Planificación empresarial

Puede que no necesites un plan de negocio por escrito para comprender tu negocio, pero una entidad crediticia necesitará ver al menos un plan de negocio básico por escrito para poder comprender tu negocio.

Quizá pienses que no necesitas crédito, o que no tienes intención de solicitarlo, pero el crédito es una parte esencial de la mayoría de los negocios, como mínimo para ayudar a recuperarse de contratiempos inesperados. También es posible que necesites un plan de negocio para solicitar subvenciones, programas formativos u oportunidades de tenencia de tierras de alta calidad. Cuando los fideicomisos de tierras, los parques y otros propietarios ofrecen oportunidades de arrendamiento o compra a agricultores y ganaderos, suelen exigir un plan de negocio detallado por escrito como parte del proceso de selección competitivo.

Elaborar un plan de negocio hoy en día te ayuda a estar mejor preparado para un futuro incierto. Te ayuda a reflexionar sobre lo que pretendes hacer, qué podría salir mal y cómo mitigar esos riesgos. Te permite estar mejor preparado para acceder rápidamente al crédito (y a otros recursos) en caso de que lo necesites. 

Un plan de negocio es un resumen de:

1. Estructura de propiedad de la empresa 
2. Cómo se adquieren y se utilizan los activos clave (capital) en la empresa
3. Actividades de producción y comercialización
4. Un plan de gestión global que incluya planes de gestión de riesgos 

Debes ser concreto y conciso. Escribe para describir, no para convencer. Tu plan no tiene por qué ser extenso. Un plan sencillo puede caber en una o dos páginas. Describe tus cálculos clave con palabras y muéstralos con cifras. 

Un plan de negocio debe demostrar que tu objetivo es realmente obtener beneficios.

El afán de lucro es la intención de que las ventas anuales superen los gastos anuales, o de crear activos cuyo valor a largo plazo supere los costes, o de lograr ambas cosas.  

Tu teoría del beneficio, o modelo de negocio, es tu idea sobre cómo obtener unos ingresos superiores a los gastos necesarios para generarlos. Por ejemplo: 

• El cultivo de productos agrícolas y su venta al por mayor constituyen un modelo de negocio. Los ingresos proceden de las ventas al por mayor y, si estos superan el costo producción y cosecha, el negocio podría resultar rentable. 
• La cría de ganado para el mercado de subastas en vivo es un modelo de negocio. Los ingresos proceden de la venta de los animales en subasta y, si superan el costo cría y transporte del ganado, el negocio podría resultar rentable. 
• Cultivar productos agrícolas y venderlos en mercados de agricultores y a través de una CSA es un modelo de negocio. Los ingresos proceden de las ventas directas al consumidor y, si superan el costo producir, cosechar y distribuir los productos, el negocio podría ser rentable. 
• El cultivo de forrajes para abastecer a una explotación ganadera que produce lana y sacrifica algunos animales para la venta directa de carne al consumidor constituye un modelo de negocio. El cultivo de forrajes permite ahorrar costes relacionados con la producción de lana y la cría de ganado. Si los ingresos por la venta de lana y carne superan los costes derivados del cultivo de forrajes, la cría de ganado y el procesamiento y la distribución de la lana y la carne, el negocio podría resultar rentable.

Un plan de negocio pone de manifiesto el objetivo de obtener beneficios al resumir los detalles del modelo de negocio, describiendo los productos o servicios que se ofrecen, los mercados o clientes, el costo ofrecerlos y cuándo se espera que los ingresos superen costo.

Un plan de negocio debe incluir estrategias para minimizar el riesgo de pérdidas.

Un plan de negocio identifica los elementos de una empresa que pueden gestionarse, así como las estrategias para gestionarla con el objetivo de obtener beneficios y minimizar el riesgo de pérdidas, entre los que se incluyen:

1. Estructuración para separar los activos del riesgo: La estructuración de una empresa implica seleccionar la entidad empresarial adecuada y garantizar que los activos de valor sean propiedad de una entidad distinta a la que lleva a cabo las actividades cotidianas. Por lo general, las explotaciones agrícolas cuentan con una entidad operativa que se encarga de las actividades cotidianas y una entidad propietaria de los terrenos que alquila estos a la entidad operativa.
2. Contratación de seguros de bienes y de responsabilidad civil: El plan de negocio debe abordar los seguros adecuados que se necesitan. El presupuesto debe incluir una cantidad suficiente para cubrir los seguros de bienes y de responsabilidad civil. El seguro de bienes ofrece una indemnización en caso de pérdida o daños en los bienes. El seguro de responsabilidad civil cubre los costo la defensa jurídica y costo los acuerdos extrajudiciales.
3. Planificación y preparación: Un plan de negocio debe incluir planes preliminares para garantizar:

• Seguridad de los trabajadores y de los productos.
• Preparación ante emergencias.
• Cumplimiento normativo.

Cómo estructurar una empresa

La estructura se refiere a la forma en que se gestiona la propiedad de una empresa, cómo participan los propietarios, cómo se reparten los beneficios, cómo se utilizan los activos y cómo se limitan y reparten las responsabilidades.

¿Qué significa ser propietario de un negocio?

El propietario de una empresa ha invertido capital y tiene derecho a recibir una parte de los beneficios.

La forma jurídica de la propiedad determinará cómo invierte el propietario su capital y cómo se reparten los beneficios o las pérdidas.

En función de la forma jurídica de la propiedad, puede haber documentos que especifiquen cómo pueden los propietarios dirigir las actividades de la empresa.

Tipo de entidad empresarial y tipo de titularidad

De manera informal, solemos decir que la forma jurídica de una empresa es su tipo de entidad. Formalmente, una empresa es una entidad jurídica independiente si puede demandar y ser demandada de forma independiente de sus propietarios. Entre estas entidades empresariales formales se incluyen las sociedades en comandita, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas.

• La empresa unipersonal es la forma jurídica predeterminada para un único propietario.
• La sociedad colectiva es la forma jurídica predeterminada cuando hay más de un propietario.
• La sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad anónima son formas jurídicas de propiedad que deben constituirse expresamente con arreglo a la legislación estatal.

¿Qué es el capital? 

Los recursos que te permiten gestionar tu negocio.  

• Efectivo
• Equipamiento
• Trabajo
• Tierra y recursos naturales
• Conocimientos (técnicos, sobre procesos y procedimientos)

Los créditos, los arrendamientos y los contratos laborales son formas de obtener capital más allá de las aportaciones iniciales de los propietarios.

La financiación de una empresa

Los propietarios aportan capital a una empresa mediante aportaciones en efectivo u otros activos, como terrenos o maquinaria. 

Un plan de negocio ofrece una evaluación preliminar de las necesidades de liquidez y crédito de una empresa.

Si una empresa no dispone de suficiente liquidez, se considera que está «infrafinanciada» y es posible que tenga que endeudarse.

Capital de riesgo

Una vez que un propietario invierte su capital (normalmente, efectivo y equipamiento) en un negocio, esa inversión corre un riesgo. Puede utilizarse para:

• Financiar actividades no rentables
• Saldar las deudas que no puedan pagarse con los beneficios de la empresa
• Resolver las reclamaciones legales presentadas contra la empresa

El capital de riesgo también se denomina «capital invertido» debido al riesgo de pérdida que conlleva.

Responsabilidad personal ilimitada

Los titulares de empresas unipersonales y sociedades colectivas tienen responsabilidad personal ilimitada por las deudas, multas, sanciones y sentencias judiciales dictadas contra la empresa.

