CoA.5: Personalización de su plan de cuentas a partir del modelo de plan de cuentas de California FarmLink

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.‍
3. Si no ves la columna «Número», debes activar los números de cuenta en tu plan de cuentas. Consulta el paso 3: «Activar números de cuenta en el plan de cuentas.3» más abajo.

Paso 2: Añadir cuentas

1. Haz clic en el botón verde «Nueva cuenta » situado en la esquina superior derecha
2. Introduce el nombre de la cuenta y el número de cuenta correspondiente. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras».
3. También debes introducir un «Tipo de detalle». En teoría, este campo se utiliza para conectarse a un programa de gestión fiscal; sin embargo, normalmente no resulta útil. Te recomendamos que elijas el tipo de detalle basándote en una cuenta similar del Plan de Cuentas modelo.
4. Si deseas que la cuenta sea una subcuenta de otra, marca la casilla «Convertir en subcuenta» y selecciona la cuenta principal correspondiente.
5. La descripción tiene como objetivo ayudarte a ti o a cualquier otra persona que consulte las cuentas; sin embargo, no es obligatoria.
6. Algunas cuentas te ofrecen la opción de establecer un saldo inicial. NO lo hagas. Déjalo en blanco.

Paso 3: Desactivar varias cuentas a la vez

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse. Ten mucho cuidado con las cuentas del balance (bancos, activos, pasivos y patrimonio neto). ¡NO desactives una cuenta del balance que tenga saldo! QBO creará una operación de contrapartida en la cuenta de patrimonio neto de saldo inicial.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro titulado «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. La lista desplegable del cuadro que dice «Todas» ofrece varias opciones que permiten restringir las cuentas que se muestran. El cuadro que dice «Filtrar por nombre o número» resulta útil si quieres trabajar con varias cuentas que contengan la misma palabra o los mismos números.
3. Si alguna de las cuentas que deseas desactivar tiene subcuentas, debes desactivar primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Puedes utilizar el filtro mencionado en el apartado 3.2 para seleccionar«solo subcuentas». Si no dispones de esa opción, desplázate por la lista de cuentas y busca aquellas que aparezcan sangradas: esas son las subcuentas.
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar. Si deseas desactivar todas las cuentas que aparecen en la lista, utiliza la casilla situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
   3. Vuelve al principio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones en bloque », situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». 
4. Una vez desactivadas las subcuentas, vuelve a configurar el filtro en «Todas» o en el grupo filtrado que prefieras. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas que desees desactivar o utiliza la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Número», para seleccionar todas las cuentas.
5. Vuelve a hacer clic en el cuadro verde «Acciones por lotes » situado encima de las casillas de selección y selecciona «Desactivar». 

Paso 4: Editar cuentas individuales

1. Tienes la opción de editar las cuentas una por una utilizando la lista desplegable de la ACCIÓN columna de la derecha.
   
   1. Puedes hacer clic en «Editar», lo que te mostrará la misma pantalla que aparece al añadir una cuenta. Consulta el paso 2.
   2. Puedes crear una subcuenta.‍
   3. Puedes desactivar la cuenta.

Paso 5: Edición por lotes

1. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
2. Cuando hayas terminado de editar, selecciona el botón verde «Guardar ».