio con éxito utilizando únicamente un smartphone? Quizás. Pero llegará un momento en el que no podrás acceder a cierta información y servicios solo con el teléfono, y esto limitará tu capacidad para gestionar tu negocio más allá de un determinado tamaño o de una determinada cantidad de beneficios anuales. 

¿Necesitas un ordenador para llevar un negocio con éxito? Probablemente sí. Hay muchos recursos que no están optimizados para consultarse fácilmente en un móvil. En concreto, en un móvil nunca podrás ver ni comprender más que los informes financieros básicos. Los informes financieros más complejos, aquellos que te ayudan a tomar decisiones importantes sobre tu futuro financiero, requieren una pantalla más grande. Además, es casi imposible leer y comprender los formularios de cotizaciones sociales y las declaraciones de la renta en la pantalla de un móvil. 

Si aún no tienes un ordenador y no sabes utilizarlo para realizar funciones básicas como: acceder a páginas web, leer documentos en formato PDF (por ejemplo, declaraciones de la renta), crear documentos escritos sencillos y elaborar hojas de cálculo básicas, deberías plantearte acudir a tu biblioteca local para dar los primeros pasos. Allí suelen enseñarte los conceptos básicos y facilitarte el acceso a un ordenador. A partir de ahí, podrás acceder a numerosas clases que te proporcionarán instrucciones paso a paso para ayudarte a desarrollar las habilidades que necesitarás para utilizar un ordenador en tu negocio. 

Es fácil comprender las consecuencias de un robo con fuerza en tu domicilio. Sin embargo, el robo de datos puede ser igual de perjudicial, si no más, y a menudo pasa desapercibido hasta que ya se ha producido un daño considerable.

Los ladrones de datos pueden:

• Robarte la identidad y utilizarla para solicitar créditos a tu nombre
• Acceder a tus cuentas bancarias y robarte el dinero
• Accede a tu número de móvil, toma tu móvil como rehén y utilízalo para acceder a todas tus cuentas

El compromiso de California con la protección de datos

El Estado de California cuenta con algunas de las medidas de protección más estrictas del país para garantizar que organizaciones como California FarmLink o las empresas de contabilidad y preparación de declaraciones fiscales mantengan tus datos a salvo. Se imponen multas elevadas si no cumplimos con las mejores prácticas en materia de protección de datos. Por eso te pedimos que nos envíes tus datos a través de enlaces seguros y que no utilices el correo electrónico ni los mensajes de texto.

Lo que hay que saber sobre los sistemas seguros:

• Cifrado: los datos se vuelven ilegibles para personas ajenas. Busca sistemas o archivos marcados como «cifrados» o «seguros».
• Seguridad del almacenamiento: Utiliza plataformas de confianza (como Google Drive o Dropbox) con contraseñas seguras y autenticación de dos factores (2FA).
• Seguridad en la transmisión: Evita enviar documentos por correo electrónico sin cifrar. Utiliza portales de archivos cifrados (como ShareFile, Dropbox con protección mediante contraseña o el portal seguro de tu contable).

Métodos seguros para el almacenamiento y la transmisión de datos

1. Comprueba quién es el destinatario antes de enviar nada: antes de enviar datos, llama o envía un mensaje de texto a tu asesor fiscal, preparador de declaraciones de impuestos, contable o a una institución financiera de desarrollo comunitario (CDFI) para verificar su dirección de correo electrónico o los datos de su portal. Los estafadores suelen hacerse pasar por profesionales de confianza para robar datos.
2. Utiliza contraseñas seguras y la autenticación de dos factores (2FA) para el almacenamiento: Crea contraseñas únicas de al menos 12 caracteres (que combinen letras, números y símbolos, o una frase) para tus cuentas. A continuación te ofrecemos algunos consejos para crear contraseñas que puedas recordar: .‍
   
   1. Utiliza una frase: ¡¡Los agricultores de CABerry son los MEJORES!!9753‍
   2. Utiliza una combinación con el nombre de tu ciudad o lugar favorito, el número de hijos, primos, hermanos o amigos en los que piensas más a menudo, y un símbolo que tenga sentido para ti: ¡Patzcuaro&4, ElTepozteco3! ‍
   3. Utiliza una abreviatura: Crea una contraseña con la primera letra de cada palabra de una frase.
   4. Frase: ¡Me encanta la agricultura, la ganadería y la pesca en California!
   5. Abreviatura: ILFR&FIC!!25

3. Guarda tus contraseñas de forma segura:‍
   
   1. Autenticación multifactorial (MFA): Método de seguridad que requiere que verifiques tu identidad de varias formas antes de que se te conceda acceso a una cuenta, aplicación o sistema en línea.
   2. Algo que tengas: un código enviado a tu teléfono mediante un mensaje de texto, una aplicación de autenticación que genere un código que cambie constantemente o una llave de seguridad física.
   3. Algo que tienes: un escáner biométrico, como tu huella dactilar o el reconocimiento facial.
   4. Google Keychain: está integrado en tu cuenta de Google, en el navegador Chrome y en los dispositivos Android, y almacena y sincroniza de forma segura tus contraseñas y claves de acceso en todos los dispositivos en los que hayas iniciado sesión, para facilitar el acceso y el autocompletado.
   5. Llavero de iCloud: almacena y sincroniza de forma segura tus contraseñas, claves de acceso, datos de tarjetas de crédito y contraseñas de Wi-Fi en todos tus dispositivos Apple.

4. Limitar el acceso: En el caso de los contables que utilicen programas como QuickBooks, concédeles un acceso temporal con permisos limitados. Retira el acceso una vez que hayan finalizado su trabajo.
5. Supervisión: Comprueba periódicamente tus cuentas para detectar cualquier actividad inusual. Configura alertas bancarias para transacciones superiores a 500 dólares, con el fin de detectar problemas a tiempo. Te ayudaremos a hacerlo con tus cuentas empresariales, pero debes encargarte tú mismo de tus cuentas personales, ¡y no te olvides de tus hijos si tienen cuentas de ahorro!

Cuestionamiento de las prácticas de seguridad de los datos

Si trabajas con un proveedor de servicios que no utiliza un método seguro para almacenar y transmitir datos y tampoco te pide que lo hagas, deberías preguntarte si tus datos están a salvo. 

Señales de alerta y medidas sencillas: 

• Falta de cifrado:
  
  • Ejemplo: Tu contable, asesor fiscal o contable público te envía por correo electrónico informes financieros y te pide que le envíes los documentos fiscales a su cuenta de correo personal en lugar de utilizar un portal seguro como ShareFile.
  • Medida sencilla: Consulta con tu contable , asesor fiscal o contable público certificado. Pregúntales: «¿Disponen de un portal de clientes seguro para compartir archivos?». Si te responden que no o te sugieren el correo electrónico , solicita una alternativa segura o plantéate cambiar de proveedor.
  • Clientes de FarmLink: Para esto utilizamos Dropbox. 
• Solicitar una cantidad excesiva de datos: 
  
  • Ejemplo: Tu contable te pide los números completos de tus cuentas bancarias para tramitar las nóminas, aunque solo necesita los importes totales de los pagos.
  • Acción sencilla: Pregunta: «¿Por qué necesitas estos datos concretos?». Si el motivo no está claro o no es necesario, oculta los datos confidenciales antes de compartirlos.
• Comportamiento sospechoso o urgencia: 
  
  • Ejemplo: Un contable o un asesor fiscal te envía un correo electrónico desde una dirección nueva, presionándote para que le envíes datos fiscales con urgencia sin verificar su identidad, o te pide más información sobre tus cuentas bancarias de la que necesita. (Necesitan consultar tus cuentas bancarias, pero no necesitan tener acceso a ellas.) 
  • Medidas sencillas: Llama al número de teléfono que tengas registrado para confirmar la solicitud. Si el contacto te resulta desconocido o no está verificado, no facilites datos y denuncia la actividad sospechosa. No concedas a nadie acceso directo a tu cuenta bancaria a menos que sepas que estás operando a través de un portal seguro, como una pasarela de pago. 
  • Clientes de California FarmLink: solo os enviaremos correos electrónicos desde direcciones que terminen en@cafarmlink.org, y siempre podéis llamarnos por teléfono para confirmar que se trata de un miembro del personal de FarmLink que solicita información.

Ninguna empresa legítima, organismo público u otra organización sin ánimo de lucro te pedirá jamás tu información financiera personal u otros datos confidenciales a través de un mensaje de texto, una llamada telefónica o un correo electrónico. Si recibes una llamada o un correo electrónico en el que se te exige un pago (¡o se te ofrece pagarte!) y se te solicita acceso a tus cuentas bancarias, se trata de una estafa. Una solicitud legítima se realizará:

• En el contexto de una relación que ya tienes
• Con alguien a quien ya conoces
• Utiliza una plataforma segura, pero, aun así, confirma con la persona con la que estás trabajando para asegurarte de que te están redirigiendo a la plataforma correcta.

Si recibes un mensaje de texto, un correo electrónico o una llamada telefónica y no estás seguro, no respondas a lo que hayas recibido. En su lugar, busca la última comunicación legítima que hayas tenido con esa persona u organización, ponte en contacto con ella y pregúntale si la comunicación que acabas de recibir es legítima. Si te confirman que lo es, asegúrate de entender qué te están pidiendo y por qué. 

Nota: El IRS solo se pondrá en contacto contigo a través del Servicio Postal de EE. UU.

