Centro de Aprendizaje Complementario

Una empresa es una o varias actividades que se llevan a cabo de forma habitual con la intención de generar beneficios para los propietarios de la misma. 

Las actividades empresariales agrícolas y ganaderas consisten en la producción de cultivos, ganado o productos agrícolas y ganaderos destinados a la venta. Otras actividades empresariales relacionadas pueden incluir el alquiler de tierras agrícolas o de maquinaria, o la prestación de servicios especializados, como el pastoreo o la polinización. 

Las empresas pesqueras se dedican a la pesca con la intención de vender las capturas a un precio superior a los costes de organización de las salidas. 

Se considera que una actividad se lleva a cabo de forma habitual si sus actividades se perciben como frecuentes y continuas.  Una actividad se considera que se lleva a cabo de forma habitual, aunque sea estacional, si se desarrolla durante un período de tiempo considerable cada temporada. Una actividad se considera que se lleva a cabo de forma habitual aunque solo sea durante unos pocos días al mes, siempre que haya actividad frecuente mientras la empresa esté en funcionamiento; por ejemplo, vender en un mercadillo tres domingos al mes, pero con muchas transacciones de venta diferentes en cada mercadillo. 

Una empresa debe gestionarse con la intención de obtener beneficios. No es necesario que una empresa obtenga beneficios todos los años, pero debe gestionarse siempre con el objetivo de obtenerlos, ya sea en el ejercicio actual o en ejercicios futuros, gracias a los esfuerzos realizados en los ejercicios actuales. 

Las explotaciones agrícolas y ganaderas producen cultivos y ganado para su venta. Un propietario que utilice los cultivos y el ganado para mejorar la salud ecológica de la tierra no se dedica a la agricultura ni a la ganadería, aunque reciba pagos para compensar parte de sus costes. Alguien que produzca cultivos o críe ganado sin intención de venderlos tampoco se dedica a la agricultura ni a la ganadería, aunque done los cultivos para alimentar a otras personas, ya que no hay forma de obtener beneficios si no existe la intención de generar ingresos. 

Los propietarios de una empresa son las personas que aportan el dinero y el esfuerzo necesarios para gestionar y poner en marcha la empresa. 

Una empresa puede adoptar diversas formas jurídicas, y la forma jurídica de la empresa influye en la forma en que se remunera a los propietarios y en cómo se les grava. 

Una empresa unipersonal es una empresa propiedad de una sola persona, siempre que dicha persona no haya tomado ninguna medida para constituir una entidad jurídica independiente. Los propietarios de una empresa unipersonal pueden aportar dinero a la empresa y retirarlo de ella según lo deseen. El propietario de una empresa unipersonal no puede figurar en la nómina de la empresa. El propietario de una empresa unipersonal presenta una declaración de la renta individual habitual y declara los ingresos y gastos de la empresa en el Anexo F, si se trata de una explotación agrícola o ganadera, o en el Anexo C para cualquier otro tipo de negocio. En ningún apartado de los formularios fiscales el propietario de una empresa unipersonal indica cuánto dinero ha aportado o retirado de la empresa, ya que se le grava por los ingresos netos de la misma, independientemente de la cantidad de dinero que haya aportado o retirado. 

Una sociedad colectiva es una empresa propiedad de más de una persona, siempre que todas ellas tengan la intención de colaborar de alguna forma para compartir los riesgos y los beneficios, y no hayan tomado ninguna medida para constituir una entidad jurídica independiente. Una sociedad colectiva se rige por un contrato de sociedad escrito o, en su defecto, por la legislación estatal. Por lo general, los socios pueden aportar dinero a la empresa y retirar fondos de la misma según consideren oportuno, con sujeción a las limitaciones que hayan establecido en el contrato de sociedad. Los socios no pueden figurar en la nómina de la sociedad colectiva. Una sociedad colectiva presenta sus propias declaraciones de impuestos federales y estatales, pero no paga impuestos. Las declaraciones de impuestos de la sociedad colectiva generan un formulario K-1 para cada socio, en el que se indica la parte que le corresponde de los ingresos y gastos imponibles de la sociedad. A continuación, cada socio declara los datos del formulario K-1 en su propia declaración de la renta. Aunque las cantidades que los socios aportan a la sociedad o retiran de ella no se tienen en cuenta a la hora de calcular su renta imponible, existen normas complejas que regulan lo que ocurre si el importe total que cada socio ha invertido en la sociedad no se corresponde con los porcentajes de participación declarados en las declaraciones de impuestos de la sociedad. 

Una sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima es una entidad jurídica creada por uno o varios propietarios con el fin de gozar de la protección que ofrece la legislación estatal y limitar la responsabilidad financiera de los propietarios frente a las deudas y otras obligaciones de la empresa. Una sociedad de responsabilidad limitada puede considerarse una «entidad no considerada como tal» a efectos fiscales. Esto significa que se ignora a efectos fiscales. Si hay un único propietario, a efectos fiscales se considera como si fuera una empresa unipersonal. Si hay más de un propietario, a efectos fiscales se considera como si fuera una sociedad colectiva. 

Una sociedad de tipo S es un tipo especial de sociedad de responsabilidad limitada que permite al propietario de la empresa figurar en la nómina de la misma. Los propietarios de una empresa unipersonal o de una sociedad colectiva no pueden figurar en la nómina de la empresa. Una sociedad de tipo S presenta su propia declaración de la renta y entrega a cada propietario tanto un formulario W-2 correspondiente a los salarios pagados como un formulario K-1 correspondiente a otros conceptos de ingresos y gastos.

Dirigir una empresa no es lo mismo que trabajar en ella. Un trabajador se ocupa de las operaciones de la empresa: producir y vender. Un directivo debe ocuparse de las operaciones, pero también del cumplimiento normativo (lo que exige el Gobierno) y de la gestión estratégica a corto y largo plazo (lo necesario para obtener beneficios y alcanzar la seguridad financiera a largo plazo). 

Aspectos fundamentales del cumplimiento normativo 

Impuesto sobre la renta: El titular de una empresa debe declarar los ingresos y gastos de la misma en los formularios correspondientes de la declaración del impuesto sobre la renta estatal y federal. 

El IRS exige que dispongas de pruebas suficientes para demostrar que los datos que figuran en tus declaraciones de la renta son veraces y exactos. Las normas relativas al tipo de pruebas que debes presentar incluyen normas generales y normas especiales para determinados tipos de transacciones. 

En caso de que el IRS realice una investigación o una inspección, estará obligado a presentar pruebas que justifiquen cualquier afirmación que el IRS ponga en duda. A falta de pruebas, el IRS podría obligarle a adoptar la posición fiscal menos favorable y, en algunos casos, podría incurrir en sanciones por negligencia. 

Impuesto sobre bienes inmuebles: Es posible que las empresas que posean bienes inmuebles comerciales por un valor superior a una determinada cantidad tengan que presentar los formularios del impuesto sobre bienes inmuebles comerciales del condado. Consulta con el tasador fiscal de tu condado para conocer los límites aplicables en tu condado. 

Impuesto sobre las ventas: En California, los productos alimenticios están exentos del impuesto sobre las ventas. Las flores y las fibras, en cambio, no lo están. Para obtener más información, consulta el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California. 

Registros financieros: Está obligado a llevar registros financieros adecuados que justifiquen los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas. 

Trabajo: California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y tener pagados los impuestos sobre nóminas estatales y federales. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Normativa medioambiental: California cuenta con estrictas medidas de protección medioambiental, especialmente en lo que respecta al agua, el uso del suelo y la eliminación de residuos. Prácticamente cualquier actividad que implique el movimiento de tierra o agua requiere un permiso del condado, y existen normas especiales para la eliminación de los residuos generados por las empresas. Para obtener más información, consulta al comisario agrícola de tu condado o a la oficina de extensión agrícola del condado. 

Seguridad alimentaria: Las explotaciones agrícolas están sujetas a la normativa en materia de seguridad alimentaria. A continuación te ofrecemos algunos recursos para que te hagas una idea: cdfa.ca.gov/is/i_&_c/sffsg.html y ucsmallfarmfoodsafety.ucdavis.edu. 

Registros y planes de gestión

Además de los registros financieros básicos que estás obligado a llevar para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, necesitas registros financieros y de otro tipo adicionales para poder planificar la gestión de tu negocio con vistas a obtener beneficios tanto actuales como futuros. 

Documentación no financiera imprescindible 

Los registros de producción te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder al crédito empresarial, a los programas de seguros de cosechas y a las ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. Los registros de producción incluyen: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Volúmenes de capturas durante las distintas temporadas de pesca;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y parto, pesos, tasas de crecimiento y calendario de vacunación.

Los registros de ventas te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes. Los registros de ventas incluyen: 

• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Cumplimiento de los pagos por parte de los clientes.

Los registros de equipos te ayudan a gestionar uno de los aspectos más importantes de tu actividad. Necesitas listas básicas de equipos para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, pero también necesitas datos de uso y mantenimiento para planificar el mantenimiento o la sustitución futura de los equipos. 

Planes esenciales 

Los planes de marketing incluyen planes concretos sobre cómo se empaquetará y transportará un producto al mercado, así como planes concretos sobre dónde se venderán los productos. 

Los planes de producción son planes específicos sobre lo que se producirá en las próximas 1 a 4 temporadas, teniendo en cuenta las rotaciones, la demanda del mercado y la disponibilidad de semillas, maquinaria y mano de obra. 

Los planes de gestión son planes específicos destinados a garantizar que gestionas tu negocio de forma que se obtengan beneficios actuales y futuros y se minimice el riesgo de pérdidas. Entre ellos se incluyen planes para: 

• Contabilidad: Llevar un registro de las transacciones a diario y semanalmente 
• Contabilidad: Organización de los registros financieros en un sistema estandarizado diseñado para proporcionarte información actualizada, precisa y relevante.
• Gestión laboral: Gestionar todos los requisitos normativos relacionados con el ámbito laboral, así como la información de contacto, la planificación de horarios, la contratación, las evaluaciones de rendimiento, etc. 
• Efectivo y crédito: Sistemas que garantizan que recibas los pagos puntualmente y que puedas hacer frente a tus obligaciones financieras a medida que vencen. Sistemas que te ayudan a evaluar tu disponibilidad de efectivo prevista y tus necesidades de efectivo (flujo de caja), así como tus necesidades de crédito para gestionar el flujo de caja o para adquirir maquinaria o terrenos. 
• Gestión de riesgos: Un seguro adecuado que incluya un seguro de bienes, un seguro de responsabilidad civil y un seguro de cosechas, así como planes para evaluar y mitigar los riesgos físicos asociados a los terrenos y las operaciones, y los riesgos financieros relacionados con sus mercados, compradores, clientes y proveedores clave. 

¿Se puede dirigir un negocio con éxito sin recurrir a la tecnología? Quizás. Pero tus interacciones y oportunidades se verán muy limitadas. 

¿Se puede dirigir un negocio con éxito utilizando únicamente un smartphone? Quizás. Pero llegará un momento en el que no podrás acceder a cierta información y servicios solo con el teléfono, y esto limitará tu capacidad para gestionar tu negocio más allá de un determinado tamaño o de una determinada cantidad de beneficios anuales. 

¿Necesitas un ordenador para llevar un negocio con éxito? Probablemente sí. Hay muchos recursos que no están optimizados para consultarse fácilmente en un móvil. En concreto, en un móvil nunca podrás ver ni comprender más que los informes financieros básicos. Los informes financieros más complejos, aquellos que te ayudan a tomar decisiones importantes sobre tu futuro financiero, requieren una pantalla más grande. Además, es casi imposible leer y comprender los formularios de cotizaciones sociales y las declaraciones de la renta en la pantalla de un móvil. 

Si aún no tienes un ordenador y no sabes utilizarlo para realizar funciones básicas como: acceder a páginas web, leer documentos en formato PDF (por ejemplo, declaraciones de la renta), crear documentos escritos sencillos y elaborar hojas de cálculo básicas, deberías plantearte acudir a tu biblioteca local para dar los primeros pasos. Allí suelen enseñarte los conceptos básicos y facilitarte el acceso a un ordenador. A partir de ahí, podrás acceder a numerosas clases que te proporcionarán instrucciones paso a paso para ayudarte a desarrollar las habilidades que necesitarás para utilizar un ordenador en tu negocio. 

Es fácil comprender las consecuencias de un robo con fuerza en tu domicilio. Sin embargo, el robo de datos puede ser igual de perjudicial, si no más, y a menudo pasa desapercibido hasta que ya se ha producido un daño considerable.

Los ladrones de datos pueden:

• Robarte la identidad y utilizarla para solicitar créditos a tu nombre
• Acceder a tus cuentas bancarias y robarte el dinero
• Accede a tu número de móvil, toma tu móvil como rehén y utilízalo para acceder a todas tus cuentas

El compromiso de California con la protección de datos

El Estado de California cuenta con algunas de las medidas de protección más estrictas del país para garantizar que organizaciones como California FarmLink o las empresas de contabilidad y preparación de declaraciones fiscales mantengan tus datos a salvo. Se imponen multas elevadas si no cumplimos con las mejores prácticas en materia de protección de datos. Por eso te pedimos que nos envíes tus datos a través de enlaces seguros y que no utilices el correo electrónico ni los mensajes de texto.

Lo que hay que saber sobre los sistemas seguros:

• Cifrado: los datos se vuelven ilegibles para personas ajenas. Busca sistemas o archivos marcados como «cifrados» o «seguros».
• Seguridad del almacenamiento: Utiliza plataformas de confianza (como Google Drive o Dropbox) con contraseñas seguras y autenticación de dos factores (2FA).
• Seguridad en la transmisión: Evita enviar documentos por correo electrónico sin cifrar. Utiliza portales de archivos cifrados (como ShareFile, Dropbox con protección mediante contraseña o el portal seguro de tu contable).

Métodos seguros para el almacenamiento y la transmisión de datos

1. Comprueba quién es el destinatario antes de enviar nada: antes de enviar datos, llama o envía un mensaje de texto a tu asesor fiscal, preparador de declaraciones de impuestos, contable o a una institución financiera de desarrollo comunitario (CDFI) para verificar su dirección de correo electrónico o los datos de su portal. Los estafadores suelen hacerse pasar por profesionales de confianza para robar datos.
2. Utiliza contraseñas seguras y la autenticación de dos factores (2FA) para el almacenamiento: Crea contraseñas únicas de al menos 12 caracteres (que combinen letras, números y símbolos, o una frase) para tus cuentas. A continuación te ofrecemos algunos consejos para crear contraseñas que puedas recordar: .‍
   
   1. Utiliza una frase: ¡¡Los agricultores de CABerry son los MEJORES!!9753‍
   2. Utiliza una combinación con el nombre de tu ciudad o lugar favorito, el número de hijos, primos, hermanos o amigos en los que piensas más a menudo, y un símbolo que tenga sentido para ti: ¡Patzcuaro&4, ElTepozteco3! ‍
   3. Utiliza una abreviatura: Crea una contraseña con la primera letra de cada palabra de una frase.
   4. Frase: ¡Me encanta la agricultura, la ganadería y la pesca en California!
   5. Abreviatura: ILFR&FIC!!25

3. Guarda tus contraseñas de forma segura:‍
   
   1. Autenticación multifactorial (MFA): Método de seguridad que requiere que verifiques tu identidad de varias formas antes de que se te conceda acceso a una cuenta, aplicación o sistema en línea.
   2. Algo que tengas: un código enviado a tu teléfono mediante un mensaje de texto, una aplicación de autenticación que genere un código que cambie constantemente o una llave de seguridad física.
   3. Algo que tienes: un escáner biométrico, como tu huella dactilar o el reconocimiento facial.
   4. Google Keychain: está integrado en tu cuenta de Google, en el navegador Chrome y en los dispositivos Android, y almacena y sincroniza de forma segura tus contraseñas y claves de acceso en todos los dispositivos en los que hayas iniciado sesión, para facilitar el acceso y el autocompletado.
   5. Llavero de iCloud: almacena y sincroniza de forma segura tus contraseñas, claves de acceso, datos de tarjetas de crédito y contraseñas de Wi-Fi en todos tus dispositivos Apple.

4. Limitar el acceso: En el caso de los contables que utilicen programas como QuickBooks, concédeles un acceso temporal con permisos limitados. Retira el acceso una vez que hayan finalizado su trabajo.
5. Supervisión: Comprueba periódicamente tus cuentas para detectar cualquier actividad inusual. Configura alertas bancarias para transacciones superiores a 500 dólares, con el fin de detectar problemas a tiempo. Te ayudaremos a hacerlo con tus cuentas empresariales, pero debes encargarte tú mismo de tus cuentas personales, ¡y no te olvides de tus hijos si tienen cuentas de ahorro!

Cuestionamiento de las prácticas de seguridad de los datos

Si trabajas con un proveedor de servicios que no utiliza un método seguro para almacenar y transmitir datos y tampoco te pide que lo hagas, deberías preguntarte si tus datos están a salvo. 

Señales de alerta y medidas sencillas: 

• Falta de cifrado:
  
  • Ejemplo: Tu contable, asesor fiscal o contable público te envía por correo electrónico informes financieros y te pide que le envíes los documentos fiscales a su cuenta de correo personal en lugar de utilizar un portal seguro como ShareFile.
  • Medida sencilla: Consulta con tu contable , asesor fiscal o contable público certificado. Pregúntales: «¿Disponen de un portal de clientes seguro para compartir archivos?». Si te responden que no o te sugieren el correo electrónico , solicita una alternativa segura o plantéate cambiar de proveedor.
  • Clientes de FarmLink: Para esto utilizamos Dropbox. 
• Solicitar una cantidad excesiva de datos: 
  
  • Ejemplo: Tu contable te pide los números completos de tus cuentas bancarias para tramitar las nóminas, aunque solo necesita los importes totales de los pagos.
  • Acción sencilla: Pregunta: «¿Por qué necesitas estos datos concretos?». Si el motivo no está claro o no es necesario, oculta los datos confidenciales antes de compartirlos.
• Comportamiento sospechoso o urgencia: 
  
  • Ejemplo: Un contable o un asesor fiscal te envía un correo electrónico desde una dirección nueva, presionándote para que le envíes datos fiscales con urgencia sin verificar su identidad, o te pide más información sobre tus cuentas bancarias de la que necesita. (Necesitan consultar tus cuentas bancarias, pero no necesitan tener acceso a ellas.) 
  • Medidas sencillas: Llama al número de teléfono que tengas registrado para confirmar la solicitud. Si el contacto te resulta desconocido o no está verificado, no facilites datos y denuncia la actividad sospechosa. No concedas a nadie acceso directo a tu cuenta bancaria a menos que sepas que estás operando a través de un portal seguro, como una pasarela de pago. 
  • Clientes de California FarmLink: solo os enviaremos correos electrónicos desde direcciones que terminen en@cafarmlink.org, y siempre podéis llamarnos por teléfono para confirmar que se trata de un miembro del personal de FarmLink que solicita información.

Ninguna empresa legítima, organismo público u otra organización sin ánimo de lucro te pedirá jamás tu información financiera personal u otros datos confidenciales a través de un mensaje de texto, una llamada telefónica o un correo electrónico. Si recibes una llamada o un correo electrónico en el que se te exige un pago (¡o se te ofrece pagarte!) y se te solicita acceso a tus cuentas bancarias, se trata de una estafa. Una solicitud legítima se realizará:

• En el contexto de una relación que ya tienes
• Con alguien a quien ya conoces
• Utiliza una plataforma segura, pero, aun así, confirma con la persona con la que estás trabajando para asegurarte de que te están redirigiendo a la plataforma correcta.

Si recibes un mensaje de texto, un correo electrónico o una llamada telefónica y no estás seguro, no respondas a lo que hayas recibido. En su lugar, busca la última comunicación legítima que hayas tenido con esa persona u organización, ponte en contacto con ella y pregúntale si la comunicación que acabas de recibir es legítima. Si te confirman que lo es, asegúrate de entender qué te están pidiendo y por qué. 

Nota: El IRS solo se pondrá en contacto contigo a través del Servicio Postal de EE. UU.

Las empresas muy pequeñas no están obligadas a llevar sus registros financieros siguiendo prácticas contables formales, pero a medida que una empresa crece en cuanto al número de transacciones financieras mensuales y a la complejidad de sus operaciones, resulta cada vez más importante utilizar un sistema contable formal. 

¿Quién debería llevar la contabilidad? 

El propietario de una pequeña empresa puede optar por llevar él mismo la contabilidad o por contratar a un contable cualificado. A medida que la empresa crece en tamaño y complejidad, se hace necesario que el propietario contrate a un contable. La labor del contable consiste en registrar con precisión las transacciones financieras pasadas en un sistema contable formal. El propietario debe poder centrarse en cómo extraer la información histórica del sistema contable y utilizarla para analizar los resultados pasados y tomar decisiones sobre la orientación futura de la empresa. 

Los contables pueden tener una formación reglada o no reglada, y su experiencia y competencia varían enormemente. Si el propietario de una empresa no tiene unos conocimientos básicos sobre qué esperar de un contable y cómo supervisarlo, puede acabar pagando mucho dinero por un servicio de contabilidad que en realidad no le resulta útil o, lo que es peor, puede convertirse en víctima de una malversación. Llevar tú mismo la contabilidad durante las primeras etapas de tu negocio puede ser una forma estupenda de aprender los fundamentos de la contabilidad y prepararte para contratar y supervisar posteriormente a un contable. 

La contabilidad consiste en introducir datos siguiendo un conjunto de normas establecidas.

Es fácil sentirse intimidado por la complejidad de la contabilidad —hay quienes cursan estudios de dos años en contabilidad y otros de cuatro años en contabilidad financiera—, pero los conceptos básicos son, en realidad, muy fáciles de entender. 

Toda la contabilidad se reduce a unos pocos principios y definiciones, que se utilizan en todo el mundo. Si comprendes estos conceptos básicos, podrás utilizar rápidamente la mayoría de los programas de contabilidad. 

Principios fundamentales

Entidad contable: Uno de los principios contables más fundamentales es que la contabilidad debe referirse únicamente a una única entidad. Esto significa que no se puede tener un sistema de contabilidad que dé cuenta de dos empresas con propietarios diferentes, ni tampoco un sistema de contabilidad que incluya los ingresos y gastos del hogar y los ingresos y gastos de la empresa en la misma contabilidad. Esta es una de las razones por las que es importante tener cuentas bancarias separadas para la empresa y para uso personal. 

Período de presentación de informes / Período contable. Otro principio contable básico es que los ingresos y los gastos se registran para períodos de tiempo estándar, normalmente un mes, un trimestre y un año. Al final de cada ejercicio contable, los ingresos y los gastos se ponen a cero. Los informes deben elaborarse siempre para períodos contables estándar: un mes, un trimestre o un año. 

Partida doble. Un tercer principio fundamental es que cada transacción tiene dos aspectos; esto se denomina contabilidad por partida doble, ya que cada asiento en el sistema debe tener dos lados. Todo el sistema contable se basa en una sencilla fórmula matemática, y el funcionamiento de las fórmulas matemáticas es tal que, si se realiza una operación en un lado de la ecuación, hay que realizar otra de igual valor en el otro lado; de lo contrario, la ecuación no estará equilibrada. Verás que el término «saldo» se utiliza una y otra vez en la contabilidad por partida doble. Piensa en un balancín. Cada transacción en tu sistema contable afecta primero a un lado del balancín y, a continuación, debe colocarse una cantidad igual en el otro lado del balancín para volver a equilibrarlo. Todo lo que introduzcas en tu sistema contable debe tener dos partes. Normalmente, sabrás uno de los efectos de inmediato —el efectivo ha aumentado o disminuido, esa es la primera anotación—; después, tienes que averiguar la segunda anotación, que te indica por qué el efectivo ha aumentado o disminuido. Para ello, necesitas conocer algunas definiciones básicas. 

Definiciones básicas

La mayoría de los asientos contables se explican mediante seis definiciones. Cinco de ellas son muy sencillas, y otras dos requieren un poco de esfuerzo para entenderlas. Aquí las tienes: 

Activos 

Existen varios tipos de activos:

1. Efectivo;
2. Importes adeudados a la empresa;
3. Bienes utilizados en la actividad empresarial y de los que se espera que reporten beneficios a la empresa más allá del ejercicio contable actual. Existen varios tipos de bienes.  
   
   1. Se prevé que las existencias y el inventario se agoten por completo en un futuro próximo —entre 6 y 18 meses—. 
   2. Se espera que los activos amortizables tengan una vida útil de dos años o más y que su valor se reduzca gradualmente con el paso del tiempo.  
   3. Los bienes que no se amortizan, como los terrenos, se consideran eternos. 

Los activos amortizables son aquellos que tienen un valor duradero para la empresa y una «vida útil determinable superior a un año». 

Los activos no se contabilizan como gastos (ni se deducen) en el momento de su adquisición. En su lugar, se aplica una «deducción por amortización» mediante unos formularios especiales que forman parte de la declaración de la renta.

Pasivo 

Los pasivos son cantidades que la empresa debe pagar, siempre que la obligación de pago sea cierta y el importe adeudado se conozca o pueda estimarse de forma razonable. Esto significa que no debes contabilizar pasivos si no es un hecho jurídico cierto que debas dicha suma, o si no puedes estimar de forma razonable el importe adeudado. 

Ingresos 

Existen tres tipos de ingresos empresariales: 

1. Ingresos ordinarios procedentes de la venta de bienes y servicios en el curso normal de la actividad empresarial;
2. Ingresos por plusvalías derivados de la venta ocasional de bienes inmuebles que se hayan utilizado en la actividad empresarial;
3. Ingresos extraordinarios percibidos por la empresa por hechos ajenos a sus actividades habituales o por la venta de activos; suelen corresponder a indemnizaciones de seguros o a la resolución de un litigio. 

Gastos 

Hay dos tipos de gastos empresariales: 

1. Gastos ordinarios incurridos para llevar a cabo las actividades habituales de la empresa;
2. Gastos o pérdidas extraordinarios derivados de acontecimientos ajenos a las actividades comerciales habituales; pueden ser multas o sanciones inusuales, importes destinados a resolver un litigio o pérdidas relacionadas con una catástrofe.  

Beneficio (o pérdida) neto 

Ingresos totales menos gastos totales del periodo contable (un mes, un trimestre o un año). Si el importe es positivo, se denomina «beneficio neto». Si es negativo, se denomina «pérdida neta».  

Capital social  

El patrimonio neto es el valor total neto de la participación del propietario en la empresa. Si solo hay un propietario, todo el patrimonio neto de la empresa le pertenece a él. Si hay más de un propietario, el patrimonio neto total es la suma de las participaciones totales de cada uno de ellos en la empresa. 

El patrimonio neto se puede calcular de dos maneras: 

1. La diferencia entre activos y pasivos. El patrimonio neto es positivo si los activos son superiores a los pasivos, y negativo si los pasivos son superiores a los activos. 
2. La suma, a lo largo de toda la historia de la empresa, de todas las inversiones que los propietarios han realizado en ella, menos todas las retiradas de fondos que han realizado de la misma, más o menos los ingresos o pérdidas netos de cada ejercicio de la empresa. 

Para la mayoría de las personas, lo más difícil de entender al aprender los fundamentos de la contabilidad es cómo contabilizar las cantidades que los propietarios aportan a la empresa o retiran de ella. Esto se debe a que esas cantidades afectan directamente al patrimonio neto, y el patrimonio neto es la más difícil de entender de las seis definiciones. 

Lo segundo que más cuesta entender a la mayoría de la gente es cuándo algo es un activo y cuándo es un gasto, y por qué esa diferencia es importante. Los ejemplos más sencillos: un tractor es un activo y el combustible del tractor es un gasto. Los ejemplos más complejos ocupan volúmenes enteros de libros de texto de contabilidad y del Código de la Hacienda Pública. Es importante porque, si tratas los activos como gastos, no dispondrás de una lista permanente de los activos que se utilizan en tu negocio año tras año. Esto dificultará el cumplimiento de los requisitos de declaración del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre bienes inmuebles, la obtención de crédito o la planificación del mantenimiento y las compras futuras. 

Muchas empresas utilizan efectivo para algunas transacciones. No hay nada de malo en ello, pero sí que plantea algunos problemas a la hora de llevar la contabilidad y puede dificultar que el contable se asegure de que todas las transacciones se registren de forma completa y precisa, lo cual es el objetivo fundamental de un sistema de contabilidad. 

Algunas empresas operan exclusivamente con efectivo. Esto limita en gran medida su capacidad para desarrollar su actividad, ya que restringe el acceso a cuentas de mayor cuantía, limita la capacidad para obtener crédito y dificulta enormemente la implantación de un sistema que garantice un registro completo y preciso de todas las transacciones financieras de la empresa. 

Si tienes ingresos en efectivo y quieres asegurarte de que queden registrados, lo más recomendable es ingresarlos en tu cuenta bancaria. 

Buena práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Ingresa el efectivo en tu cuenta bancaria todos los jueves e informa a tu contable de que todos los ingresos en efectivo de los jueves deben registrarse como ingresos del mercado de agricultores.  