• Puede que tenga que recurrir a mis ahorros personales.
• Se le podrían embargar los salarios futuros.
• La responsabilidad puede extenderse a los ahorros y a los ingresos futuros del cónyuge.

En una sociedad, cada socio (y su cónyuge) es responsable de todas las obligaciones de la empresa.

Responsabilidad limitada

Los empresarios pueden limitar su responsabilidad únicamente a las aportaciones de capital que estén expuestas a riesgo mediante la constitución de una sociedad en comandita, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima. 

Estas entidades se constituyen con arreglo a la legislación estatal (o, en ocasiones, a la legislación tribal o federal) y pueden ofrecer protección frente a la responsabilidad civil, limitando el riesgo del propietario únicamente al capital invertido. Estas entidades nunca protegerán al propietario del riesgo asociado a la negligencia o a actos ilícitos deliberados.

Derechos y obligaciones de los propietarios

En un plan de negocio se recogen los derechos y obligaciones de los propietarios, entre los que se incluyen:

• La cantidad de dinero en efectivo que aportará inicialmente cada propietario.
• Los derechos de los propietarios a dirigir y gestionar la empresa.
• Circunstancias en las que se puede exigir a un propietario que aporte dinero en efectivo adicional.
• Restricciones sobre la cantidad que pueden retirar los propietarios.
• Circunstancias en las que un propietario puede retirar capital de la empresa.
• Restricciones a la venta o la transmisión de participaciones en la propiedad.
• Cómo se repartirán las ganancias y las pérdidas.

Un plan de negocio define los activos clave necesarios para la empresa y establece cuándo y cómo se adquirirán dichos activos. La agricultura y la pesca dependen de los recursos naturales y de otros activos especializados. Un prestamista que conozca tu sector espera que el plan de negocio aborde la cuestión de los activos clave. Un prestamista que no conozca tu sector necesita aún más que se aborde esta cuestión.

Muchos activos son sustitutos de la mano de obra. La mano de obra es un gasto: se paga a medida que se utiliza. Los activos son una inversión: se pagan por adelantado, te ahorran gastos mes a mes y, con el tiempo, hay que sustituirlos. Pero si financias la compra o adquisición de activos, pagas mes a mes, por lo que puede resultar tan asequible como la mano de obra si cumples los requisitos para obtener un crédito a un precio razonable.

La elección entre invertir en activos o en mano de obra es una de las decisiones más importantes que tomarás como propietario de una explotación agrícola, y la tendrás que tomar una y otra vez. 

• ¿Mano de obra propia o contratada?
• ¿Tu propia mano de obra o tu propio equipo?
• ¿Mano de obra contratada + más mano de obra o más maquinaria? 
• ¿Terrenos más baratos y más tiempo de desplazamiento, o terrenos más caros y menos tiempo de desplazamiento? 

La tierra es el principal factor que impulsa y limita la rentabilidad:

• Ubicación
• Distancia al mercado / Calidad del mercado
• Distancia a los servicios y a los insumos / Calidad de los servicios disponibles
• Distancia respecto a la mano de obra / Calidad de la mano de obra 
• Administración local: actitudes, apoyo y obstáculos
• Disponibilidad de viviendas
• Vecinos
• Capacidad productiva (suelos, acres, acceso al agua) 
• Clima y microclimas

En función de tu plan de operaciones empresariales, es posible que también necesites una infraestructura de gran valor, como por ejemplo: 

• Edificios
  
  • Envasado y refrigeración
  • Almacén para equipos y suministros
  • Oficina
  • ¿Alguna otra necesidad? 
• Equipamiento
  
  • Sembrar, quitar las malas hierbas, cosechar
  • Embalaje y transporte
  • Venta (puesto de mercado, etc.) 

• Cultivos permanentes
  
  • Huertos
  • Viñedos
• Mejoras en los terrenos
  
  • Pozos, estanques
  • Setos, cortavientos
  • Riego  
  • Carreteras
  • Vallas
  • Fosa séptica
  • Eléctrico 

Plan de adquisición de activos

Para cada activo que necesites en tu negocio, ten en cuenta la contribución directa que cada uno de ellos aporta a tu teoría de la rentabilidad, así como cuándo es necesario dicho activo. Si el activo no contribuye de forma directa o inmediata, ¿sigue siendo necesario y/o cuándo se necesitará? 

¿En efectivo o con tarjeta? 

Es relativamente fácil conseguir un préstamo para adquirir un activo, ya que el préstamo está garantizado por dicho activo. En cambio, es relativamente difícil conseguir un préstamo de explotación, ya que, aunque el prestamista obtenga un derecho de retención sobre la cosecha, lo cierto es que no quiere quedarse con ella. Uno de los mayores errores que cometen los agricultores principiantes es destinar el efectivo a la adquisición de activos y quedarse luego sin liquidez para la explotación. Si te falta liquidez operativa y tienes que pedir un préstamo, puede que sea demasiado tarde en la temporada para conseguirlo de una entidad especializada en agricultura, y los préstamos de otras entidades ofrecen menos garantías, menos asesoramiento especializado y pueden tener tipos de interés más elevados. Algunas personas acaban utilizando tarjetas de crédito con tipos de interés del 20 %: ¡es un error muy caro!  

Planificación del mantenimiento y la sustitución de activos 

Tu plan debe tener en cuenta las necesidades de mantenimiento periódico de cada activo importante, así como su vida útil real estimada. Ten en cuenta cuándo y cómo podría desgastarse el activo, si la tecnología podría cambiar y cómo vas a buscar información y financiar su sustitución. 

El tiempo es uno de los principales factores limitantes de tu negocio. 

• Organiza tu tiempo para asegurarte de poder realizar las tareas que solo tú puedes hacer. 
• A medida que tu negocio crezca, plantéate externalizar las tareas que puedas externalizar lo antes posible.

Infórmate sobre los requisitos legales relativos a quién debe figurar en la nómina y quién puede recibir una remuneración como trabajador autónomo. Asegúrate de incluir en el presupuesto todos los costes laborales exigidos por la ley. 

La mano de obra puede provocar problemas de flujo de caja

Una vez que contrates personal en régimen de nómina, estarás obligado a pagarles cada dos semanas. Si el personal que contrates no está directamente relacionado con la generación de ingresos, es posible que te encuentres con que debes salarios e impuestos sobre las nóminas antes de haber recibido los ingresos correspondientes. Una planificación cuidadosa del flujo de caja y la elección del tipo de personal que vas a contratar pueden ayudarte en este sentido. 

Contrata primero para trabajos directamente relacionados con los ingresos, de modo que dispongas de dinero en efectivo de inmediato para cubrir los salarios.

• Cultivo de cultivos de ciclo corto
• Desbroce
• Cosecha
• Entregas de ventas

No contrates personal para tareas que no estén relacionadas con ingresos inmediatos, a menos que cuentes con un plan de flujo de caja que cubra los costes de personal. Algunos ejemplos de tareas que reportan beneficios a largo plazo son:

• Mantenimiento general
• Cultivos a largo plazo 
• Marketing general 
• Construcción o promoción inmobiliaria

Presupuestación de la mano de obra

Para calcular con precisión el presupuesto de mano de obra, necesitarás una lista detallada de tareas y una estimación del tiempo que requiere cada una. La mejor forma de calcular el tiempo que lleva una tarea es cronometrarte mientras la realizas. También puedes preguntar a otras personas o consultar los estudios de la Extensión Universitaria. 

costo hora de la mano de obra incluida en la nómina incluye: 

• Salario por hora
• 15 % para FICA y Medicare
• 5 % en concepto de desempleo y otros impuestos estatales
• Entre el 5 % y el 10 % para el seguro de accidentes de trabajo

Muchas empresas prevén un margen estándar del 25 % sobre el salario por hora para tener en cuenta todos los costes, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad.  