Muchas empresas utilizan efectivo para algunas transacciones. No hay nada de malo en ello, pero sí que plantea algunos problemas a la hora de llevar la contabilidad y puede dificultar que el contable se asegure de que todas las transacciones se registren de forma completa y precisa, lo cual es el objetivo fundamental de un sistema de contabilidad. 

Algunas empresas operan exclusivamente con efectivo. Esto limita en gran medida su capacidad para desarrollar su actividad, ya que restringe el acceso a cuentas de mayor cuantía, limita la capacidad para obtener crédito y dificulta enormemente la implantación de un sistema que garantice un registro completo y preciso de todas las transacciones financieras de la empresa. 

Si tienes ingresos en efectivo y quieres asegurarte de que queden registrados, lo más recomendable es ingresarlos en tu cuenta bancaria. 

Buena práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Ingresa el efectivo en tu cuenta bancaria todos los jueves e informa a tu contable de que todos los ingresos en efectivo de los jueves deben registrarse como ingresos del mercado de agricultores.  

Práctica aceptable: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Utilizas ese efectivo para pagar los gastos de la empresa y le entregas al contable los recibos de dichos gastos. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales, pero registrarán tus gastos con precisión. Esto dará la impresión de que tu rentabilidad es menor de lo que realmente es. Te resultará más difícil elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas. 

Mala práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Te llevas el efectivo a casa para pagar tus gastos personales y no facilitas esta información a tu contable. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales. Esto te dificultará elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas.

Si pagas los gastos en efectivo, tu contable no tendrá constancia de ellos a menos que le facilites los recibos. 

Buena práctica: Utilizas tu tarjeta de crédito para repostar y pierdes el recibo. Tu contable verá la transacción en el extracto de tu tarjeta de crédito y la registrará aunque no tengas el recibo. 

Práctica aceptable: Utilizas dinero en efectivo para comprar gasolina y guardas el recibo. Le entregas el recibo al contable. El contable no podrá relacionarlo con ninguna transacción de tu cuenta bancaria ni del extracto de tu tarjeta de crédito, por lo que lo registrará como dinero en efectivo que has aportado al negocio y como un gasto empresarial. Esto está bien siempre y cuando se trate realmente de dinero en efectivo personal. Si, en cambio, se trata del mismo dinero en efectivo que procedía de los ingresos del mercado de agricultores, tus cuentas empezarán a mostrar unas ventas inferiores a las reales y unos gastos superiores a lo que la empresa puede permitirse; en otras palabras, no tendrán sentido, y eso podría dificultar la presentación de declaraciones de impuestos precisas o la obtención de un préstamo. 

Mala práctica: Pagas la gasolina en efectivo y pierdes el recibo. Tu contable nunca sabrá que se ha producido la transacción. Tú te olvidarás de que ha ocurrido. Tu gasto en gasolina será inferior al real. Esto te dificultará la elaboración del presupuesto del año que viene. 

Conclusión: Cuando se utiliza dinero en efectivo, es fácil pasar por alto algunos ingresos o gastos. Lo mejor es ingresar los ingresos en efectivo en el banco y guardar los recibos de los gastos pagados en efectivo.

Para obtener más información sobre cómo abrir una cuenta de ahorro o una cuenta corriente, consulta la «Guía básica sobre cuentas de ahorro y corrientes» de la Administración Nacional de Cooperativas de Crédito (NCUA). 

Para llevar una contabilidad adecuada, es necesario disponer de una cuenta bancaria empresarial que se utilice exclusivamente para las transacciones de la empresa. Esto significa que los empresarios deben disponer, como mínimo, de dos cuentas bancarias: una para las transacciones personales y otra para las transacciones de la empresa. 

Si utilizas una tarjeta de crédito en tu negocio, asegúrate de que sea una tarjeta exclusiva para el negocio, de que no la utilices para ninguna transacción personal y de que no la pagues directamente desde tu cuenta bancaria personal. 

Sin embargo, a veces ocurren imprevistos y puede que utilices la tarjeta equivocada. Si, sin querer, utilizas dinero personal para un gasto de la empresa, eso se contabiliza como una aportación del propietario. Si, sin querer, retiras dinero de la empresa para un uso personal, eso se contabiliza como una retirada del propietario. 

Inversiones y retiradas del propietario

Cuando el propietario de una empresa invierte su propio dinero en ella, se denomina «aportación de capital» o «inversión del propietario». Cuando el propietario retira dinero de la empresa, se denomina «retirada del propietario». 

Buena práctica: La empresa nunca paga directamente los gastos personales del propietario, y el propietario nunca paga directamente los gastos de la empresa. 

Las únicas transacciones que se producen entre la cuenta bancaria personal del propietario de una empresa y su cuenta bancaria empresarial son las aportaciones y las retiradas. Si la empresa tiene falta de liquidez, el propietario realiza una transferencia desde su cuenta personal a la cuenta de la empresa y la contabiliza en los libros de la empresa como una aportación de capital. Si el propietario de la empresa desea retirar dinero de la misma, realiza una transferencia desde la cuenta de la empresa a su cuenta personal y la contabiliza en los libros de la empresa como una retirada del propietario.

Práctica recomendada: A veces, el propietario se olvida y, sin darse cuenta, utiliza dinero personal para pagar un gasto de la empresa o dinero de la empresa para pagar un gasto personal. El pago accidental de un gasto de la empresa con dinero personal se contabiliza como gasto de la empresa y como aportación de capital. El pago accidental de un gasto personal con dinero de la empresa se contabiliza como retirada del propietario. 

Malas prácticas: 

• Solo hay una cuenta bancaria y se utiliza tanto para transacciones empresariales como personales.
• Existen cuentas bancarias tanto empresariales como personales, pero el titular suele ingresar los ingresos de la empresa directamente en su cuenta personal y suele pagar los gastos personales directamente con la cuenta de la empresa; además, en ocasiones paga los gastos de la empresa directamente con la cuenta personal o en efectivo. 

Si el propietario de una empresa necesita... Si ya tienes una cuenta bancaria, abre una segunda para tu empresa.

• No tiene por qué ser una cuenta bancaria «empresarial», basta con que sea una segunda cuenta bancaria. 
• ¿Por qué? 
  
  • Ayuda a llevar registros correctos y precisos
  • Es posible que tengas que conceder acceso a tus cuentas empresariales para fines como solicitar un crédito, trabajar con un contable o cumplir con una auditoría de tu empresa. Si registras transacciones empresariales y personales en ambas cuentas, no podrás limitar el acceso únicamente a tus cuentas empresariales, y es posible que otras personas puedan ver tus transacciones personales. Si mantienes separadas tus transacciones empresariales y personales, podrás preservar mejor la privacidad de tus transacciones personales.

Necesitas al menos dos cuentas bancarias, una personal y otra empresarial, pero no es necesario que pagues un suplemento por la cuenta empresarial. Consulta las comisiones que cobra tu banco por las cuentas corrientes normales y por las cuentas corrientes empresariales. Normalmente, las comisiones dependen del número de transacciones que se realicen en la cuenta cada mes. Si realizas muchas transacciones al mes, probablemente tendrás que pagar las comisiones adicionales de una cuenta empresarial, pero si tus transacciones empresariales son muy pocas, no más que las de tu cuenta personal, basta con abrir una segunda cuenta de tipo personal; solo asegúrate de no confundirte a la hora de distinguir cuál es la cuenta empresarial y cuál la personal. 

Cuándo está bien simplemente abrir otra cuenta (que no sea una cuenta empresarial).

• Siempre que tu negocio no tenga muchas transacciones al mes.

Cuándo realmente necesitas una cuenta empresarial de verdad.

• Si realizas más operaciones de las permitidas en una cuenta corriente básica;
• Para recibir determinados tipos de pagos, normalmente procedentes de distritos escolares o de contratos públicos.

No pagues más comisiones bancarias de las necesarias. 

• Compara las diferentes tasas de interés que ofrecen los distintos bancos o cooperativas de crédito locales. 
• Compara las condiciones que te ofrecen con estas normas nacionales sobre buenas cuentas bancarias, elaboradas por organizaciones nacionales sin ánimo de lucro dedicadas a la educación financiera y al acceso a los servicios financieros. También puedes obtener más información sobre las cuentas de ahorro y las cuentas corrientes consultando la «Guía básica sobre cuentas de ahorro y cuentas corrientes» de la Administración Nacional de Cooperativas de Crédito (NCUA). 

El IRS exige que se disponga de pruebas documentales que demuestren que los datos que figuran en las declaraciones de la renta son veraces y exactos.

Las normas relativas al tipo de pruebas que es necesario presentar incluyen normas generales y normas específicas para determinados tipos de transacciones. 

Debes conservar los registros contables relacionados con todos los conceptos de ingresos y gastos correspondientes a cualquier actividad empresarial o ingresos por alquiler que hayas declarado en tu declaración de la renta federal. 

Debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se realizó por el importe declarado, y 3. Se realizó con el fin comercial declarado. 

Registros de ingresos

Debes declarar todos los ingresos relacionados con tu actividad empresarial. Los registros de ingresos sirven para demostrar que no has declarado ni más ni menos ingresos de los que realmente has obtenido. 