Práctica aceptable: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Utilizas ese efectivo para pagar los gastos de la empresa y le entregas al contable los recibos de dichos gastos. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales, pero registrarán tus gastos con precisión. Esto dará la impresión de que tu rentabilidad es menor de lo que realmente es. Te resultará más difícil elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas. 

Mala práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Te llevas el efectivo a casa para pagar tus gastos personales y no facilitas esta información a tu contable. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales. Esto te dificultará elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas.

Si pagas los gastos en efectivo, tu contable no tendrá constancia de ellos a menos que le facilites los recibos. 

Buena práctica: Utilizas tu tarjeta de crédito para repostar y pierdes el recibo. Tu contable verá la transacción en el extracto de tu tarjeta de crédito y la registrará aunque no tengas el recibo. 

Práctica aceptable: Utilizas dinero en efectivo para comprar gasolina y guardas el recibo. Le entregas el recibo al contable. El contable no podrá relacionarlo con ninguna transacción de tu cuenta bancaria ni del extracto de tu tarjeta de crédito, por lo que lo registrará como dinero en efectivo que has aportado al negocio y como un gasto empresarial. Esto está bien siempre y cuando se trate realmente de dinero en efectivo personal. Si, en cambio, se trata del mismo dinero en efectivo que procedía de los ingresos del mercado de agricultores, tus cuentas empezarán a mostrar unas ventas inferiores a las reales y unos gastos superiores a lo que la empresa puede permitirse; en otras palabras, no tendrán sentido, y eso podría dificultar la presentación de declaraciones de impuestos precisas o la obtención de un préstamo. 

Mala práctica: Pagas la gasolina en efectivo y pierdes el recibo. Tu contable nunca sabrá que se ha producido la transacción. Tú te olvidarás de que ha ocurrido. Tu gasto en gasolina será inferior al real. Esto te dificultará la elaboración del presupuesto del año que viene. 

Conclusión: Cuando se utiliza dinero en efectivo, es fácil pasar por alto algunos ingresos o gastos. Lo mejor es ingresar los ingresos en efectivo en el banco y guardar los recibos de los gastos pagados en efectivo.

Para obtener más información sobre cómo abrir una cuenta de ahorro o una cuenta corriente, consulta la «Guía básica sobre cuentas de ahorro y corrientes» de la Administración Nacional de Cooperativas de Crédito (NCUA). 

Para llevar una contabilidad adecuada, es necesario disponer de una cuenta bancaria empresarial que se utilice exclusivamente para las transacciones de la empresa. Esto significa que los empresarios deben disponer, como mínimo, de dos cuentas bancarias: una para las transacciones personales y otra para las transacciones de la empresa. 

Si utilizas una tarjeta de crédito en tu negocio, asegúrate de que sea una tarjeta exclusiva para el negocio, de que no la utilices para ninguna transacción personal y de que no la pagues directamente desde tu cuenta bancaria personal. 

Sin embargo, a veces ocurren imprevistos y puede que utilices la tarjeta equivocada. Si, sin querer, utilizas dinero personal para un gasto de la empresa, eso se contabiliza como una aportación del propietario. Si, sin querer, retiras dinero de la empresa para un uso personal, eso se contabiliza como una retirada del propietario. 

Inversiones y retiradas del propietario

Cuando el propietario de una empresa invierte su propio dinero en ella, se denomina «aportación de capital» o «inversión del propietario». Cuando el propietario retira dinero de la empresa, se denomina «retirada del propietario». 

Buena práctica: La empresa nunca paga directamente los gastos personales del propietario, y el propietario nunca paga directamente los gastos de la empresa. 

Las únicas transacciones que se producen entre la cuenta bancaria personal del propietario de una empresa y su cuenta bancaria empresarial son las aportaciones y las retiradas. Si la empresa tiene falta de liquidez, el propietario realiza una transferencia desde su cuenta personal a la cuenta de la empresa y la contabiliza en los libros de la empresa como una aportación de capital. Si el propietario de la empresa desea retirar dinero de la misma, realiza una transferencia desde la cuenta de la empresa a su cuenta personal y la contabiliza en los libros de la empresa como una retirada del propietario.

Práctica recomendada: A veces, el propietario se olvida y, sin darse cuenta, utiliza dinero personal para pagar un gasto de la empresa o dinero de la empresa para pagar un gasto personal. El pago accidental de un gasto de la empresa con dinero personal se contabiliza como gasto de la empresa y como aportación de capital. El pago accidental de un gasto personal con dinero de la empresa se contabiliza como retirada del propietario. 

Malas prácticas: 

• Solo hay una cuenta bancaria y se utiliza tanto para transacciones empresariales como personales.
• Existen cuentas bancarias tanto empresariales como personales, pero el titular suele ingresar los ingresos de la empresa directamente en su cuenta personal y suele pagar los gastos personales directamente con la cuenta de la empresa; además, en ocasiones paga los gastos de la empresa directamente con la cuenta personal o en efectivo. 

Si el propietario de una empresa necesita... Si ya tienes una cuenta bancaria, abre una segunda para tu empresa.

• No tiene por qué ser una cuenta bancaria «empresarial», basta con que sea una segunda cuenta bancaria. 
• ¿Por qué? 
  
  • Ayuda a llevar registros correctos y precisos
  • Es posible que tengas que conceder acceso a tus cuentas empresariales para fines como solicitar un crédito, trabajar con un contable o cumplir con una auditoría de tu empresa. Si registras transacciones empresariales y personales en ambas cuentas, no podrás limitar el acceso únicamente a tus cuentas empresariales, y es posible que otras personas puedan ver tus transacciones personales. Si mantienes separadas tus transacciones empresariales y personales, podrás preservar mejor la privacidad de tus transacciones personales.

Necesitas al menos dos cuentas bancarias, una personal y otra empresarial, pero no es necesario que pagues un suplemento por la cuenta empresarial. Consulta las comisiones que cobra tu banco por las cuentas corrientes normales y por las cuentas corrientes empresariales. Normalmente, las comisiones dependen del número de transacciones que se realicen en la cuenta cada mes. Si realizas muchas transacciones al mes, probablemente tendrás que pagar las comisiones adicionales de una cuenta empresarial, pero si tus transacciones empresariales son muy pocas, no más que las de tu cuenta personal, basta con abrir una segunda cuenta de tipo personal; solo asegúrate de no confundirte a la hora de distinguir cuál es la cuenta empresarial y cuál la personal. 

Cuándo está bien simplemente abrir otra cuenta (que no sea una cuenta empresarial).

• Siempre que tu negocio no tenga muchas transacciones al mes.

Cuándo realmente necesitas una cuenta empresarial de verdad.

• Si realizas más operaciones de las permitidas en una cuenta corriente básica;
• Para recibir determinados tipos de pagos, normalmente procedentes de distritos escolares o de contratos públicos.

No pagues más comisiones bancarias de las necesarias. 

• Compara las diferentes tasas de interés que ofrecen los distintos bancos o cooperativas de crédito locales. 
• Compara las condiciones que te ofrecen con estas normas nacionales sobre buenas cuentas bancarias, elaboradas por organizaciones nacionales sin ánimo de lucro dedicadas a la educación financiera y al acceso a los servicios financieros. También puedes obtener más información sobre las cuentas de ahorro y las cuentas corrientes consultando la «Guía básica sobre cuentas de ahorro y cuentas corrientes» de la Administración Nacional de Cooperativas de Crédito (NCUA). 

Es posible que el efectivo siga desempeñando un papel importante en tu negocio.

• Ventas en efectivo en un mercado de agricultores o en un puesto de productos agrícolas
• Ventas en efectivo diversas a otros agricultores, como por ejemplo de maquinaria de segunda mano
• Pagar a los trabajadores en efectivo, concederles préstamos en efectivo a cuenta de su futuro salario 

Hay formas inteligentes de utilizar el efectivo en tu negocio y otras que pueden meterte en problemas. 

Cosas que te pueden meter en problemas: 

• Si no declaras los ingresos en efectivo, pero utilizas ese dinero para pagar gastos que sí declaras, tu información financiera será inexacta, y cualquier persona que conozca bien tu negocio podrá darse cuenta de que tus ingresos están infravalorados. Esto dificultará la obtención de un préstamo.
•  Si se descubre que has declarado menos ingresos de los que realmente has obtenido en tus declaraciones de la renta, podrías incurrir en sanciones por pago insuficiente y por inexactitud, y darías al IRS motivos para auditar tus declaraciones de la renta retroactivamente hasta el número de años que lleves en activo (si no hubiera pruebas de una declaración deliberadamente inferior de los ingresos, solo podrían remontarse tres años atrás). 
• Utilizar efectivo sin un método adecuado que garantice que todo ese efectivo se contabiliza correctamente en tu sistema de contabilidad hará que tus registros sean incorrectos, aunque no sea esa tu intención. Podrías, sin querer, declarar de más o de menos los ingresos y los gastos. Te resultará difícil explicar el funcionamiento de tu negocio, tanto a ti mismo como a cualquier asesor que intente ayudarte, a un agente de préstamos que quiera concederte un crédito o a un auditor que pueda pensar que has declarado deliberadamente de menos los ingresos sujetos a impuestos. 

Buenos métodos para garantizar que el efectivo utilizado en tu empresa se contabilice con precisión

Para los ingresos en efectivo 

1. Coge un sobre, cuenta el dinero en efectivo, anota el total en el sobre y mete el dinero en el sobre.
2. Realizar un ingreso bancario
3. Ingresa el dinero en efectivo en una entidad bancaria y solicita un recibo de ingreso; comprueba que el importe que figura en el recibo coincida con el del sobre. Si los importes no coinciden, vuelve a contarlos junto con el empleado del banco. Anota el importe corregido en el sobre si es necesario. Introduce el recibo de ingreso bancario en el sobre.  
4. Anota cualquier dato adicional sobre las ventas en el sobre y entrégaselo, junto con el recibo de ingreso, a tu contable.
5. Revisa los libros cada mes y presta especial atención a que los ingresos en efectivo se contabilicen correctamente.

Por el efectivo desembolsado 

1. Establece una cantidad fija para «efectivo para gastos menores / efectivo disponible», por ejemplo, 100 dólares.
2. Guarda 100 dólares en una lata de café o en una bolsa con cremallera para el dinero en efectivo; a esto se le llama «fondo de caja».
3. Saca del fondo para gastos menores el dinero en efectivo que necesites; por ejemplo, 20 dólares.
4. Gasta el dinero según lo necesites y pide un recibo
5. Devuelve el cambio y el recibo al lugar donde se guarda la caja chica.
6. Al menos una vez al mes: 
   
   1. Conciliar la lata de café o la bolsa de dinero una vez a la semana (o al mes) sumando todos los recibos y todo el cambio. La suma de todos los recibos más todo el cambio debería equivaler al total original de dinero en efectivo que había en la lata de café o en la bolsa de dinero. Si no es así, te falta un recibo. 
      
      1. El total de todos los billetes y el cambio asciende a 49,75 $. El total de todos los tickets asciende a 20,25 $. El total entre el efectivo y los tickets asciende a 70,00 $. El total debería ser de 100 $; te faltan tickets por un valor total de 30,00 $.  
      2. Puedes utilizar una nota escrita a mano para reconstruir el recibo perdido, algo así como: «Compré plántulas de tomate adicionales en River Farm por 30,00 $, sin recibo». 
      3. Ahora, si vuelves a sumar todos los recibos y todo el dinero en efectivo, el total será de 100,00 dólares.
   2. Entrega todos los recibos al contable. 
   3. Devuelve el dinero en efectivo que hay en la lata de café o en la bolsa hasta alcanzar la cantidad establecida
      
      1. Calcula cuánto dinero hay que añadir restando el total de dinero en efectivo que queda en la lata de café o en la bolsa de dinero de la cantidad fijada: 100,00 $ (cantidad inicial), menos 49,75 $ (saldos restantes) = 50,25 $ necesarios para restablecer el saldo inicial. Esta cantidad también debería coincidir con el total de todos los recibos.
      2. Decide de dónde procederá el dinero que vas a utilizar para restablecer el saldo:
         
         1. Banco: Extiende un cheque a la orden de «efectivo» por el importe necesario y cobralo en tu banco. Vuelve a introducir el importe necesario en efectivo en la lata de café o en el sobre. Tu contable sabrá que ese es el importe necesario para reponer la cuenta de caja chica. 
         2. Ventas en efectivo: Consulta las instrucciones sobre ventas en efectivo que figuran más arriba. Una vez que hayas sumado el total de las ventas en efectivo y hayas anotado dicho total en el sobre, escribe «Menos: caja chica» y la cantidad deducida del ingreso para la caja chica. Resta la caja chica del total de las ventas para obtener el importe que debes ingresar en el banco. Anota este total en el sobre. Prepara el ingreso bancario y sigue las instrucciones anteriores relativas a las ventas en efectivo. 

El IRS exige que se disponga de pruebas documentales que demuestren que los datos que figuran en las declaraciones de la renta son veraces y exactos.

Las normas relativas al tipo de pruebas que es necesario presentar incluyen normas generales y normas específicas para determinados tipos de transacciones. 

Debes conservar los registros contables relacionados con todos los conceptos de ingresos y gastos correspondientes a cualquier actividad empresarial o ingresos por alquiler que hayas declarado en tu declaración de la renta federal. 

Debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se realizó por el importe declarado, y 3. Se realizó con el fin comercial declarado. 

Registros de ingresos

Debes declarar todos los ingresos relacionados con tu actividad empresarial. Los registros de ingresos sirven para demostrar que no has declarado ni más ni menos ingresos de los que realmente has obtenido. 

A continuación se indican algunos ejemplos de los documentos mínimos necesarios para acreditar los conceptos de ingresos: 

• Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
• Recibos de venta en los que se indique si el pago se ha realizado en efectivo o «a cuenta» (lo que significa que el cliente pagará más adelante)
• Registros que recogen los importes percibidos por ventas realizadas «a cuenta» 
• Registros de deudas incobrables o importes facturados pero nunca cobrados

Registros de gastos

Puede, y de hecho debe, deducir los gastos que sean habituales, necesarios y razonables para su negocio. Los gastos habituales se definen como «habituales o habituales» y «comunes o frecuentes» en el negocio del contribuyente y en negocios similares al suyo. Los gastos necesarios se definen como aquellos que son «apropiados y útiles para el desarrollo del negocio». 

Para justificar los gastos, debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se correspondió con el importe reclamado; y 3. Se realizó con el fin empresarial alegado. Algunos gastos tienen requisitos especiales adicionales. Algunos ejemplos de gastos con requisitos especiales adicionales son: la compra de activos, el uso de vehículos, los viajes, las comidas, los regalos y los eventos. A continuación se ofrece información sobre cada uno de estos conceptos. 

Como mínimo, los documentos justificativos de los gastos de la empresa deben indicar el beneficiario, el importe abonado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió en el gasto y, si es necesario, incluir una descripción del artículo adquirido o del servicio recibido que demuestre que el importe correspondía a un gasto de la empresa.

Es posible que necesites una combinación de registros para hacerlo, entre ellos: 

• Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
• Extractos de cuenta de tarjetas de crédito 
• Recibos en papel
• Anotaciones adicionales en los recibos para explicar en qué medida la compra está relacionada con la actividad empresarial 

Es recomendable anotar algo en el recibo tan pronto como sea posible, pero la mayoría de los recibos se desvanecen al cabo de unos meses. Lo mejor es hacer una foto del recibo —con la nota incluida— o hacer una copia del mismo.  

Excepciones a los requisitos generales en materia de registros: 

Tienes derecho a aplicar deducciones basadas en una «reconstrucción razonable de los gastos» si pierdes tus registros originales debido a circunstancias ajenas a tu voluntad, como un robo, un incendio o una inundación.

Si la documentación está incompleta debido a la propia negligencia del contribuyente, pero este puede demostrar que efectivamente se incurrió en algunos gastos, tendrá derecho a una deducción parcial, aunque su importe se limitará a la cantidad mínima razonable.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Si te limitas a guardar los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, así como los recibos, no dispondrás de un sistema para organizar esa información de la forma necesaria para presentar datos resumidos significativos en tu declaración de la renta; por lo tanto, también necesitas un sistema que te permita clasificar tus transacciones individuales en categorías significativas de ingresos y gastos para cada año. 

Debe utilizar un método que refleje de forma clara y precisa sus ingresos y gastos brutos y que le permita declarar las compras y ventas de activos por separado del resto de operaciones comerciales.

No existe ningún requisito específico que obligue a utilizar un método concreto para llevar la contabilidad y agrupar las transacciones individuales según lo exigido en los formularios del IRS, pero el método que utilices debe ser adecuado al volumen de tu actividad.

Una organización mínima es suficiente para una empresa muy pequeña en su primer año de actividad. A continuación se presentan dos métodos habituales para las pequeñas empresas en su primer año de actividad: 

• Guarda los recibos de compra y venta, y clasifícalos en grupos según las categorías de la declaración de la renta. Puedes entregar estos recibos a un asesor fiscal o, si preparas tu propia declaración o utilizas un programa informático para ello, sumar cada grupo e indicar esa cifra. Ten en cuenta que, si entregas los recibos a un asesor fiscal para que los sume, este podría cometer errores y te cobrará un suplemento. 
• Utiliza papel o un programa de hojas de cálculo para crear un registro en el que figuren la fecha, el beneficiario o el pagador, el importe y el concepto de cada transacción, y asigna a cada transacción el código correspondiente a la categoría adecuada en la declaración de la renta. Si preparas tu propia declaración, puedes calcular tú mismo el total de cada grupo.

Ten en cuenta que estos métodos son lentos y no resultarán claros ni precisos si hay muchas transacciones. Si no tienes un recibo de algo, no lo incluirás y tus declaraciones serán inexactas. No existe ninguna forma integrada de verificar que hayas registrado correctamente cada transacción, ni siquiera si utilizas tu extracto bancario o de tarjeta de crédito como guía.

La mejor práctica habitual es utilizar un sistema de contabilidad por partida doble. La contabilidad por partida doble no es obligatoria para las empresas muy pequeñas, pero sí lo es para las empresas más grandes y complejas, y es la única forma de garantizar que tus registros sean completos y precisos y de generar fácilmente informes útiles. La contabilidad por partida doble significa que cada transacción se registra de acuerdo con normas bien establecidas (que, literalmente, tienen siglos de antigüedad), y existen métodos estándar para verificar su integridad y exactitud. 

Para implantar un sistema de contabilidad por partida doble en tu empresa, puedes: 

• Utiliza un programa informático en línea, como QuickBooks, y ve aprendiendo sobre la marcha
• Contrata a un contable cualificado para que se encargue de toda tu contabilidad
• Utiliza un programa informático en línea, como Quickbooks, y contrata a un contable cualificado para que te ayude a configurarlo y te enseñe las mejores formas de utilizarlo y gestionar tus documentos. 

Si necesitas más ayuda para configurar un sistema de contabilidad por partida doble, consulta los recursos del «Toolshed» de contabilidad de FarmLink, en especial el Plan de cuentas modelo de FarmLink. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Existen varias opciones de sistemas que pueden ayudarte con la contabilidad, y puede resultar complicado entender las diferencias. A continuación, analizamos las distintas opciones. 

Plantillas gratuitas en Google Sheets. En Google Sheets hay plantillas gratuitas que te ayudarán a registrar tus transacciones. Es una opción mejor que limitarte a guardar los recibos en carpetas físicas y organizarlos solo a final de año para la declaración de la renta. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
• Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones 

Es lógico mantener los costes bajos mientras aún estás decidiendo si vas a seguir dedicándote a la agricultura. Esta puede ser una opción estupenda para quienes participan en un programa de incubadora agrícola durante un breve periodo de tiempo. 

Sabrás que es hora de dar el salto cuando: a medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, te llevará cada vez más tiempo gestionar todas tus necesidades contables en Google Sheets. Existen varias opciones para añadir funcionalidades a las plantillas de contabilidad de Google Sheets, pero para cuando las hayas incorporado, probablemente ya no estarás ahorrando dinero, ya que seguramente estarás dedicando demasiado tiempo a gestionar funciones contables básicas en lugar de utilizar los datos de tu sistema de contabilidad para gestionar tu negocio. 

Software de contabilidad gratuito. Hay muchas opciones de software de contabilidad gratuito, pero todas tienen una funcionalidad limitada. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
• Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones 

Sabrás que es hora de pasar a una versión superior cuando: No te preocupes, ellos te lo dirán. Todas las opciones gratuitas están diseñadas con funcionalidades limitadas. A medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, las opciones gratuitas se te quedarán pequeñas. ¡Así está pensado! 

Programas de contabilidad estándar con todas las funciones necesarias para elaborar balances. QuickBooks , Sage y Xero son los programas de contabilidad más consolidados. 

Ten cuidado con los competidores más baratos que ofrecen menos funcionalidades. Lo que necesitas es un sistema de contabilidad que permita gestionar el balance de forma completa. Algunos programas ofrecen una funcionalidad muy limitada en cuanto al balance: por ejemplo, solo te permiten llevar un control de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, pero no te permiten llevar un control del inmovilizado, los préstamos y el patrimonio neto. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• A todos.

Sabrás que es el momento de contratar a un contable cuando: te des cuenta de que estás dedicando demasiado tiempo a gestionar tareas básicas de contabilidad, en lugar de utilizar los datos de tu sistema contable para gestionar tu negocio. 

Un contable a sueldo. Un buen contable es un activo inestimable para cualquier empresa. Un mal contable puede llevar a la ruina a una empresa. Contrátalo con cuidado y superválalo de cerca. Consulta los materiales sobre los procedimientos de cierre de mes para saber cómo supervisar a tu contable y asegurarte de que realiza su trabajo correctamente. 

Esta opción es la más adecuada para: 

• A todos. 

A menos que: 

• Te has equivocado de contable. 

Qué se puede esperar de un contable:

• El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
  
  • «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información. 
  • La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma. 
• Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
• Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado. 

Un contable se encarga de que tus registros diarios y mensuales estén correctos y al día. También puede encargarse de la preparación de la declaración de la renta. 

Un asesor fiscal no suele ser también un contable. Un asesor fiscal utiliza tus registros al final del año para presentar la declaración de la renta. Por lo general, no se encarga de llevar tus cuentas durante todo el año. Necesitas un nuevo contable si pensabas que tu asesor fiscal era tu contable, pero lo único que recibes de él es tu declaración de la renta. 

Qué se puede esperar de un asesor fiscal:

• Deben tomar los informes resumidos del año, elaborados por tu contable, e introducirlos con precisión en los formularios correspondientes necesarios para presentar las declaraciones de la renta estatales y federales. 
• Deberían hacerte las preguntas necesarias para comprender tu negocio, pero, siempre que los informes elaborados por tu contable parezcan razonables, no deberían cuestionar la exactitud subyacente de dichos informes.
• Deberían comunicártelo si tienen motivos para creer que los informes del contable no están completos ni son exactos y no tienen sentido. 
• En particular, deberían hacerte preguntas sobre cualquier compra o venta de maquinaria y equipamiento empresarial. 
• Deberían hablar contigo sobre cómo declarar el uso profesional de tu coche particular y el uso profesional de cualquier vehículo propiedad de la empresa. 
• Deberían hacerte preguntas sobre tus actividades no empresariales para poder cumplimentar las partes de tus declaraciones de impuestos estatales y federales que no estén relacionadas con tu negocio. 
• Deben comunicarse con usted sin demora y asegurarse de que su declaración de la renta se presente a tiempo, o bien de que usted presente a tiempo una solicitud de prórroga del plazo de presentación. 

Qué se puede esperar de un contable:

• El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
  
  • «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información. 
  • La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma. 
• Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
• Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado. 

Señales de alerta que indican que tu contable no está haciendo bien su trabajo:

• No han establecido un procedimiento claro y sistemático para que les envíes la información que necesitan cada semana, cada mes o con mayor frecuencia. 
• Tu contable no te pide con frecuencia información aclaratoria que le ayude a registrar las transacciones con precisión. 
• No recibes un balance ni una cuenta de resultados mensuales.
• No recibes informes mensuales de conciliación bancaria y de tarjetas de crédito.
• Si recibes un informe de pérdidas y ganancias, hay muchas partidas en una categoría denominada «Transacciones sin clasificar».
• Se niegan a darte acceso a tu propio QuickBooks o a tus registros contables.
• Retrasan o no envían la documentación a terceros después de que tú se lo hayas solicitado por escrito.

Si tienes pensado dejar de contratar los servicios de tu actual contable o asesor fiscal, utiliza esta lista de comprobación para asegurarte de que te llevas todo lo necesario para que la transición se realice sin problemas. 

Asegúrate de obtener una copia de tus datos o de que se te transfiera la titularidad antes de poner fin a la relación. 

Hay tres categorías de datos y documentos originales que hay que tener en cuenta: 

A. Datos contables y documentos justificativos

1. Para los programas en línea: 
   
   1. Configura tu propia cuenta en línea para el mismo programa de contabilidad, de modo que dispongas de una cuenta en la que se puedan recibir los datos.
   2. Solicita que se te transfiera la titularidad de la cuenta.
   3. Pídeles una lista de todos los datos de acceso o cuentas que hayan creado en tu nombre.
   4. En QuickBooks Online (QBO), las imágenes de los recibos se guardan en la cuenta, por lo que, cuando te transfieran la cuenta, también se transferirán las imágenes de los recibos. Comprueba si ocurre lo mismo con otros programas. Si las imágenes no se transfieren, tendrás que asegurarte de obtener las copias físicas de cualquier recibo u otros documentos originales que le hayas entregado a tu contable. 
2. Para programas de escritorio: 
   
   1. Pide al contable que convierta tu archivo a la versión en línea y, a continuación, que te transfiera la titularidad (esto puede conllevar gastos adicionales). O BIEN: 
   2. Solicita un archivo de copia de seguridad de tus datos contables (puede conllevar gastos). El servicio de atención al cliente puede guiarte a lo largo de este proceso.
   3. Si tu contable ha conservado las copias físicas de los recibos y otros documentos justificativos, asegúrate de que te los devuelva todos. 
3. Si NO eres propietario del programa de contabilidad, si tu contable utiliza otro programa o si no está dispuesto a facilitarte el archivo con tu contabilidad, solicita los siguientes documentos:

• Un breve resumen de cómo se han gestionado tus cuentas o tus impuestos

• Plan de cuentas y lista de clases

• Balance de comprobación a 31 de diciembre de cualquier año para el que también te hayan elaborado las declaraciones del impuesto sobre la renta, y a finales del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Balance a fecha de fin de mes del último mes para el que se prestaron los servicios

• Cuenta de resultados (P&L) del año en curso hasta el final del último mes en el que prestaron sus servicios

• Libro mayor (que recoge todas las transacciones) a 31 de diciembre de cualquier año para el que también hayan elaborado tus declaraciones de la renta, y desde el final del último mes en el que hayan prestado servicios para el año en curso hasta el final del último mes en el que hayan prestado servicios

• Las conciliaciones bancarias o de tarjetas de crédito a 31 de diciembre de cualquier ejercicio para el que también te hayan preparado declaraciones del impuesto sobre la renta, así como a final del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Cualquier factura o recibo original que tengan en su poder 

• Cualquier asiento de ajuste (que suele realizarse al cierre del ejercicio)

• Informes de nóminas (si se encargaban de la gestión de nóminas)

B. Documentos del impuesto sobre la renta: para un asesor fiscal o un contable que también se haya encargado de la declaración del impuesto sobre la renta 

• Copias completas de tus declaraciones de la renta (en formato PDF, no solo extractos), incluyendo cualquier anexo complementario que no sea obligatorio presentar ante el IRS. En particular, asegúrate de obtener una copia completa de cualquier detalle de amortización en el que figuren los activos.

• Copias de cualquier prórroga concedida para la presentación de las declaraciones de la renta federales o estatales.

• Copias de toda la correspondencia con el IRS o con las autoridades fiscales estatales que hayan gestionado en tu nombre

• Copias de los comprobantes de los pagos a cuenta del impuesto realizados

C. Información sobre el impuesto sobre las nóminas: para un contable que se haya encargado de la gestión de las nóminas o para una empresa de gestión de nóminas 

• Copias de todas las declaraciones de impuestos sobre las nóminas (formularios 940, 941, DE9, etc.)

• Formularios W-2 para empleados, 1099 para autónomos y W-9

• Cualquier resumen de nóminas trimestral o de fin de año

Tareas pendientes finales

• Solicita una factura final y confirma tu último día de servicio

• Solicita una lista de las tareas pendientes o los asuntos sin resolver

• Comprueba si aún hay alguna prórroga o declaración fiscal pendiente

• Cambia todas las contraseñas de las cuentas a las que tenía acceso el contable

Consejo: Guarda todos los archivos en formato digital en un lugar seguro al que puedas acceder fácilmente y compártelos con tu nuevo proveedor para ayudarle a ponerse al día más rápido.

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

Conserva los registros de empleo durante cuatro años.

Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.

Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos. 

Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta.

Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los siete años posteriores a su venta. 

En lo que respecta a cuestiones generales, el IRS debe realizar la inspección en un plazo de tres años.

Si se ha producido una subestimación sustancial (del 25 % o más) de los ingresos, el IRS dispone de 6 años para realizar una inspección fiscal.