Planificación de la gestión de la mano de obra

California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y se deben pagar los impuestos estatales y federales sobre las nóminas. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Antes de contratar personal, también necesitarás un plan para gestionar la mano de obra que incluya: 

• Expedientes básicos de los empleados, incluidos los formularios I-9
• Prácticas de pago que cumplen con la normativa, entre las que se incluyen:
  
  • Comunicación de las notificaciones obligatorias a los empleados
  • Seguimiento de los días de baja por enfermedad y de vacaciones acumulados 
  • Realizar los ingresos de las cotizaciones sociales en el plazo establecido
  • Presentación puntual de los formularios W-2
  • Registro de las horas trabajadas y los descansos realizados
• Crear un entorno de trabajo seguro y respetuoso
• Políticas y procedimientos relativos a la seguridad física, la conducta general, la discriminación, el acoso, etc. 
• Formación y documentación de la formación
• Preparación para auditorías, inspecciones y redadas

Asegúrate de conocer los requisitos esenciales que debe cumplir un empleado antes de contratarlo. Una vez que lo hayas contratado, asegúrate de disponer de toda la documentación obligatoria y recomendada, y de que esté bien protegida y sea fácilmente accesible para ti en caso de auditoría. 

Tu plan de negocio debe demostrar claramente que cuentas con un plan viable para gestionar tu empresa, lo que incluye llevar y mantener los registros necesarios, así como dedicar tiempo a analizar los datos clave y tomar decisiones estratégicas sobre la dirección de la empresa. 

Un presupuesto de tiempo personal puede ser una de tus herramientas de gestión más importantes. Esto es especialmente cierto si, además de tu trabajo en la granja o el rancho, tienes un empleo externo. Asegúrate de distinguir entre lo que tienes que hacer para disponer de los registros y datos necesarios, y dedicar tiempo realmente a revisar dichos registros y datos y utilizarlos para mejorar tu negocio. A menudo puedes externalizar muchas de las tareas relacionadas con la creación y el mantenimiento de los registros, pero normalmente eres la única persona que puede revisarlos y utilizarlos para tomar decisiones de gestión. 

Registros financieros y decisiones

Está obligado a llevar una contabilidad adecuada que justifique los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas.  

Tendrás que elegir un programa de contabilidad y decidir qué nivel de asistencia deseas recibir por parte de un contable. Muchos contables incluyen el costo programa de contabilidad en su tarifa mensual. Asegúrate de que los datos te pertenecen. Los costes de la contabilidad varían en función del número de transacciones al mes. Calcula un mínimo de 150 dólares al mes. 

Deberás asegurarte de dedicar tiempo cada semana y cada mes para garantizar que las tareas de contabilidad se realicen según lo previsto, así como para revisar los datos financieros con el fin de asegurarte de que te ajustas al presupuesto y dispones de suficiente efectivo. 

Documentación no financiera y resoluciones

Necesitarás registros detallados de producción y ventas para tomar decisiones futuras basadas en lo que has hecho en el pasado. Además, son imprescindibles para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. 

Probablemente no podrás externalizar la gestión de los registros de producción. En su lugar, tendrás que asegurarte de contar con un sistema para registrar y revisar información clave como, por ejemplo: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y de parto, pesos, tasas de crecimiento y calendarios de vacunación;
• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Historial de pagos de los clientes, otros datos de los clientes y notas.

Planificación de la información física y no física 

Necesitarás un plan y un presupuesto que contemple cómo gestionarás tus sistemas físicos e informáticos, incluyendo el correo postal, el correo electrónico y el almacenamiento de datos y documentos, tanto físicos como digitales. Asegúrate de tener en cuenta lo siguiente: 

• ¿Dónde se almacenarán los archivos en línea?
• ¿Dónde se conservarán los expedientes y archivos físicos?
• ¿Cuáles son los sistemas de respaldo?
• ¿Qué sistemas de seguridad de datos, tanto físicos como digitales, necesitarás? 
• ¿Cuál es el plan para conservar los documentos y destruirlos tras un plazo adecuado?

Quizá te convenga presupuestar los gastos de apoyo administrativo general cuanto antes, ya que muchos aspectos relacionados con el desarrollo y el mantenimiento de unos buenos sistemas administrativos pueden externalizarse. 

Tu función como directivo es asegurarte de que dispones de los datos necesarios para tomar buenas decisiones y utilizar los datos de que dispones para gestionar las operaciones actuales y futuras. Si dedicas demasiado tiempo únicamente a recopilar y gestionar datos, no te quedará tiempo para reflexionar sobre cómo utilizarlos.

Un buen plan de gestión dará prioridad a tu función como líder y hará que las tareas relacionadas con la recopilación y el mantenimiento de datos sean lo más rutinarias y eficientes posible. 

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros? 

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

• Conserva los registros de empleo durante 4 años. 
• Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.
• Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos.
• Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta. 
• Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los 7 años posteriores a su venta.

El flujo de caja es un concepto dinámico que se centra en cómo varía la cantidad de efectivo disponible a lo largo del año. 

Las explotaciones agrícolas suelen requerir una inversión inicial y un periodo de tiempo antes de que el propietario disponga de productos para la venta y reciba el dinero procedente de dicha venta. Esto significa que hay un periodo de flujo de caja negativo antes de que se produzca uno positivo. Si la empresa dispone de suficiente efectivo al comienzo del año para cubrir ese periodo de flujo de caja negativo, se autofinancia. Si necesita ayuda para cubrir ese déficit, debe tener acceso al crédito. 

El crédito agrícola es esencial para la mayoría de las explotaciones. Está diseñado para ayudar al empresario a cubrir el periodo entre el momento en que invierte dinero para cultivar o criar un producto destinado a la venta y el momento en que recibirá los ingresos de dicha venta. El problema es que a un empresario le puede resultar difícil saber si el crédito está cubriendo un déficit de flujo de caja en una explotación rentable, o si está ayudando a que una explotación que no es rentable siga en activo. A los nuevos empresarios les puede resultar complicado distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

Por regla general, las explotaciones agrícolas que requieren una mayor inversión inicial y un periodo de espera más largo (huertos frutales y viñedos) son más rentables que aquellas con una inversión inicial menor y un periodo de cultivo más corto (por ejemplo, las hortalizas de hoja). 

• Añadir valor a un producto transformándolo de algo que se estropea rápidamente —y que, por lo tanto, debe venderse con celeridad— aumenta la cantidad de efectivo y el tiempo invertidos en el producto antes de su venta. Por lo tanto, incorporar un producto de valor añadido a tu negocio puede aumentar tus ingresos netos, pero también puede agravar tus problemas de flujo de caja. 
• Plantar peonías en terrenos que actualmente se utilizan para el cultivo de flores anuales probablemente suponga un aumento significativo de la facturación bruta por acre, aunque esto no se notará hasta dentro de unos años. Por lo tanto, incorporar un cultivo de alto valor a tu explotación puede reducir tus ingresos netos y tu flujo de caja durante un tiempo, antes de que, con el tiempo, aumente tus ingresos netos y mejore tu flujo de caja. 

Si dispones de un plan de negocio que te permita obtener un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito puede ser una herramienta valiosa que te ayude a superar los momentos de tu ciclo de crecimiento en los que te falte liquidez. 

