BB.3 Fundamentos de la gestión empresarial

Dirigir una empresa no es lo mismo que trabajar en ella. Un trabajador se ocupa de las operaciones de la empresa: producir y vender. Un directivo debe ocuparse de las operaciones, pero también del cumplimiento normativo (lo que exige el Gobierno) y de la gestión estratégica a corto y largo plazo (lo necesario para obtener beneficios y alcanzar la seguridad financiera a largo plazo). 

Aspectos fundamentales del cumplimiento normativo 

Impuesto sobre la renta: El titular de una empresa debe declarar los ingresos y gastos de la misma en los formularios correspondientes de la declaración del impuesto sobre la renta estatal y federal. 

El IRS exige que dispongas de pruebas suficientes para demostrar que los datos que figuran en tus declaraciones de la renta son veraces y exactos. Las normas relativas al tipo de pruebas que debes presentar incluyen normas generales y normas especiales para determinados tipos de transacciones. 

En caso de que el IRS realice una investigación o una inspección, estará obligado a presentar pruebas que justifiquen cualquier afirmación que el IRS ponga en duda. A falta de pruebas, el IRS podría obligarle a adoptar la posición fiscal menos favorable y, en algunos casos, podría incurrir en sanciones por negligencia. 

Impuesto sobre bienes inmuebles: Es posible que las empresas que posean bienes inmuebles comerciales por un valor superior a una determinada cantidad tengan que presentar los formularios del impuesto sobre bienes inmuebles comerciales del condado. Consulta con el tasador fiscal de tu condado para conocer los límites aplicables en tu condado. 

Impuesto sobre las ventas: En California, los productos alimenticios están exentos del impuesto sobre las ventas. Las flores y las fibras, en cambio, no lo están. Para obtener más información, consulta el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California. 

Registros financieros: Está obligado a llevar registros financieros adecuados que justifiquen los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas. 

Trabajo: California cuenta con leyes estrictas que protegen a los trabajadores. Si contratas a alguien que no sea tu cónyuge con el que estés legalmente casado, tus hijos o tus padres para que te ayude en tu negocio, esa persona debe estar cubierta por una póliza de indemnización por accidentes laborales. La mayoría de los trabajadores de una granja o un rancho deben figurar en nómina y tener pagados los impuestos sobre nóminas estatales y federales. Además, está obligado a llevar registros detallados que demuestren que cumple con la legislación relativa a las horas trabajadas, los descansos concedidos, el momento, la forma y el importe del pago, la formación en materia de seguridad, la prevención de enfermedades y el calor, así como otras medidas de protección. 

Normativa medioambiental: California cuenta con estrictas medidas de protección medioambiental, especialmente en lo que respecta al agua, el uso del suelo y la eliminación de residuos. Prácticamente cualquier actividad que implique el movimiento de tierra o agua requiere un permiso del condado, y existen normas especiales para la eliminación de los residuos generados por las empresas. Para obtener más información, consulta al comisario agrícola de tu condado o a la oficina de extensión agrícola del condado. 

Seguridad alimentaria: Las explotaciones agrícolas están sujetas a la normativa en materia de seguridad alimentaria. A continuación te ofrecemos algunos recursos para empezar: https://www.cdfa.ca.gov/is/i_&_c/sffsg.html y https://ucsmallfarmfoodsafety.ucdavis.edu/. 

Registros y planes de gestión

Además de los registros financieros básicos que estás obligado a llevar para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, necesitas registros financieros y de otro tipo adicionales para poder planificar la gestión de tu negocio con vistas a obtener beneficios tanto actuales como futuros. 

Documentación no financiera imprescindible 

Los registros de producción te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder al crédito empresarial, a los programas de seguros de cosechas y a las ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. Los registros de producción incluyen: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Volúmenes de capturas durante las distintas temporadas de pesca;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y parto, pesos, tasas de crecimiento y calendario de vacunación.

Los registros de ventas te ayudan a tomar mejores decisiones en el futuro basándote en lo que has hecho en el pasado. Además, son necesarios para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes. Los registros de ventas incluyen: 

• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Cumplimiento de los pagos por parte de los clientes.

Los registros de equipos te ayudan a gestionar uno de los aspectos más importantes de tu actividad. Necesitas listas básicas de equipos para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos, pero también necesitas datos de uso y mantenimiento para planificar el mantenimiento o la sustitución futura de los equipos. 

Planes esenciales 

Los planes de marketing incluyen planes concretos sobre cómo se empaquetará y transportará un producto al mercado, así como planes concretos sobre dónde se venderán los productos. 

Los planes de producción son planes específicos sobre lo que se producirá en las próximas 1 a 4 temporadas, teniendo en cuenta las rotaciones, la demanda del mercado y la disponibilidad de semillas, maquinaria y mano de obra. 

Los planes de gestión son planes específicos destinados a garantizar que gestionas tu negocio de forma que se obtengan beneficios actuales y futuros y se minimice el riesgo de pérdidas. Entre ellos se incluyen planes para: 

• Contabilidad: Llevar un registro de las transacciones a diario y semanalmente 
• Contabilidad: Organización de los registros financieros en un sistema estandarizado diseñado para proporcionarte información actualizada, precisa y relevante.
• Gestión laboral: Gestionar todos los requisitos normativos relacionados con el ámbito laboral, así como la información de contacto, la planificación de horarios, la contratación, las evaluaciones de rendimiento, etc. 
• Efectivo y crédito: Sistemas que garantizan que recibas los pagos puntualmente y que puedas hacer frente a tus obligaciones financieras a medida que vencen. Sistemas que te ayudan a evaluar tu disponibilidad de efectivo prevista y tus necesidades de efectivo (flujo de caja), así como tus necesidades de crédito para gestionar el flujo de caja o para adquirir maquinaria o terrenos. 
• Gestión de riesgos: Un seguro adecuado que incluya un seguro de bienes, un seguro de responsabilidad civil y un seguro de cosechas, así como planes para evaluar y mitigar los riesgos físicos asociados a los terrenos y las operaciones, y los riesgos financieros relacionados con sus mercados, compradores, clientes y proveedores clave.