Si no presentas la declaración de la renta, o si la has presentado pero has omitido deliberadamente declarar unos ingresos, ¡el IRS puede remontarse todo lo atrás que quiera!

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Si una empresa abona a autónomos y pequeñas empresas más de 600 dólares en un año natural, está obligada a declarar dichos pagos al Servicio de Impuestos Internos (IRS) mediante el formulario 1099. 

Por lo general, una empresa no tiene que presentar el formulario 1099 para declarar los pagos realizados a sociedades, pero sí está obligada a declarar todos los pagos realizados a abogados. 

No es necesario que declares los pagos correspondientes a mercancía, almacenamiento y alquiler.

Si no presenta los formularios 1099 tal y como se exige, el IRS podría denegar cualquier deducción por los gastos que deberían haberse declarado en dichos formularios. Además, el IRS impondrá sanciones por no presentar el formulario 1099. 

Las sanciones se revisan anualmente. En 2026 serán las siguientes:

• 60 $ por formulario si se rellena en un plazo de 30 días a partir de la fecha de vencimiento
• 130 dólares por cada formulario presentado antes del 1 de agosto
• 340 $ por cada formulario presentado después del 1 de agosto
• 680 $ por formulario si la omisión de la presentación no fue accidental

Para obtener información sobre cómo presentar los formularios 1099 y cuáles son sus plazos de presentación, consulte la página web del IRS. 

La única forma de disponer de registros precisos de las actividades de tu empresa es contar con un sistema para guardar los recibos y las notas a medida que se van generando, y organizar periódicamente esa información para entregársela a un contable o introducirla tú mismo en un sistema de contabilidad. 

La clave está en tu costumbre diaria de guardar los recibos y tomar notas en ellos o en la aplicación que utilices para hacerles fotos. 

Recomendamos elegir uno de los dos métodos y seguir utilizándolo: 

Una aplicación para el móvil 

Haz una foto de cada recibo y súbela a la aplicación. Añade notas siempre que puedas para incluir información adicional. Si no te dan un recibo, escribe en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción; luego, haz una foto de ese trozo de papel como si fuera un recibo y súbela a la aplicación. 

 Un sistema de sobres y carpetas: 

Necesitarás: 

• En casa: cuatro carpetas o sobres grandes de manila etiquetados como: 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria, 4. Otros gastos. 
• Lo que llevas en tu furgoneta: unos cuantos bolígrafos, un sobre grande de manila con la etiqueta «Ingresos diarios» y un bloc de notas.
• Durante el día: cada vez que recibas un recibo, guárdalo en el sobre «Recibos diarios». A menos que el motivo del recibo sea totalmente evidente, escribe una nota en el recibo (por delante o por detrás) con un poco de información adicional. Si no recibes un recibo, anota en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción. 
• Cada noche, o al menos una vez a la semana: saca todos los recibos del sobre «Recibos diarios» y clasifícalos en los cuatro sobres o carpetas de manila etiquetados como 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria y 4. Otros gastos. Consulta la norma R.9 «Conservación de recibos: normas especiales para los bienes utilizados en una actividad empresarial» para obtener más información sobre qué incluir en el sobre etiquetado como «Maquinaria».

Una vez al mes, o al menos una vez al año, tendrás que facilitar la información que figura en la aplicación de tu teléfono o en los sobres que guardas en casa a un contable o a un asesor fiscal. Consulta la sección R.18 «Organización y envío de recibos mensualmente» para obtener instrucciones específicas sobre cómo enviar tu información a un contable. 

¡Algunos recibos son más importantes que otros!

Los recibos de los bienes que compres y que se prevea que duren más de un año son más importantes que los recibos de los artículos que compres y que vayas a consumir en el plazo de un mes o de un año. 

Las semillas y los insumos para el suelo son recursos que se agotan en el plazo de un año; forman parte de la cosecha que se produce cada año. El petróleo y el gas para los vehículos también son recursos que se van consumiendo a medida que se utilizan. 

Cuando gastas dinero en cosas que se consumen a lo largo del año, esas cosas se denominan gastos. 

Normalmente se espera que los bienes, como la maquinaria y el equipo, tengan una vida útil superior a un año. Es especialmente importante conservar los recibos de este tipo de compras, ya que existen normas específicas sobre cómo deben contabilizarse en tus libros y declararse en tu declaración de la renta.

En el ámbito fiscal y contable, los bienes utilizados en una empresa y que se prevé que presten servicio a la misma durante más de un año se denominan «activos». 

• La maquinaria es un activo. El combustible que se le echa a la maquinaria es un gasto. 
• El equipo es un activo. La cantidad que se paga a alguien por reparar una pieza de equipo suele considerarse un gasto; sin embargo, si, en esencia, se reconstruye el equipo y se le dota de una vida útil totalmente nueva, la cantidad que se paga a esa persona se trataría como si se hubiera comprado una pieza de equipo nueva. 

En caso de duda, guarda el recibo y escribe una nota detallada para poder comentar con tu contable o asesor fiscal a qué corresponde. 

Debes llevar una lista detallada de todos los activos amortizables que se utilizan en tu empresa. Indica:

1. Descripción
2. Fecha de compra
3. Importe de la compra
4. Deducción por amortización aplicada cada año
5. Fecha de venta o de retirada del servicio

Además de la lista de tus activos, necesitas documentación justificativa que acredite lo siguiente: 

• Cuándo y cómo adquiriste los activos
• Precio de compra
• costo las mejoras 
• Deducciones por amortización aplicadas
• Deducciones por pérdidas por siniestros, como las derivadas de incendios o tormentas
• Cómo has utilizado el activo en tu negocio
• Precio de venta del activo en caso de venta y condiciones de la venta si esta se realiza mediante contrato o a cambio parcial de otro activo.

Entre los ejemplos de documentos justificativos se incluyen: facturas de compra y venta, escrituras de compraventa de inmuebles, cheques cancelados u otros documentos en los que figuren el beneficiario, el importe y la prueba de pago, así como declaraciones de la renta de ejercicios anteriores con los cuadros de amortización. 

Requisitos especiales para las operaciones relacionadas con activos

Cuando vendes un activo, los ingresos no forman parte de los ingresos de tu negocio, sino que se declaran por separado como «ingresos por plusvalías». 

Las plusvalías se gravan a un tipo impositivo inferior al de los ingresos por actividad por cuenta propia. 

Los ingresos por plusvalías son: 

Precio bruto de venta

Menos la base del activo 

Menos los gastos de la venta

___________________________________________________

Equivale a: Ingresos (o pérdidas) por plusvalías 

La base es: 

a) costo que es el precio de compra o costo construcción

b) base de la donación o la base del donante en el momento en que te lo entregó, o 

c) en el caso de los bienes heredados, se aplica una «base actualizada». 

La base de valoración ajustada es el valor de mercado del activo en la fecha del fallecimiento de la persona de la que lo heredaste.

Podrás aumentar la base imponible de un activo si incurres en gastos al realizar mejoras en él.  

La base imponible de un activo se reduce en el importe de la amortización que se admitiría en tu declaración de la renta, ¡y se reduce en ese importe aunque no apliques la deducción en tu declaración! 

Necesitas documentación que acredite la base fiscal de cualquier activo que vendas. 

Si no puedes demostrar el importe que declaras como base imponible, la Agencia Tributaria (IRS) dará por hecho que dicha base es cero y tendrás que pagar el impuesto sobre el precio total de venta del artículo. 

Entre los documentos que acreditan la base se incluyen: 

• registros de compras
• declaraciones de impuestos en las que se refleja la amortización
• las escrituras de donación y las declaraciones de la renta de la persona que te hizo la donación (si quieres demostrar que tu base imponible en la donación es superior a cero porque la base imponible de esa persona en la donación era superior a cero)
• declaraciones del impuesto sobre el patrimonio o documentos sucesorios relativos a los bienes heredados 
• recibos de las reformas que hayas realizado. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Puedes aplicar deducciones por los gastos relacionados con el vehículo utilizando el método del kilometraje o el método de gastos reales. 

Si utilizas el método del kilometraje, debes anotar los kilómetros recorridos por motivos de trabajo y multiplicar el total de kilómetros por la tarifa publicada por el IRS para calcular la deducción total. 

Si utilizas el método real, debes guardar todos los recibos de gasolina y mantenimiento. 

En ambos casos, debes llevar un registro de los kilómetros recorridos por motivos de trabajo. 

Por lo general, en el caso de un vehículo que es propiedad de la empresa y se utiliza exclusivamente para fines empresariales, se aplica el método del gasto real; por su parte, el propietario utiliza el método del kilometraje para el uso empresarial ocasional de un vehículo personal. Si solo dispones de un vehículo para uso personal y para la explotación agrícola, debes elegir qué método aplicar. Puedes utilizar métodos diferentes para distintos vehículos, pero no puedes cambiar de método de un año a otro para el mismo vehículo. 

El acta debe redactarse por escrito y debe incluir:

1. Fecha
2. Destino
3. Millas recorridas en el trayecto de ida y vuelta 
4. Objetivo profesional del viaje: una breve nota en la que se explique por qué o en qué medida el viaje está relacionado con la empresa. 

Puedes utilizar cualquier tipo de calendario para llevar un registro de tus viajes de negocios: un calendario en papel, una aplicación del móvil, una agenda o un planificador diario. Lo importante es que tengas un registro por escrito de la fecha, el destino y el motivo profesional del viaje. 

Algunos ejemplos de viajes de negocios son: 

• De tu granja al pueblo y viceversa para comprar provisiones
• De tu granja a otra localidad y viceversa para ver maquinaria
• De tu granja a otra granja y viceversa para hablar con el otro granjero
• Salidas para vender en un mercado
• Viajes para visitar a posibles compradores 

Los desplazamientos desde tu casa hasta tu granja y desde tu granja hasta tu casa se consideran «desplazamientos diarios al trabajo» y no se admiten como deducciones fiscales por gastos profesionales. 

Existen dos métodos para calcular las deducciones relacionadas con los vehículos: el método real y el método por kilometraje. 

1. El método «Actual» te permite aplicar una deducción por amortización para recuperar el costo vehículo y deducir todos los gastos de combustible y mantenimiento, pero debes llevar un registro de todas las millas recorridas en el que se indique la finalidad profesional del viaje Y, además, debes conservar todos los recibos de combustible y mantenimiento. 
2. El método del kilometraje te permite calcular tu deducción multiplicando la tarifa por kilómetro del IRS (que se publica al menos una vez al año) por los kilómetros recorridos por motivos de trabajo. 

Sea cual sea el método que elijas, necesitas un registro por escrito de las millas que has recorrido en el que figure la fecha, las millas recorridas, el destino y, lo más importante, POR QUÉ se trataba de un viaje relacionado con el trabajo.  

Puedes cambiar de «Millas» a «Real», pero no puedes cambiar de «Real» a «Millas». 

Además de los gastos del vehículo, puedes deducir por separado los peajes y el aparcamiento.  

Puede darse el caso de que utilices ambos métodos, pero para vehículos diferentes:

• Se aplica el método «Actual» a un vehículo que es propiedad de la granja o el rancho y que se utiliza principalmente en dicha explotación (aunque quizá, en ocasiones, también para uso personal). 
• Utilizas el método del kilometraje para un vehículo que es de tu propiedad personal (y que, en ocasiones, utilizas para fines profesionales). 

El vehículo agrícola o ganadero de «Actual Method» se considera un activo agrícola o ganadero y se amortiza junto con el resto de maquinaria agrícola o ganadera; además, todos los gastos de combustible y mantenimiento se contabilizan junto con los gastos de combustible y mantenimiento del resto de maquinaria.

Si el vehículo se utiliza ocasionalmente con fines no profesionales, el propietario debe llevar un registro del kilometraje no profesional, calcular el porcentaje de uso profesional respecto al no profesional y reducir su deducción total por uso profesional en el importe correspondiente al uso personal.

En el caso de un vehículo particular que se utiliza ocasionalmente con fines profesionales (por ejemplo, para ir a la ciudad a visitar a tu asesor fiscal y comprar material de oficina), lo habitual es aplicar el método de kilometraje. El propietario debe llevar un registro de los kilómetros recorridos con fines profesionales y puede deducirlos utilizando el método de kilometraje.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

El IRS permite una deducción por comidas y gastos varios incurridos durante un viaje de una jornada laboral completa o más, fuera del área habitual de actividad del contribuyente y con fines profesionales. No es necesario conservar los recibos para poder aplicar esta deducción. En su lugar, basta con llevar un registro de los días en los que se ha viajado fuera del lugar habitual de trabajo y utilizar las tablas publicadas de «tarifas diarias de la GSA» para calcular el importe que se puede deducir por cada viaje. 

La deducción por dietas cubre una cantidad básica para las comidas y una pequeña cantidad para gastos varios. Los gastos varios son cosas como comprar aspirinas o crema solar. 

La deducción por dietas resulta útil para los agricultores que se desplazan a mercados agrícolas lejanos o para asistir a un curso. En lugar de guardar los recibos de las comidas que consumes durante el viaje, puedes consultar las tablas de gastos por dietas y aplicar los importes publicados. 

Para conocer el importe de la dieta diaria, consulta la localidad de destino en: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates Los importes suelen superar los 60 dólares al día; sin embargo, dado que la deducción por dieta diaria se destina principalmente a las comidas y que todas las deducciones por comidas están limitadas al 50 %, solo podrás deducir el 50 % del importe de la dieta diaria en tu declaración de la renta. Para quienes viajan habitualmente a un mercado de agricultores en unacosto , situada a más de una hora de su granja, el importe puede suponer, aun así, una deducción considerable. 

También puedes utilizar el método de dietas para reembolsar a los empleados los gastos de comida y otros gastos menores que hayan pagado de su propio bolsillo durante los días de viaje. Si reembolsas a los empleados de esta forma, no es necesario incluir dicho importe en sus salarios sujetos a impuestos. Esto significa que tú no pagas impuestos sobre las nóminas por esos importes y ellos tampoco pagan el impuesto sobre la renta por ellos. 

 Para poder deducir las dietas, debes llevar un registro por escrito del viaje de negocios. 

El acta debe redactarse por escrito y debe incluir:

1. Fecha
2. Destino
3. Motivo profesional del viaje

Puedes utilizar cualquier tipo de calendario para llevar un registro de tus viajes de negocios: un calendario en papel, una aplicación del móvil, una agenda o un planificador diario. Lo importante es que tengas constancia por escrito de la fecha, el destino y el motivo profesional del viaje. ¿Qué se entiende por «motivo profesional» de un viaje? Cualquier cosa que sea «habitual y necesaria» para el desarrollo de tu actividad empresarial. 

Algunos ejemplos de motivos de viaje por motivos de trabajo son: 

• Comprar material o equipamiento
• Reúnete con un contable o un asesor fiscal
• Reúnete con un agente de seguros para hablar sobre seguros para empresas
• Reúnete con una entidad crediticia para hablar sobre un préstamo empresarial
• Echa un vistazo al equipamiento que podrías comprar para utilizarlo en tu negocio
• Reúnete con otro agricultor o con un asesor agrícola para hablar sobre cómo gestionar tu producción o tu negocio
• Reunirse con un posible proveedor para hablar sobre la posibilidad de comprarle productos
• Reúnete con un posible comprador para hablar sobre la venta de tus productos a él

Para poder acogerse a la deducción por dietas, el viaje debe alejarle de su «domicilio fiscal» durante más de 8 horas.

¿Cuál es tu «domicilio fiscal»? Traza un círculo alrededor de tu granja que se extienda hacia el norte, el sur, el este y el oeste hasta donde llegarías en una jornada laboral habitual. Todo lo que quede dentro del círculo es tu domicilio fiscal. Todo lo que quede fuera del círculo está fuera de tu domicilio fiscal. Si realizas desplazamientos fuera del círculo, puedes aplicar una deducción diaria por tus comidas y gastos varios de ese día. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Puede deducir los gastos de viaje relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, incluidos los gastos habituales y necesarios asociados a los desplazamientos para llevar a cabo las actividades habituales y necesarias de su negocio. 

La documentación esencial que necesitas, además de los recibos, es algún documento que acredite la finalidad profesional del viaje. 

Puede deducir los gastos de desplazamiento relacionados con la compra de equipos, suministros y ganado; el acceso a servicios veterinarios, jurídicos, contables y formativos; el establecimiento de relaciones comerciales, y la distribución de su producto al mercado. 

Los gastos de viaje incluyen: los gastos relacionados con el vehículo, tal y como se ha indicado anteriormente; los gastos de alquiler de vehículos y el combustible correspondiente; los billetes de ferry y de avión; los servicios de taxi o de transporte; el alojamiento en hotel; y las comidas y gastos varios. 

Para que los gastos de comida sean deducibles, debes encontrarte en un viaje fuera de tu «domicilio fiscal» habitual durante 8 horas o más. Tu «domicilio fiscal» es la zona general en la que realizas habitualmente tus actividades profesionales: el radio alrededor de tu granja en el que sueles desplazarte durante una jornada laboral normal.

Muchos agricultores y ganaderos viven bastante lejos de los servicios y pueden tener que viajar varias horas hasta el pueblo o la ciudad más cercana. Ese pueblo o ciudad más cercana puede formar parte de la zona que consideras tu «domicilio fiscal» si viajas regularmente hasta allí y vuelves en el transcurso de una jornada laboral normal. La siguiente localidad más lejana puede quedar fuera de su domicilio fiscal. Para poder deducir sus propias comidas y gastos varios de un día de viaje, debe permanecer fuera de su «domicilio fiscal» durante 8 horas completas o más.

Para muchos agricultores, el día que acuden a un mercado agrícola supone una jornada de entre 12 y 14 horas, y pasan la mayor parte del día fuera de su «domicilio fiscal»; pueden deducirse las comidas y los gastos varios de esos días en los que acuden al mercado. Traza un círculo alrededor de tu explotación agrícola que abarque la máxima extensión posible hacia el norte, el sur, el este y el oeste durante un día normal: ese es tu «domicilio fiscal»; todo lo demás se considera «fuera».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Podrás deducir el gasto de una comida de negocios si el objetivo principal de la misma es llevar a cabo actividades comerciales o promover algún objetivo de la empresa. 

Puedes deducir el importe de las comidas que consumas mientras te encuentres de viaje fuera de tu «domicilio fiscal».

Debes poder justificar la finalidad profesional de la comida.

Puedes reembolsar a tus empleados los gastos de comida y otros gastos menores cuando se encuentren fuera de su domicilio fiscal, viajando por motivos de trabajo para tu empresa. 

Siempre que dispongas de documentación escrita que acredite la finalidad profesional del viaje, así como la fecha y el lugar del mismo, no es necesario que incluyas el importe del pago al empleado en sus salarios imponibles del formulario W-2 ni que pagues impuestos sobre nóminas por dicho importe.

Las deducciones por comidas de negocios se limitan al 50 % del importe real o al importe que figure en la tabla de la GSA. 

En cuanto a las comidas y los gastos varios durante los viajes fuera de casa, dispones de una opción similar a la de los gastos de vehículo: los gastos reales o las tarifas diarias que figuran en la tabla de la GSA.

Para utilizar el método de gastos reales, debes presentar el recibo correspondiente junto con una nota en la que se explique la finalidad profesional del viaje. 

Para utilizar el método de dietas no es necesario conservar ningún recibo, pero sí debes mantener registros escritos en los que se explique la finalidad profesional del viaje. El importe de la deducción se calcula utilizando la tabla de tarifas de dietas que publica, al menos una vez al año, la Administración de Servicios Generales (GSA) del Gobierno federal. Busca la ciudad a la que te diriges. Si la ciudad no aparece en la lista, utiliza el importe indicado para el condado. 

Las deducciones por comidas de negocios están limitadas al 50 %: si consultas el formulario del IRS, verás que en la casilla correspondiente debes introducir el 100 % y, a continuación, restar el 50 % para obtener la deducción real.

Ten en cuenta que las tablas de la GSA incluyen los gastos de hotel. Los autónomos no pueden utilizar las tablas de la GSA para los gastos de hotel; deben presentar los recibos reales del hotel. Utiliza únicamente la sección «Comidas y gastos varios» de la tabla. 

«Gastos varios» es para cosas como comprar aspirinas o crema solar que quizá te hayas olvidado de traer, pero de las que luego te das cuenta de que necesitas. 

Requisitos especiales para justificar las comidas de negocios que son deducibles al 100 %

Si proporcionas comidas a los empleados por TU conveniencia (la tuya, no la de ellos), dichas comidas son deducibles al 100 % (no están sujetas a la limitación del 50 %).

Además, el valor de las comidas que se proporcionan a sus empleados no se incluye en sus salarios sujetos a impuestos. 

Debes poder demostrar que las comidas se proporcionaron para tu comodidad. 

Un ejemplo de documentación adecuada sería incluir en el manual de normas para empleados el requisito de que estos coman junto con el personal de la granja o el rancho, para que puedan estar cerca en caso de emergencia, o porque el pueblo queda demasiado lejos, o, en algunos casos, para que comprendan cómo se preparan y se sirven los alimentos cultivados o criados en la granja y cuál es su sabor.

Ejemplos de situaciones en las que la comida se ofrece para tu comodidad: si se sirve en tu lugar de trabajo; si permite a los empleados realizar horas extras; si te encuentras lejos de un lugar desde el que tus empleados pudieran, razonablemente, salir, ir a comprar algo de comer y volver dentro del tiempo asignado para la pausa de almuerzo o cena; o si proporcionas las comidas para que los empleados puedan permanecer cerca en caso de emergencia. 

Ejemplos de situaciones en las que la comida no se ofrece por motivos de comodidad: se ofrecen comidas con el fin de aumentar la remuneración global de los empleados; las comidas se ofrecen cuando los empleados no están trabajando.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Siempre que puedas establecer una relación entre la persona que recibe el obsequio de agradecimiento y un fin comercial legítimo (incluida la promoción de tu negocio entre clientes potenciales), podrás deducir los obsequios de empresa de hasta 25,00 dólares por destinatario.

Piensa en las personas que podrían recibir un regalo de empresa. ¿Quiénes son las personas que te ayudan en tu negocio actuando como asesores informales? ¿Tienes algún amigo o familiar que trabaje por cuenta propia o que tenga conocimientos específicos sobre agricultura, ganadería, marketing o contabilidad y fiscalidad? Un regalo de agradecimiento puede ser una bonita forma de reconocer que valoras su apoyo continuo. 

Para obtener más información , consulte la Publicación 463 del IRS, «Gastos de viaje, regalos y automóvil».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Los gastos de ocio no son deducibles.

Hay dos ejemplos importantes de gastos empresariales ordinarios y necesarios que son totalmente deducibles, pero que pueden parecer gastos de representación: 

1. Eventos promocionales para clientes
2. Actividades recreativas, de trabajo en equipo o de reconocimiento para los empleados

Los eventos promocionales, como una fiesta de la cosecha, son actividades destinadas a atraer clientes a tu granja. Pueden incluir elementos de entretenimiento, como juegos infantiles, atracciones, música y baile. Se trata de actividades de marketing habituales y los gastos son necesarios, por lo que son totalmente deducibles siempre que puedas acreditar la finalidad comercial del evento. 

Las actividades de ocio para los empleados, como los gastos derivados de una excursión de verano al parque acuático local, tienen por objeto ayudarte a mantener o mejorar la moral, el rendimiento y la retención de los empleados, entre otros aspectos. Estos gastos son totalmente deducibles siempre que puedas demostrar que su finalidad estaba relacionada con la mejora del rendimiento y la retención de los empleados. 

Si vas a ver un concierto o una película con alguien que comercializa tus productos, no puedes deducir el costo la entrada, ya que se consideraría un gasto de representación; esto se debe a que, en lugar de estar en una reunión entre vosotros para hablar de negocios, ambos os estabais entreteniendo con algo que no tenía nada que ver con el trabajo.

Puedes deducir el costo aparcamiento en un hotel y del alquiler de una sala de reuniones del hotel para una reunión de negocios. O bien, puedes deducir los gastos de entrada y aparcamiento si vas a un parque local y mantienes una reunión mientras paseas con alguien, en lugar de celebrar una reunión de negocios en la sala de reuniones de un hotel. Lo importante es que el objetivo y la actividad principales sean la reunión de negocios. 

Necesitarás algunas notas escritas sobre lo que se ha hablado, que establezcan una conexión clara entre la reunión y tu negocio. 

¿Cómo se demuestra que la actividad y el objetivo principales fueron la reunión de trabajo? La mejor forma es mediante las notas tomadas durante la reunión o las que se redacten después de la misma. Otro modo de documentar el carácter profesional de la reunión sería enviar un correo electrónico de seguimiento a la persona en cuestión diciendo: «¡Ha sido una reunión estupenda! En resumen, hemos hablado de x, y y z, y hemos acordado hacer 1, 2 y 3». 

Estos son ejemplos de documentos no financieros que avalan los registros financieros, así como situaciones en las que el recibo por sí solo no justifica la deducción, pero sí lo hace el recibo junto con otra documentación.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

La forma más eficaz de trabajar para tu contable es por meses. Si le entregas los recibos en orden aleatorio, te cobrará por el tiempo que le lleve organizarlos. Si los organizas tú mismo, ahorrarás dinero en la contabilidad. Además, esto te da la oportunidad de revisar tus recibos y asegurarte de que no falte ninguno y de que los que necesiten notas las tengan. 

Para organizar tus recibos de uno o varios meses anteriores: 

1. Consigue los recibos de todas tus transacciones comerciales desde el primer día del año en curso
2. Consigue siete sobres con carpetas y etiquétalos con los siguientes nombres: 
   
   1. Ingresos
   2. Gastos de producción
   3. Gastos de ventas 
   4. Adquisición de equipos 
   5. Gastos de vehículos
   6. Gastos de oficina
   7. Otros gastos 
3. En primer lugar, clasifica los recibos en cada una de las categorías
4. A continuación, revisa cada recibo y, si necesita alguna explicación adicional, escribe una nota para aclarar a qué corresponde y, después, 
5. Ordena los recibos por mes dentro de la categoría 
   
   1. Puedes utilizar un trozo de papel de desecho para separar cada mes
   2. No es necesario que ordenes los recibos por días dentro del mes.

Para enviar tus recibos correspondientes a uno o varios meses anteriores:

Opción A: 

1. Haz una foto de cada recibo y súbelo a tu sistema de contabilidad.
2. Escribe una «T» mayúscula, que signifique «Transmitido», en el reverso del recibo cuando se lo hayas enviado a tu contable.

Esta opción es lenta, pero puedes hacerlo todo desde casa y no corres el riesgo de perder tus documentos. Al final, tendrás un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos pueden perderse. 

Opción B: 

1. Acude a una copistería o utiliza una aplicación de tu móvil y escanea tus recibos; normalmente puedes colocarlos de tal forma que quepan tres o más recibos en una sola página para escanearlos.
2. Recibirás un archivo electrónico con todas tus imágenes escaneadas; puedes pedir que te lo envíen por correo electrónico o que te lo guarden en una memoria USB (tendrás que comprar una memoria USB o traer la tuya propia).
3. Sube el archivo con los documentos escaneados a tu sistema de contabilidad

Esta opción puede resultar más rápida si tienes muchas transacciones, pero en una copistería te cobrarán unos diez céntimos por página. De este modo, dispondrás de un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos podrían perderse. 

Opción C: 

1. Entrega las carpetas a tu contable o llévalas en persona. 

Esta opción puede ser la más barata y sencilla, pero es posible que no te permita disponer de copias digitales de tus documentos, y existe el riesgo de que estos se pierdan; además, la tinta de la mayoría de los recibos se desvanecerá con el tiempo. Tu contable puede escanear los recibos por ti, pero te cobrará por el tiempo que le lleve hacerlo. 

Las prácticas contables habituales exigen que las transacciones se contabilicen al menos una vez al mes. En el caso de algunas empresas muy pequeñas (aquellas que registran menos de diez transacciones al mes), esto debería hacerse al menos una vez al trimestre. 

Como empresario que trabaja con un contable, tu función consiste en revisar los libros del mes anterior tan pronto como estén listos. Una revisión oportuna permite corregir más rápidamente cualquier error y proporciona información valiosa para la toma de decisiones de gestión.

Los cuatro procedimientos de revisión que debes realizar cada mes son: 

1. Revisa la conciliación bancaria mensual de cualquier cuenta bancaria de la empresa
2. Revisa el extracto mensual de cualquier tarjeta de crédito de la empresa
3. Revisa el balance general a fecha del último día del mes anterior
4. Revisa la cuenta de resultados (también conocida como P&L) del mes anterior y del año hasta la fecha, hasta el final del mes anterior. 

En las cuatro próximas lecciones se explicará en qué consisten cada uno de estos procedimientos y cómo llevarlos a cabo. 

La conciliación bancaria es un procedimiento que permite comprobar que todos los movimientos de entrada y salida de la cuenta bancaria quedan registrados en la contabilidad, y que todos los movimientos registrados en la contabilidad están reflejados en el banco.

La conciliación bancaria ofrece un control riguroso de tu cuenta bancaria para garantizar que todas las transacciones que entran y salen de ella sean correctas. Ten en cuenta que esto incluye, sobre todo, la detección de fraudes en los que puedan producirse retiradas no autorizadas; la conciliación bancaria es una de las formas clave de identificar estos problemas.

