BK.1: Fundamentos de la contabilidad

Las empresas muy pequeñas no están obligadas a llevar sus registros financieros siguiendo prácticas contables formales, pero a medida que una empresa crece en cuanto al número de transacciones financieras mensuales y a la complejidad de sus operaciones, resulta cada vez más importante utilizar un sistema contable formal. 

¿Quién debería llevar la contabilidad? 

El propietario de una pequeña empresa puede optar por llevar él mismo la contabilidad o por contratar a un contable cualificado. A medida que la empresa crece en tamaño y complejidad, se hace necesario que el propietario contrate a un contable. La labor del contable consiste en registrar con precisión las transacciones financieras pasadas en un sistema contable formal. El propietario debe poder centrarse en cómo extraer la información histórica del sistema contable y utilizarla para analizar los resultados pasados y tomar decisiones sobre la orientación futura de la empresa. 

Los contables pueden tener una formación reglada o no reglada, y su experiencia y competencia varían enormemente. Si el propietario de una empresa no tiene unos conocimientos básicos sobre qué esperar de un contable y cómo supervisarlo, puede acabar pagando mucho dinero por un servicio de contabilidad que en realidad no le resulta útil o, lo que es peor, puede convertirse en víctima de una malversación. Llevar tú mismo la contabilidad durante las primeras etapas de tu negocio puede ser una forma estupenda de aprender los fundamentos de la contabilidad y prepararte para contratar y supervisar posteriormente a un contable. 

La contabilidad consiste en introducir datos siguiendo un conjunto de normas establecidas.

Es fácil sentirse intimidado por la complejidad de la contabilidad —hay quienes cursan estudios de dos años en contabilidad y otros de cuatro años en contabilidad financiera—, pero los conceptos básicos son, en realidad, muy fáciles de entender. 

Toda la contabilidad se reduce a unos pocos principios y definiciones, que se utilizan en todo el mundo. Si comprendes estos conceptos básicos, podrás utilizar rápidamente la mayoría de los programas de contabilidad. 

Principios fundamentales

Entidad contable: Uno de los principios contables más fundamentales es que la contabilidad debe referirse únicamente a una única entidad. Esto significa que no se puede tener un sistema de contabilidad que dé cuenta de dos empresas con propietarios diferentes, ni tampoco un sistema de contabilidad que incluya los ingresos y gastos del hogar y los ingresos y gastos de la empresa en la misma contabilidad. Esta es una de las razones por las que es importante tener cuentas bancarias separadas para la empresa y para uso personal. 

Período de presentación de informes / Período contable. Otro principio contable básico es que los ingresos y los gastos se registran para períodos de tiempo estándar, normalmente un mes, un trimestre y un año. Al final de cada ejercicio contable, los ingresos y los gastos se ponen a cero. Los informes deben elaborarse siempre para períodos contables estándar: un mes, un trimestre o un año. 

Partida doble. Un tercer principio fundamental es que cada transacción tiene dos aspectos; esto se denomina contabilidad por partida doble, ya que cada asiento en el sistema debe tener dos lados. Todo el sistema contable se basa en una sencilla fórmula matemática, y el funcionamiento de las fórmulas matemáticas es tal que, si se realiza una operación en un lado de la ecuación, hay que realizar otra de igual valor en el otro lado; de lo contrario, la ecuación no estará equilibrada. Verás que el término «saldo» se utiliza una y otra vez en la contabilidad por partida doble. Piensa en un balancín. Cada transacción en tu sistema contable afecta primero a un lado del balancín y, a continuación, debe colocarse una cantidad igual en el otro lado del balancín para volver a equilibrarlo. Todo lo que introduzcas en tu sistema contable debe tener dos partes. Normalmente, sabrás uno de los efectos de inmediato —el efectivo ha aumentado o disminuido, esa es la primera anotación—; después, tienes que averiguar la segunda anotación, que te indica por qué el efectivo ha aumentado o disminuido. Para ello, necesitas conocer algunas definiciones básicas. 