Si recurres al crédito para hacer frente a la falta de liquidez en una operación que no cuenta con un plan sólido para generar un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito no hará más que agravar tus problemas.  

A los nuevos empresarios les puede resultar difícil distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

El flujo de caja consta de cuatro componentes:

1. Del ámbito de las operaciones empresariales
2. De activos comprados o vendidos
3. De la deuda contraída o pagada
4. De las aportaciones y retiradas del propietario

El resultado neto se compone de tres elementos:

1. Procedente exclusivamente de las actividades de explotación, también denominado «beneficio bruto»
2. Tras incluir también los gastos administrativos y de otro tipo
3. Tras incluir también partidas de ingresos o gastos extraordinarios, como acuerdos extrajudiciales o catástrofes naturales

Los saldos de caja varían debido a: 

Aumentos

• Pagos realizados por gastos incurridos
• Fondos recibidos del préstamo
• Inversiones recibidas del propietario
• Pagos recibidos por activos vendidos

Disminuciones

• Pagos recibidos por las ventas realizadas
• Pagos realizados para saldar préstamos pendientes
• Pagos realizados en concepto de retiradas del propietario
• Pagos realizados por activos adquiridos

El efectivo no se incluye en el cálculo del resultado neto. El resultado neto varía cuando:

Aumentos

• Las ventas se contabilizan independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo
• Los activos se venden, independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo

Disminuciones

• Los gastos se incurren independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo
• Los activos se adquieren, independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo

Tenga en cuenta las partidas de flujo de caja que no se incluyen en el resultado neto: las inversiones o retiradas del propietario, los fondos obtenidos mediante préstamos y los pagos de los préstamos. 

Si tienes pensado recurrir a un crédito para tu negocio, asegúrate de poder identificar claramente para qué lo necesitas: los gastos concretos que cubrirá y el periodo de tiempo durante el cual lo necesitarás. El plazo del préstamo debe coincidir con el periodo de tiempo para el que se solicita. 

Las entidades de crédito agrícola suelen ofrecer: 

• Préstamos de explotación destinados a cubrir el periodo comprendido entre la siembra y la venta en una explotación anual
• Préstamos para la adquisición de equipos, diseñados para repartir el costo un equipo a lo largo de un periodo de entre 3 y 7 años
• Préstamos para el desarrollo destinados a repartir el costo las obras importantes de acondicionamiento del terreno (pozos, vallas, árboles, parras) a lo largo de un periodo de entre 3 y 15 años
• Préstamos para viviendas para trabajadores, diseñados para repartir el costo la construcción de viviendas para trabajadores a lo largo de un periodo de entre 15 y 30 años
• Los préstamos para la compra de terrenos, diseñados para , permiten repartir el costo la compra de un terreno a lo largo de un periodo de tiempo considerable, de entre 10 y 30 años.

Una de las razones por las que las explotaciones agrícolas prósperas se ven en apuros es cuando utilizan crédito operativo a corto plazo para fines a más largo plazo, como la compra de maquinaria o la plantación de cultivos permanentes. 

Sorteos para propietarios

Otra situación en la que las empresas pueden tener problemas con el crédito es cuando se destina una parte de los fondos a sufragar los gastos de manutención del propietario, en caso de que la empresa no sea lo suficientemente rentable. 

Los propietarios pueden retirarse una parte de los beneficios de la empresa según les parezca, siempre que haya liquidez disponible. Estos retiros no se consideran gastos de la empresa. Lo ideal es que los propietarios se retiren una parte de los beneficios cuando la empresa disponga de liquidez suficiente y que renuncien a ello en los momentos en que la empresa tenga escasez de liquidez. Sin embargo, a veces esto no es posible. Si los propietarios no disponen de otras fuentes de ingresos, las entidades de crédito agrícolas pueden considerar las retiradas de los propietarios como si fueran salarios o sueldos necesarios incluidos en los préstamos de explotación. Aunque se trata de una práctica habitual, solicitar un préstamo para las retiradas de los propietarios equivale a pedir un préstamo para cubrir gastos personales de manutención o beneficios futuros. Asegúrate de comprender bien si estás incluyendo las retiradas de los propietarios en una solicitud de crédito de explotación.  

Antes de solicitar un crédito, asegúrate de contar con un plan de flujo de caja que refleje tu efectivo neto procedente de las operaciones, el efectivo neto disponible para el reembolso del crédito y que distinga entre el efectivo necesario para las operaciones, el equipamiento y las necesidades a largo plazo, y las retiradas del propietario. 

Un plan de gestión de riesgos comienza por definir y evaluar los riesgos; a continuación, asigna estrategias de mitigación a cada uno de ellos y establece las prioridades para su aplicación.

Define los riesgos teniendo en cuenta las categorías o tipos de acontecimientos que podrían poner en peligro el éxito de tu plan de negocio. Existen dos marcos habituales para analizar el riesgo en una empresa dedicada a la agricultura, la ganadería o la pesca: 

• Las cinco «D»: muerte, divorcio, desastre, discapacidad, desacuerdo
• Marco de evaluación del plan de negocio: 
  
  • Producción 
  • Marketing 
  • Financiero 
  • Aspectos legales y normativos
  • Humano

Evaluar el riesgo analizando tanto la probabilidad como la gravedad de las consecuencias de un evento adverso.

Mitigar el riesgo asignándole una estrategia de gestión de riesgos adecuada:

• Fallecimiento, divorcio, discapacidad, desacuerdos: seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de alquiler y contratos por escrito
• Catástrofes: protección física de los activos, seguros para los activos
• Riesgos de producción: diversificación de la producción, seguro de cosechas multirriesgo 
• Riesgos de marketing: diversificación de mercados, seguro de protección de ingresos
• Riesgos financieros: sistemas contables sólidos, seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito
• Riesgos legales y normativos: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito, reuniones periódicas con el asesor jurídico adecuado cuando sea necesario, antes de emprender una nueva línea de actuación, ya sea de gran envergadura o que entrañe riesgos.
• Riesgos para las personas: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, seguros

Establece qué riesgos son los más críticos y qué medidas de mitigación son las más estratégicas. 

1. Proteja los activos críticos, es decir, aquellos que son más esenciales para su actividad 
2. Abordar las mayores vulnerabilidades, identificadas como los vectores más probables de pérdidas materiales 
3. Se sabe que son eficaces y que ofrecen una alta probabilidad de proteger tu negocio
4. Aporta beneficios a tu empresa, independientemente del riesgo que mitiguen. 

El seguro es una de las herramientas más importantes para mitigar los riesgos empresariales. Existen varios tipos generales de seguro, como los de bienes, responsabilidad civil e ingresos, así como numerosos programas y pólizas de seguro específicos. 

El seguro de bienes cubre el costo sustitución costo los bienes perdidos o dañados debido a causas de siniestro asegurables, como el robo, el incendio, las inundaciones y los accidentes. El seguro de responsabilidad civil protege frente al costo la defensa en caso de demanda y cubre el costo llegar a un acuerdo extrajudicial o el costo una sentencia judicial en contra del asegurado. El seguro de ingresos proporciona ingresos continuados cuando los ingresos habituales se interrumpen o dejan de percibirse debido a una causa asegurable. 

Los seguros para propietarios de viviendas y de negocios son pólizas combinadas que cubren tanto la pérdida de bienes como la responsabilidad civil derivada de daños causados a otras personas o a los bienes de otras personas. El seguro de automóvil funciona de la misma manera. 

