ALE.1 Activos, pasivos y amortización acumulada

Los ingresos y gastos de una operación se registran para un periodo de tiempo determinado, normalmente un mes, un trimestre o un año. Al final del ejercicio contable, los ingresos y los gastos vuelven a cero. Por lo tanto, cuando se habla de ingresos y gastos, o de beneficio neto, nunca se hace referencia a los totales acumulados a lo largo de la vida de la empresa, sino siempre a un periodo contable concreto. 

Los activos que posee una empresa y las deudas que tiene son conceptos distintos. Estos se acumulan a lo largo de la vida de la empresa. Puede que seas propietario de un tractor durante muchos años y que tengas que pagar un préstamo durante muchos años. Estas partidas no se ponen a cero al final del año, sino que forman parte de los estados financieros de la empresa mientras se mantengan los activos o las deudas. Se denominan activos y pasivos y se presentan en un estado financiero llamado balance. El balance es el complemento de la cuenta de resultados. Juntos, estos dos informes ofrecen una visión completa de tu empresa. 

Activos 

Los activos se utilizan en la empresa y le reportan beneficios. Normalmente se presentan por orden de liquidez, comenzando por el efectivo —ya que es un activo líquido—, seguido de los importes que podrían convertirse en efectivo en un futuro inmediato y, por último, de los importes que podrían convertirse en efectivo, pero no de forma rápida ni sin ser sustituidos o sin limitar la capacidad de la empresa para continuar con su actividad. 

Existen varios tipos de activos:

1. Efectivo;
2. Importes adeudados a la empresa, incluidas las cuentas por cobrar y los pagarés a cobrar. Las cuentas por cobrar son los importes que se le deben por las ventas habituales de la empresa. Los pagarés a cobrar son los importes adeudados por transacciones distintas de las ventas habituales, como la venta de equipos o los préstamos concedidos a los empleados.
3. Activos utilizados en la actividad empresarial y de los que se espera que reporten beneficios a la empresa más allá del ejercicio contable actual. 
   
   1. Los suministros, los materiales y las existencias disponibles al final del ejercicio son activos que se prevé utilizar o vender en el próximo ejercicio contable. Se contabilizan como gastos cuando se utilizan o se venden. 
      
      1. La contabilidad de existencias es un tema avanzado y especializado.
      2. La contabilidad financiera (la elaboración de estados financieros oficiales firmados por contables públicos certificados) requiere métodos específicos para verificar las cantidades físicas y calcular costo unidad. 
      3. La contabilidad de gestión (el seguimiento de las existencias, las fases de producción y los índices de venta) requiere una capacidad interna considerable y procedimientos detallados. 
      4. En materia de contabilidad fiscal, existen métodos especiales y simplificados para las empresas con ingresos brutos inferiores a 25M. Véase AT.3 «Requisitos fiscales especiales para las existencias disponibles al cierre del ejercicio».
   2. Los activos amortizables son las mejoras en terrenos, los edificios y el equipo con una vida útil determinada. Se amortizan a lo largo de su vida útil estimada o de la vida útil permitida por el IRS. 
   3. Los terrenos no tienen una vida útil determinable, por lo que no pueden amortizarse. 
   4. Los activos intangibles son, por ejemplo, los derechos de autor, las patentes, las marcas registradas y los derechos mineros y sobre los minerales. Los activos intangibles se amortizan a lo largo de su vida útil legal o de la vida útil fiscal permitida por el IRS. La amortización es exactamente lo mismo que la depreciación, pero es el término que se utiliza para los activos intangibles. 

Pasivo 

Los pasivos son cantidades que la empresa debe pagar, siempre que la obligación de pago sea cierta y el importe adeudado se conozca o pueda estimarse de forma razonable. Esto significa que un pasivo no figura en la contabilidad de una empresa si no es un hecho jurídico cierto que se adeude dicha suma, o si el importe adeudado no puede estimarse de forma razonable.

El pasivo incluye:

1. Cuentas por pagar: importes adeudados en el curso normal de la actividad empresarial, normalmente por suministros y servicios 
2. Cuentas por pagar de tarjetas de crédito, impuestos sobre las ventas por pagar, impuestos sobre las nóminas por pagar
3. Deudas a corto plazo y parte corriente de las deudas a largo plazo
4. Deuda a largo plazo por pagar y parte a largo plazo de la deuda por pagar

Los pasivos suelen figurar por orden de vencimiento. 

Amortización acumulada

Los activos se contabilizan siempre a su costo histórico. El valor de mercado de un activo puede subir o bajar, pero esa variación nunca se refleja en los libros de la empresa hasta que se vende el activo. 

En contabilidad, se espera que los activos físicos pierdan valor a lo largo de su vida útil estimada, aunque sepamos que, de hecho, su valor de mercado puede aumentar. La estimación contable de esta disminución de valor se denomina amortización. La amortización se contabiliza como un gasto cada año, hasta que el importe total de la amortización contabilizada sea igual al costo histórico, es decir, al precio de compra del activo. Cuando la amortización se contabiliza como gasto, el asiento de contrapartida no se realiza en la cuenta del activo —ya que los activos siempre se registran a costo histórico—. En su lugar, el asiento de contrapartida se realiza en una cuenta denominada «Amortización acumulada». Al examinar un balance general, verás que los activos físicos figuran a su costo histórico y, justo debajo, aparecerá una cifra separada correspondiente a la «Amortización acumulada», que será negativa. 

Las normas formales relativas a los activos y pasivos forman parte de lo que se conoce como Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Cuando se exige que un contable público certificado elabore los estados financieros, este está obligado a aplicar los GAAP para verificar que los activos y pasivos que figuran en el balance se presenten y valoren de acuerdo con dichos principios. 

En el caso de las empresas que no están obligadas a presentar estados financieros elaborados por un contable público certificado (CPA), es habitual llevar la contabilidad según lo que se denomina «GAAP modificados», combinando los métodos de los GAAP para la mayoría de las cuentas con métodos fiscales simplificados. El Plan de Cuentas Modelo de FarmLink y el Centro de Aprendizaje de Contabilidad están diseñados para que utilices los GAAP modificados siempre que sea posible y para que puedas adaptarte fácilmente a los GAAP completos si fuera necesario.