¿Qué es una conciliación bancaria y por qué debería revisarla? 

La conciliación bancaria es un procedimiento que permite comprobar que todos los movimientos de entrada y salida de la cuenta bancaria quedan registrados en la contabilidad, y que todos los movimientos registrados en la contabilidad están reflejados en el banco.

La conciliación bancaria ofrece un control riguroso de tu cuenta bancaria para garantizar que todas las transacciones que entran y salen de ella sean correctas. Ten en cuenta que esto incluye, sobre todo, la detección de fraudes en los que puedan producirse retiradas no autorizadas; la conciliación bancaria es una de las formas clave de identificar estos problemas.

¿Cómo se revisa una conciliación bancaria?

Un paso fundamental en el proceso de conciliación bancaria consiste en revisar el extracto bancario, lo cual se lleva a cabo de forma independiente del proceso de conciliación bancaria. Como propietario o gerente, debes recibir los extractos bancarios cada mes y revisarlos, tomando nota de cualquier partida inusual o inesperada. Es posible que el contable reciba el extracto bancario al mismo tiempo. Una vez finalizado el proceso de conciliación bancaria, debes revisar el informe de conciliación.

Realiza este proceso para cada una de tus cuentas bancarias empresariales. 

1. Reúne tus informes:
   
   • Informe de conciliación bancaria: solicítalo a tu contable o consíguelo directamente de tu sistema de contabilidad correspondiente al mes anterior.
   • Extracto bancario: Obtén tu extracto bancario del mes anterior.
2. Comprobar las fechas de conciliación:
   
   • Período de conciliación: Comprueba el informe para asegurarte de que abarca el período que finaliza el último día del mes anterior.
   • Fecha de conciliación: Comprueba la fecha en la que se realizó la conciliación. Lo ideal es que se haya realizado en un plazo de diez días a partir del final del mes anterior.
     
     1. Si ha pasado un mes o más desde que finalizó el mes anterior, es probable que tu contable vaya con retraso. Si le facilitas la información puntualmente, deberías recibir los informes cada mes a tiempo. Pide a tu contable una explicación sobre cualquier retraso.

3. Revisa tu informe de conciliación bancaria para comprobar los saldos:
   
   • Declaración Inicio Saldo:
     
     1. Compara esta cantidad que figura en el informe con el saldo inicial de tu extracto bancario.
     2. Los dos números deben coincidir exactamente.
   • Declaración Final Saldo:
     
     1. Compara esta cantidad que figura en el informe con el saldo final de tu extracto bancario.
     2. Los dos números deben coincidir exactamente.
   • Qué hacer ante discrepancias: Si los saldos iniciales o finales de tu informe de conciliación bancaria y de tu extracto bancario no coinciden exactamente, hay un problema. Pregunta a tu contable por qué las cifras no coinciden. 

4. Ve a la sección «Cheques y pagos liquidados»
   
   • Echa un vistazo a toda la sección. ¿Ves algún concepto de importe elevado que no esperaras? ¿Se te ocurre qué podría ser? Si ves algún importe elevado inesperado:
     
     1. Pídele a tu contable que te muestre los detalles de esa cantidad.
        
        1. Asegúrate de entender bien su respuesta.
     2. Es posible que tengas que ponerte en contacto con tu banco para reclamar un cargo no autorizado. 
        
        1. Por lo general, debes reclamar un cargo no autorizado a tu banco tan pronto como te des cuenta de él y en un plazo de 60 días. Algunos bancos establecen plazos más cortos o más largos para reclamar un cargo. 
5. Ve a la sección «Ingresos y otros abonos liquidados»
   
   • Revisa esta sección para detectar pagos o ingresos de cuantía elevada, importantes o recurrentes que esperes recibir (por ejemplo, ingresos semanales del mercado de agricultores o un único pago de cuantía elevada de un cliente):
     
     1. Si falta un pago o un ingreso previsto, pregúntate: ¿por qué? 
        
        1. En ocasiones, es posible que el pago se haya contabilizado en el mes anterior o en el siguiente.
        2. Sin embargo, si realmente falta un pago, es mejor saberlo lo antes posible para poder investigar qué ha pasado.
6. Ve a la sección «Cheques y pagos pendientes»
   
   • Busca en esta sección:  
     
     1. Cheques con más de un mes de antigüedad: Plantéate si el destinatario ha perdido el cheque, se ha olvidado de ingresarlo o si tú mismo lo has anulado sin comunicárselo a tu contable.
     2. Cheques con más de seis meses de antigüedad: es posible que haya que volver a emitirlos, ya que es posible que los bancos no acepten cheques con más de seis meses de antigüedad. 
        
        1. Nota importante: Los cheques pendientes de liquidación pueden liquidarse en cualquier momento. Tenlo en cuenta a la hora de consultar tu saldo bancario para determinar los fondos de los que dispones.
7. Cualquier partida pendiente de conciliar aparecerá como una categoría independiente para que puedas identificarla fácilmente. Asegúrate de liquidarlas al final de cada mes.

Escrito por Winona Dorris y Poppy Davis 

¿Qué es una conciliación de tarjeta de crédito y por qué debería revisarla?  

La conciliación de una tarjeta de crédito es igual que la conciliación bancaria, pero en lugar de comprobar que todos los movimientos de una cuenta bancaria se han registrado en tu contabilidad, sirve para comprobar que todos los movimientos de una tarjeta de crédito se han registrado en tu contabilidad. 

Una cuenta bancaria suele tener un saldo positivo en tu contabilidad, ya que representa el dinero que te pertenece. Una tarjeta de crédito representa el dinero que debes, por lo que aparecerá como un saldo negativo en tu contabilidad. Por eso hablamos de la conciliación bancaria y de la conciliación de la tarjeta de crédito como dos actividades diferentes, aunque sean casi idénticas. 

La conciliación de una tarjeta de crédito es una forma de demostrar que todos los ingresos y gastos de tu tarjeta de crédito se han registrado en tu sistema de contabilidad, y que todos los ingresos y gastos que figuran en tu sistema de contabilidad como realizados en tu cuenta de tarjeta de crédito se han producido realmente en dicha cuenta. 

Por lo general, las únicas diferencias entre el movimiento que aparece en el extracto de la tarjeta de crédito y el que figura en el registro contable de esa cuenta de tarjeta de crédito se deben a una diferencia de tiempo: tal vez un reembolso o un pago que hayas realizado y que la entidad emisora de la tarjeta aún no haya registrado.  

Es importante revisar cada mes el informe de conciliación de la tarjeta de crédito para asegurarte de que tu contable se mantiene al día con el registro de tus transacciones mensuales y de que nadie está utilizando tus tarjetas de crédito sin tu conocimiento o permiso. 

¿Cómo puedo revisar el extracto de la tarjeta de crédito?

1. Necesitarás:
   
   1. Informe de conciliación de tarjetas de crédito: puede solicitar este informe a su contable y lo encontrará en su sistema de contabilidad.
   2. El extracto de tu tarjeta de crédito del mes anterior. 
2. Comprueba las fechas del informe de conciliación de la tarjeta de crédito: 
   
   1. Período de conciliación: El informe debe abarcar el mes natural anterior (por ejemplo, del 1 al 31 de julio).
   2. Fecha de elaboración: El informe debe completarse en un plazo de 10 días a partir del cierre del mes. Si la fecha se sitúa un mes o más después del cierre del mes anterior, eso significa que tu contable va con retraso; ¿a qué se debe esto? Si facilitas la información puntualmente, deberías recibir los informes puntualmente cada mes. Si estás facilitando la información a tu contable a tiempo, pero no recibes los informes en un plazo de dos semanas tras el cierre del mes, deberías preguntarle por qué se está retrasando.
3. Compara el saldo inicial
   
   1. Busca la afirmación Saldo inicial saldo inicial en el informe de conciliación de la tarjeta de crédito
   2. Compara esta cantidad con el saldo inicial que figura en el extracto de tu tarjeta de crédito. Estas dos cifras deben coincidir exactamente. Si no coinciden, significa que hay un error en el informe y debes pedirle a tu contable que te explique qué ha pasado o que vuelva a hacer la conciliación para que quede correcta. 
4. Compara el saldo final
   
   1. Encuentra la afirmación Saldo final en el informe de conciliación de la tarjeta de crédito
   2. Compara esta cantidad con el saldo final que figura en el extracto de tu tarjeta de crédito. Estas dos cifras deben coincidir exactamente. Si no coinciden, significa que hay un error en el informe y debes pedirle a tu contable que te explique qué ha pasado o que vuelva a hacer la conciliación para que quede correcta. 
5. Revisar las transacciones liquidadas y no liquidadas
   
   1. Ve a la sección titulada «Transacciones liquidadas y no liquidadas». 
   2. Revisa toda la sección en busca de cualquier objeto de gran tamaño que no esperaras encontrar. 
   3. Si ves algún objeto grande que no esperabas:
      
      1. Pide a tu contable que te muestre los detalles de ese importe y asegúrate de que entiendes la explicación. De lo contrario, es posible que tengas que ponerte en contacto con la entidad emisora de tu tarjeta de crédito para reclamar un cargo no autorizado. Si necesitas reclamar un cargo no autorizado en tu tarjeta de crédito, ten en cuenta lo siguiente:
         
         1. Ponte en contacto con la entidad emisora de tu tarjeta de crédito tan pronto como detectes el cargo no autorizado y, en cualquier caso, en un plazo de 60 días. Algunas entidades emisoras de tarjetas de crédito establecen plazos más cortos o más largos para reclamar un cargo. 
6. ¡Ya está! ¡Enhorabuena, ya has revisado tu informe de conciliación de la tarjeta de crédito!

El objetivo de una conciliación es comprobar que todas las operaciones en efectivo o con tarjeta de crédito comunicadas por un banco o una entidad emisora de tarjetas de crédito figuran en el sistema contable de la empresa, y que todas las transacciones en efectivo y con tarjeta de crédito registradas en dicho sistema se corresponden con las transacciones que se han tramitado a través del banco o de la entidad emisora de tarjetas de crédito. 

Si quieres realizar una conciliación manual de tu cuenta bancaria o de tu tarjeta de crédito, debes pedir a tu banco o a la entidad emisora de tu tarjeta de crédito que te facilite los extractos correspondientes al último día del mes, o lo más avanzado posible en el mes. 

Hay una fórmula sencilla que hay que seguir, y hay que aplicarla en ambos sentidos para asegurarse de que el resultado es correcto: 

1. Del banco a los libros: último día del mes
   
   1. Saldo de la cuenta bancaria según el extracto bancario a la fecha del extracto
   2. Además: Depósitos aún no contabilizados por el banco a fecha de cierre del mes
   3. Menos: Cheques pendientes de liquidación a fecha de cierre del mes
   4. Equivale a: Saldo de la cuenta bancaria según el sistema de contabilidad a fecha de cierre del mes
2. Contabilización: último día del mes
   
   1. Saldo de la cuenta bancaria según el sistema de contabilidad a fecha de cierre del mes
   2. Menos: Ingresos que el banco aún no ha contabilizado entre la fecha del extracto bancario y la fecha de cierre del mes
   3. Además: Cheques pendientes de liquidación a fecha de cierre del mes
   4. Equivale a: Saldo de la cuenta bancaria según el extracto bancario
   5. El proceso es similar al de la conciliación de una tarjeta de crédito:
3. De la tarjeta de crédito a los libros: último día del mes
   
   1. Saldo pendiente de la tarjeta de crédito según el extracto, a la fecha del extracto
   2. Además: Pagos aún no registrados por la empresa de tarjetas de crédito a fecha de cierre del mes
   3. Menos: cargos adicionales hasta la fecha de cierre del mes
   4. Equivale a: Saldo pendiente de la tarjeta de crédito según el sistema de contabilidad a fecha de cierre del mes
4. Contabilización en el extracto de la tarjeta de crédito: último día del mes
   
   1. Saldo pendiente de la tarjeta de crédito según el sistema contable a fecha de cierre del mes
   2. Menos: pagos aún no registrados en el extracto de la tarjeta de crédito entre la fecha del extracto y la fecha de cierre del mes
   3. Además: cargos adicionales a fecha de cierre del mes
   4. Equivale a: Saldo pendiente de la tarjeta de crédito según el extracto de la tarjeta de crédito

¿Qué es un balance y por qué debería revisarlo? 

Un balance general es un informe generado por un sistema de contabilidad que muestra todo lo que posee una empresa, todo lo que debe y la participación en el capital social de la empresa , también conocida como patrimonio neto. 

El patrimonio neto es una cifra clave del balance; incluye el dinero propio que has aportado a tu empresa, cualquier cantidad que hayas retirado de la misma (ya sea en forma de retirada de fondos por parte del propietario o mediante el pago de un gasto personal con cargo a la cuenta de la empresa) y el valor de lo que la empresa ha ganado o perdido desde su creación. 

Un balance es un informe que recoge lo que se posee y lo que se debe en un momento concreto. Debe elaborarse el último día del mes o del año. 

Las conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito se realizan con la misma fecha que el balance, ya que una de sus funciones es demostrar que los saldos de caja y de tarjetas de crédito que figuran en el balance son correctos. 

Al revisar tu balance general, debes prestar atención a cualquier variación, prevista o imprevista, en tus cuentas de efectivo o de inmovilizado (también denominadas «cuentas de activos») o en los importes que debes (también denominados «pasivos»). También debes fijarte en cualquier transacción que se haya podido registrar entre tú y tu empresa (dinero personal que hayas ingresado en la empresa, retiradas que hayas realizado de la empresa y gastos personales que la empresa haya podido pagar). 

Uno de tus objetivos al revisar tu balance general debería ser analizar cuánto dinero tienes en el banco en comparación con lo que debes, y valorar si estás pagando tus deudas tal y como te gustaría o si quizá te convenga solicitar un préstamo para hacer frente a los gastos de funcionamiento o para adquirir equipamiento. 

¿Cómo puedo consultar mi balance? 

1. Comprueba la fecha del informe
   
   1. Comprueba la fecha que figura en la parte superior del informe. Esa fecha debe corresponder al último día del mes anterior.
2. Comparar saldos de caja
   
   1. Localiza el saldo o saldos que figuran en las cuentas bancarias de la empresa.
   2. Compara estas cantidades con los saldos que aparecen en los informes de conciliación bancaria que acabas de revisar. Estas cifras deberían coincidir. Acción necesaria: si no coinciden, hay un problema. Pide a tu contable que te explique por qué las cifras no coinciden.
3. Ten en cuenta otras cantidades que se le adeuden a tu empresa
   
   1. Piensa si hay alguien que le deba dinero a tu empresa por algo distinto a la venta de cosechas o servicios. Podría tratarse, por ejemplo, de un equipo que te hayan comprado, lo cual normalmente aparecería como «Pago a cobrar» en la mitad superior o en la primera página de tu balance. Si existe tal importe pendiente de cobro pero no figura en el balance, consulta con tu contable cómo contabilizarlo.
4. Revisar el equipamiento y otros activos
   
   1. Fíjate en las cifras que se indican para el equipo y otros activos (elementos que aportan beneficios a tu empresa durante más de un año).
   2. ¿Te parecen correctas estas cifras? ¿Reflejan la cantidad de equipamiento y otros activos que crees que posee tu empresa? 
   3. Si considera que las cantidades indicadas no reflejan con exactitud sus activos, pida a su contable que le facilite una lista detallada de las partidas que componen el saldo de sus cuentas de equipo y otros activos.
      
      1. Recuerda: los activos deben figurar a su coste de compra o adquisición, que puede ser inferior o superior al valor de mercado.
         Si los importes siguen sin parecer correctos, consulta la «Lista de activos modelo de FarmLink» en el Centro de aprendizaje de contabilidad para obtener ayuda a la hora de crear una lista de activos.
5. Revisa la sección «Pasivo» (Importes adeudados a terceros)
   
   1. Normalmente se presentan por orden de fecha de vencimiento.
   2. Si introduces «Cuentas por pagar», verás ese saldo en primer lugar. Piénsalo: ¿te parece una cantidad que esperarías ver?
   3. Si tienes tarjetas de crédito de empresa, las verás a continuación. Compara: ¿Coinciden los importes que aparecen con el importe que figura en el extracto de la tarjeta de crédito que has revisado? Si el extracto de la tarjeta de crédito y el importe que aparece en el balance no coinciden, lo más probable es que se hayan generado en fechas diferentes. Genera los informes con la fecha correcta o pide una explicación a tu contable.
6. Revisión de la deuda a largo plazo
   
   1. La siguiente partida que verás debería ser cualquier deuda empresarial a largo plazo, como un préstamo de explotación o un préstamo para la adquisición de maquinaria.
   2. Reflexiona: ¿Coinciden los saldos con lo que esperabas que debieras? ¿Esperabas que fueran menores o mayores?
   3.  Si tienes alguna duda, busca el extracto más reciente que te haya enviado tu entidad crediticia y compáralo con lo que figura en tu balance.
   4. Si los saldos no coinciden, pide a tu contable que compruebe lo que ha registrado y lo que figura en el extracto de tu entidad crediticia. 
   5. A menudo, la diferencia entre lo que esperas ver y lo que ves realmente se debe a los intereses. Pagas una cantidad cada mes, pero parte de esa cantidad corresponde a los intereses (que figuran como gasto en tu cuenta de resultados) y otra parte se destina a la amortización del préstamo (lo que reduce el saldo pendiente).
   6. Si aún tienes dudas, deberías pedirle a tu entidad crediticia que te ayude a entender tu extracto. 
7. Revisar «Pasivo total»
   
   1. Busca en tu balance general el subtotal denominado «Total de pasivos». Este importe representa todas las deudas de tu empresa.
   2. Confirma: Debes entender todo lo que aparece por encima de este subtotal o, en su defecto, tener preparada una lista de preguntas sobre cualquier punto que no te quede claro.
8. Revisar el patrimonio neto (entradas y salidas de fondos personales en la empresa)
   
   1. La última sección de tu balance incluirá cualquier importe de tu dinero personal que hayas ingresado en la empresa, cualquier importe que hayas retirado de la empresa y cualquier gasto personal que la empresa haya pagado por error.
   2. Revisa estos datos para asegurarte de que estás de acuerdo con la forma en que el contable ha contabilizado estas partidas.
   3. Si no estás de acuerdo con la forma en que se han contabilizado alguna de estas partidas, habla con tu contable para entender por qué las ha contabilizado así y para ver si podéis poneros de acuerdo sobre cómo deberían contabilizarse.
9. Evaluación final de la tesorería y la deuda
   
   1. Vuelve a la parte superior de tu balance y fíjate en el total de efectivo; a continuación, baja la vista hasta la partida «Cuentas por pagar». 
   2. Piénsalo: ¿Dispones de suficiente dinero en efectivo para pagar las cantidades que sabes que tendrás que abonar el mes que viene? Si no es así, ¿qué medidas puedes tomar para asegurarte de que dispondrás del dinero necesario a tiempo para realizar tus pagos?
   3. Piénsalo: ¿Has estado retirando dinero como propietario? ¿Puedes llevarte más dinero a casa del negocio? ¿Necesitas volver a ingresar parte del efectivo?

Una cuenta de resultados (estado de pérdidas y ganancias, P&L) es un resumen de los ingresos y gastos de una empresa durante un periodo determinado. El periodo habitual para una cuenta de resultados es de un mes o el acumulado del año hasta el final del mes anterior. Por lo general, a los empresarios les gusta revisar un informe que muestre los datos del mes anterior junto con el acumulado del año hasta el final del mes anterior. 

Al revisar tu cuenta de resultados, debes fijarte en los ingresos y gastos previstos e imprevistos. Debes comprobar que la actividad del mes refleje tu interpretación de lo ocurrido el mes anterior y que el total acumulado del año hasta la fecha refleje tu interpretación de todos los ingresos y gastos de la empresa en lo que va de año. 

Si algunos gastos te parecen demasiado elevados y otros demasiado bajos, es posible que el contable esté clasificando las transacciones en una cuenta diferente a la que te parece más adecuada para ese gasto. Deberías hablar con tu contable para que ambos podáis aprender el uno del otro sobre cómo clasificar los gastos, de modo que el registro sea coherente en el futuro.

¿Cómo puedo consultar mi cuenta de resultados? 

1. Comprueba la fecha del informe
   
   1. Fíjate en la fecha que aparece en la parte superior del informe. Debe corresponder al mes anterior y al acumulado del año hasta el último día de ese mes.
2. Comprueba que el último día del informe coincida con la fecha del balance.
   
   1. Comprueba que el último día del mes que figura en la cuenta de resultados coincida con el día que aparece en el balance. Estos dos informes siempre deben ir juntos y mostrar siempre la misma fecha de cierre. La diferencia fundamental es que la cuenta de resultados abarca un periodo de tiempo que culmina en la fecha de cierre, mientras que el balance muestra una instantánea correspondiente únicamente a esa fecha de cierre.
3. Revisar las cuentas de ingresos individuales
   
   1. Si tienes varias cuentas de ingresos, fíjate en los totales que aparecen en cada una de ellas.
   2. Reflexiona: ¿Se ajustan a tus expectativas o crees que el contable podría haber contabilizado una o varias partidas en la cuenta equivocada? Anota cualquier duda que tengas y consulta con tu contable para aclararlas. 
4. Revisar los ingresos totales
   
   1. Comprueba los ingresos totales que se indican. 
   2. Reflexiona: ¿Es lo que esperabas? Si no es así, ¿se te ocurren razones por las que sea más alto o más bajo de lo esperado?
5. Escanear las cuentas de gastos
   
   1. Revisa tus cuentas de gastos. 
   2. Reflexiona: ¿Hay alguna cifra que te parezca mayor o menor de lo esperado? ¿Es posible que el contable haya registrado algo en una cuenta distinta a la que tú habrías utilizado? Anota cualquier duda que tengas y consulta con tu contable para aclararla. 
6. Evaluar el rendimiento general
   
   1. Analiza el informe en su conjunto.
   2.  Reflexiona: ¿Crees que los ingresos y los gastos se están comportando más o menos como esperabas, o van más lentos o más rápido de lo previsto?
   3. Piénsalo: ¿hay algo que harías de otra manera a la luz de esta información?

‍Escrito por Frances Andrews

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre la página «Informes»

1. Haz clic en «Informes» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Informes estándar.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Informes y análisis», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Selecciona el Resumen de la antigüedad de las cuentas por cobrar Informe. Lo encontrarás en la sección «Favoritos», en la parte superior, y en la sección «Quién te debe dinero». También puedes utilizar la barra de búsqueda situada en la parte superior de la página. Haz clic en el informe para ejecutarlo.
   
   1. Otros informes útiles que conviene consultar en la sección «Quién te debe dinero» son el informe detallado de antigüedad de las cuentas por cobrar y el informe de facturas pendientes.

Paso 2: Revisar los informes de cuentas por cobrar

1. Cada número del informe es un hipervínculo. Puedes hacer clic en él para ver los detalles y, a continuación, puedes hacer clic en cualquier factura de la lista para verla.

‍Escrito por Frances Andrews

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre la página «Informes»

1. Haz clic en «Informes» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Informes estándar.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Informes y análisis», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Selecciona el Resumen de la antigüedad de las cuentas por pagar Informe. Lo encontrarás en la sección «Lo que debes». Si haces clic en la estrella situada a la derecha del nombre del informe, este también aparecerá en la sección «Favoritos», en la parte superior de la página. También puedes utilizar la barra de búsqueda situada en la parte superior de la página. Haz clic en el informe para ejecutarlo.
   
   1. Otros informes útiles de la sección «Lo que debes» son el informe detallado de antigüedad de las cuentas por pagar y el informe de facturas pendientes de pago.

Paso 2: Revisar los informes de cuentas por pagar

1. Cada número del informe es un hipervínculo. Puedes hacer clic en él para ver los detalles y, a continuación, puedes hacer clic en cualquier factura de la lista para verla.

Se parte de la base de que cualquier persona que trabaje para ti se considera un empleado. 

• Los empleados son aquellas personas que trabajan en beneficio de otra persona. 
• Los empleadores son aquellos que se benefician del trabajo ajeno.

Esto es así incluso si las personas implicadas no consideran que se encuentren en una relación de empleado y empleador. 

Las empresas deben pagar a sus empleados de acuerdo con la legislación de California (u otro estado), respetando las normas relativas a:

• Salario mínimo, pago de horas extras, descansos 
• Frecuencia y forma de pago
• Retención del impuesto sobre las nóminas y la parte a cargo del empresario de dicho impuesto
• Ofrecer un seguro de accidentes de trabajo 
• Garantizar unas condiciones adecuadas de saneamiento, agua potable y protección contra el frío y las enfermedades

La mejor forma de asegurarte de que pagas correctamente a tus empleados y de que abonás todos los impuestos sobre nóminas correspondientes de forma correcta y puntual es encargar la gestión de las nóminas a una empresa especializada en este servicio. 

Otra de las formas en que los agricultores se aseguran de cumplir con todos los requisitos de la legislación laboral de California (u otro estado) es contratando a los trabajadores a través de una empresa de contratación de mano de obra. La empresa de contratación de mano de obra se convierte en el empleador y es responsable de que todos los trabajadores figuren en la nómina y estén protegidos por el seguro de accidentes de trabajo y otras medidas de protección. Sin embargo, si contratas a una empresa de contratación de mano de obra y esta no cumple todas las normas para proteger a los trabajadores, la responsabilidad recae sobre ti. 

Hay dos excepciones importantes a la hora de determinar quién debe considerarse un empleado: 

1. Los propietarios, sus cónyuges legítimos, sus hijos y sus padres pueden trabajar para la empresa del propietario sin que se les considere empleados. No obstante, hay que tener en cuenta que los menores gozan de protecciones adicionales en virtud de la ley.
2. Las personas que trabajan por cuenta propia o dirigen su propio negocio no tienen por qué figurar en la nómina. A estas personas se las denomina «contratistas independientes». Algunos ejemplos habituales son los contables, los consultores de seguridad alimentaria, los asesores de control de plagas, los asesores de cultivos y los trabajadores contratados a medida cuando aportan y manejan su propio equipo. La legislación de California establece claramente que las personas que realizan la mayor parte de los trabajos agrícolas nunca se consideran contratistas independientes. Los trabajadores que se dedican a plantar, desbrozar, cosechar, lavar o empaquetar nunca se consideran contratistas independientes; siempre deben estar dados de alta en nómina y protegidos por un seguro de accidentes de trabajo y otras garantías. Esto no es lo mismo que las personas empleadas por una empresa de trabajo temporal (estas personas figuran en la nómina de la empresa de trabajo temporal, no en la suya).

¿Quién se encarga de hacer cumplir esto? 

El Estado de California se asegura de que los empresarios paguen a sus empleados mediante nómina. Uno de los métodos es la inspección «drive-by». Los funcionarios estatales se desplazan en coche a diferentes campos agrícolas y preguntan a los trabajadores si se les paga mediante nómina (con retención de impuestos) o como autónomos (sin retención de impuestos). Otra forma en que el Estado supervisa el cumplimiento de la normativa es que, si un trabajador sufre una lesión, se lleva a cabo una investigación automática sobre su situación laboral. Asimismo, si un empleado solicita prestaciones por desempleo, esto dará lugar a una investigación sobre su situación laboral. 

¿Cuáles son las consecuencias de no tener a nadie en nómina? 

Si estás pagando a alguien como trabajador autónomo cuando debería estar dado de alta en nómina y esto se descubre, el Estado de California te impondrá una multa por los impuestos sobre nóminas atrasados que se adeuden y te cobrará intereses por el retraso en el pago de dichas multas. El Estado de California también te pedirá que le facilites tus registros de horas trabajadas y descansos concedidos, y podrá multarte por no disponer de dichos registros, además de obligarte a abonar los salarios atrasados y los impuestos sobre nóminas atrasados correspondientes a los descansos no concedidos.  Además, se pondrán en contacto con el IRS por el impago de los impuestos federales sobre nóminas. También se le impondrá una multa por no disponer de un seguro de accidentes de trabajo.

Este documento te ayudará a comprender en qué consiste un servicio de gestión de nóminas, los diferentes tipos de servicios disponibles y los aspectos clave que debes tener en cuenta en cada caso, para que puedas elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades. 

Qué hace un proveedor de servicios de gestión de nóminas

Un proveedor de servicios de nóminas calcula el salario neto de un empleado en función de las horas trabajadas (y de la información sobre la remuneración a destajo que usted facilite). También calcula el importe de los impuestos sobre nóminas que debe pagar a las autoridades fiscales federales y estatales por cada nómina que emita, y elabora los formularios de declaración de impuestos sobre nóminas correspondientes que usted está obligado a enviar a las autoridades fiscales estatales y federales. Para la mayoría de las personas, esto no es algo que puedan hacer por sí mismas. Los proveedores de servicios de nóminas están especializados en este ámbito, por lo que son muy precisos y están al día de la legislación vigente. 

Las empresas de gestión de nóminas más grandes también ofrecen acceso a una cobertura de seguro de accidentes de trabajo. 