A continuación se indican algunos ejemplos de los documentos mínimos necesarios para acreditar los conceptos de ingresos: 

• Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
• Recibos de venta en los que se indique si el pago se ha realizado en efectivo o «a cuenta» (lo que significa que el cliente pagará más adelante)
• Registros que recogen los importes percibidos por ventas realizadas «a cuenta» 
• Registros de deudas incobrables o importes facturados pero nunca cobrados

Registros de gastos

Puede, y de hecho debe, deducir los gastos que sean habituales, necesarios y razonables para su negocio. Los gastos habituales se definen como «habituales o habituales» y «comunes o frecuentes» en el negocio del contribuyente y en negocios similares al suyo. Los gastos necesarios se definen como aquellos que son «apropiados y útiles para el desarrollo del negocio». 

Para justificar los gastos, debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se correspondió con el importe reclamado; y 3. Se realizó con el fin empresarial alegado. Algunos gastos tienen requisitos especiales adicionales. Algunos ejemplos de gastos con requisitos especiales adicionales son: la compra de activos, el uso de vehículos, los viajes, las comidas, los regalos y los eventos. A continuación se ofrece información sobre cada uno de estos conceptos. 

Como mínimo, los documentos justificativos de los gastos de la empresa deben indicar el beneficiario, el importe abonado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió en el gasto y, si es necesario, incluir una descripción del artículo adquirido o del servicio recibido que demuestre que el importe correspondía a un gasto de la empresa.

Es posible que necesites una combinación de registros para hacerlo, entre ellos: 

• Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
• Extractos de cuenta de tarjetas de crédito 
• Recibos en papel
• Anotaciones adicionales en los recibos para explicar en qué medida la compra está relacionada con la actividad empresarial 

Es recomendable anotar algo en el recibo tan pronto como sea posible, pero la mayoría de los recibos se desvanecen al cabo de unos meses. Lo mejor es hacer una foto del recibo —con la nota incluida— o hacer una copia del mismo.  

Excepciones a los requisitos generales en materia de registros: 

Tienes derecho a aplicar deducciones basadas en una «reconstrucción razonable de los gastos» si pierdes tus registros originales debido a circunstancias ajenas a tu voluntad, como un robo, un incendio o una inundación.

Si la documentación está incompleta debido a la propia negligencia del contribuyente, pero este puede demostrar que efectivamente se incurrió en algunos gastos, tendrá derecho a una deducción parcial, aunque su importe se limitará a la cantidad mínima razonable.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Si te limitas a guardar los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, así como los recibos, no dispondrás de un sistema para organizar esa información de la forma necesaria para presentar datos resumidos significativos en tu declaración de la renta; por lo tanto, también necesitas un sistema que te permita clasificar tus transacciones individuales en categorías significativas de ingresos y gastos para cada año. 

Debe utilizar un método que refleje de forma clara y precisa sus ingresos y gastos brutos y que le permita declarar las compras y ventas de activos por separado del resto de operaciones comerciales.

No existe ningún requisito específico que obligue a utilizar un método concreto para llevar la contabilidad y agrupar las transacciones individuales según lo exigido en los formularios del IRS, pero el método que utilices debe ser adecuado al volumen de tu actividad.

Una organización mínima es suficiente para una empresa muy pequeña en su primer año de actividad. A continuación se presentan dos métodos habituales para las pequeñas empresas en su primer año de actividad: 

• Guarda los recibos de compra y venta, y clasifícalos en grupos según las categorías de la declaración de la renta. Puedes entregar estos recibos a un asesor fiscal o, si preparas tu propia declaración o utilizas un programa informático para ello, sumar cada grupo e indicar esa cifra. Ten en cuenta que, si entregas los recibos a un asesor fiscal para que los sume, este podría cometer errores y te cobrará un suplemento. 
• Utiliza papel o un programa de hojas de cálculo para crear un registro en el que figuren la fecha, el beneficiario o el pagador, el importe y el concepto de cada transacción, y asigna a cada transacción el código correspondiente a la categoría adecuada en la declaración de la renta. Si preparas tu propia declaración, puedes calcular tú mismo el total de cada grupo.

Ten en cuenta que estos métodos son lentos y no resultarán claros ni precisos si hay muchas transacciones. Si no tienes un recibo de algo, no lo incluirás y tus declaraciones serán inexactas. No existe ninguna forma integrada de verificar que hayas registrado correctamente cada transacción, ni siquiera si utilizas tu extracto bancario o de tarjeta de crédito como guía.

La mejor práctica habitual es utilizar un sistema de contabilidad por partida doble. La contabilidad por partida doble no es obligatoria para las empresas muy pequeñas, pero sí lo es para las empresas más grandes y complejas, y es la única forma de garantizar que tus registros sean completos y precisos y de generar fácilmente informes útiles. La contabilidad por partida doble significa que cada transacción se registra de acuerdo con normas bien establecidas (que, literalmente, tienen siglos de antigüedad), y existen métodos estándar para verificar su integridad y exactitud. 

Para implantar un sistema de contabilidad por partida doble en tu empresa, puedes: 

• Utiliza un programa informático en línea, como QuickBooks, y ve aprendiendo sobre la marcha
• Contrata a un contable cualificado para que se encargue de toda tu contabilidad
• Utiliza un programa informático en línea, como Quickbooks, y contrata a un contable cualificado para que te ayude a configurarlo y te enseñe las mejores formas de utilizarlo y gestionar tus documentos. 

Si necesitas más ayuda para configurar un sistema de contabilidad por partida doble, consulta los recursos del «Toolshed» de contabilidad de FarmLink, en especial el Plan de cuentas modelo de FarmLink. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Existen varias opciones de sistemas que pueden ayudarte con la contabilidad, y puede resultar complicado entender las diferencias. A continuación, analizamos las distintas opciones. 

Plantillas gratuitas en Google Sheets. En Google Sheets hay plantillas gratuitas que te ayudarán a registrar tus transacciones. Es una opción mejor que limitarte a guardar los recibos en carpetas físicas y organizarlos solo a final de año para la declaración de la renta. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
• Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones 

Es lógico mantener los costes bajos mientras aún estás decidiendo si vas a seguir dedicándote a la agricultura. Esta puede ser una opción estupenda para quienes participan en un programa de incubadora agrícola durante un breve periodo de tiempo. 

Sabrás que es hora de dar el salto cuando: a medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, te llevará cada vez más tiempo gestionar todas tus necesidades contables en Google Sheets. Existen varias opciones para añadir funcionalidades a las plantillas de contabilidad de Google Sheets, pero para cuando las hayas incorporado, probablemente ya no estarás ahorrando dinero, ya que seguramente estarás dedicando demasiado tiempo a gestionar funciones contables básicas en lugar de utilizar los datos de tu sistema de contabilidad para gestionar tu negocio. 

Software de contabilidad gratuito. Hay muchas opciones de software de contabilidad gratuito, pero todas tienen una funcionalidad limitada. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
• Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones 

Sabrás que es hora de pasar a una versión superior cuando: No te preocupes, ellos te lo dirán. Todas las opciones gratuitas están diseñadas con funcionalidades limitadas. A medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, las opciones gratuitas se te quedarán pequeñas. ¡Así está pensado! 

Programas de contabilidad estándar con todas las funciones necesarias para elaborar balances. QuickBooks , Sage y Xero son los programas de contabilidad más consolidados. 

Ten cuidado con los competidores más baratos que ofrecen menos funcionalidades. Lo que necesitas es un sistema de contabilidad que permita gestionar el balance de forma completa. Algunos programas ofrecen una funcionalidad muy limitada en cuanto al balance: por ejemplo, solo te permiten llevar un control de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, pero no te permiten llevar un control del inmovilizado, los préstamos y el patrimonio neto. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• A todos.

Sabrás que es el momento de contratar a un contable cuando: te des cuenta de que estás dedicando demasiado tiempo a gestionar tareas básicas de contabilidad, en lugar de utilizar los datos de tu sistema contable para gestionar tu negocio. 

Un contable a sueldo. Un buen contable es un activo inestimable para cualquier empresa. Un mal contable puede llevar a la ruina a una empresa. Contrátalo con cuidado y superválalo de cerca. Consulta los materiales sobre los procedimientos de cierre de mes para saber cómo supervisar a tu contable y asegurarte de que realiza su trabajo correctamente. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• A todos. 

A menos que: 

• Te has equivocado de contable. 

Qué se puede esperar de un contable:

• El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
  
  • «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información. 
  • La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma. 
• Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
• Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado. 

Un contable se encarga de que tus registros diarios y mensuales estén correctos y al día. También puede encargarse de la preparación de la declaración de la renta. 

Un asesor fiscal no suele ser también un contable. Un asesor fiscal utiliza tus registros al final del año para presentar la declaración de la renta. Por lo general, no se encarga de llevar tus cuentas durante todo el año. Necesitas un nuevo contable si pensabas que tu asesor fiscal era tu contable, pero lo único que recibes de él es tu declaración de la renta. 