¡Ten cuidado! Una póliza de seguro de hogar no cubre una explotación agrícola, y una póliza de seguro de automóvil particular no cubre los accidentes relacionados con una actividad empresarial. 

El seguro de accidentes de trabajo es un tipo especial de seguro de responsabilidad civil para los empresarios y de seguro de ingresos para los trabajadores. Cada estado cuenta con leyes que obligan a los empresarios a cotizar a un programa de seguro de accidentes de trabajo para garantizar que los trabajadores reciban ingresos en caso de sufrir una lesión laboral que les impida seguir trabajando. El programa también minimiza el riesgo de que los empresarios sean demandados por responsabilidad civil más allá de lo que cubre el seguro de accidentes de trabajo. 

El seguro de incapacidad se diferencia del seguro de accidentes de trabajo en que sustituye los ingresos percibidos cuando el asegurado no puede trabajar debido a una lesión o enfermedad, independientemente de la causa de dicha lesión o enfermedad. Las empresas pueden contratar un seguro de incapacidad para sus empleados como prestación opcional.  

Las empresas también pueden contratar un seguro de interrupción de la actividad, y los agricultores y ganaderos pueden contratar un seguro de cosechas, que es un tipo de seguro combinado de bienes e ingresos. 

Seguro de cosechas

Existen algunos tipos de seguros agrícolas privados, normalmente pólizas especializadas contra el granizo, los incendios y los cultivos arbóreos, que son elaboradas y gestionadas íntegramente por compañías de seguros privadas.

La mayor parte de los seguros de cosechas son del Programa Federal de Seguros Agrícolas. 

Las pólizas se elaboran y gestionan mediante una colaboración público-privada entre varias compañías de seguros privadas y la Agencia de Gestión de Riesgos del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA). 

El seguro de cosechas puede ser contratado por un propietario, un arrendatario o un aparcero, siempre y cuando el titular de la póliza comparta el riesgo de la producción de la cosecha y tenga derecho a una parte de la misma en concepto de propiedad. 

Los principales tipos de seguros de cosechas son: 

• Seguro de cosechas contra riesgos múltiples (MPCI) 
• Políticas ganaderas
• Pólizas de ingresos, incluidas las pólizas «Whole Farm» y «Micro Farm».
• Programas piloto (especializados, experimentales)

Las pólizas deben contratarse antes de la siembra. Algunas pólizas pueden cubrir la imposibilidad de sembrar debido a fenómenos meteorológicos; otras, la pérdida de precio o del margen de precio; y hay un producto que asegura los ingresos medios de toda la explotación agrícola.

También se ofrece una cobertura limitada para determinados tipos de ganado, así como para pastos, pastizales y forraje. 

La mayoría de las pólizas se suscriben para un único cultivo en un número limitado de estados y condados, y cubren la pérdida de rendimiento de los cultivos debida a causas naturales, como la sequía, el exceso de humedad, las heladas y las enfermedades. 

Si una póliza no está disponible en tu condado, pero sí lo está en un condado cercano, puedes solicitar —y, por lo general, obtendrás— un permiso especial para contratar la misma cobertura en tu condado. 

Programa de ayuda en caso de catástrofes para personas sin seguro

La Agencia de Servicios Agrícolas del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) gestiona un programa destinado a los productores que no cumplen los requisitos para acceder a otros tipos de seguros de cosechas; se denomina NAP, siglas de «Programa de Ayuda en caso de Catástrofes para los No Asegurados». 

El NAP tiene un coste de adquisición relativamente bajo. No pretende compensar íntegramente las pérdidas de cosechas, sino ayudar a mitigar el costo las catástrofes y reducir la necesidad de recurrir a medidas legislativas de emergencia para prestar ayuda cuando una comunidad agrícola se ve gravemente afectada por una catástrofe natural, como un incendio forestal o un tornado.

Cómo estructurar una empresa

La estructura se refiere a la forma en que se gestiona la propiedad de una empresa, cómo participan los propietarios, cómo se reparten los beneficios, cómo se utilizan los activos y cómo se limitan y reparten las responsabilidades.

¿Qué significa ser propietario de un negocio?

El propietario de una empresa ha invertido capital y tiene derecho a recibir una parte de los beneficios.

La forma jurídica de la propiedad determinará cómo invierte el propietario su capital y cómo se reparten los beneficios o las pérdidas.

En función de la forma jurídica de la propiedad, puede haber documentos que especifiquen cómo pueden los propietarios dirigir las actividades de la empresa.

Tipo de entidad empresarial y tipo de titularidad

De manera informal, solemos decir que la forma jurídica de una empresa es su tipo de entidad. Formalmente, una empresa es una entidad jurídica independiente si puede demandar y ser demandada de forma independiente de sus propietarios. Entre estas entidades empresariales formales se incluyen las sociedades en comandita, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas.

• La empresa unipersonal es la forma jurídica predeterminada para un único propietario.
• La sociedad colectiva es la forma jurídica predeterminada cuando hay más de un propietario.
• La sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad anónima son formas jurídicas de propiedad que deben constituirse expresamente con arreglo a la legislación estatal.

¿Qué es el capital? 

Los recursos que te permiten gestionar tu negocio.  

• Efectivo
• Equipamiento
• Trabajo
• Tierra y recursos naturales
• Conocimientos (técnicos, sobre procesos y procedimientos)

Los créditos, los arrendamientos y los contratos laborales son formas de obtener capital más allá de las aportaciones iniciales de los propietarios.

La financiación de una empresa

Los propietarios aportan capital a una empresa mediante aportaciones en efectivo u otros activos, como terrenos o maquinaria. 

Un plan de negocio ofrece una evaluación preliminar de las necesidades de liquidez y crédito de una empresa.

Si una empresa no dispone de suficiente liquidez, se considera que está «infrafinanciada» y es posible que tenga que endeudarse.

Capital de riesgo

Una vez que un propietario invierte su capital (normalmente, efectivo y equipamiento) en un negocio, esa inversión corre un riesgo. Puede utilizarse para:

• Financiar actividades no rentables
• Saldar las deudas que no puedan pagarse con los beneficios de la empresa
• Resolver las reclamaciones legales presentadas contra la empresa

El capital de riesgo también se denomina «capital invertido» debido al riesgo de pérdida que conlleva.

Responsabilidad personal ilimitada

Los titulares de empresas unipersonales y sociedades colectivas tienen responsabilidad personal ilimitada por las deudas, multas, sanciones y sentencias judiciales dictadas contra la empresa.

• Puede que tenga que recurrir a mis ahorros personales.
• Se le podrían embargar los salarios futuros.
• La responsabilidad puede extenderse a los ahorros y a los ingresos futuros del cónyuge.

En una sociedad, cada socio (y su cónyuge) es responsable de todas las obligaciones de la empresa.

Responsabilidad limitada

Los empresarios pueden limitar su responsabilidad únicamente a las aportaciones de capital que estén expuestas a riesgo mediante la constitución de una sociedad en comandita, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima. 

Estas entidades se constituyen con arreglo a la legislación estatal (o, en ocasiones, a la legislación tribal o federal) y pueden ofrecer protección frente a la responsabilidad civil, limitando el riesgo del propietario únicamente al capital invertido. Estas entidades nunca protegerán al propietario del riesgo asociado a la negligencia o a actos ilícitos deliberados.

