C.1 Buenas prácticas para el uso del efectivo en tu empresa

Es posible que el efectivo siga desempeñando un papel importante en tu negocio.

• Ventas en efectivo en un mercado de agricultores o en un puesto de productos agrícolas
• Ventas en efectivo diversas a otros agricultores, como por ejemplo de maquinaria de segunda mano
• Pagar a los trabajadores en efectivo, concederles préstamos en efectivo a cuenta de su futuro salario 

Hay formas inteligentes de utilizar el efectivo en tu negocio y otras que pueden meterte en problemas. 

Cosas que te pueden meter en problemas: 

• Si no declaras los ingresos en efectivo, pero utilizas ese dinero para pagar gastos que sí declaras, tu información financiera será inexacta, y cualquier persona que conozca bien tu negocio podrá darse cuenta de que tus ingresos están infravalorados. Esto dificultará la obtención de un préstamo.
•  Si se descubre que has declarado menos ingresos de los que realmente has obtenido en tus declaraciones de la renta, podrías incurrir en sanciones por pago insuficiente y por inexactitud, y darías al IRS motivos para auditar tus declaraciones de la renta retroactivamente hasta el número de años que lleves en activo (si no hubiera pruebas de una declaración deliberadamente inferior de los ingresos, solo podrían remontarse tres años atrás). 
• Utilizar efectivo sin un método adecuado que garantice que todo ese efectivo se contabiliza correctamente en tu sistema de contabilidad hará que tus registros sean incorrectos, aunque no sea esa tu intención. Podrías, sin querer, declarar de más o de menos los ingresos y los gastos. Te resultará difícil explicar el funcionamiento de tu negocio, tanto a ti mismo como a cualquier asesor que intente ayudarte, a un agente de préstamos que quiera concederte un crédito o a un auditor que pueda pensar que has declarado deliberadamente de menos los ingresos sujetos a impuestos. 

Buenos métodos para garantizar que el efectivo utilizado en tu empresa se contabilice con precisión

Para los ingresos en efectivo 

1. Coge un sobre, cuenta el dinero en efectivo, anota el total en el sobre y mete el dinero en el sobre.
2. Realizar un ingreso bancario
3. Ingresa el dinero en efectivo en una entidad bancaria y solicita un recibo de ingreso; comprueba que el importe que figura en el recibo coincida con el del sobre. Si los importes no coinciden, vuelve a contarlos junto con el empleado del banco. Anota el importe corregido en el sobre si es necesario. Introduce el recibo de ingreso bancario en el sobre.  
4. Anota cualquier dato adicional sobre las ventas en el sobre y entrégaselo, junto con el recibo de ingreso, a tu contable.
5. Revisa los libros cada mes y presta especial atención a que los ingresos en efectivo se contabilicen correctamente.

Por el efectivo desembolsado 

1. Establece una cantidad fija para «efectivo para gastos menores / efectivo disponible», por ejemplo, 100 dólares.
2. Guarda 100 dólares en una lata de café o en una bolsa con cremallera para el dinero en efectivo; a esto se le llama «fondo de caja».
3. Saca del fondo para gastos menores el dinero en efectivo que necesites; por ejemplo, 20 dólares.
4. Gasta el dinero según lo necesites y pide un recibo
5. Devuelve el cambio y el recibo al lugar donde se guarda la caja chica.
6. Al menos una vez al mes: 
   
   1. Conciliar la lata de café o la bolsa de dinero una vez a la semana (o al mes) sumando todos los recibos y todo el cambio. La suma de todos los recibos más todo el cambio debería equivaler al total original de dinero en efectivo que había en la lata de café o en la bolsa de dinero. Si no es así, te falta un recibo. 
      
      1. El total de todos los billetes y el cambio asciende a 49,75 $. El total de todos los tickets asciende a 20,25 $. El total entre el efectivo y los tickets asciende a 70,00 $. El total debería ser de 100 $; te faltan tickets por un valor total de 30,00 $.  
      2. Puedes utilizar una nota escrita a mano para reconstruir el recibo perdido, algo así como: «Compré plántulas de tomate adicionales en River Farm por 30,00 $, sin recibo». 
      3. Ahora, si vuelves a sumar todos los recibos y todo el dinero en efectivo, el total será de 100,00 dólares.
   2. Entrega todos los recibos al contable. 
   3. Devuelve el dinero en efectivo que hay en la lata de café o en la bolsa hasta alcanzar la cantidad establecida
      
      1. Calcula cuánto dinero hay que añadir restando el total de dinero en efectivo que queda en la lata de café o en la bolsa de dinero de la cantidad fijada: 100,00 $ (cantidad inicial), menos 49,75 $ (saldos restantes) = 50,25 $ necesarios para restablecer el saldo inicial. Esta cantidad también debería coincidir con el total de todos los recibos.
      2. Decide de dónde procederá el dinero que vas a utilizar para restablecer el saldo:
         
         1. Banco: Extiende un cheque a la orden de «efectivo» por el importe necesario y cobralo en tu banco. Vuelve a introducir el importe necesario en efectivo en la lata de café o en el sobre. Tu contable sabrá que ese es el importe necesario para reponer la cuenta de caja chica. 
         2. Ventas en efectivo: Consulta las instrucciones sobre ventas en efectivo que figuran más arriba. Una vez que hayas sumado el total de las ventas en efectivo y hayas anotado dicho total en el sobre, escribe «Menos: caja chica» y la cantidad deducida del ingreso para la caja chica. Resta la caja chica del total de las ventas para obtener el importe que debes ingresar en el banco. Anota este total en el sobre. Prepara el ingreso bancario y sigue las instrucciones anteriores relativas a las ventas en efectivo.