Opciones y aspectos a tener en cuenta

Proveedor de servicios integrales de gestión de nóminas

Estos proveedores se encargan de todos los aspectos relacionados con la nómina. Solo tienes que vincular tu cuenta bancaria a su sistema de nóminas, aprobar la nómina y ellos se encargarán de retirar los fondos necesarios para pagar a los empleados y abonar directamente todos los impuestos estatales y federales. 

Ejemplos: Gusto, ADP y Paychex 

Aspectos a tener en cuenta:

• Debes vincular tu cuenta bancaria a su sistema.
• Tendrás que aprobar cada nómina para que se pueda realizar el pago.
• Este método garantiza que los pagos a los empleados y todos los impuestos estatales y federales se abonen directamente desde tu cuenta.

Recomendación: Muy recomendable por su precisión y comodidad, ya que el servicio garantiza pagos correctos y puntuales. 

Elaboración interna con ayuda de software 

Esta opción te permite calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes. Eres responsable de emitir los cheques manualmente o de realizar las transferencias electrónicas. 

Ejemplos: QuickBooks Payroll

Aspectos a tener en cuenta:

• Eres responsable de calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes.
• Debes emitir cheques manualmente o realizar transferencias electrónicas para efectuar los pagos.
• Este método conlleva el riesgo de que se produzcan errores y posibles incumplimientos en materia salarial o pagos insuficientes de las cotizaciones sociales si los pagos no se realizan según las instrucciones.

Recomendación: No se recomienda, pero puede ser una buena opción si necesitas realizar cálculos de pagos a destajo. Ten en cuenta el riesgo de que se produzcan errores en los cálculos y en las fechas de pago. 

Contable o contable local: 

El contable utiliza un programa de contabilidad integral- Es igual que el servicio integral, pero el contable actúa como intermediario y ayuda al agricultor a acceder a la opción de servicio integral; lo único que tiene que hacer el agricultor es facilitar al contable las horas y la tarifa por unidad 

Recomendación: Utiliza este método si necesitas ayuda para trabajar con un servicio de gestión de nóminas, por ejemplo, debido a barreras lingüísticas o técnicas, o porque te gustaría contar con la comodidad de trabajar con un contable en este asunto. 

El contable realiza los trámites de forma manual e independiente Esta opción es similar al autoservicio asistido por ordenador. Un contable o un técnico en contabilidad se encargará de preparar todos los cheques de nómina y los documentos en los que se detallen los importes brutos, netos y las deducciones. No obstante, usted seguirá siendo responsable de distribuir los cheques.

Aspectos a tener en cuenta:

• El contable se encarga de preparar todos los cheques de nómina y los documentos relativos a los importes brutos, netos y las deducciones.
• Eres responsable de distribuir los cheques manualmente.
• Existe el riesgo de que no se efectúen los pagos, aunque los registros indiquen que deberían haberse realizado.

Recomendación: Este método conlleva ciertos riesgos, pero puede ser recomendable si es necesario distribuir los cheques manualmente porque los trabajadores no disponen de cuentas bancarias, o si se paga a destajo. 

Requisitos básicos de presentación

La obligación de presentar la declaración no es lo mismo que la obligación de pagar. Es posible que tengas que presentar la declaración aunque no debas ningún impuesto. 

El hecho de que no estés obligado a hacerlo no significa que no debas hacerlo. Puedes optar por presentar la declaración con el fin de:

• solicitar un reembolso
• solicitar el crédito por ingresos del trabajo
• declarar las pérdidas empresariales (que pueden reducir otras rentas imponibles)

Puedes consultar la página web del IRS para obtener más información sobre cómo determinar tu situación fiscal. Busca las instrucciones del formulario 1040 y, a continuación, busca el «Cuadro A». En él se indican los umbrales de declaración.

Requisito especial para los ingresos por actividad por cuenta propia

Aunque tu empresa no genere beneficios, es posible que tengas que presentar una declaración de la renta para declarar tus ingresos brutos empresariales. Los ingresos brutos son los ingresos antes de aplicar cualquier deducción por gastos.

Aunque tus ingresos totales sean inferiores a los umbrales de declaración que figuran en la tabla A, debes presentar una declaración de la renta si has obtenido ingresos netos por cuenta propia de 400 dólares o más.  

Esto significa que es posible que tengas que presentar una declaración de la renta por tu pequeña explotación agrícola o ganadera, incluso si tus ingresos brutos están muy por debajo de las cantidades que figuran en la Tabla A de las instrucciones del formulario 1040 del IRS. 

Las sociedades (incluidas las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) que tributan como sociedades) y las sociedades de tipo «S» deben presentar una declaración de la renta cada año que estén en activo, independientemente de los ingresos que obtengan. 

Una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) unipersonal propiedad de dos cónyuges legalmente casados en un estado con régimen de comunidad de bienes no está obligada a presentar una declaración de la renta por separado. Para obtener más información, consulte el formulario 8832 del IRS y sus instrucciones.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Fecha límite de presentación

Las personas físicas deben presentar sus declaraciones de la renta federal antes del 15 de abril, salvo que ese día sea fin de semana o festivo. En ese caso, el plazo de presentación se amplía hasta el siguiente día laborable.

«Presentado» significa:

• recibida por vía electrónica por el IRS, o
• correo con matasellos de la Oficina de Correos de Estados Unidos 

antes de la medianoche del día de vencimiento. 

Si lo desea, puede solicitar en la oficina de correos un recibo de «prueba de envío». 

Si depositas tu devolución en un buzón de USPS, asegúrate de comprobar la hora de recogida.

Ampliación del plazo de presentación

Una prórroga es una ampliación del plazo para presentar la declaración; no es una ampliación del plazo para pagar. Al solicitar una prórroga, debes abonar cualquier importe adeudado (o los importes estimados adeudados) junto con la solicitud de prórroga. 

Si presentas una solicitud de prórroga del plazo de presentación y no abonas lo adeudado antes de la fecha límite original (sin prórroga), evitarás las sanciones por presentación fuera de plazo, pero deberás pagar las sanciones por demora en el pago. 

Presenta el formulario 4868 del IRS para solicitar una prórroga; debes presentar el formulario 4868 a más tardar en la fecha límite habitual de presentación de tu declaración. 

Ten en cuenta que, en algunas situaciones de catástrofe, el IRS puede conceder una prórroga automática a todos los residentes del condado.

Fecha límite: 1 de marzo

La fecha límite del 1 de marzo es una norma especial que permite a algunos agricultores, ganaderos y pescadores no tener que cumplir con las normas habituales de pago trimestral de los impuestos estimados y, en su lugar, pagar la totalidad de sus impuestos el 1 de marzo. 

Para conocer las normas habituales sobre el pago de los impuestos estimados trimestrales, consulte la página web del IRS y la Publicación 505 del IRS.

Si dos tercios (66⅔ %) o más de tus ingresos brutos procedentes de todas las fuentes son ingresos agrícolas (o pesqueros) (relacionados con la producción de productos agrícolas sin transformar o capturas pesqueras sin transformar), entonces puede optar por no pagar los impuestos estimados trimestrales y, en su lugar, pagar la totalidad de sus impuestos estimados antes del día 15 siguiente al final de su ejercicio fiscal (por lo general, el 15 de enero) o presentar su declaración de la renta y pagar todos los impuestos adeudados antes del primer día del tercer mes siguiente al final de su ejercicio fiscal (por lo general, el 1 de marzo).

Si no cumples el requisito de los dos tercios de los ingresos brutos, estás obligado a pagar los impuestos estimados si prevés que deberás 1.000 dólares o más al presentar tu declaración. 

Sanciones por presentación fuera de plazo

Si no presentas la declaración a tiempo: La multapor falta de presentación es del 5 % de los impuestos pendientes de pago por cada mes o fracción de mes de retraso en la presentación de la declaración (presentada después de la fecha límite o de la fecha límite prorrogada), hasta un máximo del 25 % de tus impuestos pendientes de pago. ¡Los intereses se acumulan diariamente, por lo que las cantidades aumentan rápidamente!

Sanciones por retraso en el pago

Si presentas la declaración pero no pagas tus impuestos: la multapor impago es del 0,5 % (medio punto porcentual) del impuesto adeudado tras la fecha de vencimiento, por cada mes o fracción de mes que el impuesto permanezca pendiente de pago, hasta un máximo del 25 % del importe total adeudado. ¡Los intereses se capitalizan diariamente, por lo que los importes aumentan rápidamente!

Consecuencias de la falta de presentación o del impago

Incumplimiento de la obligación de presentar la declaración: Si nunca presentas una declaración, el IRS puede realizar una inspección fiscal de los ejercicios anteriores que considere oportuno para detectar ingresos no declarados. 

Incumplimiento de pago: El IRS dispone de medidas extraordinarias para exigir el pago. Puede embargar el dinero directamente de tus cuentas o retenerlo de tu salario. 

Incumplimiento de la obligación de presentar la declaración: Por lo general, el IRS puede realizar una inspección fiscal durante los tres años siguientes a la fecha de presentación de la declaración. En caso de subestimaciones sustanciales de los ingresos, puede realizar una inspección fiscal durante los seis años siguientes a la presentación de la declaración. Si nunca se presenta una declaración, puede realizar una inspección fiscal con la antelación que considere oportuna para detectar ingresos no declarados. 

Incumplimiento de pago: Las multas y los intereses sobre las cantidades adeudadas se acumulan diariamente. El IRS puede imponer un embargo sobre tu propiedad (lo que significa que, si la vendes, el IRS deducirá automáticamente de los ingresos obtenidos la cantidad que le debes). El IRS puede embargar tus activos, es decir, retirar dinero de tus cuentas bancarias u ordenar a tu empresa que envíe la mayor parte de tu nómina al IRS en lugar de a ti (un embargo de salario). 

Negligencia: Si su declaración de impuestos contiene un error que da lugar a una subestimación del impuesto por un importe igual o superior a 5.000 dólares o al diez por ciento del impuesto correcto, según cuál de ambos sea mayor, podría estar sujeto a sanciones por negligencia y por inexactitud de hasta el 20 % del impuesto adeudado.

El incumplimiento deliberado de la obligación de presentar la declaración o de pagar consiste en presentar a sabiendas una declaración falsa u ocultar activamente dinero o activos con el fin de eludir las medidas de recaudación del IRS. El incumplimiento deliberado de la obligación de presentar la declaración o de pagar constituye fraude fiscal que se castiga con una multa de hasta 100 000 y hasta cinco años de prisión.

La diferencia entre negligencia y fraude: Según la página web del IRS: «La elusión fiscal no es un delito. Cualquier intento de reducir, eludir, minimizar o aliviar los impuestos por medios legítimos está permitido… Quien elude impuestos no oculta ni falsea… La evasión… implica engaño, subterfugio, camuflaje, ocultación, algún intento de… hacer que las cosas parezcan lo que no son».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

A veces conviene presentar declaraciones correspondientes a años anteriores o modificar las declaraciones ya presentadas. 

Por lo general, para solicitar una devolución, debes presentar una declaración rectificativa en un plazo de tres años a partir de la fecha límite de presentación de la declaración original o en un plazo de dos años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior.

Si vas a presentar una declaración rectificativa para declarar y pagar impuestos adicionales, puedes hacerlo en cualquier momento.

Puede presentar una declaración rectificativa para establecer la base imponible de sus activos (el costo original), de modo que pueda beneficiarse posteriormente de las deducciones por amortización, pero solo dentro del plazo establecido para presentar dicha declaración rectificativa. Si no se benefició de una deducción por amortización en un ejercicio anterior al permitido para presentar una declaración rectificativa, deberá declarar la base imponible del activo como si hubiera aplicado la amortización admisible a partir del primer año en que el activo se utilizó en la actividad empresarial. 

Puede presentar una declaración rectificativa para corregir el importe adeudado al alza o a la baja, y puede presentar declaraciones rectificativas para solicitar el EITC. 

Llevo más de cinco años dedicándome a la agricultura y nunca he presentado ninguna declaración de la renta. ¿Tengo que presentar las declaraciones de esos años anteriores? ¿Debería presentarlas? 

• ¿Tenías la obligación de presentar la declaración? Si es así, deberías presentarla. 
• ¿Habrías tenido que pagar impuestos? Si es así, deberías presentar la declaración. 
• ¿Habría recibido una devolución o un pago del Crédito Fiscal por Ingresos del Trabajo si hubiera presentado la declaración? En tal caso, debe presentar la declaración en un plazo de tres años a partir de la fecha límite original para solicitar su devolución o crédito.

El plazo de prescripción para las inspecciones fiscales y la liquidación de impuestos adicionales permanece abierto indefinidamente si el contribuyente no presenta una declaración o presenta una declaración falsa o fraudulenta. Siempre que el contribuyente haya presentado una declaración que no sea falsa ni fraudulenta, el plazo de prescripción comienza a correr en el momento de la presentación de la declaración (y no en la fecha de vencimiento de la misma). En cuestiones generales, el IRS debe realizar la inspección en un plazo de tres años. Si se ha producido una subestimación sustancial (del 25 % o más) de los ingresos, el IRS dispone de seis años para realizar la inspección. El plazo de prescripción para la recaudación es de diez años a partir de la fecha en que se liquidó el impuesto.

Llevo más de cinco años dedicándome a la agricultura, pero nunca he presentado la declaración de la renta correspondiente a mi explotación agrícola. Sí que presenté la declaración para declarar mis otros ingresos, pero no rellené el Anexo F para declarar los ingresos ni los gastos de mi explotación agrícola porque sabía que iba a haber pérdidas. ¿Tengo que presentar la declaración correspondiente a esos años anteriores?

• ¿Pagaste el impuesto sobre la renta en esos años? Si puedes demostrar que desarrollabas una actividad empresarial legítima con ánimo de lucro, puedes presentar una declaración rectificativa correspondiente a los tres años anteriores y tus pérdidas agrícolas reducirán tus demás ingresos, lo que se traducirá en una menor cuota fiscal total.
• ¿Adquirió o construyó activos empresariales (huerto, granero, tractor, vallas) durante ese periodo? En tal caso, debería plantearse presentar una declaración para establecer la base fiscal de dichos activos y poder deducir los gastos de amortización asociados a ellos.
• Si la declaración rectificada recoge gastos anteriores que reducen tus impuestos adeudados anteriormente en una cantidad superior al costo preparar la declaración rectificada, sales ganando. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

El formulario 1040 es un resumen de muchos formularios y anexos. Existen muchos tipos de ingresos (salarios, intereses, dividendos, ingresos por la venta de activos, ingresos netos de actividades empresariales, etc.). Todos ellos se suman para obtener el importe total de la base imponible. Por lo tanto, si alguna de esas cifras es negativa, ese valor negativo reduce tu base imponible total. Si tienes ingresos salariales (formulario W-2 de un empleo) y pérdidas agrícolas, estas últimas reducen tus ingresos salariales y, por lo tanto, debes menos impuestos.

Por lo general, las pérdidas compensan los ingresos y reducen los impuestos. 

El IRS se preocupa tanto por limitar las pérdidas que puedes deducir como por garantizar que declares todos tus ingresos. 

Existen numerosas normas complejas que limitan la forma en que se pueden utilizar las pérdidas para compensar los ingresos. Las pérdidas pueden verse limitadas, suspendidas, rechazadas, trasladadas a ejercicios posteriores o a ejercicios anteriores. Todos estos son temas fiscales avanzados. 

Si tienes pérdidas fiscales y otros ingresos sujetos a impuestos, deberías consultar a un asesor fiscal con experiencia. 

Para obtener más información sobre las normas especiales relativas a las pérdidas empresariales, consulte a un profesional fiscal o consulte el formulario 461 del IRS y sus instrucciones, así como la Publicación 925 «Actividades pasivas y normas de riesgo».

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

El EITC aumenta a medida que aumentan los ingresos por trabajo y, a partir de un determinado nivel de ingresos, disminuye a medida que estos siguen aumentando. 

El EITC es bastante reducido para las personas sin personas a su cargo, pero con una persona a su cargo suele oscilar entre 1.000 y 3.000 dólares, y con 2 o 3 personas a su cargo suele oscilar entre 2.000 y 6.000 dólares.

Puedes consultar las tablas actuales del EITC en la página web del IRS para ver el rango de valores en el que entra en vigor y en el que se va reduciendo progresivamente para cada situación fiscal y en función del número de personas a cargo. Las tablas se incluyen en las instrucciones del formulario 1040, después de las tablas del impuesto sobre la renta, hacia el final de las instrucciones.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Para que los gastos sean deducibles, deben estar relacionados con una actividad comercial o empresarial que estuviera en funcionamiento en el momento en que se incurrió en ellos. 

Se considera que una empresa ha iniciado su actividad o está funcionando como tal cuando los hechos y circunstancias indican que la empresa lleva a cabo actividades directamente relacionadas con la obtención de beneficios. 

Mientras una empresa se dedique exclusivamente a actividades de exploración e investigación, se considera que se encuentra en la fase de puesta en marcha. Una vez que la empresa haya iniciado su actividad, los primeros 5.000 dólares de los gastos de puesta en marcha podrán deducirse durante el primer año de actividad. El resto de los gastos de puesta en marcha podrán deducirse a lo largo de 15 años, a partir del año en que la empresa entre en funcionamiento. 

Si utilizas activos durante la fase de puesta en marcha de tu negocio, puedes presentar una declaración de impuestos para registrar la depreciación, pero también para demostrar que dicha depreciación forma parte de los gastos de puesta en marcha, que posteriormente se amortizarán. La presentación de la declaración tiene como objetivo establecer la base imponible de los activos de la empresa y los costes de puesta en marcha. No podrás presentar la declaración para declarar una pérdida en tu negocio hasta que este se considere en funcionamiento según las normas del IRS. Necesitarás un contable público certificado (CPA) o un experto en preparación de declaraciones de impuestos que te ayude a hacerlo correctamente.

Técnicamente, se dice que los gastos de puesta en marcha se amortizan a lo largo de 180 meses. Esto equivale a decir que se deducen a lo largo de 15 años, pero es la terminología que utilizan el IRS, los contables y los abogados, por lo que, si te interesas por este tema, lo que estás buscando es información sobre la amortización de los gastos de puesta en marcha.

Esta es la norma general, pero existen normas específicas sobre qué gastos se consideran gastos de puesta en marcha y gastos de organización. Además, si gastas más de 50 000 dólares en gastos de puesta en marcha o de organización, se reducirá la cantidad que puedas deducir.

¿Cuándo se considera que una explotación agrícola o ganadera comienza su actividad?

¿Cuándo comienzan las actividades agrícolas y ganaderas? ¿Cuándo finaliza el periodo de «puesta en marcha» para un agricultor o ganadero?

En el caso de los cultivos anuales: el primer día del primer año en el que se siembra un cultivo que se cosechará en un plazo de 12 meses. 

En el caso del ganado: el primer día del primer año en que se tenga en propiedad un animal destinado a la venta, o el primer día del primer año en que se tenga en propiedad un animal destinado a la cría de animales que, a su vez, se destinarán a la venta 

En el caso de los cultivos permanentes: existen normas especiales relativas a lo que debe capitalizarse y lo que puede contabilizarse como gasto. Estas normas están estrechamente relacionadas con las normas aplicables a los gastos de puesta en marcha. 

En el caso de las actividades en las que el período de desarrollo sea superior a un año o se extienda más allá del final del año natural, no es necesario que se hayan registrado ventas durante el primer año de funcionamiento de la empresa; sin embargo, en el primer año en el que se declaren pérdidas, se deben estar produciendo artículos que estuvieran razonablemente destinados a la venta.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Para que los gastos sean deducibles, deben estar relacionados con una actividad comercial o empresarial, y no con un pasatiempo o una actividad recreativa. ¿Cómo se determina esto? El contribuyente debe poder demostrar que sus actividades se llevan a cabo con la intención legítima de obtener beneficios. En este caso, por «beneficios» se entiende tanto los beneficios anuales (ventas superiores a los gastos) como la revalorización a largo plazo de los activos (activos que posteriormente se venderán por un importe superior a costo).

Actividades que no cumplen este criterio: la jardinería; el cultivo de alimentos para un banco de alimentos; el cultivo de alimentos para donarlos; el paisajismo destinado a mantener o aumentar el valor de tu vivienda particular; y la cría de animales o ganado por placer o para el mantenimiento de tu vivienda particular. 

Si afirmas falsamente que una actividad es una actividad empresarial con el fin de reducir los impuestos sobre la renta que debes pagar o de aumentar tu crédito fiscal por ingresos del trabajo (EITC), eso constituye una forma de fraude fiscal; por eso es probable que el IRS cuestione tu motivación fundamental de obtener beneficios empresariales si audita una declaración de la renta que refleje pérdidas agrícolas o un EITC que se haya incrementado debido a ingresos o pérdidas agrícolas.

Demostrar que existe un ánimo de lucro

La Agencia Tributaria (IRS) tendrá en cuenta todos los hechos y circunstancias. Como mínimo, deberías poder demostrar: 

1. Un plan viable para generar ingresos
2. Que mantenga los registros comerciales habituales y necesarios y los utilice para tomar decisiones relativas a la gestión de la empresa 
3. Que, ante las pérdidas, se introduzcan cambios en el funcionamiento 
4. Que tengas y sigas adquiriendo los conocimientos adecuados a las necesidades de la empresa.

Para obtener más información sobre este tema, consulte la Publicación 225 y RuralTax.org.

Pero me dijeron que, si perdía dinero en tres de cada cinco años, se trataba de un pasatiempo y no de un negocio. 

La «regla de las pérdidas en actividades de ocio» establece que, si se registran pérdidas en tres de cada cinco años, hay que poder demostrar, con pruebas, que existe una intención legítima de obtener beneficios.

No es correcto afirmar que, si se pierden dinero 3 de cada 5 años, se trata de un pasatiempo. Muchas empresas pierden dinero 3 de cada 5 años. 

Normalmente, el IRS debe dar por hecho que, si presentas una declaración de impuestos de empresa (Anexo C o F), tu negocio es legítimo; de lo contrario, recae sobre el IRS la carga de la prueba para demostrar que tu negocio no es legítimo. Si has tenido pérdidas en tres de los últimos cinco años, la carga de la prueba pasa del IRS a ti: ahora eres tú quien debe demostrar la legitimidad de tu actividad.

Es habitual que la gente tenga una idea errónea de esta norma, pero ahora ya conoces la norma real. Si tienes un negocio legítimo y puedes demostrar tu intención legítima de obtener beneficios, no debes dudar en presentar el Anexo F y compensar tus pérdidas agrícolas con otros ingresos.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Todos los ingresos empresariales están sujetos a impuestos y deben declararse en la declaración de la renta, pero el IRS distingue varios tipos diferentes de ingresos. Los distintos tipos de ingresos se gravan de forma diferente y, lo que es más importante, existen normas detalladas que establecen qué tipos de pérdidas (ingresos negativos) pueden compensar qué tipos de ingresos. 

Los ingresos agrícolas también se rigen por normas específicas que los definen y conllevan ventajas especiales. Los ingresos procedentes de la pesca comparten algunas de las características de los ingresos agrícolas, pero no todas. 

Los ingresos agrícolas son los ingresos procedentes de la venta de los cultivos o del ganado que uno mismo cría.

Los ingresos agrícolas no incluyen los ingresos procedentes de productos alimenticios y bebidas manufacturados, ni los ingresos derivados de actividades no agrícolas ni ganaderas que se realicen en las tierras en las que usted se dedica a la agricultura o la ganadería.

Si incluyes ingresos no agrícolas junto con tus ingresos agrícolas, estarás sobrevalorando tus ingresos agrícolas, lo que podría dar lugar a que pagues menos impuestos de los que debes o a que recibas prestaciones de programas a los que, en realidad, no tienes derecho. Esto podría hacer que tuvieras que pagar impuestos atrasados, devolver las prestaciones recibidas y hacer frente al pago de intereses y sanciones. 

Las operaciones que forman parte del proceso de cultivo, cría y recolección siguen considerándose actividades agrícolas. Algunos ejemplos son el envasado en el campo, el lavado, la refrigeración y el empaquetado según las normas de comercialización o las costumbres locales. Una vez que se va más allá de eso —es decir, cuando se hace más de lo necesario para llevar el producto agrícola en bruto al mercado— y se realizan operaciones que alteran su forma física y prolongan el tiempo durante el que puede mantenerse a la venta, es posible que se esté realizando actividades que no se considerarían agricultura o ganadería a efectos del impuesto federal sobre la renta.

Por ejemplo, es posible que tengas que lavar, enfriar y envasar un producto para que este llegue al mercado (piensa en fruta madura y frágil), pero no tienes por qué convertirlo en mermelada o tarta. Lavar, enfriar y envasar forman parte de los ingresos agrícolas, pero si elaboras mermelada o tarta, esos ingresos ya no se consideran ingresos agrícolas.

En las pequeñas empresas puede resultar complicado llevar una contabilidad separada para una actividad que genera un valor añadido reducido. 

Si solo estás probando un nuevo producto, quizá no sea práctico poner en marcha un sistema de contabilidad muy complejo antes de saber si el producto te va a funcionar.

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Si los productos de valor añadido que elaboras tienen una vida útil corta y se venden casi tan rápido como tus productos agrícolas frescos, es posible que no haya ninguna diferencia práctica entre separar la contabilidad y la declaración de impuestos y mantenerlo todo junto. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

El plan de cuentas es la columna vertebral del sistema de contabilidad. Todo sistema de contabilidad por partida doble se basa en un plan de cuentas. En él se enumeran todos los tipos de cuentas adecuados y necesarios en su orden correcto. Si tus libros no te parecen lógicos, a menudo el problema es que se han configurado utilizando un plan de cuentas que no es adecuado para tu tipo de negocio. Esto suele ocurrir cuando una explotación agrícola o ganadera utiliza el plan de cuentas predeterminado que ofrecen Intuit QuickBooks® u otros programas de contabilidad. 

El plan de cuentas modelo de California FarmLink está diseñado para garantizar que tus libros contables reflejen tu actividad.

Para una nueva configuración: Si vas a configurar un nuevo sistema de contabilidad, te recomendamos encarecidamente que utilices el plan de cuentas modelo de FarmLink en lugar de cualquier plan de cuentas estándar que ofrezca QuickBooks o cualquier otro sistema de contabilidad que no esté diseñado para explotaciones agrícolas. Si opta por esta opción, lea el documento CoA.3 «Importación del Plan de Cuentas Modelo de FarmLink de California» antes de realizar cualquier configuración en QuickBooks. En cuanto empiece a configurar una nueva empresa en QuickBooks®, el programa añadirá cuentas y complicará su configuración al utilizar el Plan de Cuentas Modelo. 

Existen varias versiones del Plan de Cuentas modelo de FarmLink. Haz clic en la que mejor se adapte a tu negocio. Esta lista muestra las opciones ordenadas por nivel de complejidad, desde las explotaciones agrícolas o ganaderas más sencillas hasta las más complejas. 

1. Cultivos: no se aplica el modelo VA de CoA a las explotaciones agrícolas que no realicen producción con valor añadido ni críen ganado.

2. Cultivos con el modelo CoA de VA para explotaciones agrícolas con producción de valor añadido

3. Cultivos y ganadería (VA ) para explotaciones que combinan cultivos y ganadería y se dedican a la producción de valor añadido

4. Modelo de cuenta de resultados (CoA) «Solo ventas de ganado vivo» para explotaciones ganaderas que se dedican exclusivamente a la venta de ganado vivo

5. Solo ganadería con certificado de origen (CoA) modelo VA para explotaciones ganaderas que comercializan productos 

6. Modelo de certificado de análisis (CoA ) para viveros, exclusivo para operaciones de vivero

7. Modelo avanzado de asignación CoA: solo para usuarios avanzados, destinado a empresas con registros detallados de nóminas y con la capacidad de asignar los costes salariales a actividades de producción, marketing, valor añadido, otras y administrativas. No utilices esta versión a menos que tengas conocimientos avanzados para realizar el seguimiento de las nóminas, realizar asignaciones mediante una hoja de cálculo y crear e introducir asientos contables periódicos.

Al revisar el plan de cuentas modelo, verás una columna para el número de cuenta, otra para el nombre de la cuenta y dos más para el tipo de cuenta y los detalles de la cuenta. Todos estos datos se importarán a QuickBooks Online. Hay otras dos columnas que no se importarán: una establece referencias cruzadas entre las cuentas del balance y la información adicional del Centro de Aprendizaje Complementario, y la otra contiene breves explicaciones adicionales sobre la cuenta, sobre qué tipos de cuentas se agrupan juntas y dónde puedes añadir cuentas adicionales si es necesario. También puedes encontrar la información de esas dos columnas en CoA.2: Plan de cuentas anotado. Asegúrate de conservar una copia del plan de cuentas que has descargado, o del «CoA.2: Plan de cuentas anotado», para consultarla mientras aprendes a manejar tu nuevo plan de cuentas. 

Los tipos de cuenta y los tipos de detalle de cuenta son la forma en que QuickBooks agrupa cuentas similares para su presentación. 

Los números de cuenta son una forma más habitual de agrupar los distintos tipos de cuentas y garantizar que aparezcan en el orden correcto en los informes del balance y la cuenta de resultados. La estructura numérica básica es estándar en todas las plataformas de contabilidad (excepto QuickBooks). El uso de números de cuenta te proporcionará la máxima flexibilidad a la hora de cambiar de un tipo de software de contabilidad a otro y, una vez que te acostumbres al sistema de numeración, también te ayudará a comprender mejor tu estructura contable.