Derechos y obligaciones de los propietarios

En un plan de negocio se recogen los derechos y obligaciones de los propietarios, entre los que se incluyen:

• La cantidad de dinero en efectivo que aportará inicialmente cada propietario.
• Los derechos de los propietarios a dirigir y gestionar la empresa.
• Circunstancias en las que se puede exigir a un propietario que aporte dinero en efectivo adicional.
• Restricciones sobre la cantidad que pueden retirar los propietarios.
• Circunstancias en las que un propietario puede retirar capital de la empresa.
• Restricciones a la venta o la transmisión de participaciones en la propiedad.
• Cómo se repartirán las ganancias y las pérdidas.

Un plan de negocio define los activos clave necesarios para la empresa y establece cuándo y cómo se adquirirán dichos activos. La agricultura y la pesca dependen de los recursos naturales y de otros activos especializados. Un prestamista que conozca tu sector espera que el plan de negocio aborde la cuestión de los activos clave. Un prestamista que no conozca tu sector necesita aún más que se aborde esta cuestión.

Muchos activos son sustitutos de la mano de obra. La mano de obra es un gasto: se paga a medida que se utiliza. Los activos son una inversión: se pagan por adelantado, te ahorran gastos mes a mes y, con el tiempo, hay que sustituirlos. Pero si financias la compra o adquisición de activos, pagas mes a mes, por lo que puede resultar tan asequible como la mano de obra si cumples los requisitos para obtener un crédito a un precio razonable.

La elección entre invertir en activos o en mano de obra es una de las decisiones más importantes que tomarás como propietario de una explotación agrícola, y la tendrás que tomar una y otra vez. 

• ¿Mano de obra propia o contratada?
• ¿Tu propia mano de obra o tu propio equipo?
• ¿Mano de obra contratada + más mano de obra o más maquinaria? 
• ¿Terrenos más baratos y más tiempo de desplazamiento, o terrenos más caros y menos tiempo de desplazamiento? 

La tierra es el principal factor que impulsa y limita la rentabilidad:

• Ubicación
• Distancia al mercado / Calidad del mercado
• Distancia a los servicios y a los insumos / Calidad de los servicios disponibles
• Distancia respecto a la mano de obra / Calidad de la mano de obra 
• Administración local: actitudes, apoyo y obstáculos
• Disponibilidad de viviendas
• Vecinos
• Capacidad productiva (suelos, acres, acceso al agua) 
• Clima y microclimas

En función de tu plan de operaciones empresariales, es posible que también necesites una infraestructura de gran valor, como por ejemplo: 

• Edificios
  
  • Envasado y refrigeración
  • Almacén para equipos y suministros
  • Oficina
  • ¿Alguna otra necesidad? 
• Equipamiento
  
  • Sembrar, quitar las malas hierbas, cosechar
  • Embalaje y transporte
  • Venta (puesto de mercado, etc.) 

• Cultivos permanentes
  
  • Huertos
  • Viñedos
• Mejoras en los terrenos
  
  • Pozos, estanques
  • Setos, cortavientos
  • Riego  
  • Carreteras
  • Vallas
  • Fosa séptica
  • Eléctrico 

Plan de adquisición de activos

Para cada activo que necesites en tu negocio, ten en cuenta la contribución directa que cada uno de ellos aporta a tu teoría de la rentabilidad, así como cuándo es necesario dicho activo. Si el activo no contribuye de forma directa o inmediata, ¿sigue siendo necesario y/o cuándo se necesitará? 

¿En efectivo o con tarjeta? 

Es relativamente fácil conseguir un préstamo para adquirir un activo, ya que el préstamo está garantizado por dicho activo. En cambio, es relativamente difícil conseguir un préstamo de explotación, ya que, aunque el prestamista obtenga un derecho de retención sobre la cosecha, lo cierto es que no quiere quedarse con ella. Uno de los mayores errores que cometen los agricultores principiantes es destinar el efectivo a la adquisición de activos y quedarse luego sin liquidez para la explotación. Si te falta liquidez operativa y tienes que pedir un préstamo, puede que sea demasiado tarde en la temporada para conseguirlo de una entidad especializada en agricultura, y los préstamos de otras entidades ofrecen menos garantías, menos asesoramiento especializado y pueden tener tipos de interés más elevados. Algunas personas acaban utilizando tarjetas de crédito con tipos de interés del 20 %: ¡es un error muy caro!  

Planificación del mantenimiento y la sustitución de activos 

Tu plan debe tener en cuenta las necesidades de mantenimiento periódico de cada activo importante, así como su vida útil real estimada. Ten en cuenta cuándo y cómo podría desgastarse el activo, si la tecnología podría cambiar y cómo vas a buscar información y financiar su sustitución. 

El tiempo es uno de los principales factores limitantes de tu negocio. 

• Organiza tu tiempo para asegurarte de poder realizar las tareas que solo tú puedes hacer. 
• A medida que tu negocio crezca, plantéate externalizar las tareas que puedas externalizar lo antes posible.

Infórmate sobre los requisitos legales relativos a quién debe figurar en la nómina y quién puede recibir una remuneración como trabajador autónomo. Asegúrate de incluir en el presupuesto todos los costes laborales exigidos por la ley. 

La mano de obra puede provocar problemas de flujo de caja

Una vez que contrates personal en régimen de nómina, estarás obligado a pagarles cada dos semanas. Si el personal que contrates no está directamente relacionado con la generación de ingresos, es posible que te encuentres con que debes salarios e impuestos sobre las nóminas antes de haber recibido los ingresos correspondientes. Una planificación cuidadosa del flujo de caja y la elección del tipo de personal que vas a contratar pueden ayudarte en este sentido. 

Contrata primero para trabajos directamente relacionados con los ingresos, de modo que dispongas de dinero en efectivo de inmediato para cubrir los salarios.

• Cultivo de cultivos de ciclo corto
• Desbroce
• Cosecha
• Entregas de ventas

No contrates personal para tareas que no estén relacionadas con ingresos inmediatos, a menos que cuentes con un plan de flujo de caja que cubra los costes de personal. Algunos ejemplos de tareas que reportan beneficios a largo plazo son:

• Mantenimiento general
• Cultivos a largo plazo 
• Marketing general 
• Construcción o promoción inmobiliaria

Presupuestación de la mano de obra

Para calcular con precisión el presupuesto de mano de obra, necesitarás una lista detallada de tareas y una estimación del tiempo que requiere cada una. La mejor forma de calcular el tiempo que lleva una tarea es cronometrarte mientras la realizas. También puedes preguntar a otras personas o consultar los estudios de la Extensión Universitaria. 

costo hora de la mano de obra incluida en la nómina incluye: 

• Salario por hora
• 15 % para FICA y Medicare
• 5 % en concepto de desempleo y otros impuestos estatales
• Entre el 5 % y el 10 % para el seguro de accidentes de trabajo

Muchas empresas prevén un margen estándar del 25 % sobre el salario por hora para tener en cuenta todos los costes, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad.  

Planificación de la gestión de la mano de obra

California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y se deben pagar los impuestos estatales y federales sobre las nóminas. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Antes de contratar personal, también necesitarás un plan para gestionar la mano de obra que incluya: 

• Expedientes básicos de los empleados, incluidos los formularios I-9
• Prácticas de pago que cumplen con la normativa, entre las que se incluyen:
  
  • Comunicación de las notificaciones obligatorias a los empleados
  • Seguimiento de los días de baja por enfermedad y de vacaciones acumulados 
  • Realizar los ingresos de las cotizaciones sociales en el plazo establecido
  • Presentación puntual de los formularios W-2
  • Registro de las horas trabajadas y los descansos realizados
• Crear un entorno de trabajo seguro y respetuoso
• Políticas y procedimientos relativos a la seguridad física, la conducta general, la discriminación, el acoso, etc. 
• Formación y documentación de la formación
• Preparación para auditorías, inspecciones y redadas

Asegúrate de conocer los requisitos esenciales que debe cumplir un empleado antes de contratarlo. Una vez que lo hayas contratado, asegúrate de disponer de toda la documentación obligatoria y recomendada, y de que esté bien protegida y sea fácilmente accesible para ti en caso de auditoría. 