Qué se puede esperar de un asesor fiscal:

• Deben tomar los informes resumidos del año, elaborados por tu contable, e introducirlos con precisión en los formularios correspondientes necesarios para presentar las declaraciones de la renta estatales y federales. 
• Deberían hacerte las preguntas necesarias para comprender tu negocio, pero, siempre que los informes elaborados por tu contable parezcan razonables, no deberían cuestionar la exactitud subyacente de dichos informes.
• Deberían comunicártelo si tienen motivos para creer que los informes del contable no están completos ni son exactos y no tienen sentido. 
• En particular, deberían hacerte preguntas sobre cualquier compra o venta de maquinaria y equipamiento empresarial. 
• Deberían hablar contigo sobre cómo declarar el uso profesional de tu coche particular y el uso profesional de cualquier vehículo propiedad de la empresa. 
• Deberían hacerte preguntas sobre tus actividades no empresariales para poder cumplimentar las partes de tus declaraciones de impuestos estatales y federales que no estén relacionadas con tu negocio. 
• Deben comunicarse con usted sin demora y asegurarse de que su declaración de la renta se presente a tiempo, o bien de que usted presente a tiempo una solicitud de prórroga del plazo de presentación. 

Qué se puede esperar de un contable:

• El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
  
  • «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información. 
  • La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma. 
• Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
• Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado. 

Señales de alerta que indican que tu contable no está haciendo bien su trabajo:

• No han establecido un procedimiento claro y sistemático para que les envíes la información que necesitan cada semana, cada mes o con mayor frecuencia. 
• Tu contable no te pide con frecuencia información aclaratoria que le ayude a registrar las transacciones con precisión. 
• No recibes un balance ni una cuenta de resultados mensuales.
• No recibes informes mensuales de conciliación bancaria y de tarjetas de crédito.
• Si recibes un informe de pérdidas y ganancias, hay muchas partidas en una categoría denominada «Transacciones sin clasificar».
• Se niegan a darte acceso a tu propio QuickBooks o a tus registros contables.
• Retrasan o no envían la documentación a terceros después de que tú se lo hayas solicitado por escrito.

Si tienes pensado dejar de contratar los servicios de tu actual contable o asesor fiscal, utiliza esta lista de comprobación para asegurarte de que te llevas todo lo necesario para que la transición se realice sin problemas. 

Asegúrate de obtener una copia de tus datos o de que se te transfiera la titularidad antes de poner fin a la relación. 

Hay tres categorías de datos y documentos originales que hay que tener en cuenta: 

A. Datos contables y documentos justificativos

1. Para los programas en línea: 
   
   1. Configura tu propia cuenta en línea para el mismo programa de contabilidad, de modo que dispongas de una cuenta en la que se puedan recibir los datos.
   2. Solicita que se te transfiera la titularidad de la cuenta.
   3. Pídeles una lista de todos los datos de acceso o cuentas que hayan creado en tu nombre.
   4. En QuickBooks Online (QBO), las imágenes de los recibos se guardan en la cuenta, por lo que, cuando te transfieran la cuenta, también se transferirán las imágenes de los recibos. Comprueba si ocurre lo mismo con otros programas. Si las imágenes no se transfieren, tendrás que asegurarte de obtener las copias físicas de cualquier recibo u otros documentos originales que le hayas entregado a tu contable. 
2. Para programas de escritorio: 
   
   1. Pide al contable que convierta tu archivo a la versión en línea y, a continuación, que te transfiera la titularidad (esto puede conllevar gastos adicionales). O BIEN: 
   2. Solicita un archivo de copia de seguridad de tus datos contables (puede conllevar gastos). El servicio de atención al cliente puede guiarte a lo largo de este proceso.
   3. Si tu contable ha conservado las copias físicas de los recibos y otros documentos justificativos, asegúrate de que te los devuelva todos. 
3. Si NO eres propietario del programa de contabilidad, si tu contable utiliza otro programa o si no está dispuesto a facilitarte el archivo con tu contabilidad, solicita los siguientes documentos:

• Un breve resumen de cómo se han gestionado tus cuentas o tus impuestos

• Plan de cuentas y lista de clases

• Balance de comprobación a 31 de diciembre de cualquier año para el que también te hayan elaborado las declaraciones del impuesto sobre la renta, y a finales del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Balance a fecha de fin de mes del último mes para el que se prestaron los servicios

• Cuenta de resultados (P&L) del año en curso hasta el final del último mes en el que prestaron sus servicios

• Libro mayor (que recoge todas las transacciones) a 31 de diciembre de cualquier año para el que también hayan elaborado tus declaraciones de la renta, y desde el final del último mes en el que hayan prestado servicios para el año en curso hasta el final del último mes en el que hayan prestado servicios

• Las conciliaciones bancarias o de tarjetas de crédito a 31 de diciembre de cualquier ejercicio para el que también te hayan preparado declaraciones del impuesto sobre la renta, así como a final del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Cualquier factura o recibo original que tengan en su poder 

• Cualquier asiento de ajuste (que suele realizarse al cierre del ejercicio)

• Informes de nóminas (si se encargaban de la gestión de nóminas)

B. Documentos del impuesto sobre la renta: para un asesor fiscal o un contable que también se haya encargado de la declaración del impuesto sobre la renta 

• Copias completas de tus declaraciones de la renta (en formato PDF, no solo extractos), incluyendo cualquier anexo complementario que no sea obligatorio presentar ante el IRS. En particular, asegúrate de obtener una copia completa de cualquier detalle de amortización en el que figuren los activos.

• Copias de cualquier prórroga concedida para la presentación de las declaraciones de la renta federales o estatales.

• Copias de toda la correspondencia con el IRS o con las autoridades fiscales estatales que hayan gestionado en tu nombre

• Copias de los comprobantes de los pagos a cuenta del impuesto realizados

C. Información sobre el impuesto sobre las nóminas: para un contable que se haya encargado de la gestión de las nóminas o para una empresa de gestión de nóminas 

• Copias de todas las declaraciones de impuestos sobre las nóminas (formularios 940, 941, DE9, etc.)

• Formularios W-2 para empleados, 1099 para autónomos y W-9

• Cualquier resumen de nóminas trimestral o de fin de año

Tareas pendientes finales

• Solicita una factura final y confirma tu último día de servicio

• Solicita una lista de las tareas pendientes o los asuntos sin resolver

• Comprueba si aún hay alguna prórroga o declaración fiscal pendiente

• Cambia todas las contraseñas de las cuentas a las que tenía acceso el contable

Consejo: Guarda todos los archivos en formato digital en un lugar seguro al que puedas acceder fácilmente y compártelos con tu nuevo proveedor para ayudarle a ponerse al día más rápido.

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

Conserva los registros de empleo durante cuatro años.

Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.

Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos. 

Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta.

Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los siete años posteriores a su venta. 

En lo que respecta a cuestiones generales, el IRS debe realizar la inspección en un plazo de tres años.

Si se ha producido una subestimación sustancial (del 25 % o más) de los ingresos, el IRS dispone de 6 años para realizar una inspección fiscal.

Si no presentas la declaración de la renta, o si la has presentado pero has omitido deliberadamente declarar unos ingresos, ¡el IRS puede remontarse todo lo atrás que quiera!

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Si una empresa abona a autónomos y pequeñas empresas más de 600 dólares en un año natural, está obligada a declarar dichos pagos al Servicio de Impuestos Internos (IRS) mediante el formulario 1099. 

Por lo general, una empresa no tiene que presentar el formulario 1099 para declarar los pagos realizados a sociedades, pero sí está obligada a declarar todos los pagos realizados a abogados. 

No es necesario que declares los pagos correspondientes a mercancía, almacenamiento y alquiler.

Si no presenta los formularios 1099 tal y como se exige, el IRS podría denegar cualquier deducción por los gastos que deberían haberse declarado en dichos formularios. Además, el IRS impondrá sanciones por no presentar el formulario 1099. 

Las sanciones se revisan anualmente. En 2026 serán las siguientes:

• 60 $ por formulario si se rellena en un plazo de 30 días a partir de la fecha de vencimiento
• 130 dólares por cada formulario presentado antes del 1 de agosto
• 340 $ por cada formulario presentado después del 1 de agosto
• 680 $ por formulario si la omisión de la presentación no fue accidental

Para obtener información sobre cómo presentar los formularios 1099 y cuáles son sus plazos de presentación, consulte la página web del IRS. 

La única forma de disponer de registros precisos de las actividades de tu empresa es contar con un sistema para guardar los recibos y las notas a medida que se van generando, y organizar periódicamente esa información para entregársela a un contable o introducirla tú mismo en un sistema de contabilidad. 

La clave está en tu costumbre diaria de guardar los recibos y tomar notas en ellos o en la aplicación que utilices para hacerles fotos. 

Recomendamos elegir uno de los dos métodos y seguir utilizándolo: 

Una aplicación para el móvil 

Haz una foto de cada recibo y súbela a la aplicación. Añade notas siempre que puedas para incluir información adicional. Si no te dan un recibo, escribe en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción; luego, haz una foto de ese trozo de papel como si fuera un recibo y súbela a la aplicación. 

 Un sistema de sobres y carpetas: 

Necesitarás: 

• En casa: cuatro carpetas o sobres grandes de manila etiquetados como: 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria, 4. Otros gastos. 
• Lo que llevas en tu furgoneta: unos cuantos bolígrafos, un sobre grande de manila con la etiqueta «Ingresos diarios» y un bloc de notas.
• Durante el día: cada vez que recibas un recibo, guárdalo en el sobre «Recibos diarios». A menos que el motivo del recibo sea totalmente evidente, escribe una nota en el recibo (por delante o por detrás) con un poco de información adicional. Si no recibes un recibo, anota en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción. 
• Cada noche, o al menos una vez a la semana: saca todos los recibos del sobre «Recibos diarios» y clasifícalos en los cuatro sobres o carpetas de manila etiquetados como 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria y 4. Otros gastos. Consulta la norma R.9 «Conservación de recibos: normas especiales para los bienes utilizados en una actividad empresarial» para obtener más información sobre qué incluir en el sobre etiquetado como «Maquinaria».

