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R.4 ¿Necesitas un nuevo contable o un nuevo asesor fiscal?

Escrito por Winona Dorris y Poppy Davis

Un contable se encarga de que tus registros diarios y mensuales estén correctos y al día. También puede encargarse de la preparación de la declaración de la renta.

Un asesor fiscal no suele ser también un contable. Un asesor fiscal utiliza tus registros al final del año para presentar la declaración de la renta. Por lo general, no se encarga de llevar tus cuentas durante todo el año. Necesitas un nuevo contable si pensabas que tu asesor fiscal era tu contable, pero lo único que recibes de él es tu declaración de la renta.

Qué se puede esperar de un asesor fiscal:

Deben tomar los informes resumidos del año, elaborados por tu contable, e introducirlos con precisión en los formularios correspondientes necesarios para presentar las declaraciones de la renta estatales y federales.
Deberían hacerte las preguntas necesarias para comprender tu negocio, pero, siempre que los informes elaborados por tu contable parezcan razonables, no deberían cuestionar la exactitud subyacente de dichos informes.
Deberían comunicártelo si tienen motivos para creer que los informes del contable no están completos ni son exactos y no tienen sentido.
En particular, deberían hacerte preguntas sobre cualquier compra o venta de maquinaria y equipamiento empresarial.
Deberían hablar contigo sobre cómo declarar el uso profesional de tu coche particular y el uso profesional de cualquier vehículo propiedad de la empresa.
Deberían hacerte preguntas sobre tus actividades no empresariales para poder cumplimentar las partes de tus declaraciones de impuestos estatales y federales que no estén relacionadas con tu negocio.
Deben comunicarse con usted sin demora y asegurarse de que su declaración de la renta se presente a tiempo, o bien de que usted presente a tiempo una solicitud de prórroga del plazo de presentación.

Qué se puede esperar de un contable:

El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
- «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información.
- La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma.
Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado.

Señales de alerta que indican que tu contable no está haciendo bien su trabajo:

No han establecido un procedimiento claro y sistemático para que les envíes la información que necesitan cada semana, cada mes o con mayor frecuencia.
Tu contable no te pide con frecuencia información aclaratoria que le ayude a registrar las transacciones con precisión.
No recibes un balance ni una cuenta de resultados mensuales.
No recibes informes mensuales de conciliación bancaria y de tarjetas de crédito.
Si recibes un informe de pérdidas y ganancias, hay muchas partidas en una categoría denominada «Transacciones sin clasificar».
Se niegan a darte acceso a tu propio QuickBooks o a tus registros contables.
Retrasan o no envían la documentación a terceros después de que tú se lo hayas solicitado por escrito.