Tu plan de negocio debe demostrar claramente que cuentas con un plan viable para gestionar tu empresa, lo que incluye llevar y mantener los registros necesarios, así como dedicar tiempo a analizar los datos clave y tomar decisiones estratégicas sobre la dirección de la empresa. 

Un presupuesto de tiempo personal puede ser una de tus herramientas de gestión más importantes. Esto es especialmente cierto si, además de tu trabajo en la granja o el rancho, tienes un empleo externo. Asegúrate de distinguir entre lo que tienes que hacer para disponer de los registros y datos necesarios, y dedicar tiempo realmente a revisar dichos registros y datos y utilizarlos para mejorar tu negocio. A menudo puedes externalizar muchas de las tareas relacionadas con la creación y el mantenimiento de los registros, pero normalmente eres la única persona que puede revisarlos y utilizarlos para tomar decisiones de gestión. 

Registros financieros y decisiones

Está obligado a llevar una contabilidad adecuada que justifique los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas.  

Tendrás que elegir un programa de contabilidad y decidir qué nivel de asistencia deseas recibir por parte de un contable. Muchos contables incluyen el costo programa de contabilidad en su tarifa mensual. Asegúrate de que los datos te pertenecen. Los costes de la contabilidad varían en función del número de transacciones al mes. Calcula un mínimo de 150 dólares al mes. 

Deberás asegurarte de dedicar tiempo cada semana y cada mes para garantizar que las tareas de contabilidad se realicen según lo previsto, así como para revisar los datos financieros con el fin de asegurarte de que te ajustas al presupuesto y dispones de suficiente efectivo. 

Documentación no financiera y resoluciones

Necesitarás registros detallados de producción y ventas para tomar decisiones futuras basadas en lo que has hecho en el pasado. Además, son imprescindibles para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. 

Probablemente no podrás externalizar la gestión de los registros de producción. En su lugar, tendrás que asegurarte de contar con un sistema para registrar y revisar información clave como, por ejemplo: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y de parto, pesos, tasas de crecimiento y calendarios de vacunación;
• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Historial de pagos de los clientes, otros datos de los clientes y notas.

Planificación de la información física y no física 

Necesitarás un plan y un presupuesto que contemple cómo gestionarás tus sistemas físicos e informáticos, incluyendo el correo postal, el correo electrónico y el almacenamiento de datos y documentos, tanto físicos como digitales. Asegúrate de tener en cuenta lo siguiente: 

• ¿Dónde se almacenarán los archivos en línea?
• ¿Dónde se conservarán los expedientes y archivos físicos?
• ¿Cuáles son los sistemas de respaldo?
• ¿Qué sistemas de seguridad de datos, tanto físicos como digitales, necesitarás? 
• ¿Cuál es el plan para conservar los documentos y destruirlos tras un plazo adecuado?

Quizá te convenga presupuestar los gastos de apoyo administrativo general cuanto antes, ya que muchos aspectos relacionados con el desarrollo y el mantenimiento de unos buenos sistemas administrativos pueden externalizarse. 

Tu función como directivo es asegurarte de que dispones de los datos necesarios para tomar buenas decisiones y utilizar los datos de que dispones para gestionar las operaciones actuales y futuras. Si dedicas demasiado tiempo únicamente a recopilar y gestionar datos, no te quedará tiempo para reflexionar sobre cómo utilizarlos.

Un buen plan de gestión dará prioridad a tu función como líder y hará que las tareas relacionadas con la recopilación y el mantenimiento de datos sean lo más rutinarias y eficientes posible. 

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros? 

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

• Conserva los registros de empleo durante 4 años. 
• Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.
• Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos.
• Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta. 
• Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los 7 años posteriores a su venta.

El flujo de caja es un concepto dinámico que se centra en cómo varía la cantidad de efectivo disponible a lo largo del año. 

Las explotaciones agrícolas suelen requerir una inversión inicial y un periodo de tiempo antes de que el propietario disponga de productos para la venta y reciba el dinero procedente de dicha venta. Esto significa que hay un periodo de flujo de caja negativo antes de que se produzca uno positivo. Si la empresa dispone de suficiente efectivo al comienzo del año para cubrir ese periodo de flujo de caja negativo, se autofinancia. Si necesita ayuda para cubrir ese déficit, debe tener acceso al crédito. 

El crédito agrícola es esencial para la mayoría de las explotaciones. Está diseñado para ayudar al empresario a cubrir el periodo entre el momento en que invierte dinero para cultivar o criar un producto destinado a la venta y el momento en que recibirá los ingresos de dicha venta. El problema es que a un empresario le puede resultar difícil saber si el crédito está cubriendo un déficit de flujo de caja en una explotación rentable, o si está ayudando a que una explotación que no es rentable siga en activo. A los nuevos empresarios les puede resultar complicado distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

Por regla general, las explotaciones agrícolas que requieren una mayor inversión inicial y un periodo de espera más largo (huertos frutales y viñedos) son más rentables que aquellas con una inversión inicial menor y un periodo de cultivo más corto (por ejemplo, las hortalizas de hoja). 

• Añadir valor a un producto transformándolo de algo que se estropea rápidamente —y que, por lo tanto, debe venderse con celeridad— aumenta la cantidad de efectivo y el tiempo invertidos en el producto antes de su venta. Por lo tanto, incorporar un producto de valor añadido a tu negocio puede aumentar tus ingresos netos, pero también puede agravar tus problemas de flujo de caja. 
• Plantar peonías en terrenos que actualmente se utilizan para el cultivo de flores anuales probablemente suponga un aumento significativo de la facturación bruta por acre, aunque esto no se notará hasta dentro de unos años. Por lo tanto, incorporar un cultivo de alto valor a tu explotación puede reducir tus ingresos netos y tu flujo de caja durante un tiempo, antes de que, con el tiempo, aumente tus ingresos netos y mejore tu flujo de caja. 

Si dispones de un plan de negocio que te permita obtener un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito puede ser una herramienta valiosa que te ayude a superar los momentos de tu ciclo de crecimiento en los que te falte liquidez. 

Si recurres al crédito para hacer frente a la falta de liquidez en una operación que no cuenta con un plan sólido para generar un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito no hará más que agravar tus problemas.  

A los nuevos empresarios les puede resultar difícil distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

El flujo de caja consta de cuatro componentes:

1. Del ámbito de las operaciones empresariales
2. De activos comprados o vendidos
3. De la deuda contraída o pagada
4. De las aportaciones y retiradas del propietario

El resultado neto se compone de tres elementos:

1. Procedente exclusivamente de las actividades de explotación, también denominado «beneficio bruto»
2. Tras incluir también los gastos administrativos y de otro tipo
3. Tras incluir también partidas de ingresos o gastos extraordinarios, como acuerdos extrajudiciales o catástrofes naturales

Los saldos de caja varían debido a: 

Aumentos

• Pagos realizados por gastos incurridos
• Fondos recibidos del préstamo
• Inversiones recibidas del propietario
• Pagos recibidos por activos vendidos

Disminuciones

• Pagos recibidos por las ventas realizadas
• Pagos realizados para saldar préstamos pendientes
• Pagos realizados en concepto de retiradas del propietario
• Pagos realizados por activos adquiridos

El efectivo no se incluye en el cálculo del resultado neto. El resultado neto varía cuando:

Aumentos

• Las ventas se contabilizan independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo
• Los activos se venden, independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo

Disminuciones

• Los gastos se incurren independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo
• Los activos se adquieren, independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo

Tenga en cuenta las partidas de flujo de caja que no se incluyen en el resultado neto: las inversiones o retiradas del propietario, los fondos obtenidos mediante préstamos y los pagos de los préstamos. 