Definiciones básicas

La mayoría de los asientos contables se explican mediante seis definiciones. Cinco de ellas son muy sencillas, y otras dos requieren un poco de esfuerzo para entenderlas. Aquí las tienes: 

Activos 

Existen varios tipos de activos:

1. Efectivo;
2. Importes adeudados a la empresa;
3. Bienes utilizados en la actividad empresarial y de los que se espera que reporten beneficios a la empresa más allá del ejercicio contable actual. Existen varios tipos de bienes.  
   
   1. Se prevé que las existencias y el inventario se agoten por completo en un futuro próximo —entre 6 y 18 meses—. 
   2. Se espera que los activos amortizables tengan una vida útil de dos años o más y que su valor se reduzca gradualmente con el paso del tiempo.  
   3. Los bienes que no se amortizan, como los terrenos, se consideran eternos. 

Los activos amortizables son aquellos que tienen un valor duradero para la empresa y una «vida útil determinable superior a un año». 

Los activos no se contabilizan como gastos (ni se deducen) en el momento de su adquisición. En su lugar, se aplica una «deducción por amortización» mediante unos formularios especiales que forman parte de la declaración de la renta.

Pasivo 

Los pasivos son cantidades que la empresa debe pagar, siempre que la obligación de pago sea cierta y el importe adeudado se conozca o pueda estimarse de forma razonable. Esto significa que no debes contabilizar pasivos si no es un hecho jurídico cierto que debas dicha suma, o si no puedes estimar de forma razonable el importe adeudado. 

Ingresos 

Existen tres tipos de ingresos empresariales: 

1. Ingresos ordinarios procedentes de la venta de bienes y servicios en el curso normal de la actividad empresarial;
2. Ingresos por plusvalías derivados de la venta ocasional de bienes inmuebles que se hayan utilizado en la actividad empresarial;
3. Ingresos extraordinarios percibidos por la empresa por hechos ajenos a sus actividades habituales o por la venta de activos; suelen corresponder a indemnizaciones de seguros o a la resolución de un litigio. 

Gastos 

Hay dos tipos de gastos empresariales: 

1. Gastos ordinarios incurridos para llevar a cabo las actividades habituales de la empresa;
2. Gastos o pérdidas extraordinarios derivados de acontecimientos ajenos a las actividades comerciales habituales; pueden ser multas o sanciones inusuales, importes destinados a resolver un litigio o pérdidas relacionadas con una catástrofe.  

Beneficio (o pérdida) neto 

Ingresos totales menos gastos totales del periodo contable (un mes, un trimestre o un año). Si el importe es positivo, se denomina «beneficio neto». Si es negativo, se denomina «pérdida neta».  

Capital social  

El patrimonio neto es el valor total neto de la participación del propietario en la empresa. Si solo hay un propietario, todo el patrimonio neto de la empresa le pertenece a él. Si hay más de un propietario, el patrimonio neto total es la suma de las participaciones totales de cada uno de ellos en la empresa. 

El patrimonio neto se puede calcular de dos maneras: 

1. La diferencia entre activos y pasivos. El patrimonio neto es positivo si los activos son superiores a los pasivos, y negativo si los pasivos son superiores a los activos. 
2. La suma, a lo largo de toda la historia de la empresa, de todas las inversiones que los propietarios han realizado en ella, menos todas las retiradas de fondos que han realizado de la misma, más o menos los ingresos o pérdidas netos de cada ejercicio de la empresa. 

Para la mayoría de las personas, lo más difícil de entender al aprender los fundamentos de la contabilidad es cómo contabilizar las cantidades que los propietarios aportan a la empresa o retiran de ella. Esto se debe a que esas cantidades afectan directamente al patrimonio neto, y el patrimonio neto es la más difícil de entender de las seis definiciones. 

Lo segundo que más cuesta entender a la mayoría de la gente es cuándo algo es un activo y cuándo es un gasto, y por qué esa diferencia es importante. Los ejemplos más sencillos: un tractor es un activo y el combustible del tractor es un gasto. Los ejemplos más complejos ocupan volúmenes enteros de libros de texto de contabilidad y del Código de la Hacienda Pública. Es importante porque, si tratas los activos como gastos, no dispondrás de una lista permanente de los activos que se utilizan en tu negocio año tras año. Esto dificultará el cumplimiento de los requisitos de declaración del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre bienes inmuebles, la obtención de crédito o la planificación del mantenimiento y las compras futuras.