En el plan de cuentas modelo de California FarmLink, determinadas series numéricas están reservadas para ciertos tipos de operaciones; por ejemplo, las cuentas de gastos de la serie 5050 corresponden a gastos relacionados con el ganado. Si eliges un plan de cuentas modelo que no incluya ganadería, verás que tus cuentas de gastos pueden saltar de la serie 5040 a la 5060. Además, hay muchos espacios a lo largo del plan de cuentas modelo destinados a que puedas añadir cuentas adicionales si lo consideras necesario. Le recomendamos que no añada nuevas cuentas utilizando ninguna serie numérica que no figure ya en su plan de cuentas modelo. De este modo, si su negocio crece o cambia en el futuro para dedicarse a nuevas actividades —como la ganadería—, podrá volver al plan de cuentas modelo de FarmLink y añadir las cuentas recomendadas en el lugar adecuado de su plan de cuentas. 

Consulte el CoA.2 «Plan de cuentas comentado» para obtener explicaciones sobre los principales tipos de cuentas y las series numéricas utilizadas.

Accede aquí al plano de cuentas «Annotate Model» (PDF)

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.

Paso 2: Desactivar las cuentas predeterminadas

Al crear tu cuenta de QBO, el programa genera un plan de cuentas predeterminado. A veces, QBO solo requiere unas pocas cuentas; otras veces, se trata de un conjunto completo de cuentas que QBO considera adecuado para tu negocio. 

Antes de importar el modelo de cuenta de resultados (CoA) de FarmLink, debes eliminar las cuentas existentes desactivándolas.

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Desactiva primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Desplázate por tus cuentas y busca las que aparecen sangradas: esas son las subcuentas. También es posible que tengas la opción de filtrar tu plan de cuentas para que solo se muestren las subcuentas. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro de «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. Selecciona el menú desplegable del cuadro que dice «Todo» y elige«Solo subcuentas».
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas, o la casilla situada en la parte superior de la lista para seleccionarlas todas si solo se muestran subcuentas.
   3. Vuelve al inicio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones por lotes», situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». Como no has introducido ninguna operación en QBO, puedes seleccionar «Desactivar» en el mensaje emergente.
3. Una vez desactivadas las subcuentas, selecciona todas las cuentas restantes utilizando la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Nombre». De este modo, se marcarán las casillas de todas las cuentas.
4. Vuelve a hacer clic en el botón verde Acciones en bloque el cuadro situado encima de las casillas de selección y selecciona Desactivar. 
   
   1. En esta ocasión, recibirás un mensaje indicando que algunas cuentas no se han desactivado. En el momento de redactar este artículo, hay siete cuentas: «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos», «Servicios», «Activo sin clasificar», «Gasto sin clasificar», «Ingresos sin clasificar» y «Fondos no ingresados». Se trata de cuentas obligatorias en QBO.

Paso 3: Activar los números de cuenta

Los números de cuenta te permiten identificar una cuenta rápidamente y controlar el orden en que aparecen las cuentas en los informes. Sin ellos, las cuentas se muestran por orden alfabético; con ellos, aparecen agrupadas de forma lógica. Uno de los principales problemas del plan de cuentas predeterminado de QBO es que no presenta las cuentas en un orden lógico y estándar. Consulta el recurso «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener una explicación del sistema de numeración utilizado en el plan de cuentas modelo de California FarmLink. 

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (esquina superior derecha).
2. Ve a «Cuenta y configuración », en la columna «Tu empresa ».
3. Ve a la pestaña «Avanzado ».
4. Busca la sección «Plan de cuentas » y haz clic en el icono del lápiz o en la palabra «Editar».
5. Activar números de cuenta.
6. Si quieres que los números de cuenta aparezcan en los informes, selecciona «Mostrar números de cuenta».
7. Seleccionar Guardar y cierra la pantalla con el X en la esquina superior derecha.
   
   1. Ahora verás una columna «Número » en tu plan de cuentas.

Paso 4: Importar el modelo de certificado de origen (CoA) de California FarmLink

Selecciona la versión del modelo de cuenta de resultados (CoA) de California FarmLink que mejor se adapte a tu empresa y descárgala en el escritorio de tu ordenador antes de empezar. Las opciones del modelo de CoA se encuentran junto con el resto de recursos de contabilidad de CA FarmLink. 

1. Haz clic en el botón verde «NUEVA cuenta » y selecciona «Importar» en el menú desplegable.
2. Arrastra y suelta los archivos, o selecciónalos utilizando la versión del modelo CoA de California FarmLink que hayas descargado. 
3. Haz clic en el botón «Siguiente» de color verde y aparecerá la pantalla de asignación.
   
   1. La hoja de cálculo está configurada para generar el mapa automáticamente.
4. Haz clic en el botón verde «SIGUIENTE».
5. Aparecerán todas las cuentas de la hoja de cálculo.
   
   1. Se pueden marcar las casillas de la izquierda para excluir cualquier cuenta de la importación. No obstante, recomendamos importar todo el plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias en QBO.
   2. A la derecha aparecen las acciones que puedes realizar: añadir, eliminar, copiar y crear subcuentas. Una vez más, te recomendamos que no lo hagas en este momento.
6. Haz clic en el botón verde «Finalizar».

Nota: Volverás a la pantalla del Plan de Cuentas y verás un mensaje en el que se indica el número de cuentas importadas y si alguna no se ha importado. Si alguna cuenta no se ha importado, es probable que sea porque ya existe en tu Plan de Cuentas de QBO (por ejemplo, «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos»).

Paso 5: Revisa tu nuevo plan de cuentas

1. Desplázate por tu nuevo CoA o selecciona «Ejecutar informe » (esquina superior derecha) para revisar todas las cuentas. También puedes exportar una lista en formato CSV o PDF; consulta los iconos situados en la parte superior de la columna «ACCIÓN».
2. Si se trata de una sociedad colectiva o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con varios socios, modifica los nombres de las cuentas de aportación de capital (35X0) y de las cuentas de retiros (36X0) sustituyendo «Propietario n.º» por el nombre del propietario. En la lista de cuentas contables de QBO, selecciona «Editar» en el menú desplegable de la columna «Acción», situada a la derecha de la lista. Modifica el nombre y haz clic en el botón verde «Guardar» situado en la parte inferior.
   
   1. Si se trata de una sociedad con más de dos socios, o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con más de dos socios, deberá añadir cuentas de capital social adicionales para los propietarios adicionales. Siga la misma convención de numeración que se utiliza en el primer conjunto de cuentas de capital social de los propietarios, donde X es el número de las cuentas 35X0 «Aportación de capital - Propietario X» y 36X0 «Retirada de fondos - Propietario X». 
3. Las cuentas que ya existían en QBO antes de la importación no tendrán números de cuenta. Modifica los números de cuenta para que coincidan con los del plan de cuentas modelo.
4. Tras la importación, es habitual que se haya creado una cuenta denominada «Ingresos por gastos facturables». Puedes eliminarla.
5. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
6. Verás muchas cuentas de ingresos y gastos que (todavía) no son aplicables a tu negocio. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras». Desactiva las cuentas que aún no sean necesarias. Consulte el paso 2 anterior y marque únicamente las casillas de aquellas cuentas que desee desactivar. A medida que su negocio crezca y evolucione, estas cuentas pueden llegar a ser relevantes. El Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink está diseñado para ofrecerle un amplio margen de crecimiento y garantizar que, a medida que su negocio crezca, su plan de cuentas se mantenga bien organizado y coherente con las mejores prácticas, lo que le permitirá disponer de informes significativos en cada etapa de su negocio. 

Paso 6: ¡Manos a la obra! 

1. Empieza a introducir datos y a generar informes: esta es la mejor forma de aprender cómo funciona tu plan de cuentas en tu empresa. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener más información sobre la finalidad de las distintas cuentas y la estructura del sistema de numeración. 
2. Ve perfeccionando tu plan de cuentas según sea necesario con el paso del tiempo, siguiendo el sistema de numeración descrito en el documento «Plan de cuentas modelo comentado». Dispones de amplio margen para añadir nuevas cuentas según sea necesario.

Recuerda: se trata de una plantilla de ejemplo; es probable que tengas que adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa. Contar con esta estructura estándar facilita la comprensión de tus cuentas e informes por parte de los contables y otros proveedores de servicios.

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Si no ves la columna «Número», debes activar los números de cuenta en tu plan de cuentas. Consulta el paso 3: «Activar números de cuenta en el plan de cuentas.3» más abajo.

Paso 2: Añadir cuentas

1. Haz clic en el botón verde «Nueva cuenta » situado en la esquina superior derecha
2. Introduce el nombre de la cuenta y el número de cuenta correspondiente. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras».
3. También debes introducir un «Tipo de detalle». En teoría, este campo se utiliza para conectarse a un programa de gestión fiscal; sin embargo, normalmente no resulta útil. Te recomendamos que elijas el tipo de detalle basándote en una cuenta similar del Plan de Cuentas modelo.
4. Si deseas que la cuenta sea una subcuenta de otra, marca la casilla «Convertir en subcuenta» y selecciona la cuenta principal correspondiente.
5. La descripción tiene como objetivo ayudarte a ti o a cualquier otra persona que consulte las cuentas; sin embargo, no es obligatoria.
6. Algunas cuentas te ofrecen la opción de establecer un saldo inicial. NO lo hagas. Déjalo en blanco.

Paso 3: Desactivar varias cuentas a la vez

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse. Ten mucho cuidado con las cuentas del balance (bancos, activos, pasivos y patrimonio neto). ¡NO desactives una cuenta del balance que tenga saldo! QBO creará una operación de contrapartida en la cuenta de patrimonio neto de saldo inicial.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro titulado «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. La lista desplegable del cuadro que dice «Todas» ofrece varias opciones que permiten restringir las cuentas que se muestran. El cuadro que dice «Filtrar por nombre o número» resulta útil si quieres trabajar con varias cuentas que contengan la misma palabra o los mismos números.
3. Si alguna de las cuentas que deseas desactivar tiene subcuentas, debes desactivar primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Puedes utilizar el filtro mencionado en el apartado 3.2 para seleccionar«solo subcuentas». Si no dispones de esa opción, desplázate por la lista de cuentas y busca aquellas que aparezcan sangradas: esas son las subcuentas.
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar. Si deseas desactivar todas las cuentas que aparecen en la lista, utiliza la casilla situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
   3. Vuelve al principio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones en bloque », situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». 
4. Una vez desactivadas las subcuentas, vuelve a configurar el filtro en «Todas» o en el grupo filtrado que prefieras. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar o utiliza la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
5. Vuelve a hacer clic en el cuadro verde «Acciones por lotes » situado encima de las casillas de selección y selecciona «Desactivar». 

Paso 4: Editar cuentas individuales

1. Tienes la opción de editar las cuentas una por una utilizando la lista desplegable de la ACCIÓN columna de la derecha.
   
   1. Puedes hacer clic en «Editar», lo que te mostrará la misma pantalla que aparece al añadir una cuenta. Consulta el paso 2.
   2. Puedes crear una subcuenta.‍
   3. Puedes desactivar la cuenta.

Paso 5: Edición por lotes

1. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
2. Cuando hayas terminado de editar, selecciona el botón verde «Guardar ».

Los ingresos y gastos de una operación se registran para un periodo de tiempo determinado, normalmente un mes, un trimestre o un año. Al final del ejercicio contable, los ingresos y los gastos vuelven a cero. Por lo tanto, cuando se habla de ingresos y gastos, o de beneficio neto, nunca se hace referencia a los totales acumulados a lo largo de la vida de la empresa, sino siempre a un periodo contable concreto. 

Los activos que posee una empresa y las deudas que tiene son conceptos distintos. Estos se acumulan a lo largo de la vida de la empresa. Puede que seas propietario de un tractor durante muchos años y que tengas que pagar un préstamo durante muchos años. Estas partidas no se ponen a cero al final del año, sino que forman parte de los estados financieros de la empresa mientras se mantengan los activos o las deudas. Se denominan activos y pasivos y se presentan en un estado financiero llamado balance. El balance es el complemento de la cuenta de resultados. Juntos, estos dos informes ofrecen una visión completa de tu empresa. 

Activos 

Los activos se utilizan en la empresa y le reportan beneficios. Normalmente se presentan por orden de liquidez, comenzando por el efectivo —ya que es un activo líquido—, seguido de los importes que podrían convertirse en efectivo en un futuro inmediato y, por último, de los importes que podrían convertirse en efectivo, pero no de forma rápida ni sin ser sustituidos o sin limitar la capacidad de la empresa para continuar con su actividad. 

Existen varios tipos de activos:

1. Efectivo;
2. Importes adeudados a la empresa, incluidas las cuentas por cobrar y los pagarés a cobrar. Las cuentas por cobrar son los importes que se le deben por las ventas habituales de la empresa. Los pagarés a cobrar son los importes adeudados por transacciones distintas de las ventas habituales, como la venta de equipos o los préstamos concedidos a los empleados.
3. Activos utilizados en la actividad empresarial y de los que se espera que reporten beneficios a la empresa más allá del ejercicio contable actual. 
   
   1. Los suministros, los materiales y las existencias disponibles al final del ejercicio son activos que se prevé utilizar o vender en el próximo ejercicio contable. Se contabilizan como gastos cuando se utilizan o se venden. 
      
      1. La contabilidad de existencias es un tema avanzado y especializado.
      2. La contabilidad financiera (la elaboración de estados financieros oficiales firmados por contables públicos certificados) requiere métodos específicos para verificar las cantidades físicas y calcular costo unidad. 
      3. La contabilidad de gestión (el seguimiento de las existencias, las fases de producción y los índices de venta) requiere una capacidad interna considerable y procedimientos detallados. 
      4. En materia de contabilidad fiscal, existen métodos especiales y simplificados para las empresas con ingresos brutos inferiores a 25M. Véase AT.3 «Requisitos fiscales especiales para las existencias disponibles al cierre del ejercicio».
   2. Los activos amortizables son las mejoras en terrenos, los edificios y el equipo con una vida útil determinada. Se amortizan a lo largo de su vida útil estimada o de la vida útil permitida por el IRS. 
   3. Los terrenos no tienen una vida útil determinable, por lo que no pueden amortizarse. 
   4. Los activos intangibles son, por ejemplo, los derechos de autor, las patentes, las marcas registradas y los derechos mineros y sobre los minerales. Los activos intangibles se amortizan a lo largo de su vida útil legal o de la vida útil fiscal permitida por el IRS. La amortización es exactamente lo mismo que la depreciación, pero es el término que se utiliza para los activos intangibles. 

Pasivo 

Los pasivos son cantidades que la empresa debe pagar, siempre que la obligación de pago sea cierta y el importe adeudado se conozca o pueda estimarse de forma razonable. Esto significa que un pasivo no figura en la contabilidad de una empresa si no es un hecho jurídico cierto que se adeude dicha suma, o si el importe adeudado no puede estimarse de forma razonable.

El pasivo incluye:

1. Cuentas por pagar: importes adeudados en el curso normal de la actividad empresarial, normalmente por suministros y servicios 
2. Cuentas por pagar de tarjetas de crédito, impuestos sobre las ventas por pagar, impuestos sobre las nóminas por pagar
3. Deudas a corto plazo y parte corriente de las deudas a largo plazo
4. Deuda a largo plazo por pagar y parte a largo plazo de la deuda por pagar

Los pasivos suelen figurar por orden de vencimiento. 

Amortización acumulada

Los activos se contabilizan siempre a su costo histórico. El valor de mercado de un activo puede subir o bajar, pero esa variación nunca se refleja en los libros de la empresa hasta que se vende el activo. 

En contabilidad, se espera que los activos físicos pierdan valor a lo largo de su vida útil estimada, aunque sepamos que, de hecho, su valor de mercado puede aumentar. La estimación contable de esta disminución de valor se denomina amortización. La amortización se contabiliza como un gasto cada año, hasta que el importe total de la amortización contabilizada sea igual al costo histórico, es decir, al precio de compra del activo. Cuando la amortización se contabiliza como gasto, el asiento de contrapartida no se realiza en la cuenta del activo —ya que los activos siempre se registran a costo histórico—. En su lugar, el asiento de contrapartida se realiza en una cuenta denominada «Amortización acumulada». Al examinar un balance general, verás que los activos físicos figuran a su costo histórico y, justo debajo, aparecerá una cifra separada correspondiente a la «Amortización acumulada», que será negativa. 

Las normas formales relativas a los activos y pasivos forman parte de lo que se conoce como Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Cuando se exige que un contable público certificado elabore los estados financieros, este está obligado a aplicar los GAAP para verificar que los activos y pasivos que figuran en el balance se presenten y valoren de acuerdo con dichos principios. 

En el caso de las empresas que no están obligadas a presentar estados financieros elaborados por un contable público certificado (CPA), es habitual llevar la contabilidad según lo que se denomina «GAAP modificados», combinando los métodos de los GAAP para la mayoría de las cuentas con métodos fiscales simplificados. El Plan de Cuentas Modelo de FarmLink y el Centro de Aprendizaje de Contabilidad están diseñados para que utilices los GAAP modificados siempre que sea posible y para que puedas adaptarte fácilmente a los GAAP completos si fuera necesario.  

En el libro de ejercicios se incluyen las instrucciones paso a paso para crear una lista de activos amortizables.

Acceder a la lista de activos del modelo FarmLink

Las cuentas por cobrar son los importes que se te adeudan por las ventas habituales de la empresa. 

Cuando realizas una venta en un mercado de agricultores, normalmente recibes el dinero en efectivo en el mismo momento en que le entregas al cliente lo que ha comprado. Cuando realizas una entrega a una cámara frigorífica, a un restaurante o a un colegio, suelen pedirte una factura y te dicen que te pagarán más adelante. La factura es su registro de que te deben dinero. Tu copia de la factura es tu registro de que te deben dinero. 

Si introduces las facturas en un sistema estándar de contabilidad por partida doble, dispondrás de un informe de todas tus cuentas por cobrar en el que se indicará quién debe cuánto y cuándo vence cada factura. También te mostrará el importe total pendiente de cobro cada semana. Este informe resulta muy útil para asegurarte de que te paguen a tiempo, para ayudarte a identificar a los clientes que tardan en pagar y para calcular la liquidez de la que dispondrás próximamente. 

Deberías revisar tus informes de cuentas por cobrar al menos una vez al mes para asegurarte de que te pagan todo lo que te deben y para saber si hay algún cliente que suele retrasarse en los pagos, de modo que puedas tomar medidas para mejorar esas relaciones. 

La información que figura en tus informes de cuentas por cobrar también te ayudará a planificar con precisión tu liquidez, ya que te mostrará los plazos habituales que transcurren entre el momento en que realizas las ventas y el momento en que recibes efectivamente el pago. 

Esta cuenta se utiliza normalmente para los depósitos de alquiler. Es posible que alquiles una vivienda durante muchos años, por lo que, a menos que mantengas un registro de tu depósito de alquiler en tu balance, es posible que no sepas cuánto te corresponde que te devuelvan cuando te mudes. 

Esta cuenta se utiliza principalmente para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal que limita el importe de los gastos en materiales, suministros y existencias que pueden deducirse durante el ejercicio fiscal.

La mayoría de las pequeñas empresas no contabilizan sus materiales y suministros en su balance general, sino que registran estas compras como gastos en el momento de su adquisición. Sin embargo, existen normas fiscales especiales que limitan la cantidad de materiales y suministros que se pueden deducir si no se utilizan en su totalidad durante el mismo año en que se adquirieron. 

Véase AT.3: Requisitos fiscales especiales cuando se dispone de existencias al cierre del ejercicio.

Algunas plantas de vivero que se mantengan durante más de dos años pueden considerarse activos destinados a obtener ganancias a largo plazo. Esto permitirá un tratamiento fiscal más favorable cuando se vendan dichos artículos. 

Véanse los apartados AT.6 «Ganancias patrimoniales y base imponible» y AT.8 «Plantas de vivero».

El ganado puede aparecer en tres partidas del balance. En el plan de cuentas modelo de California FarmLink, el ganado figura en las siguientes cuentas:

1503 Ganado de mercado destinado a la venta (NIMS) 

2080 Ganado de cría y de trabajo - Adquirido

2085 Ganado reproductor y de trabajo — No adquirido, base cero

La contabilidad del ganado es bastante compleja, sobre todo debido al tratamiento fiscal federal. En tu sistema de contabilidad, deberás distinguir entre el ganado destinado a la venta en el mercado y el ganado que debe tratarse como activo amortizable. 

Mercado ganadero

El ganado adquirido para su venta en el mercado y que se encuentre en stock al final del ejercicio fiscal se considera un activo de tipo existencias. El IRS tiene normas especiales al respecto, que se resumen a continuación y se explican con más detalle en AL.3 «Materiales, suministros y existencias en stock».

Al final del año, el precio de compra del ganado que aún se tiene en stock se capitaliza (se traspasa mediante un asiento contable) a una cuenta de activos. Esto significa que el gasto ya no figura en la cuenta de resultados y no se declarará en el Anexo F como gasto. 

Al año siguiente, cuando se vendan los animales, se realiza otro asiento contable para dar de baja el costo dichos animales de la cuenta de activos y pasarlo a una cuenta de gastos. Esto significa que el gasto aparecerá ahora en la cuenta de resultados del año de la venta y se deducirá en el Anexo F del año en que se venda el animal (o grupo de animales). 

Si el ganado destinado al mercado nace y se cría en la explotación, los gastos asociados a dicho ganado se contabilizan como gastos ordinarios de la actividad en el momento en que se incurren. Esto significa que, cuando se vende el ganado, se registran ingresos, pero no hay ningún gasto relacionado en el mismo periodo. 

Ganado de cría y de trabajo

El ganado debe considerarse un activo amortizable si se mantiene con fines de producción de leche o fibra, para la cría o para desempeñar funciones esenciales, como los caballos de lazo, los perros pastores y los animales guardianes. 

Consulte los apartados AT.6 y AT.4 «Ganado» y los materiales adicionales del Centro de formación fiscal de FarmLink para obtener más información sobre la amortización y sobre cómo se tratan los ingresos procedentes de la venta de ganado. 

Las plantas de vivero pueden aparecer en tres partidas del balance. En el Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink, las plantas de vivero figuran en dos cuentas:

1504 Plantas de vivero destinadas a la venta (NIMS) 

2025 Cultivos permanentes

Consulta el apartado AT.5 «Plantas de vivero » para obtener más información sobre estos dos tratamientos diferentes. 

Los cultivos permanentes son aquellos que tardan más de un año en producir su primera cosecha comercializable. Un cultivo se considera comercializable si puede venderse por un precio superior al costo su recolección. 

Los cultivos permanentes son activos amortizables. Se debe capitalizar el costo los portainjertos, los plantones, los arbustos inmaduros, las raíces de peonía, etc. Ya no es necesario capitalizar el costo el cultivo hasta que produzca una cosecha comercializable; sin embargo, antes de la ley fiscal de 2017 esto era obligatorio, por lo que cabe esperar que se capitalicen importes más elevados en los viñedos y huertos establecidos antes de 2017. 

Los terrenos son un activo, pero no pueden amortizarse porque no tienen una vida útil determinada. 

Las mejoras del terreno incluyen elementos como carreteras, terrazas y estanques. El hecho de que las mejoras del terreno tengan una vida útil determinable y puedan amortizarse depende de su ubicación. En zonas propensas a terremotos e inundaciones, se puede determinar que la mayoría de las mejoras del terreno dejarán de ser funcionales en algún momento, por lo que pueden amortizarse. En lugares donde hay carreteras y movimientos de tierra con cientos de años de antigüedad, las mejoras del terreno no tienen una vida útil determinable y no pueden amortizarse.   

Véase AT.5 «Activos amortizables y métodos de amortización fiscal » y Tratamiento fiscal de los pagos por conservación.

La factura del teléfono o la de la luz suelen llegar por correo aproximadamente una semana antes de la fecha de vencimiento. Si utilizas un sistema de contabilidad por partida doble, puedes introducir las facturas en el sistema en cuanto las recibas e indicar la fecha de vencimiento. 

Si introduces todos los importes que debes en tu sistema de contabilidad, dispondrás de un informe de todas tus cuentas por pagar en el que se indicará cuánto debes por proveedor y por fecha, cuándo vence cada factura y cuál es el importe total a pagar cada semana. Este informe resulta muy útil para asegurarte de que pagas tus facturas a tiempo y para calcular tus próximas necesidades de efectivo. 

Deberías revisar cada mes los informes de cuentas por pagar para asegurarte de que no se te ha pasado por alto ningún importe pendiente y para calcular tus próximas necesidades de liquidez. 

En California, los productos alimenticios están exentos del impuesto sobre las ventas. Las flores y las fibras, en cambio, no lo están. También hay que pagar el impuesto sobre las ventas cuando se vende material de segunda mano, aunque esa no sea tu actividad habitual. 

Cuando contabilices una venta sujeta a impuestos, contabiliza el importe correspondiente al impuesto sobre las ventas en la cuenta «Impuesto sobre las ventas a pagar». 

Cuando transfieras el impuesto sobre las ventas a California, deducirás el importe de la caja y de la cuenta «Impuesto sobre las ventas a pagar». De esta forma, el impuesto sobre las ventas nunca aparece como un gasto. Dado que se trata de un importe adicional que el Estado te obliga a cobrar y recaudar en su nombre, no es un gasto tuyo. 

Para obtener más información, consulta con el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California. 

Cuando pagas a alguien a través de la nómina, debes deducir los impuestos federales de Medicare y de la Seguridad Social de la nómina del empleado. Ese dinero es suyo. Tienes la obligación de retenerlo de tus empleados y remitirlo al IRS. Dado que no es tu dinero, no debe contabilizarse como un gasto. Se trata de un pasivo. Es dinero que debes pagar al IRS. 

Además, también debes abonar al IRS la parte que corresponde al empleador de las cotizaciones a Medicare y a la Seguridad Social, y es posible que debas otros impuestos federales y estatales relacionados con el desempleo. Esas son las cantidades que se registran en tu cuenta de resultados como gastos por impuestos sobre las nóminas. 

Dependiendo de cómo pagues los salarios y las cotizaciones sociales correspondientes, puede que tengas que utilizar la cuenta de cotizaciones sociales pendientes de pago o que no sea necesario. La mejor forma de contabilizar las cotizaciones sociales pendientes de pago y el gasto por cotizaciones sociales en tu sistema de contabilidad depende del servicio de gestión de nóminas que utilices. Cuando contrates un servicio de gestión de nóminas, asegúrate de elaborar un plan para contabilizar correctamente tus gastos de nóminas. 

Cada condado de California recauda impuestos sobre bienes inmuebles y sobre bienes empresariales. Los bienes agrícolas constituyen un tipo especial de bienes empresariales. 

Es posible que las empresas agrícolas que posean bienes empresariales por un valor superior a una determinada cantidad tengan que presentar una «Declaración de bienes agrícolas» (formulario BOE-571-A o F) ante su condado. 

Consulta con el servicio de tasación fiscal de tu condado para conocer los límites que se aplican en tu condado y saber cuándo vencen los plazos de presentación de los formularios fiscales. 

Si ya tienes préstamos empresariales cuando empieces a llevar la contabilidad, tendrás que averiguar el saldo inicial correcto de tus cuentas de préstamos e introducir ese saldo como saldo inicial de tus cuentas de deudas por préstamos. Deberías recibir un extracto del préstamo mensualmente, o al menos una vez al año, en el que figure el capital total adeudado del préstamo. Asegúrate de contabilizar únicamente el capital como importe del préstamo por pagar. Cuando realizas un pago del préstamo, una parte de ese pago se destina a amortizar el capital. Esa cantidad reducirá el saldo de la cuenta de préstamos por pagar y dará lugar a un menor total de pasivo en tu balance. Otra parte de tu pago corresponde a los gastos por intereses. Los gastos por intereses se contabilizan en tu cuenta de resultados y reducen tus beneficios netos. 

Es habitual olvidarse de contabilizar el pago de un préstamo como si se destinara en parte al capital y en parte a los intereses, por lo que es importante comparar, al menos una vez al año, el saldo del préstamo que figura en tu balance general con el que aparece en el extracto del préstamo. El saldo de la cuenta de préstamos pendientes de pago debe coincidir con el importe del capital pendiente que figura en el extracto del préstamo, y el gasto total por intereses del ejercicio debe coincidir con el importe que figura en dicho extracto como gasto por intereses pagado durante el ejercicio. 

Si has corregido tus asientos de pago para registrar correctamente los importes del capital y los intereses, pero tus saldos no coinciden con el extracto del préstamo, el error puede deberse a que tú y la entidad crediticia hayáis registrado uno o varios pagos en un año diferente, o bien a que la entidad crediticia haya cometido un error. Si crees que tu entidad crediticia ha cometido un error, no dudes en ponerte en contacto con ella. Es su responsabilidad explicarte cómo han llegado a esa cifra y corregir cualquier error que hayan podido cometer. 