Una vez al mes, o al menos una vez al año, tendrás que facilitar la información que figura en la aplicación de tu teléfono o en los sobres que guardas en casa a un contable o a un asesor fiscal. Consulta la sección R.18 «Organización y envío de recibos mensualmente» para obtener instrucciones específicas sobre cómo enviar tu información a un contable. 

¡Algunos recibos son más importantes que otros!

Los recibos de los bienes que compres y que se prevea que duren más de un año son más importantes que los recibos de los artículos que compres y que vayas a consumir en el plazo de un mes o de un año. 

Las semillas y los insumos para el suelo son recursos que se agotan en el plazo de un año; forman parte de la cosecha que se produce cada año. El petróleo y el gas para los vehículos también son recursos que se van consumiendo a medida que se utilizan. 

Cuando gastas dinero en cosas que se consumen a lo largo del año, esas cosas se denominan gastos. 

Normalmente se espera que los bienes, como la maquinaria y el equipo, tengan una vida útil superior a un año. Es especialmente importante conservar los recibos de este tipo de compras, ya que existen normas específicas sobre cómo deben contabilizarse en tus libros y declararse en tu declaración de la renta.

En el ámbito fiscal y contable, los bienes utilizados en una empresa y que se prevé que presten servicio a la misma durante más de un año se denominan «activos». 

• La maquinaria es un activo. El combustible que se le echa a la maquinaria es un gasto. 
• El equipo es un activo. La cantidad que se paga a alguien por reparar una pieza de equipo suele considerarse un gasto; sin embargo, si, en esencia, se reconstruye el equipo y se le dota de una vida útil totalmente nueva, la cantidad que se paga a esa persona se trataría como si se hubiera comprado una pieza de equipo nueva. 

En caso de duda, guarda el recibo y escribe una nota detallada para poder comentar con tu contable o asesor fiscal a qué corresponde. 

Debes llevar una lista detallada de todos los activos amortizables que se utilizan en tu empresa. Indica:

1. Descripción
2. Fecha de compra
3. Importe de la compra
4. Deducción por amortización aplicada cada año
5. Fecha de venta o de retirada del servicio

Además de la lista de tus activos, necesitas documentación justificativa que acredite lo siguiente: 

• Cuándo y cómo adquiriste los activos
• Precio de compra
• costo las mejoras 
• Deducciones por amortización aplicadas
• Deducciones por pérdidas por siniestros, como las derivadas de incendios o tormentas
• Cómo has utilizado el activo en tu negocio
• Precio de venta del activo en caso de venta y condiciones de la venta si esta se realiza mediante contrato o a cambio parcial de otro activo.

Entre los ejemplos de documentos justificativos se incluyen: facturas de compra y venta, escrituras de compraventa de inmuebles, cheques cancelados u otros documentos en los que figuren el beneficiario, el importe y la prueba de pago, así como declaraciones de la renta de ejercicios anteriores con los cuadros de amortización. 

Requisitos especiales para las operaciones relacionadas con activos

Cuando vendes un activo, los ingresos no forman parte de los ingresos de tu negocio, sino que se declaran por separado como «ingresos por plusvalías». 

Las plusvalías se gravan a un tipo impositivo inferior al de los ingresos por actividad por cuenta propia. 

Los ingresos por plusvalías son: 

Precio bruto de venta

Menos la base del activo 

Menos los gastos de la venta

___________________________________________________

Equivale a: Ingresos (o pérdidas) por plusvalías 

La base es: 

a) costo que es el precio de compra o costo construcción

b) base de la donación o la base del donante en el momento en que te lo entregó, o 

c) en el caso de los bienes heredados, se aplica una «base actualizada». 

La base de valoración ajustada es el valor de mercado del activo en la fecha del fallecimiento de la persona de la que lo heredaste.

Podrás aumentar la base imponible de un activo si incurres en gastos al realizar mejoras en él.  

La base imponible de un activo se reduce en el importe de la amortización que se admitiría en tu declaración de la renta, ¡y se reduce en ese importe aunque no apliques la deducción en tu declaración! 

Necesitas documentación que acredite la base fiscal de cualquier activo que vendas. 

Si no puedes demostrar el importe que declaras como base imponible, la Agencia Tributaria (IRS) dará por hecho que dicha base es cero y tendrás que pagar el impuesto sobre el precio total de venta del artículo. 

Entre los documentos que acreditan la base se incluyen: 

• registros de compras
• declaraciones de impuestos en las que se refleja la amortización
• las escrituras de donación y las declaraciones de la renta de la persona que te hizo la donación (si quieres demostrar que tu base imponible en la donación es superior a cero porque la base imponible de esa persona en la donación era superior a cero)
• declaraciones del impuesto sobre el patrimonio o documentos sucesorios relativos a los bienes heredados 
• recibos de las reformas que hayas realizado. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Puedes aplicar deducciones por los gastos relacionados con el vehículo utilizando el método del kilometraje o el método de gastos reales. 

Si utilizas el método del kilometraje, debes anotar los kilómetros recorridos por motivos de trabajo y multiplicar el total de kilómetros por la tarifa publicada por el IRS para calcular la deducción total. 

Si utilizas el método real, debes guardar todos los recibos de gasolina y mantenimiento. 

En ambos casos, debes llevar un registro de los kilómetros recorridos por motivos de trabajo. 

Por lo general, en el caso de un vehículo que es propiedad de la empresa y se utiliza exclusivamente para fines empresariales, se aplica el método del gasto real; por su parte, el propietario utiliza el método del kilometraje para el uso empresarial ocasional de un vehículo personal. Si solo dispones de un vehículo para uso personal y para la explotación agrícola, debes elegir qué método aplicar. Puedes utilizar métodos diferentes para distintos vehículos, pero no puedes cambiar de método de un año a otro para el mismo vehículo. 

El acta debe redactarse por escrito y debe incluir:

1. Fecha
2. Destino
3. Millas recorridas en el trayecto de ida y vuelta 
4. Objetivo profesional del viaje: una breve nota en la que se explique por qué o en qué medida el viaje está relacionado con la empresa. 

Puedes utilizar cualquier tipo de calendario para llevar un registro de tus viajes de negocios: un calendario en papel, una aplicación del móvil, una agenda o un planificador diario. Lo importante es que tengas un registro por escrito de la fecha, el destino y el motivo profesional del viaje. 

Algunos ejemplos de viajes de negocios son: 

• De tu granja al pueblo y viceversa para comprar provisiones
• De tu granja a otra localidad y viceversa para ver maquinaria
• De tu granja a otra granja y viceversa para hablar con el otro granjero
• Salidas para vender en un mercado
• Viajes para visitar a posibles compradores 

Los desplazamientos desde tu casa hasta tu granja y desde tu granja hasta tu casa se consideran «desplazamientos diarios al trabajo» y no se admiten como deducciones fiscales por gastos profesionales. 

Existen dos métodos para calcular las deducciones relacionadas con los vehículos: el método real y el método por kilometraje. 

1. El método «Actual» te permite aplicar una deducción por amortización para recuperar el costo vehículo y deducir todos los gastos de combustible y mantenimiento, pero debes llevar un registro de todas las millas recorridas en el que se indique la finalidad profesional del viaje Y, además, debes conservar todos los recibos de combustible y mantenimiento. 
2. El método del kilometraje te permite calcular tu deducción multiplicando la tarifa por kilómetro del IRS (que se publica al menos una vez al año) por los kilómetros recorridos por motivos de trabajo. 

Sea cual sea el método que elijas, necesitas un registro por escrito de las millas que has recorrido en el que figure la fecha, las millas recorridas, el destino y, lo más importante, POR QUÉ se trataba de un viaje relacionado con el trabajo.  

Puedes cambiar de «Millas» a «Real», pero no puedes cambiar de «Real» a «Millas». 

Además de los gastos del vehículo, puedes deducir por separado los peajes y el aparcamiento.  

Puede darse el caso de que utilices ambos métodos, pero para vehículos diferentes:

• Se aplica el método «Actual» a un vehículo que es propiedad de la granja o el rancho y que se utiliza principalmente en dicha explotación (aunque quizá, en ocasiones, también para uso personal). 
• Utilizas el método del kilometraje para un vehículo que es de tu propiedad personal (y que, en ocasiones, utilizas para fines profesionales). 

El vehículo agrícola o ganadero de «Actual Method» se considera un activo agrícola o ganadero y se amortiza junto con el resto de maquinaria agrícola o ganadera; además, todos los gastos de combustible y mantenimiento se contabilizan junto con los gastos de combustible y mantenimiento del resto de maquinaria.

Si el vehículo se utiliza ocasionalmente con fines no profesionales, el propietario debe llevar un registro del kilometraje no profesional, calcular el porcentaje de uso profesional respecto al no profesional y reducir su deducción total por uso profesional en el importe correspondiente al uso personal.