Un plan de gestión de riesgos comienza por definir y evaluar los riesgos; a continuación, asigna estrategias de mitigación a cada uno de ellos y establece las prioridades para su aplicación.

Define los riesgos teniendo en cuenta las categorías o tipos de acontecimientos que podrían poner en peligro el éxito de tu plan de negocio. Existen dos marcos habituales para analizar el riesgo en una empresa dedicada a la agricultura, la ganadería o la pesca: 

• Las cinco «D»: muerte, divorcio, desastre, discapacidad, desacuerdo
• Marco de evaluación del plan de negocio: 
  
  • Producción 
  • Marketing 
  • Financiero 
  • Aspectos legales y normativos
  • Humano

Evaluar el riesgo analizando tanto la probabilidad como la gravedad de las consecuencias de un evento adverso.

Mitigar el riesgo asignándole una estrategia de gestión de riesgos adecuada:

• Fallecimiento, divorcio, discapacidad, desacuerdos: seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de alquiler y contratos por escrito
• Catástrofes: protección física de los activos, seguros para los activos
• Riesgos de producción: diversificación de la producción, seguro de cosechas multirriesgo 
• Riesgos de marketing: diversificación de mercados, seguro de protección de ingresos
• Riesgos financieros: sistemas contables sólidos, seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito
• Riesgos legales y normativos: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito, reuniones periódicas con el asesor jurídico adecuado cuando sea necesario, antes de emprender una nueva línea de actuación, ya sea de gran envergadura o que entrañe riesgos.
• Riesgos para las personas: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, seguros

Establece qué riesgos son los más críticos y qué medidas de mitigación son las más estratégicas. 

1. Proteja los activos críticos, es decir, aquellos que son más esenciales para su actividad 
2. Abordar las mayores vulnerabilidades, identificadas como los vectores más probables de pérdidas materiales 
3. Se sabe que son eficaces y que ofrecen una alta probabilidad de proteger tu negocio
4. Aporta beneficios a tu empresa, independientemente del riesgo que mitiguen. 

El seguro es una de las herramientas más importantes para mitigar los riesgos empresariales. Existen varios tipos generales de seguro, como los de bienes, responsabilidad civil e ingresos, así como numerosos programas y pólizas de seguro específicos. 

El seguro de bienes cubre el costo sustitución costo los bienes perdidos o dañados debido a causas de siniestro asegurables, como el robo, el incendio, las inundaciones y los accidentes. El seguro de responsabilidad civil protege frente al costo la defensa en caso de demanda y cubre el costo llegar a un acuerdo extrajudicial o el costo una sentencia judicial en contra del asegurado. El seguro de ingresos proporciona ingresos continuados cuando los ingresos habituales se interrumpen o dejan de percibirse debido a una causa asegurable. 

Los seguros para propietarios de viviendas y de negocios son pólizas combinadas que cubren tanto la pérdida de bienes como la responsabilidad civil derivada de daños causados a otras personas o a los bienes de otras personas. El seguro de automóvil funciona de la misma manera. 

¡Ten cuidado! Una póliza de seguro de hogar no cubre una explotación agrícola, y una póliza de seguro de automóvil particular no cubre los accidentes relacionados con una actividad empresarial. 

El seguro de accidentes de trabajo es un tipo especial de seguro de responsabilidad civil para los empresarios y de seguro de ingresos para los trabajadores. Cada estado cuenta con leyes que obligan a los empresarios a cotizar a un programa de seguro de accidentes de trabajo para garantizar que los trabajadores reciban ingresos en caso de sufrir una lesión laboral que les impida seguir trabajando. El programa también minimiza el riesgo de que los empresarios sean demandados por responsabilidad civil más allá de lo que cubre el seguro de accidentes de trabajo. 

El seguro de incapacidad se diferencia del seguro de accidentes de trabajo en que sustituye los ingresos percibidos cuando el asegurado no puede trabajar debido a una lesión o enfermedad, independientemente de la causa de dicha lesión o enfermedad. Las empresas pueden contratar un seguro de incapacidad para sus empleados como prestación opcional.  

Las empresas también pueden contratar un seguro de interrupción de la actividad, y los agricultores y ganaderos pueden contratar un seguro de cosechas, que es un tipo de seguro combinado de bienes e ingresos. 

Seguro de cosechas

Existen algunos tipos de seguros agrícolas privados, normalmente pólizas especializadas contra el granizo, los incendios y los cultivos arbóreos, que son elaboradas y gestionadas íntegramente por compañías de seguros privadas.

La mayor parte de los seguros de cosechas son del Programa Federal de Seguros Agrícolas. 

Las pólizas se elaboran y gestionan mediante una colaboración público-privada entre varias compañías de seguros privadas y la Agencia de Gestión de Riesgos del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA). 

El seguro de cosechas puede ser contratado por un propietario, un arrendatario o un aparcero, siempre y cuando el titular de la póliza comparta el riesgo de la producción de la cosecha y tenga derecho a una parte de la misma en concepto de propiedad. 

Los principales tipos de seguros de cosechas son: 

• Seguro de cosechas contra riesgos múltiples (MPCI) 
• Políticas ganaderas
• Pólizas de ingresos, incluidas las pólizas «Whole Farm» y «Micro Farm».
• Programas piloto (especializados, experimentales)

Las pólizas deben contratarse antes de la siembra. Algunas pólizas pueden cubrir la imposibilidad de sembrar debido a fenómenos meteorológicos; otras, la pérdida de precio o del margen de precio; y hay un producto que asegura los ingresos medios de toda la explotación agrícola.

También se ofrece una cobertura limitada para determinados tipos de ganado, así como para pastos, pastizales y forraje. 

La mayoría de las pólizas se suscriben para un único cultivo en un número limitado de estados y condados, y cubren la pérdida de rendimiento de los cultivos debida a causas naturales, como la sequía, el exceso de humedad, las heladas y las enfermedades. 

Si una póliza no está disponible en tu condado, pero sí lo está en un condado cercano, puedes solicitar —y, por lo general, obtendrás— un permiso especial para contratar la misma cobertura en tu condado. 

Programa de ayuda en caso de catástrofes para personas sin seguro

La Agencia de Servicios Agrícolas del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) gestiona un programa destinado a los productores que no cumplen los requisitos para acceder a otros tipos de seguros de cosechas; se denomina NAP, siglas de «Programa de Ayuda en caso de Catástrofes para los No Asegurados». 

El NAP tiene un coste de adquisición relativamente bajo. No pretende compensar íntegramente las pérdidas de cosechas, sino ayudar a mitigar el costo las catástrofes y reducir la necesidad de recurrir a medidas legislativas de emergencia para prestar ayuda cuando una comunidad agrícola se ve gravemente afectada por una catástrofe natural, como un incendio forestal o un tornado.