En la contabilidad formal, los préstamos se presentan por orden de vencimiento. El Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink incluye cuentas para diferentes tipos de préstamos, como los préstamos de explotación, los préstamos para equipamiento y los préstamos a largo plazo destinados a la construcción de edificios, el desarrollo de cultivos permanentes o la adquisición de terrenos. 

El patrimonio neto es el valor total neto de la participación del propietario en la empresa. Si solo hay un propietario, todo el patrimonio neto de la empresa le pertenece a ese único propietario. Si hay más de un propietario, el patrimonio neto total es la suma de las participaciones totales de cada uno de ellos en la empresa.  

Las aportaciones de los propietarios aumentan el patrimonio neto. Las retiradas de los propietarios reducen el patrimonio neto. 

El término «beneficios no distribuidos» se utiliza, en realidad, solo en el caso de las sociedades anónimas, pero QuickBooks lo emplea para todo tipo de empresas a fin de representar el patrimonio neto total. Los nombres exactos de las cuentas de patrimonio neto varían en función de la forma jurídica de la empresa: 

Empresa unipersonal

Patrimonio neto inicial

Aportaciones de los propietarios

Sorteos para propietarios

Patrimonio neto al cierre del ejercicio

Asociación

Beginning Partners Capital

Contribuciones de los socios

Empates entre socios

Capital de los socios al cierre

S.L.

Capital inicial de los socios

Aportaciones de los miembros

Sorteos para socios

Capital social al cierre del ejercicio

Sociedades de tipo S 

Beneficios no distribuidos

Aportaciones de los accionistas

Distribuciones a los accionistas

Cuentas con régimen fiscal especial

Suministros y materiales disponibles

Por lo general, se deduce el costo los materiales y suministros que se consumen y utilizan en la empresa durante el ejercicio fiscal, pero a menudo queda algo al final del año. Los suministros y materiales disponibles al cierre del ejercicio beneficiarán a un ejercicio contable futuro, por lo que se registran correctamente en el balance como activos. Cuando se utilizan al año siguiente, se deducen como gastos. A efectos fiscales, existen normas tributarias especiales que limitan la cantidad que se puede deducir si se dispone de suministros y materiales al final del año. 

Existencias disponibles

Las existencias disponibles al cierre del ejercicio incluyen cultivos, fibra y otros productos agrícolas que se han procesado para su almacenamiento o para la elaboración de productos de valor añadido, animales destinados a la venta en el mercado y artículos de vivero. Las existencias disponibles al cierre del ejercicio se venderán en un ejercicio contable futuro, por lo que se contabilizan correctamente como un activo en el balance. Cuando se venden las existencias, los importes registrados en el balance se contabilizan como gastos: se reduce la cuenta del balance y se incrementa una cuenta de gastos.

En la contabilidad formal de existencias existen diversas técnicas y métodos para calcular el valor de las existencias disponibles y el importe que debe contabilizarse como gasto cuando se venden dichas existencias. A efectos fiscales, se permite utilizar métodos más sencillos que, por lo general, dan lugar a una deuda tributaria menor que si se hubieran utilizado los métodos formales de contabilidad de existencias. 

Si no llevas un registro de la cantidad de material que tienes disponible y de la que utilizas, podrás deducir el costo total costo el año en que se haya abonado.

Si llevas algún tipo de registro en el que se reflejen las existencias disponibles y las utilizadas, existe una norma general para todos los contribuyentes y una norma especial para los agricultores.

Norma especial para los gastos agrícolas pagados por adelantado (piensos, semillas, fertilizantes u otros suministros agrícolas similares): 

Tu deducción tiene un límite máximo del 50 % del total de tus demás deducciones por gastos agrícolas, salvo que se dé alguna de las siguientes circunstancias:

1. Excepción del 50 % sobre otros gastos 
2. Regla del total de tres años

Y se da una de las siguientes circunstancias: 

• su residencia principal se encuentra en la granja
• su actividad principal es la agricultura 
• el contribuyente tiene un familiar que vive en la explotación agrícola o cuya actividad principal es la agricultura

No se permite ninguna deducción si el pago es únicamente un anticipo, y los suministros deben estar destinados a su uso en la empresa en un plazo de 12 meses.

Para obtener más información, consulte las publicaciones 225 y 535 del IRS.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Existencias disponibles

Las existencias disponibles al final del año incluyen cultivos, fibras y otros productos agrícolas que se han procesado para su almacenamiento o para la elaboración de productos de valor añadido, animales destinados a la venta en el mercado y artículos de vivero.

Normativa fiscal aplicable a las existencias en almacén

Antes de 2018, la normativa fiscal relativa a las existencias era mucho más complicada. Si tienes que presentar declaraciones correspondientes a ejercicios anteriores a 2018, deberás aplicar la normativa anterior.

Desde 2018, los contribuyentes con ingresos brutos inferiores a 25 millones de dólares pueden optar por utilizar un método simplificado de contabilidad de existencias denominado «Materiales y suministros no incidentales» (NIMS, por sus siglas en inglés). Los contribuyentes también pueden optar por declarar las existencias en sus declaraciones de impuestos utilizando el método que emplean en su contabilidad interna o en los estados financieros elaborados por su contable público certificado (CPA). 

Si un contribuyente no opta por el método de inventario NIMS, se considerará, por defecto, que ha elegido el método que utiliza para su contabilidad interna. Si no llevas ningún tipo de registro de inventario, esto no supone ningún problema; sin embargo, si llevas algún tipo de registro de inventario, la Agencia Tributaria (IRS) podría obligarte a pagar impuestos basándose en dichos registros. Esto suele traducirse en una mayor deuda tributaria. 

Realizar una elección de protección en el NIMS

Un contribuyente opta por el NIMS mediante una «declaración de adhesión al NIMS». 

El método NIMS suele ser el más sencillo y ventajoso, ya que permite a los contribuyentes deducir algunos gastos relacionados con las existencias sin necesidad de llevar un registro detallado de todos los costes de las existencias ni de las ventas concretas de los artículos en stock.

El NIMS solo se utiliza con fines fiscales. No es un método que permita obtener una valoración precisa del inventario con el fin de gestionar una empresa o elaborar estados financieros oficiales para entidades crediticias u otras partes ajenas a la empresa. 

El contribuyente elige el método de inventario que utilizará para su negocio al presentar la declaración de la renta del primer año en que se aplica dicho método. Sea cual sea el método que haya utilizado —a sabiendas o sin saberlo— en esa primera declaración, ese es el método que deberá seguir utilizando en adelante para ese negocio y para ese tipo de inventario. El contribuyente no puede cambiar de método contable sin la autorización del IRS. Obtener el permiso del IRS para cambiar de método contable es un proceso costoso y engorroso.

Un contribuyente puede optar por el método NIMS (el método más sencillo y ventajoso) declarando el inventario NIMS en su declaración de la renta el primer año en que tenga en su poder, al cierre del ejercicio, existencias con valor añadido. Esto se denomina «opción preventiva». Al optar por el método NIMS, se protege frente a la posibilidad de que el IRS determine su base imponible utilizando otro método menos favorable. 

Cómo votar en las elecciones del NIMS 

1. Determina los costes directos que se incluyen en las existencias de valor añadido. Según el NIMS, los costes directos son los suministros y materiales adquiridos para fabricar o embalar el producto, o el costo los procesos de transformación o embalaje a medida.
2. Determina la cantidad de producto de valor añadido asociada a esos costes que se encuentra en stock al final del ejercicio fiscal (por lo general, a medianoche del 31 de diciembre).
3. Declara tus gastos en el Anexo F tal y como lo harías si no hubieras optado por el NIMS, Y
4. Añade una nueva partida de gastos denominada «MENOS: AJUSTE DE INVENTARIO NIMS» y anota el importe calculado en el paso 2 como «NEGATIVO». De este modo, quedará muy claro tanto para ti como para la Agencia Tributaria (IRS) que has optado por el régimen NIMS, y se mantendrá un registro claro del importe del inventario NIMS que no has deducido —y que podrás deducir el año siguiente—. 

El NIMS solo exige que se tengan en cuenta los costes directos en el inventario. Esto significa únicamente los suministros adquiridos o la mano de obra subcontratada relacionada con productos envasados a medida. No es necesario incluir el costo los salarios que se pagan ni ninguno de los gastos generales asociados a las instalaciones a la hora de calcular el inventario según el NIMS. Esto significa que se pueden deducir esos costes en el ejercicio en el que se abonan. La mayoría de los métodos contables de inventario exigen incluir estos otros costes en el inventario.

Para que tu declaración de la renta quede muy clara, debes indicar el importe del inventario NIMS como un gasto negativo, claramente identificado como «inventario NIMS». Esto reduce el total de las deducciones tal y como se exige, y deja claro al IRS (o a ti mismo en el futuro) que has optado por el régimen NIMS. 

Presentación de informes en los años posteriores a la elección inicial del NIMS 

1. Añade el importe del ajuste negativo de inventario del NIMS del ejercicio anterior al gasto en material de consumo; esto aumenta dicho gasto en la cantidad que no dedujiste en el ejercicio anterior. 
2. Repite los pasos 1 a 4 anteriores. 

Cuando se contabiliza el inventario según el NIMS, esto suele significar que no se puede aplicar una deducción en el ejercicio en curso por los gastos pagados en dicho ejercicio. En su lugar, dichos gastos se deducen en el ejercicio siguiente. 

Si no contabilizas correctamente el inventario en tu declaración de impuestos, esto significa que, durante el primer año, has deducido de más y, por lo tanto, es posible que hayas pagado menos impuestos de los que debías. En todos los años siguientes, tendrás tanto deducciones insuficientes como deducciones excesivas. Tendrás una deducción insuficiente por el importe que dedujiste de más el año anterior, y una deducción excesiva por el importe que deberías deducir el año siguiente. Si los importes de su inventario al cierre del ejercicio no varían mucho, el efecto fiscal será mínimo a partir del primer año. Sin embargo, si no contabiliza correctamente el inventario y no puede presentar al IRS los registros de sus cálculos razonables del mismo, el costo tratar con el IRS y corregir sus registros y sus declaraciones de impuestos anteriores puede ser superior al importe total de los impuestos no pagados. Por eso es más seguro optar por el método NIMS y presentar un ajuste NIMS cada año. 

Hablar con tu asesor fiscal sobre el NIMS

1. Indica a tu asesor fiscal que deseas optar por el sistema NIMS en tu declaración de la renta.
2. Explícales cuál es el stock del que dispones al final del ejercicio fiscal. 
3. Que propongan una cantidad para el ajuste de inventario del NIMS. 
4. Revisa con ellos el importe y el cálculo, y aprueba el ajuste. 
5. Pídeles que te indiquen el asiento de ajuste que debes realizar en tu contabilidad. 

Si quieres tener éxito con un negocio de valor añadido, tu éxito dependerá de tu capacidad para gestionar el stock. Gestionar el stock significa conocer el costo mismo y saber con qué rapidez (o lentitud) se vende. El método NIMS es probablemente el mejor método fiscal para declarar el stock, pero quizá no sea el mejor método para gestionarlo realmente con el fin de maximizar los beneficios. 

El Programa de Subvenciones para Productores de Valor Añadido (VAPG) del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) es un programa costo destinado a ayudar a los agricultores y ganaderos a crear negocios rentables de valor añadido. Una de las cosas que puedes hacer con los fondos del VAPG es sufragar los gastos de diseño e implantación de buenos sistemas de inventario, tanto para fines de gestión interna como para la correcta presentación de declaraciones fiscales. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Los activos amortizables son aquellos que tienen un valor duradero para la empresa y una «vida útil determinable superior a un año». 

Los activos no se contabilizan como gastos (ni se deducen) en el momento de su adquisición. En su lugar, se aplica una «deducción por amortización» mediante unos formularios especiales que forman parte de la declaración de la renta.

Entre los activos que tienen un valor duradero para la empresa se incluyen los equipos, la maquinaria, las vallas, los pozos, los edificios, los invernaderos tipo «hoop house», los animales de cría, los animales de trabajo —como los caballos de lazo o los perros guardianes— y los árboles o las vides que producen cosechas anuales. 

¿Qué es una vida útil determinable? Significa que sabes que el activo no durará para siempre y que se puede determinar de forma objetiva si el activo sigue siendo útil o funcional. Los edificios, los árboles, las vides, las vallas, los equipos, etc., son todos activos amortizables porque podemos determinar claramente que, en algún momento, dejarán de existir. 

Los activos se amortizan a lo largo de su vida útil o de su vida fiscal; sin embargo, en muchos casos es posible aplicar una amortización «extra» y deducir el importe total en el año de la compra. 

Por norma general, si un artículo se va a utilizar durante más de un año pero cuesta menos de 500 dólares, se considera un gasto y no un activo. 

La tierra es un activo, pero no un activo amortizable, ya que, aunque la tierra pueda estar viva, no se puede determinar cuánto tiempo seguirá siéndolo: podría perdurar para siempre o, al menos, mucho más allá de lo que somos capaces de imaginar. Dado que no podemos determinar que la tierra tenga una vida que llegue a su fin, no puede amortizarse. 

Algunas mejoras en terrenos no tienen una vida útil determinable y no pueden amortizarse. En la lección 6 analizaremos algunas normas especiales aplicables a determinados tipos de mejoras en terrenos y activos agrícolas.

Consulte la Publicación 225 del IRS para obtener más información sobre las normas especiales relativas a las mejoras en terrenos y los activos agrícolas.

Para obtener más información sobre cómo amortizar los activos, consulte la Publicación 946 del IRS.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Cuando vendes un activo, los ingresos no forman parte de los ingresos de tu negocio, sino que se declaran por separado como «ingresos por plusvalías». 

Las plusvalías se gravan a un tipo impositivo inferior al de los ingresos por actividad por cuenta propia. 

Los ingresos por plusvalías son: 

Precio bruto de venta

Menos la base del activo 

Menos los gastos de la venta

__________________

Equivale a: Ingresos (o pérdidas) por plusvalías 

La base es: 

1. costo que es el precio de compra o costo construcción
2. base del regalo o la base del donante en el momento en que te lo entregó, o 
3. En el caso de los bienes heredados, se aplica una «base actualizada». 

La base imponible actualizada es el valor de mercado del activo en la fecha del fallecimiento de la persona de la que lo has heredado. 

Podrás aumentar la base imponible de un activo si incurres en gastos al realizar mejoras en él.  

La base imponible de un activo se reduce en el importe de la amortización que se admitiría en tu declaración de la renta, ¡y se reduce en ese importe aunque no apliques la deducción en tu declaración! 

Necesitas documentación que acredite la base fiscal de cualquier activo que vendas. 

Las ganancias y pérdidas patrimoniales derivadas de la venta de activos empresariales deben declararse en la declaración de la renta mediante el formulario 4797. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Los animales de cría y de trabajo son activos amortizables

Los animales de cría y de trabajo deben considerarse activos amortizables a efectos fiscales. Esto significa que el costo su adquisición no puede contabilizarse como un gasto empresarial ordinario, sino que debe deducirse siguiendo las normas del IRS relativas al cálculo y la deducción de la amortización. 

Las vacas lecheras, los toros de cría, los animales criados principalmente para la producción de fibra, los caballos de lazo, los perros pastores y los animales de guardia son ejemplos de animales que deben considerarse activos amortizables.

Cuando se venden animales que se consideran activos, los ingresos no se contabilizan como ingresos ordinarios de la explotación agrícola o ganadera. En su lugar, se declaran como ganancias patrimoniales, que gozan de un régimen fiscal más favorable. 

Los animales destinados a la venta pueden formar parte del inventario del NIMS si se han adquirido

Los animales destinados a la venta se denominan «animales de mercado» y no se consideran activos amortizables, aunque se mantengan en propiedad durante más de un año. El ganado de engorde, los corderos comprados, las cabras y las aves de corral destinadas a la venta en vivo o al consumo son ejemplos de animales de mercado. 

Si al final del año tienes animales destinados al mercado, es posible que tengas que realizar un ajuste de inventario en el NIMS si alguno de esos animales fue comprado. 

Los animales destinados al mercado que has criado en tu explotación ya se han contabilizado íntegramente como gastos. No es necesario que realices ningún ajuste de inventario para reflejar el valor de los animales destinados al mercado que has criado. 

En el caso de las explotaciones que están ampliando su rebaño reproductor y, al mismo tiempo, aumentando sus ventas anuales, puede resultar complicado llevar un control de qué animales son activos y cuáles se destinan al mercado, ya que es posible que cambies de opinión. 

La contabilidad ganadera es un ámbito especializado. Afortunadamente, existen muchos recursos excelentes disponibles a través de diversos programas de extensión en todo el país. 

Para obtener más información sobre la contabilidad ganadera, consulta la Publicación 225 y busca asesoramiento de los agentes de extensión especializados en explotaciones ganaderas como la tuya. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades. 

Plantas de vivero destinadas a la venta 

Las existencias de vivero destinadas a la venta pueden formar parte del inventario del NIMS en la medida en que incluyan artículos adquiridos, como semillas, plántulas, sustratos y macetas. 

Véase AT.3: Requisitos fiscales especiales para las existencias disponibles al cierre del ejercicio.

Cultivos permanentes

Las plantas de vivero se consideran cultivos permanentes si se mantienen principalmente con fines de propagación. Si posteriormente se venden, los ingresos se consideran ganancias patrimoniales.

El «Tax Organizer» está pensado para agricultores y ganaderos, y se puede utilizar si tú o tu cónyuge también tenéis inmuebles en alquiler u otro negocio. 

Este organizador resulta útil si:

• Recurre a un asesor fiscal de pago, sobre todo si es la primera vez que recurres a uno o si es la primera vez que te hacen la declaración de la renta.
• Estás atrasado en el pago de tus impuestos y necesitas organizar la información correspondiente a uno o varios ejercicios anteriores
• Tienes pensado presentar tu propia declaración de la renta utilizando un programa informático de preparación de declaraciones de la renta en línea
• No has mantenido organizados todos tus ingresos y recibos de tu actividad empresarial a lo largo del año y ahora necesitas ponerlos todos en orden para preparar tu declaración de la renta.

El objetivo de este organizador es garantizar que tengas toda la información fiscal que necesitas en un solo lugar. Si recurres a un asesor fiscal de pago, esta información garantizará que disponga de todos los datos necesarios. Esto es especialmente importante si no está especializado en la elaboración de declaraciones de la renta de explotaciones agrícolas o ganaderas. 

Si tienes pensado preparar tu propia declaración de la renta utilizando un programa informático en línea como H&R Block o TurboTax, este organizador te ayudará a asegurarte de que introduces toda la información relacionada con tu explotación agrícola o ganadera. Si has respondido a alguna pregunta aquí, pero no has encontrado ningún lugar donde introducir esa misma información en el programa informático en línea, sigue buscando o pide ayuda, ya que necesitas esa información para presentar una declaración completa y precisa. 

Si no cuentas con un contable ni utilizas un sistema de contabilidad y necesitas organizar todos tus recibos y demás documentos, este organizador te ayudará a hacerlo. 

Sección A: Información general. 

Esta sección sienta las bases para tu declaración de la renta. Responde a las preguntas lo mejor que puedas, ya que influirán en tu situación fiscal, en la forma en que se calculan tus impuestos y en las deducciones a las que tienes derecho.

Sección B: Ingresos no relacionados con la agricultura y la ganadería. 

En esta sección se formulan preguntas para ayudarte a identificar cualquier ingreso que no esté relacionado con tus actividades agrícolas.

Sección C: Inmobiliaria. 

Esta sección te ayuda a organizar la información sobre tus propiedades inmobiliarias y tus actividades de alquiler. Si no posees ningún inmueble, puedes saltarte esta sección. 

Sección D: Ingresos y gastos por cuenta propia no agrícolas.  

Esta sección está destinada a cualquier actividad por cuenta propia no agrícola de la que seas titular tú o tu cónyuge. 

Sección E: Ingresos y gastos de la explotación agrícola o ganadera. 

Esta es la sección destinada a organizar los ingresos y gastos de tu explotación agrícola. 

Sección F: Otras deducciones no relacionadas con tu actividad empresarial.  

Esta sección te ayudará a organizar diversas deducciones no relacionadas con actividades empresariales, entre las que se incluyen los gastos por intereses hipotecarios, los impuestos sobre bienes inmuebles, las donaciones benéficas, los intereses pagados por préstamos para estudios y los gastos de cuidado de personas a cargo. 

Sección G: Otros créditos. 

Las deducciones reducen los impuestos a pagar. Responde a las preguntas de esta sección para asegurarte de que te acojes a todas las deducciones a las que tienes derecho.

Sección H: Ahorrar para la jubilación o la educación. 

En esta sección se plantean preguntas que te ayudarán a averiguar si puedes ahorrar en impuestos al ahorrar para la jubilación. 

Sección I. Pago de impuestos durante el año. 

Asegúrate de revisar todos los pagos que hayas realizado al IRS y a las autoridades fiscales estatales durante el ejercicio fiscal, así como cualquier pago efectuado en el año siguiente, como los pagos realizados junto con una solicitud de prórroga. 

Si alguien más te ha preparado la declaración de la renta, utiliza esta lista de comprobación como guía para revisar la declaración y para ayudarte a solicitar información adicional a la persona que te la ha elaborado. 

Puede que no necesites un plan de negocio por escrito para comprender tu negocio, pero una entidad crediticia necesitará ver al menos un plan de negocio básico por escrito para poder comprender tu negocio.

Quizá pienses que no necesitas crédito, o que no tienes intención de solicitarlo, pero el crédito es una parte esencial de la mayoría de los negocios, como mínimo para ayudar a recuperarse de contratiempos inesperados. También es posible que necesites un plan de negocio para solicitar subvenciones, programas formativos u oportunidades de tenencia de tierras de alta calidad. Cuando los fideicomisos de tierras, los parques y otros propietarios ofrecen oportunidades de arrendamiento o compra a agricultores y ganaderos, suelen exigir un plan de negocio detallado por escrito como parte del proceso de selección competitivo.

Elaborar un plan de negocio hoy en día te ayuda a estar mejor preparado para un futuro incierto. Te ayuda a reflexionar sobre lo que pretendes hacer, qué podría salir mal y cómo mitigar esos riesgos. Te permite estar mejor preparado para acceder rápidamente al crédito (y a otros recursos) en caso de que lo necesites. 

Un plan de negocio es un resumen de:

1. Estructura de propiedad de la empresa 
2. Cómo se adquieren y se utilizan los activos clave (capital) en la empresa
3. Actividades de producción y comercialización
4. Un plan de gestión global que incluya planes de gestión de riesgos 

Debes ser concreto y conciso. Escribe para describir, no para convencer. Tu plan no tiene por qué ser extenso. Un plan sencillo puede caber en una o dos páginas. Describe tus cálculos clave con palabras y muéstralos con cifras. 

Un plan de negocio debe demostrar que tu objetivo es realmente obtener beneficios.

El afán de lucro es la intención de que las ventas anuales superen los gastos anuales, o de crear activos cuyo valor a largo plazo supere los costes, o de lograr ambas cosas.  

Tu teoría del beneficio, o modelo de negocio, es tu idea sobre cómo obtener unos ingresos superiores a los gastos necesarios para generarlos. Por ejemplo: 

• El cultivo de productos agrícolas y su venta al por mayor constituyen un modelo de negocio. Los ingresos proceden de las ventas al por mayor y, si estos superan el costo producción y cosecha, el negocio podría resultar rentable. 
• La cría de ganado para el mercado de subastas en vivo es un modelo de negocio. Los ingresos proceden de la venta de los animales en subasta y, si superan el costo cría y transporte del ganado, el negocio podría resultar rentable. 
• Cultivar productos agrícolas y venderlos en mercados de agricultores y a través de una CSA es un modelo de negocio. Los ingresos proceden de las ventas directas al consumidor y, si superan el costo producir, cosechar y distribuir los productos, el negocio podría ser rentable. 
• El cultivo de forrajes para abastecer a una explotación ganadera que produce lana y sacrifica algunos animales para la venta directa de carne al consumidor constituye un modelo de negocio. El cultivo de forrajes permite ahorrar costes relacionados con la producción de lana y la cría de ganado. Si los ingresos por la venta de lana y carne superan los costes derivados del cultivo de forrajes, la cría de ganado y el procesamiento y la distribución de la lana y la carne, el negocio podría resultar rentable.

Un plan de negocio pone de manifiesto el objetivo de obtener beneficios al resumir los detalles del modelo de negocio, describiendo los productos o servicios que se ofrecen, los mercados o clientes, el costo ofrecerlos y cuándo se espera que los ingresos superen costo.

Un plan de negocio debe incluir estrategias para minimizar el riesgo de pérdidas.

Un plan de negocio identifica los elementos de una empresa que pueden gestionarse, así como las estrategias para gestionarla con el objetivo de obtener beneficios y minimizar el riesgo de pérdidas, entre los que se incluyen:

1. Estructuración para separar los activos del riesgo: La estructuración de una empresa implica seleccionar la entidad empresarial adecuada y garantizar que los activos de valor sean propiedad de una entidad distinta a la que lleva a cabo las actividades cotidianas. Por lo general, las explotaciones agrícolas cuentan con una entidad operativa que se encarga de las actividades cotidianas y una entidad propietaria de los terrenos que alquila estos a la entidad operativa.
2. Contratación de seguros de bienes y de responsabilidad civil: El plan de negocio debe abordar los seguros adecuados que se necesitan. El presupuesto debe incluir una cantidad suficiente para cubrir los seguros de bienes y de responsabilidad civil. El seguro de bienes ofrece una indemnización en caso de pérdida o daños en los bienes. El seguro de responsabilidad civil cubre los costo la defensa jurídica y costo los acuerdos extrajudiciales.
3. Planificación y preparación: Un plan de negocio debe incluir planes preliminares para garantizar:

• Seguridad de los trabajadores y de los productos.
• Preparación ante emergencias.
• Cumplimiento normativo.

Cómo estructurar una empresa

La estructura se refiere a la forma en que se gestiona la propiedad de una empresa, cómo participan los propietarios, cómo se reparten los beneficios, cómo se utilizan los activos y cómo se limitan y reparten las responsabilidades.

¿Qué significa ser propietario de un negocio?

El propietario de una empresa ha invertido capital y tiene derecho a recibir una parte de los beneficios.

La forma jurídica de la propiedad determinará cómo invierte el propietario su capital y cómo se reparten los beneficios o las pérdidas.

En función de la forma jurídica de la propiedad, puede haber documentos que especifiquen cómo pueden los propietarios dirigir las actividades de la empresa.

Tipo de entidad empresarial y tipo de titularidad

De manera informal, solemos decir que la forma jurídica de una empresa es su tipo de entidad. Formalmente, una empresa es una entidad jurídica independiente si puede demandar y ser demandada de forma independiente de sus propietarios. Entre estas entidades empresariales formales se incluyen las sociedades en comandita, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas.

• La empresa unipersonal es la forma jurídica predeterminada para un único propietario.
• La sociedad colectiva es la forma jurídica predeterminada cuando hay más de un propietario.
• La sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad anónima son formas jurídicas de propiedad que deben constituirse expresamente con arreglo a la legislación estatal.

¿Qué es el capital? 

Los recursos que te permiten gestionar tu negocio.  

• Efectivo
• Equipamiento
• Trabajo
• Tierra y recursos naturales
• Conocimientos (técnicos, sobre procesos y procedimientos)

Los créditos, los arrendamientos y los contratos laborales son formas de obtener capital más allá de las aportaciones iniciales de los propietarios.

La financiación de una empresa

Los propietarios aportan capital a una empresa mediante aportaciones en efectivo u otros activos, como terrenos o maquinaria. 

Un plan de negocio ofrece una evaluación preliminar de las necesidades de liquidez y crédito de una empresa.

Si una empresa no dispone de suficiente liquidez, se considera que está «infrafinanciada» y es posible que tenga que endeudarse.

Capital de riesgo

Una vez que un propietario invierte su capital (normalmente, efectivo y equipamiento) en un negocio, esa inversión corre un riesgo. Puede utilizarse para:

• Financiar actividades no rentables
• Saldar las deudas que no puedan pagarse con los beneficios de la empresa
• Resolver las reclamaciones legales presentadas contra la empresa

El capital de riesgo también se denomina «capital invertido» debido al riesgo de pérdida que conlleva.

Responsabilidad personal ilimitada

Los titulares de empresas unipersonales y sociedades colectivas tienen responsabilidad personal ilimitada por las deudas, multas, sanciones y sentencias judiciales dictadas contra la empresa.

• Puede que tenga que recurrir a mis ahorros personales.
• Se le podrían embargar los salarios futuros.
• La responsabilidad puede extenderse a los ahorros y a los ingresos futuros del cónyuge.

En una sociedad, cada socio (y su cónyuge) es responsable de todas las obligaciones de la empresa.

Responsabilidad limitada

Los empresarios pueden limitar su responsabilidad únicamente a las aportaciones de capital que estén expuestas a riesgo mediante la constitución de una sociedad en comandita, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima. 

Estas entidades se constituyen con arreglo a la legislación estatal (o, en ocasiones, a la legislación tribal o federal) y pueden ofrecer protección frente a la responsabilidad civil, limitando el riesgo del propietario únicamente al capital invertido. Estas entidades nunca protegerán al propietario del riesgo asociado a la negligencia o a actos ilícitos deliberados.