En el caso de un vehículo particular que se utiliza ocasionalmente con fines profesionales (por ejemplo, para ir a la ciudad a visitar a tu asesor fiscal y comprar material de oficina), lo habitual es aplicar el método de kilometraje. El propietario debe llevar un registro de los kilómetros recorridos con fines profesionales y puede deducirlos utilizando el método de kilometraje.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

El IRS permite una deducción por comidas y gastos varios incurridos durante un viaje de una jornada laboral completa o más, fuera del área habitual de actividad del contribuyente y con fines profesionales. No es necesario conservar los recibos para poder aplicar esta deducción. En su lugar, basta con llevar un registro de los días en los que se ha viajado fuera del lugar habitual de trabajo y utilizar las tablas publicadas de «tarifas diarias de la GSA» para calcular el importe que se puede deducir por cada viaje. 

La deducción por dietas cubre una cantidad básica para las comidas y una pequeña cantidad para gastos varios. Los gastos varios son cosas como comprar aspirinas o crema solar. 

La deducción por dietas resulta útil para los agricultores que se desplazan a mercados agrícolas lejanos o para asistir a un curso. En lugar de guardar los recibos de las comidas que consumes durante el viaje, puedes consultar las tablas de gastos por dietas y aplicar los importes publicados. 

Para conocer el importe de la dieta diaria, consulta la localidad de destino en: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates Los importes suelen superar los 60 dólares al día; sin embargo, dado que la deducción por dieta diaria se destina principalmente a las comidas y que todas las deducciones por comidas están limitadas al 50 %, solo podrás deducir el 50 % del importe de la dieta diaria en tu declaración de la renta. Para quienes viajan habitualmente a un mercado de agricultores en unacosto , situada a más de una hora de su granja, el importe puede suponer, aun así, una deducción considerable. 

También puedes utilizar el método de dietas para reembolsar a los empleados los gastos de comida y otros gastos menores que hayan pagado de su propio bolsillo durante los días de viaje. Si reembolsas a los empleados de esta forma, no es necesario incluir dicho importe en sus salarios sujetos a impuestos. Esto significa que tú no pagas impuestos sobre las nóminas por esos importes y ellos tampoco pagan el impuesto sobre la renta por ellos. 

 Para poder deducir las dietas, debes llevar un registro por escrito del viaje de negocios. 

El acta debe redactarse por escrito y debe incluir:

1. Fecha
2. Destino
3. Motivo profesional del viaje

Puedes utilizar cualquier tipo de calendario para llevar un registro de tus viajes de negocios: un calendario en papel, una aplicación del móvil, una agenda o un planificador diario. Lo importante es que tengas constancia por escrito de la fecha, el destino y el motivo profesional del viaje. ¿Qué se entiende por «motivo profesional» de un viaje? Cualquier cosa que sea «habitual y necesaria» para el desarrollo de tu actividad empresarial. 

Algunos ejemplos de motivos de viaje por motivos de trabajo son: 

• Comprar material o equipamiento
• Reúnete con un contable o un asesor fiscal
• Reúnete con un agente de seguros para hablar sobre seguros para empresas
• Reúnete con una entidad crediticia para hablar sobre un préstamo empresarial
• Echa un vistazo al equipamiento que podrías comprar para utilizarlo en tu negocio
• Reúnete con otro agricultor o con un asesor agrícola para hablar sobre cómo gestionar tu producción o tu negocio
• Reunirse con un posible proveedor para hablar sobre la posibilidad de comprarle productos
• Reúnete con un posible comprador para hablar sobre la venta de tus productos a él

Para poder acogerse a la deducción por dietas, el viaje debe alejarle de su «domicilio fiscal» durante más de 8 horas.

¿Cuál es tu «domicilio fiscal»? Traza un círculo alrededor de tu granja que se extienda hacia el norte, el sur, el este y el oeste hasta donde llegarías en una jornada laboral habitual. Todo lo que quede dentro del círculo es tu domicilio fiscal. Todo lo que quede fuera del círculo está fuera de tu domicilio fiscal. Si realizas desplazamientos fuera del círculo, puedes aplicar una deducción diaria por tus comidas y gastos varios de ese día. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Puede deducir los gastos de viaje relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, incluidos los gastos habituales y necesarios asociados a los desplazamientos para llevar a cabo las actividades habituales y necesarias de su negocio. 

La documentación esencial que necesitas, además de los recibos, es algún documento que acredite la finalidad profesional del viaje. 

Puede deducir los gastos de desplazamiento relacionados con la compra de equipos, suministros y ganado; el acceso a servicios veterinarios, jurídicos, contables y formativos; el establecimiento de relaciones comerciales, y la distribución de su producto al mercado. 

Los gastos de viaje incluyen: los gastos relacionados con el vehículo, tal y como se ha indicado anteriormente; los gastos de alquiler de vehículos y el combustible correspondiente; los billetes de ferry y de avión; los servicios de taxi o de transporte; el alojamiento en hotel; y las comidas y gastos varios. 

Para que los gastos de comida sean deducibles, debes encontrarte en un viaje fuera de tu «domicilio fiscal» habitual durante 8 horas o más. Tu «domicilio fiscal» es la zona general en la que realizas habitualmente tus actividades profesionales: el radio alrededor de tu granja en el que sueles desplazarte durante una jornada laboral normal.

Muchos agricultores y ganaderos viven bastante lejos de los servicios y pueden tener que viajar varias horas hasta el pueblo o la ciudad más cercana. Ese pueblo o ciudad más cercana puede formar parte de la zona que consideras tu «domicilio fiscal» si viajas regularmente hasta allí y vuelves en el transcurso de una jornada laboral normal. La siguiente localidad más lejana puede quedar fuera de su domicilio fiscal. Para poder deducir sus propias comidas y gastos varios de un día de viaje, debe permanecer fuera de su «domicilio fiscal» durante 8 horas completas o más.

Para muchos agricultores, el día que acuden a un mercado agrícola supone una jornada de entre 12 y 14 horas, y pasan la mayor parte del día fuera de su «domicilio fiscal»; pueden deducirse las comidas y los gastos varios de esos días en los que acuden al mercado. Traza un círculo alrededor de tu explotación agrícola que abarque la máxima extensión posible hacia el norte, el sur, el este y el oeste durante un día normal: ese es tu «domicilio fiscal»; todo lo demás se considera «fuera».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Podrás deducir el gasto de una comida de negocios si el objetivo principal de la misma es llevar a cabo actividades comerciales o promover algún objetivo de la empresa. 

Puedes deducir el importe de las comidas que consumas mientras te encuentres de viaje fuera de tu «domicilio fiscal».

Debes poder justificar la finalidad profesional de la comida.

Puedes reembolsar a tus empleados los gastos de comida y otros gastos menores cuando se encuentren fuera de su domicilio fiscal, viajando por motivos de trabajo para tu empresa. 

Siempre que dispongas de documentación escrita que acredite la finalidad profesional del viaje, así como la fecha y el lugar del mismo, no es necesario que incluyas el importe del pago al empleado en sus salarios imponibles del formulario W-2 ni que pagues impuestos sobre nóminas por dicho importe.

Las deducciones por comidas de negocios se limitan al 50 % del importe real o al importe que figure en la tabla de la GSA. 

En cuanto a las comidas y los gastos varios durante los viajes fuera de casa, dispones de una opción similar a la de los gastos de vehículo: los gastos reales o las tarifas diarias que figuran en la tabla de la GSA.

Para utilizar el método de gastos reales, debes presentar el recibo correspondiente junto con una nota en la que se explique la finalidad profesional del viaje. 

Para utilizar el método de dietas no es necesario conservar ningún recibo, pero sí debes mantener registros escritos en los que se explique la finalidad profesional del viaje. El importe de la deducción se calcula utilizando la tabla de tarifas de dietas que publica, al menos una vez al año, la Administración de Servicios Generales (GSA) del Gobierno federal. Busca la ciudad a la que te diriges. Si la ciudad no aparece en la lista, utiliza el importe indicado para el condado. 

Las deducciones por comidas de negocios están limitadas al 50 %: si consultas el formulario del IRS, verás que en la casilla correspondiente debes introducir el 100 % y, a continuación, restar el 50 % para obtener la deducción real.

Ten en cuenta que las tablas de la GSA incluyen los gastos de hotel. Los autónomos no pueden utilizar las tablas de la GSA para los gastos de hotel; deben presentar los recibos reales del hotel. Utiliza únicamente la sección «Comidas y gastos varios» de la tabla. 

«Gastos varios» es para cosas como comprar aspirinas o crema solar que quizá te hayas olvidado de traer, pero de las que luego te das cuenta de que necesitas. 

Requisitos especiales para justificar las comidas de negocios que son deducibles al 100 %

Si proporcionas comidas a los empleados por TU conveniencia (la tuya, no la de ellos), dichas comidas son deducibles al 100 % (no están sujetas a la limitación del 50 %).

Además, el valor de las comidas que se proporcionan a sus empleados no se incluye en sus salarios sujetos a impuestos. 

Debes poder demostrar que las comidas se proporcionaron para tu comodidad. 

Un ejemplo de documentación adecuada sería incluir en el manual de normas para empleados el requisito de que estos coman junto con el personal de la granja o el rancho, para que puedan estar cerca en caso de emergencia, o porque el pueblo queda demasiado lejos, o, en algunos casos, para que comprendan cómo se preparan y se sirven los alimentos cultivados o criados en la granja y cuál es su sabor.