Derechos y obligaciones de los propietarios

En un plan de negocio se recogen los derechos y obligaciones de los propietarios, entre los que se incluyen:

• La cantidad de dinero en efectivo que aportará inicialmente cada propietario.
• Los derechos de los propietarios a dirigir y gestionar la empresa.
• Circunstancias en las que se puede exigir a un propietario que aporte dinero en efectivo adicional.
• Restricciones sobre la cantidad que pueden retirar los propietarios.
• Circunstancias en las que un propietario puede retirar capital de la empresa.
• Restricciones a la venta o la transmisión de participaciones en la propiedad.
• Cómo se repartirán las ganancias y las pérdidas.

Un plan de negocio define los activos clave necesarios para la empresa y establece cuándo y cómo se adquirirán dichos activos. La agricultura y la pesca dependen de los recursos naturales y de otros activos especializados. Un prestamista que conozca tu sector espera que el plan de negocio aborde la cuestión de los activos clave. Un prestamista que no conozca tu sector necesita aún más que se aborde esta cuestión.

Muchos activos son sustitutos de la mano de obra. La mano de obra es un gasto: se paga a medida que se utiliza. Los activos son una inversión: se pagan por adelantado, te ahorran gastos mes a mes y, con el tiempo, hay que sustituirlos. Pero si financias la compra o adquisición de activos, pagas mes a mes, por lo que puede resultar tan asequible como la mano de obra si cumples los requisitos para obtener un crédito a un precio razonable.

La elección entre invertir en activos o en mano de obra es una de las decisiones más importantes que tomarás como propietario de una explotación agrícola, y la tendrás que tomar una y otra vez. 

• ¿Mano de obra propia o contratada?
• ¿Tu propia mano de obra o tu propio equipo?
• ¿Mano de obra contratada + más mano de obra o más maquinaria? 
• ¿Terrenos más baratos y más tiempo de desplazamiento, o terrenos más caros y menos tiempo de desplazamiento? 

La tierra es el principal factor que impulsa y limita la rentabilidad:

• Ubicación
• Distancia al mercado / Calidad del mercado
• Distancia a los servicios y a los insumos / Calidad de los servicios disponibles
• Distancia respecto a la mano de obra / Calidad de la mano de obra 
• Administración local: actitudes, apoyo y obstáculos
• Disponibilidad de viviendas
• Vecinos
• Capacidad productiva (suelos, acres, acceso al agua) 
• Clima y microclimas

En función de tu plan de operaciones empresariales, es posible que también necesites una infraestructura de gran valor, como por ejemplo: 

• Edificios
  
  • Envasado y refrigeración
  • Almacén para equipos y suministros
  • Oficina
  • ¿Alguna otra necesidad? 
• Equipamiento
  
  • Sembrar, quitar las malas hierbas, cosechar
  • Embalaje y transporte
  • Venta (puesto de mercado, etc.) 

• Cultivos permanentes
  
  • Huertos
  • Viñedos
• Mejoras en los terrenos
  
  • Pozos, estanques
  • Setos, cortavientos
  • Riego  
  • Carreteras
  • Vallas
  • Fosa séptica
  • Eléctrico 

Plan de adquisición de activos

Para cada activo que necesites en tu negocio, ten en cuenta la contribución directa que cada uno de ellos aporta a tu teoría de la rentabilidad, así como cuándo es necesario dicho activo. Si el activo no contribuye de forma directa o inmediata, ¿sigue siendo necesario y/o cuándo se necesitará? 

¿En efectivo o con tarjeta? 

Es relativamente fácil conseguir un préstamo para adquirir un activo, ya que el préstamo está garantizado por dicho activo. En cambio, es relativamente difícil conseguir un préstamo de explotación, ya que, aunque el prestamista obtenga un derecho de retención sobre la cosecha, lo cierto es que no quiere quedarse con ella. Uno de los mayores errores que cometen los agricultores principiantes es destinar el efectivo a la adquisición de activos y quedarse luego sin liquidez para la explotación. Si te falta liquidez operativa y tienes que pedir un préstamo, puede que sea demasiado tarde en la temporada para conseguirlo de una entidad especializada en agricultura, y los préstamos de otras entidades ofrecen menos garantías, menos asesoramiento especializado y pueden tener tipos de interés más elevados. Algunas personas acaban utilizando tarjetas de crédito con tipos de interés del 20 %: ¡es un error muy caro!  

Planificación del mantenimiento y la sustitución de activos 

Tu plan debe tener en cuenta las necesidades de mantenimiento periódico de cada activo importante, así como su vida útil real estimada. Ten en cuenta cuándo y cómo podría desgastarse el activo, si la tecnología podría cambiar y cómo vas a buscar información y financiar su sustitución. 

El tiempo es uno de los principales factores limitantes de tu negocio. 

• Organiza tu tiempo para asegurarte de poder realizar las tareas que solo tú puedes hacer. 
• A medida que tu negocio crezca, plantéate externalizar las tareas que puedas externalizar lo antes posible.

Infórmate sobre los requisitos legales relativos a quién debe figurar en la nómina y quién puede recibir una remuneración como trabajador autónomo. Asegúrate de incluir en el presupuesto todos los costes laborales exigidos por la ley. 

La mano de obra puede provocar problemas de flujo de caja

Una vez que contrates personal en régimen de nómina, estarás obligado a pagarles cada dos semanas. Si el personal que contrates no está directamente relacionado con la generación de ingresos, es posible que te encuentres con que debes salarios e impuestos sobre las nóminas antes de haber recibido los ingresos correspondientes. Una planificación cuidadosa del flujo de caja y la elección del tipo de personal que vas a contratar pueden ayudarte en este sentido. 

Contrata primero para trabajos directamente relacionados con los ingresos, de modo que dispongas de dinero en efectivo de inmediato para cubrir los salarios.

• Cultivo de cultivos de ciclo corto
• Desbroce
• Cosecha
• Entregas de ventas

No contrates personal para tareas que no estén relacionadas con ingresos inmediatos, a menos que cuentes con un plan de flujo de caja que cubra los costes de personal. Algunos ejemplos de tareas que reportan beneficios a largo plazo son:

• Mantenimiento general
• Cultivos a largo plazo 
• Marketing general 
• Construcción o promoción inmobiliaria

Presupuestación de la mano de obra

Para calcular con precisión el presupuesto de mano de obra, necesitarás una lista detallada de tareas y una estimación del tiempo que requiere cada una. La mejor forma de calcular el tiempo que lleva una tarea es cronometrarte mientras la realizas. También puedes preguntar a otras personas o consultar los estudios de la Extensión Universitaria. 

costo hora de la mano de obra incluida en la nómina incluye: 

• Salario por hora
• 15 % para FICA y Medicare
• 5 % en concepto de desempleo y otros impuestos estatales
• Entre el 5 % y el 10 % para el seguro de accidentes de trabajo

Muchas empresas prevén un margen estándar del 25 % sobre el salario por hora para tener en cuenta todos los costes, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad.  

Planificación de la gestión de la mano de obra

California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y se deben pagar los impuestos estatales y federales sobre las nóminas. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Antes de contratar personal, también necesitarás un plan para gestionar la mano de obra que incluya: 

• Expedientes básicos de los empleados, incluidos los formularios I-9
• Prácticas de pago que cumplen con la normativa, entre las que se incluyen:
  
  • Comunicación de las notificaciones obligatorias a los empleados
  • Seguimiento de los días de baja por enfermedad y de vacaciones acumulados 
  • Realizar los ingresos de las cotizaciones sociales en el plazo establecido
  • Presentación puntual de los formularios W-2
  • Registro de las horas trabajadas y los descansos realizados
• Crear un entorno de trabajo seguro y respetuoso
• Políticas y procedimientos relativos a la seguridad física, la conducta general, la discriminación, el acoso, etc. 
• Formación y documentación de la formación
• Preparación para auditorías, inspecciones y redadas

Asegúrate de conocer los requisitos esenciales que debe cumplir un empleado antes de contratarlo. Una vez que lo hayas contratado, asegúrate de disponer de toda la documentación obligatoria y recomendada, y de que esté bien protegida y sea fácilmente accesible para ti en caso de auditoría. 

Tu plan de negocio debe demostrar claramente que cuentas con un plan viable para gestionar tu empresa, lo que incluye llevar y mantener los registros necesarios, así como dedicar tiempo a analizar los datos clave y tomar decisiones estratégicas sobre la dirección de la empresa. 

Un presupuesto de tiempo personal puede ser una de tus herramientas de gestión más importantes. Esto es especialmente cierto si, además de tu trabajo en la granja o el rancho, tienes un empleo externo. Asegúrate de distinguir entre lo que tienes que hacer para disponer de los registros y datos necesarios, y dedicar tiempo realmente a revisar dichos registros y datos y utilizarlos para mejorar tu negocio. A menudo puedes externalizar muchas de las tareas relacionadas con la creación y el mantenimiento de los registros, pero normalmente eres la única persona que puede revisarlos y utilizarlos para tomar decisiones de gestión. 

Registros financieros y decisiones

Está obligado a llevar una contabilidad adecuada que justifique los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas.  

Tendrás que elegir un programa de contabilidad y decidir qué nivel de asistencia deseas recibir por parte de un contable. Muchos contables incluyen el costo programa de contabilidad en su tarifa mensual. Asegúrate de que los datos te pertenecen. Los costes de la contabilidad varían en función del número de transacciones al mes. Calcula un mínimo de 150 dólares al mes. 

Deberás asegurarte de dedicar tiempo cada semana y cada mes para garantizar que las tareas de contabilidad se realicen según lo previsto, así como para revisar los datos financieros con el fin de asegurarte de que te ajustas al presupuesto y dispones de suficiente efectivo. 

Documentación no financiera y resoluciones

Necesitarás registros detallados de producción y ventas para tomar decisiones futuras basadas en lo que has hecho en el pasado. Además, son imprescindibles para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. 

Probablemente no podrás externalizar la gestión de los registros de producción. En su lugar, tendrás que asegurarte de contar con un sistema para registrar y revisar información clave como, por ejemplo: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y de parto, pesos, tasas de crecimiento y calendarios de vacunación;
• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Historial de pagos de los clientes, otros datos de los clientes y notas.

Planificación de la información física y no física 

Necesitarás un plan y un presupuesto que contemple cómo gestionarás tus sistemas físicos e informáticos, incluyendo el correo postal, el correo electrónico y el almacenamiento de datos y documentos, tanto físicos como digitales. Asegúrate de tener en cuenta lo siguiente: 

• ¿Dónde se almacenarán los archivos en línea?
• ¿Dónde se conservarán los expedientes y archivos físicos?
• ¿Cuáles son los sistemas de respaldo?
• ¿Qué sistemas de seguridad de datos, tanto físicos como digitales, necesitarás? 
• ¿Cuál es el plan para conservar los documentos y destruirlos tras un plazo adecuado?

Quizá te convenga presupuestar los gastos de apoyo administrativo general cuanto antes, ya que muchos aspectos relacionados con el desarrollo y el mantenimiento de unos buenos sistemas administrativos pueden externalizarse. 

Tu función como directivo es asegurarte de que dispones de los datos necesarios para tomar buenas decisiones y utilizar los datos de que dispones para gestionar las operaciones actuales y futuras. Si dedicas demasiado tiempo únicamente a recopilar y gestionar datos, no te quedará tiempo para reflexionar sobre cómo utilizarlos.

Un buen plan de gestión dará prioridad a tu función como líder y hará que las tareas relacionadas con la recopilación y el mantenimiento de datos sean lo más rutinarias y eficientes posible. 

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros? 

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

• Conserva los registros de empleo durante 4 años. 
• Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.
• Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos.
• Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta. 
• Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los 7 años posteriores a su venta.

El flujo de caja es un concepto dinámico que se centra en cómo varía la cantidad de efectivo disponible a lo largo del año. 

Las explotaciones agrícolas suelen requerir una inversión inicial y un periodo de tiempo antes de que el propietario disponga de productos para la venta y reciba el dinero procedente de dicha venta. Esto significa que hay un periodo de flujo de caja negativo antes de que se produzca uno positivo. Si la empresa dispone de suficiente efectivo al comienzo del año para cubrir ese periodo de flujo de caja negativo, se autofinancia. Si necesita ayuda para cubrir ese déficit, debe tener acceso al crédito. 

El crédito agrícola es esencial para la mayoría de las explotaciones. Está diseñado para ayudar al empresario a cubrir el periodo entre el momento en que invierte dinero para cultivar o criar un producto destinado a la venta y el momento en que recibirá los ingresos de dicha venta. El problema es que a un empresario le puede resultar difícil saber si el crédito está cubriendo un déficit de flujo de caja en una explotación rentable, o si está ayudando a que una explotación que no es rentable siga en activo. A los nuevos empresarios les puede resultar complicado distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

Por regla general, las explotaciones agrícolas que requieren una mayor inversión inicial y un periodo de espera más largo (huertos frutales y viñedos) son más rentables que aquellas con una inversión inicial menor y un periodo de cultivo más corto (por ejemplo, las hortalizas de hoja). 

• Añadir valor a un producto transformándolo de algo que se estropea rápidamente —y que, por lo tanto, debe venderse con celeridad— aumenta la cantidad de efectivo y el tiempo invertidos en el producto antes de su venta. Por lo tanto, incorporar un producto de valor añadido a tu negocio puede aumentar tus ingresos netos, pero también puede agravar tus problemas de flujo de caja. 
• Plantar peonías en terrenos que actualmente se utilizan para el cultivo de flores anuales probablemente suponga un aumento significativo de la facturación bruta por acre, aunque esto no se notará hasta dentro de unos años. Por lo tanto, incorporar un cultivo de alto valor a tu explotación puede reducir tus ingresos netos y tu flujo de caja durante un tiempo, antes de que, con el tiempo, aumente tus ingresos netos y mejore tu flujo de caja. 

Si dispones de un plan de negocio que te permita obtener un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito puede ser una herramienta valiosa que te ayude a superar los momentos de tu ciclo de crecimiento en los que te falte liquidez. 

Si recurres al crédito para hacer frente a la falta de liquidez en una operación que no cuenta con un plan sólido para generar un flujo de caja positivo y beneficios netos en el plazo de un año, o durante el periodo de amortización adecuado, el crédito no hará más que agravar tus problemas.  

A los nuevos empresarios les puede resultar difícil distinguir entre los ingresos netos y el efectivo disponible, pero se trata de una habilidad esencial. 

El flujo de caja consta de cuatro componentes:

1. Del ámbito de las operaciones empresariales
2. De activos comprados o vendidos
3. De la deuda contraída o pagada
4. De las aportaciones y retiradas del propietario

El resultado neto se compone de tres elementos:

1. Procedente exclusivamente de las actividades de explotación, también denominado «beneficio bruto»
2. Tras incluir también los gastos administrativos y de otro tipo
3. Tras incluir también partidas de ingresos o gastos extraordinarios, como acuerdos extrajudiciales o catástrofes naturales

Los saldos de caja varían debido a: 

Aumentos

• Pagos realizados por gastos incurridos
• Fondos recibidos del préstamo
• Inversiones recibidas del propietario
• Pagos recibidos por activos vendidos

Disminuciones

• Pagos recibidos por las ventas realizadas
• Pagos realizados para saldar préstamos pendientes
• Pagos realizados en concepto de retiradas del propietario
• Pagos realizados por activos adquiridos

El efectivo no se incluye en el cálculo del resultado neto. El resultado neto varía cuando:

Aumentos

• Las ventas se contabilizan independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo
• Los activos se venden, independientemente de cuándo se reciba el dinero en efectivo

Disminuciones

• Los gastos se incurren independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo
• Los activos se adquieren, independientemente de cuándo se realicen los pagos en efectivo

Tenga en cuenta las partidas de flujo de caja que no se incluyen en el resultado neto: las inversiones o retiradas del propietario, los fondos obtenidos mediante préstamos y los pagos de los préstamos. 

Si tienes pensado recurrir a un crédito para tu negocio, asegúrate de poder identificar claramente para qué lo necesitas: los gastos concretos que cubrirá y el periodo de tiempo durante el cual lo necesitarás. El plazo del préstamo debe coincidir con el periodo de tiempo para el que se solicita. 

Las entidades de crédito agrícola suelen ofrecer: 

• Préstamos de explotación destinados a cubrir el periodo comprendido entre la siembra y la venta en una explotación anual
• Préstamos para la adquisición de equipos, diseñados para repartir el costo un equipo a lo largo de un periodo de entre 3 y 7 años
• Préstamos para el desarrollo destinados a repartir el costo las obras importantes de acondicionamiento del terreno (pozos, vallas, árboles, parras) a lo largo de un periodo de entre 3 y 15 años
• Préstamos para viviendas para trabajadores, diseñados para repartir el costo la construcción de viviendas para trabajadores a lo largo de un periodo de entre 15 y 30 años
• Los préstamos para la compra de terrenos, diseñados para , permiten repartir el costo la compra de un terreno a lo largo de un periodo de tiempo considerable, de entre 10 y 30 años.

Una de las razones por las que las explotaciones agrícolas prósperas se ven en apuros es cuando utilizan crédito operativo a corto plazo para fines a más largo plazo, como la compra de maquinaria o la plantación de cultivos permanentes. 

Sorteos para propietarios

Otra situación en la que las empresas pueden tener problemas con el crédito es cuando se destina una parte de los fondos a sufragar los gastos de manutención del propietario, en caso de que la empresa no sea lo suficientemente rentable. 

Los propietarios pueden retirarse una parte de los beneficios de la empresa según les parezca, siempre que haya liquidez disponible. Estos retiros no se consideran gastos de la empresa. Lo ideal es que los propietarios se retiren una parte de los beneficios cuando la empresa disponga de liquidez suficiente y que renuncien a ello en los momentos en que la empresa tenga escasez de liquidez. Sin embargo, a veces esto no es posible. Si los propietarios no disponen de otras fuentes de ingresos, las entidades de crédito agrícolas pueden considerar las retiradas de los propietarios como si fueran salarios o sueldos necesarios incluidos en los préstamos de explotación. Aunque se trata de una práctica habitual, solicitar un préstamo para las retiradas de los propietarios equivale a pedir un préstamo para cubrir gastos personales de manutención o beneficios futuros. Asegúrate de comprender bien si estás incluyendo las retiradas de los propietarios en una solicitud de crédito de explotación.  

Antes de solicitar un crédito, asegúrate de contar con un plan de flujo de caja que refleje tu efectivo neto procedente de las operaciones, el efectivo neto disponible para el reembolso del crédito y que distinga entre el efectivo necesario para las operaciones, el equipamiento y las necesidades a largo plazo, y las retiradas del propietario. 

Un plan de gestión de riesgos comienza por definir y evaluar los riesgos; a continuación, asigna estrategias de mitigación a cada uno de ellos y establece las prioridades para su aplicación.

Define los riesgos teniendo en cuenta las categorías o tipos de acontecimientos que podrían poner en peligro el éxito de tu plan de negocio. Existen dos marcos habituales para analizar el riesgo en una empresa dedicada a la agricultura, la ganadería o la pesca: 

• Las cinco «D»: muerte, divorcio, desastre, discapacidad, desacuerdo
• Marco de evaluación del plan de negocio: 
  
  • Producción 
  • Marketing 
  • Financiero 
  • Aspectos legales y normativos
  • Humano

Evaluar el riesgo analizando tanto la probabilidad como la gravedad de las consecuencias de un evento adverso.

Mitigar el riesgo asignándole una estrategia de gestión de riesgos adecuada:

• Fallecimiento, divorcio, discapacidad, desacuerdos: seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de alquiler y contratos por escrito
• Catástrofes: protección física de los activos, seguros para los activos
• Riesgos de producción: diversificación de la producción, seguro de cosechas multirriesgo 
• Riesgos de marketing: diversificación de mercados, seguro de protección de ingresos
• Riesgos financieros: sistemas contables sólidos, seguros, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito
• Riesgos legales y normativos: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, acuerdos operativos sólidos, contratos de arrendamiento y contratos por escrito, reuniones periódicas con el asesor jurídico adecuado cuando sea necesario, antes de emprender una nueva línea de actuación, ya sea de gran envergadura o que entrañe riesgos.
• Riesgos para las personas: sistemas de gestión sólidos, políticas y procedimientos de formación sólidos, seguros

Establece qué riesgos son los más críticos y qué medidas de mitigación son las más estratégicas. 

1. Proteja los activos críticos, es decir, aquellos que son más esenciales para su actividad 
2. Abordar las mayores vulnerabilidades, identificadas como los vectores más probables de pérdidas materiales 
3. Se sabe que son eficaces y que ofrecen una alta probabilidad de proteger tu negocio
4. Aporta beneficios a tu empresa, independientemente del riesgo que mitiguen. 

El seguro es una de las herramientas más importantes para mitigar los riesgos empresariales. Existen varios tipos generales de seguro, como los de bienes, responsabilidad civil e ingresos, así como numerosos programas y pólizas de seguro específicos. 

El seguro de bienes cubre el costo sustitución costo los bienes perdidos o dañados debido a causas de siniestro asegurables, como el robo, el incendio, las inundaciones y los accidentes. El seguro de responsabilidad civil protege frente al costo la defensa en caso de demanda y cubre el costo llegar a un acuerdo extrajudicial o el costo una sentencia judicial en contra del asegurado. El seguro de ingresos proporciona ingresos continuados cuando los ingresos habituales se interrumpen o dejan de percibirse debido a una causa asegurable. 

Los seguros para propietarios de viviendas y de negocios son pólizas combinadas que cubren tanto la pérdida de bienes como la responsabilidad civil derivada de daños causados a otras personas o a los bienes de otras personas. El seguro de automóvil funciona de la misma manera. 

¡Ten cuidado! Una póliza de seguro de hogar no cubre una explotación agrícola, y una póliza de seguro de automóvil particular no cubre los accidentes relacionados con una actividad empresarial. 

El seguro de accidentes de trabajo es un tipo especial de seguro de responsabilidad civil para los empresarios y de seguro de ingresos para los trabajadores. Cada estado cuenta con leyes que obligan a los empresarios a cotizar a un programa de seguro de accidentes de trabajo para garantizar que los trabajadores reciban ingresos en caso de sufrir una lesión laboral que les impida seguir trabajando. El programa también minimiza el riesgo de que los empresarios sean demandados por responsabilidad civil más allá de lo que cubre el seguro de accidentes de trabajo. 

El seguro de incapacidad se diferencia del seguro de accidentes de trabajo en que sustituye los ingresos percibidos cuando el asegurado no puede trabajar debido a una lesión o enfermedad, independientemente de la causa de dicha lesión o enfermedad. Las empresas pueden contratar un seguro de incapacidad para sus empleados como prestación opcional.  

Las empresas también pueden contratar un seguro de interrupción de la actividad, y los agricultores y ganaderos pueden contratar un seguro de cosechas, que es un tipo de seguro combinado de bienes e ingresos. 

Seguro de cosechas

Existen algunos tipos de seguros agrícolas privados, normalmente pólizas especializadas contra el granizo, los incendios y los cultivos arbóreos, que son elaboradas y gestionadas íntegramente por compañías de seguros privadas.

La mayor parte de los seguros de cosechas son del Programa Federal de Seguros Agrícolas. 

Las pólizas se elaboran y gestionan mediante una colaboración público-privada entre varias compañías de seguros privadas y la Agencia de Gestión de Riesgos del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA). 

El seguro de cosechas puede ser contratado por un propietario, un arrendatario o un aparcero, siempre y cuando el titular de la póliza comparta el riesgo de la producción de la cosecha y tenga derecho a una parte de la misma en concepto de propiedad. 

Los principales tipos de seguros de cosechas son: 

• Seguro de cosechas contra riesgos múltiples (MPCI) 
• Políticas ganaderas
• Pólizas de ingresos, incluidas las pólizas «Whole Farm» y «Micro Farm».
• Programas piloto (especializados, experimentales)

Las pólizas deben contratarse antes de la siembra. Algunas pólizas pueden cubrir la imposibilidad de sembrar debido a fenómenos meteorológicos; otras, la pérdida de precio o del margen de precio; y hay un producto que asegura los ingresos medios de toda la explotación agrícola.

También se ofrece una cobertura limitada para determinados tipos de ganado, así como para pastos, pastizales y forraje. 

La mayoría de las pólizas se suscriben para un único cultivo en un número limitado de estados y condados, y cubren la pérdida de rendimiento de los cultivos debida a causas naturales, como la sequía, el exceso de humedad, las heladas y las enfermedades. 

Si una póliza no está disponible en tu condado, pero sí lo está en un condado cercano, puedes solicitar —y, por lo general, obtendrás— un permiso especial para contratar la misma cobertura en tu condado. 

Programa de ayuda en caso de catástrofes para personas sin seguro

La Agencia de Servicios Agrícolas del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) gestiona un programa destinado a los productores que no cumplen los requisitos para acceder a otros tipos de seguros de cosechas; se denomina NAP, siglas de «Programa de Ayuda en caso de Catástrofes para los No Asegurados». 

El NAP tiene un coste de adquisición relativamente bajo. No pretende compensar íntegramente las pérdidas de cosechas, sino ayudar a mitigar el costo las catástrofes y reducir la necesidad de recurrir a medidas legislativas de emergencia para prestar ayuda cuando una comunidad agrícola se ve gravemente afectada por una catástrofe natural, como un incendio forestal o un tornado.

El objetivo de un plan sucesorio es garantizar que se cumplan sus deseos tanto en vida como tras su fallecimiento. Un plan sucesorio incluye documentos con carácter vinculante desde el punto de vista legal y también puede incluir instrucciones no vinculantes. Un plan sencillo incluye los siguientes documentos clave:

1. Testamento: Documento legal formal en el que se establecen por escrito las instrucciones sobre cómo se distribuirá tu patrimonio tras tu fallecimiento y quién se hará cargo de los hijos menores de edad o dependientes. Redactar un testamento en el que se destinen todos tus bienes a un fideicomiso es una forma de garantizar que tu patrimonio se administre con las menores comisiones y cargas administrativas posibles.  
2. Fideicomiso: un documento legal especial que puede utilizarse tanto en vida como tras el fallecimiento. Se trata de una forma legal de titularidad de los bienes e incluye instrucciones por escrito sobre cómo deben utilizarse dichos bienes. Cuando un testamento lega todos los bienes a un fideicomiso, se simplifica la gestión de la sucesión, se evitan gastos innecesarios y se garantiza la confidencialidad de la información.  
3. Poder notarial para la atención médica: un documento legal formal que autoriza a otra persona a tomar decisiones médicas en tu nombre en caso de que tú no puedas hacerlo.
4. Poder notarial financiero: documento legal formal que autoriza a otra persona a tomar decisiones financieras en tu nombre. Un poder notarial puede ser temporal —por ejemplo, durante una enfermedad— o puede convertirse en permanente si quedas incapacitado de forma permanente.
5. Acuerdos contractuales: Los contratos son acuerdos legalmente vinculantes que regulan, por ejemplo, la venta de activos, el arrendamiento de terrenos o la prestación de servicios.  
6. Instrucciones y acuerdos no vinculantes: Las instrucciones y los acuerdos informales pueden resultar de gran ayuda para que tu familia y tus empleados clave actúen de acuerdo con tus deseos.

Próximos pasos y cómo obtener ayuda

1. Trabaja con un mediador: un mediador es un facilitador imparcial y cualificado que puede ayudarte a organizar reuniones familiares y garantizar que todos estén de acuerdo en torno a una visión compartida para ti y tu negocio. La mayoría de los estados cuentan con un programa de mediación agrícola que recibe financiación federal y que puede ofrecer algunos servicios de forma gratuita a las familias de agricultores o ganaderos que cumplan los requisitos. En California, el programa se denomina Programa de Mediación Agrícola de California (CALAMP). Los residentes de otros estados pueden encontrar un programa a través de su oficina local de la Agencia de Servicios Agrícolas del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA).
2. Consulte a un abogado: Debe consultar a un abogado para redactar documentos legales formales (testamento, fideicomiso, poder notarial médico, poder notarial financiero y contratos destinados a seguir vigentes tras su fallecimiento). El abogado debe estar colegiado en el estado en el que usted reside y desarrolla su actividad empresarial, y debe estar especializado en derecho general o en planificación sucesoria. Es posible que el programa de mediación agrícola de su estado pueda ayudarle a encontrar un abogado. 
3. Redacta acuerdos por escrito: Colabora con tu familia y con tu abogado o mediador para redactar acuerdos por escrito sobre lo que deseas para ti personalmente (asuntos médicos, cuidados al final de la vida e instrucciones finales) y lo que todos hayan acordado en relación con los terrenos y el negocio. 
4. Redacta unas instrucciones de funcionamiento detalladas para tu empresa: elabora un manual de funcionamiento completo con instrucciones claras sobre toda la información operativa relevante para tu empresa. Asegúrate de que haya alguien con la formación necesaria para llevar a cabo todas las tareas críticas en caso de que tú no estés presente, y de que haya alguien con la autoridad legal para actuar en tu nombre si fuera necesario.