Ejemplos de situaciones en las que la comida se ofrece para tu comodidad: si se sirve en tu lugar de trabajo; si permite a los empleados realizar horas extras; si te encuentras lejos de un lugar desde el que tus empleados pudieran, razonablemente, salir, ir a comprar algo de comer y volver dentro del tiempo asignado para la pausa de almuerzo o cena; o si proporcionas las comidas para que los empleados puedan permanecer cerca en caso de emergencia. 

Ejemplos de situaciones en las que la comida no se ofrece por motivos de comodidad: se ofrecen comidas con el fin de aumentar la remuneración global de los empleados; las comidas se ofrecen cuando los empleados no están trabajando.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Siempre que puedas establecer una relación entre la persona que recibe el obsequio de agradecimiento y un fin comercial legítimo (incluida la promoción de tu negocio entre clientes potenciales), podrás deducir los obsequios de empresa de hasta 25,00 dólares por destinatario.

Piensa en las personas que podrían recibir un regalo de empresa. ¿Quiénes son las personas que te ayudan en tu negocio actuando como asesores informales? ¿Tienes algún amigo o familiar que trabaje por cuenta propia o que tenga conocimientos específicos sobre agricultura, ganadería, marketing o contabilidad y fiscalidad? Un regalo de agradecimiento puede ser una bonita forma de reconocer que valoras su apoyo continuo. 

Para obtener más información , consulte la Publicación 463 del IRS, «Gastos de viaje, regalos y automóvil».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Los gastos de ocio no son deducibles.

Hay dos ejemplos importantes de gastos empresariales ordinarios y necesarios que son totalmente deducibles, pero que pueden parecer gastos de representación: 

1. Eventos promocionales para clientes
2. Actividades recreativas, de trabajo en equipo o de reconocimiento para los empleados

Los eventos promocionales, como una fiesta de la cosecha, son actividades destinadas a atraer clientes a tu granja. Pueden incluir elementos de entretenimiento, como juegos infantiles, atracciones, música y baile. Se trata de actividades de marketing habituales y los gastos son necesarios, por lo que son totalmente deducibles siempre que puedas acreditar la finalidad comercial del evento. 

Las actividades de ocio para los empleados, como los gastos derivados de una excursión de verano al parque acuático local, tienen por objeto ayudarte a mantener o mejorar la moral, el rendimiento y la retención de los empleados, entre otros aspectos. Estos gastos son totalmente deducibles siempre que puedas demostrar que su finalidad estaba relacionada con la mejora del rendimiento y la retención de los empleados. 

Si vas a ver un concierto o una película con alguien que comercializa tus productos, no puedes deducir el costo la entrada, ya que se consideraría un gasto de representación; esto se debe a que, en lugar de estar en una reunión entre vosotros para hablar de negocios, ambos os estabais entreteniendo con algo que no tenía nada que ver con el trabajo.

Puedes deducir el costo aparcamiento en un hotel y del alquiler de una sala de reuniones del hotel para una reunión de negocios. O bien, puedes deducir los gastos de entrada y aparcamiento si vas a un parque local y mantienes una reunión mientras paseas con alguien, en lugar de celebrar una reunión de negocios en la sala de reuniones de un hotel. Lo importante es que el objetivo y la actividad principales sean la reunión de negocios. 

Necesitarás algunas notas escritas sobre lo que se ha hablado, que establezcan una conexión clara entre la reunión y tu negocio. 

¿Cómo se demuestra que la actividad y el objetivo principales fueron la reunión de trabajo? La mejor forma es mediante las notas tomadas durante la reunión o las que se redacten después de la misma. Otro modo de documentar el carácter profesional de la reunión sería enviar un correo electrónico de seguimiento a la persona en cuestión diciendo: «¡Ha sido una reunión estupenda! En resumen, hemos hablado de x, y y z, y hemos acordado hacer 1, 2 y 3». 

Estos son ejemplos de documentos no financieros que avalan los registros financieros, así como situaciones en las que el recibo por sí solo no justifica la deducción, pero sí lo hace el recibo junto con otra documentación.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

La forma más eficaz de trabajar para tu contable es por meses. Si le entregas los recibos en orden aleatorio, te cobrará por el tiempo que le lleve organizarlos. Si los organizas tú mismo, ahorrarás dinero en la contabilidad. Además, esto te da la oportunidad de revisar tus recibos y asegurarte de que no falte ninguno y de que los que necesiten notas las tengan. 

Para organizar tus recibos de uno o varios meses anteriores: 

1. Consigue los recibos de todas tus transacciones comerciales desde el primer día del año en curso
2. Consigue siete sobres con carpetas y etiquétalos con los siguientes nombres: 
   
   1. Ingresos
   2. Gastos de producción
   3. Gastos de ventas 
   4. Adquisición de equipos 
   5. Gastos de vehículos
   6. Gastos de oficina
   7. Otros gastos 
3. En primer lugar, clasifica los recibos en cada una de las categorías
4. A continuación, revisa cada recibo y, si necesita alguna explicación adicional, escribe una nota para aclarar a qué corresponde y, después, 
5. Ordena los recibos por mes dentro de la categoría 
   
   1. Puedes utilizar un trozo de papel de desecho para separar cada mes
   2. No es necesario que ordenes los recibos por días dentro del mes.

Para enviar tus recibos correspondientes a uno o varios meses anteriores:

Opción A: 

1. Haz una foto de cada recibo y súbelo a tu sistema de contabilidad.
2. Escribe una «T» mayúscula, que signifique «Transmitido», en el reverso del recibo cuando se lo hayas enviado a tu contable.

Esta opción es lenta, pero puedes hacerlo todo desde casa y no corres el riesgo de perder tus documentos. Al final, tendrás un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos pueden perderse. 

Opción B: 

1. Acude a una copistería o utiliza una aplicación de tu móvil y escanea tus recibos; normalmente puedes colocarlos de tal forma que quepan tres o más recibos en una sola página para escanearlos.
2. Recibirás un archivo electrónico con todas tus imágenes escaneadas; puedes pedir que te lo envíen por correo electrónico o que te lo guarden en una memoria USB (tendrás que comprar una memoria USB o traer la tuya propia).
3. Sube el archivo con los documentos escaneados a tu sistema de contabilidad

Esta opción puede resultar más rápida si tienes muchas transacciones, pero en una copistería te cobrarán unos diez céntimos por página. De este modo, dispondrás de un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos podrían perderse. 

Opción C: 

1. Entrega las carpetas a tu contable o llévalas en persona. 

Esta opción puede ser la más barata y sencilla, pero es posible que no te permita disponer de copias digitales de tus documentos, y existe el riesgo de que estos se pierdan; además, la tinta de la mayoría de los recibos se desvanecerá con el tiempo. Tu contable puede escanear los recibos por ti, pero te cobrará por el tiempo que le lleve hacerlo. 

Se parte de la base de que cualquier persona que trabaje para ti se considera un empleado. 

• Los empleados son aquellas personas que trabajan en beneficio de otra persona. 
• Los empleadores son aquellos que se benefician del trabajo ajeno.

Esto es así incluso si las personas implicadas no consideran que se encuentren en una relación de empleado y empleador. 

Las empresas deben pagar a sus empleados de acuerdo con la legislación de California (u otro estado), respetando las normas relativas a:

• Salario mínimo, pago de horas extras, descansos 
• Frecuencia y forma de pago
• Retención del impuesto sobre las nóminas y la parte a cargo del empresario de dicho impuesto
• Ofrecer un seguro de accidentes de trabajo 
• Garantizar unas condiciones adecuadas de saneamiento, agua potable y protección contra el frío y las enfermedades

La mejor forma de asegurarte de que pagas correctamente a tus empleados y de que abonás todos los impuestos sobre nóminas correspondientes de forma correcta y puntual es encargar la gestión de las nóminas a una empresa especializada en este servicio. 

Otra de las formas en que los agricultores se aseguran de cumplir con todos los requisitos de la legislación laboral de California (u otro estado) es contratando a los trabajadores a través de una empresa de contratación de mano de obra. La empresa de contratación de mano de obra se convierte en el empleador y es responsable de que todos los trabajadores figuren en la nómina y estén protegidos por el seguro de accidentes de trabajo y otras medidas de protección. Sin embargo, si contratas a una empresa de contratación de mano de obra y esta no cumple todas las normas para proteger a los trabajadores, la responsabilidad recae sobre ti. 

Hay dos excepciones importantes a la hora de determinar quién debe considerarse un empleado: 

1. Los propietarios, sus cónyuges legítimos, sus hijos y sus padres pueden trabajar para la empresa del propietario sin que se les considere empleados. No obstante, hay que tener en cuenta que los menores gozan de protecciones adicionales en virtud de la ley.
2. Las personas que trabajan por cuenta propia o dirigen su propio negocio no tienen por qué figurar en la nómina. A estas personas se las denomina «contratistas independientes». Algunos ejemplos habituales son los contables, los consultores de seguridad alimentaria, los asesores de control de plagas, los asesores de cultivos y los trabajadores contratados a medida cuando aportan y manejan su propio equipo. La legislación de California establece claramente que las personas que realizan la mayor parte de los trabajos agrícolas nunca se consideran contratistas independientes. Los trabajadores que se dedican a plantar, desbrozar, cosechar, lavar o empaquetar nunca se consideran contratistas independientes; siempre deben estar dados de alta en nómina y protegidos por un seguro de accidentes de trabajo y otras garantías. Esto no es lo mismo que las personas empleadas por una empresa de trabajo temporal (estas personas figuran en la nómina de la empresa de trabajo temporal, no en la suya).

¿Quién se encarga de hacer cumplir esto? 

El Estado de California se asegura de que los empresarios paguen a sus empleados mediante nómina. Uno de los métodos es la inspección «drive-by». Los funcionarios estatales se desplazan en coche a diferentes campos agrícolas y preguntan a los trabajadores si se les paga mediante nómina (con retención de impuestos) o como autónomos (sin retención de impuestos). Otra forma en que el Estado supervisa el cumplimiento de la normativa es que, si un trabajador sufre una lesión, se lleva a cabo una investigación automática sobre su situación laboral. Asimismo, si un empleado solicita prestaciones por desempleo, esto dará lugar a una investigación sobre su situación laboral. 

¿Cuáles son las consecuencias de no tener a nadie en nómina? 

Si estás pagando a alguien como trabajador autónomo cuando debería estar dado de alta en nómina y esto se descubre, el Estado de California te impondrá una multa por los impuestos sobre nóminas atrasados que se adeuden y te cobrará intereses por el retraso en el pago de dichas multas. El Estado de California también te pedirá que le facilites tus registros de horas trabajadas y descansos concedidos, y podrá multarte por no disponer de dichos registros, además de obligarte a abonar los salarios atrasados y los impuestos sobre nóminas atrasados correspondientes a los descansos no concedidos.  Además, se pondrán en contacto con el IRS por el impago de los impuestos federales sobre nóminas. También se le impondrá una multa por no disponer de un seguro de accidentes de trabajo.

Este documento te ayudará a comprender en qué consiste un servicio de gestión de nóminas, los diferentes tipos de servicios disponibles y los aspectos clave que debes tener en cuenta en cada caso, para que puedas elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades. 

Qué hace un proveedor de servicios de gestión de nóminas

Un proveedor de servicios de nóminas calcula el salario neto de un empleado en función de las horas trabajadas (y de la información sobre la remuneración a destajo que usted facilite). También calcula el importe de los impuestos sobre nóminas que debe pagar a las autoridades fiscales federales y estatales por cada nómina que emita, y elabora los formularios de declaración de impuestos sobre nóminas correspondientes que usted está obligado a enviar a las autoridades fiscales estatales y federales. Para la mayoría de las personas, esto no es algo que puedan hacer por sí mismas. Los proveedores de servicios de nóminas están especializados en este ámbito, por lo que son muy precisos y están al día de la legislación vigente. 

Las empresas de gestión de nóminas más grandes también ofrecen acceso a una cobertura de seguro de accidentes de trabajo. 

Opciones y aspectos a tener en cuenta

Proveedor de servicios integrales de gestión de nóminas

Estos proveedores se encargan de todos los aspectos relacionados con la nómina. Solo tienes que vincular tu cuenta bancaria a su sistema de nóminas, aprobar la nómina y ellos se encargarán de retirar los fondos necesarios para pagar a los empleados y abonar directamente todos los impuestos estatales y federales. 

Ejemplos: Gusto, ADP y Paychex 

Aspectos a tener en cuenta:

• Debes vincular tu cuenta bancaria a su sistema.
• Tendrás que aprobar cada nómina para que se pueda realizar el pago.
• Este método garantiza que los pagos a los empleados y todos los impuestos estatales y federales se abonen directamente desde tu cuenta.

Recomendación: Muy recomendable por su precisión y comodidad, ya que el servicio garantiza pagos correctos y puntuales. 

Elaboración interna con ayuda de software 

Esta opción te permite calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes. Eres responsable de emitir los cheques manualmente o de realizar las transferencias electrónicas. 

Ejemplos: QuickBooks Payroll

Aspectos a tener en cuenta:

• Eres responsable de calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes.
• Debes emitir cheques manualmente o realizar transferencias electrónicas para efectuar los pagos.
• Este método conlleva el riesgo de que se produzcan errores y posibles incumplimientos en materia salarial o pagos insuficientes de las cotizaciones sociales si los pagos no se realizan según las instrucciones.

Recomendación: No se recomienda, pero puede ser una buena opción si necesitas realizar cálculos de pagos a destajo. Ten en cuenta el riesgo de que se produzcan errores en los cálculos y en las fechas de pago. 

Contable o contable local: 

El contable utiliza un programa de contabilidad integral- Es igual que el servicio integral, pero el contable actúa como intermediario y ayuda al agricultor a acceder a la opción de servicio integral; lo único que tiene que hacer el agricultor es facilitar al contable las horas y la tarifa por unidad 

Recomendación: Utiliza este método si necesitas ayuda para trabajar con un servicio de gestión de nóminas, por ejemplo, debido a barreras lingüísticas o técnicas, o porque te gustaría contar con la comodidad de trabajar con un contable en este asunto. 

El contable realiza los trámites de forma manual e independiente Esta opción es similar al autoservicio asistido por ordenador. Un contable o un técnico en contabilidad se encargará de preparar todos los cheques de nómina y los documentos en los que se detallen los importes brutos, netos y las deducciones. No obstante, usted seguirá siendo responsable de distribuir los cheques.

Aspectos a tener en cuenta:

• El contable se encarga de preparar todos los cheques de nómina y los documentos relativos a los importes brutos, netos y las deducciones.
• Eres responsable de distribuir los cheques manualmente.
• Existe el riesgo de que no se efectúen los pagos, aunque los registros indiquen que deberían haberse realizado.

Recomendación: Este método conlleva ciertos riesgos, pero puede ser recomendable si es necesario distribuir los cheques manualmente porque los trabajadores no disponen de cuentas bancarias, o si se paga a destajo. 

El objetivo de un plan sucesorio es garantizar que se cumplan sus deseos tanto en vida como tras su fallecimiento. Un plan sucesorio incluye documentos con carácter vinculante desde el punto de vista legal y también puede incluir instrucciones no vinculantes. Un plan sencillo incluye los siguientes documentos clave:

1. Testamento: Documento legal formal en el que se establecen por escrito las instrucciones sobre cómo se distribuirá tu patrimonio tras tu fallecimiento y quién se hará cargo de los hijos menores de edad o dependientes. Redactar un testamento en el que se destinen todos tus bienes a un fideicomiso es una forma de garantizar que tu patrimonio se administre con las menores comisiones y cargas administrativas posibles.  
2. Fideicomiso: un documento legal especial que puede utilizarse tanto en vida como tras el fallecimiento. Se trata de una forma legal de titularidad de los bienes e incluye instrucciones por escrito sobre cómo deben utilizarse dichos bienes. Cuando un testamento lega todos los bienes a un fideicomiso, se simplifica la gestión de la sucesión, se evitan gastos innecesarios y se garantiza la confidencialidad de la información.  
3. Poder notarial para la atención médica: un documento legal formal que autoriza a otra persona a tomar decisiones médicas en tu nombre en caso de que tú no puedas hacerlo.
4. Poder notarial financiero: documento legal formal que autoriza a otra persona a tomar decisiones financieras en tu nombre. Un poder notarial puede ser temporal —por ejemplo, durante una enfermedad— o puede convertirse en permanente si quedas incapacitado de forma permanente.
5. Acuerdos contractuales: Los contratos son acuerdos legalmente vinculantes que regulan, por ejemplo, la venta de activos, el arrendamiento de terrenos o la prestación de servicios.  
6. Instrucciones y acuerdos no vinculantes: Las instrucciones y los acuerdos informales pueden resultar de gran ayuda para que tu familia y tus empleados clave actúen de acuerdo con tus deseos.

Próximos pasos y cómo obtener ayuda

1. Trabaja con un mediador: un mediador es un facilitador imparcial y cualificado que puede ayudarte a organizar reuniones familiares y garantizar que todos estén de acuerdo en torno a una visión compartida para ti y tu negocio. La mayoría de los estados cuentan con un programa de mediación agrícola que recibe financiación federal y que puede ofrecer algunos servicios de forma gratuita a las familias de agricultores o ganaderos que cumplan los requisitos. En California, el programa se denomina Programa de Mediación Agrícola de California (CALAMP). Los residentes de otros estados pueden encontrar un programa a través de su oficina local de la Agencia de Servicios Agrícolas del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA).
2. Consulte a un abogado: Debe consultar a un abogado para redactar documentos legales formales (testamento, fideicomiso, poder notarial médico, poder notarial financiero y contratos destinados a seguir vigentes tras su fallecimiento). El abogado debe estar colegiado en el estado en el que usted reside y desarrolla su actividad empresarial, y debe estar especializado en derecho general o en planificación sucesoria. Es posible que el programa de mediación agrícola de su estado pueda ayudarle a encontrar un abogado. 
3. Redacta acuerdos por escrito: Colabora con tu familia y con tu abogado o mediador para redactar acuerdos por escrito sobre lo que deseas para ti personalmente (asuntos médicos, cuidados al final de la vida e instrucciones finales) y lo que todos hayan acordado en relación con los terrenos y el negocio. 
4. Redacta unas instrucciones de funcionamiento detalladas para tu empresa: elabora un manual de funcionamiento completo con instrucciones claras sobre toda la información operativa relevante para tu empresa. Asegúrate de que haya alguien con la formación necesaria para llevar a cabo todas las tareas críticas en caso de que tú no estés presente, y de que haya alguien con la autoridad legal para actuar en tu nombre si fuera necesario.