R.2 ¿Cómo deben organizarse tus registros?

Si te limitas a guardar los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, así como los recibos, no dispondrás de un sistema para organizar esa información de la forma necesaria para presentar datos resumidos significativos en tu declaración de la renta; por lo tanto, también necesitas un sistema que te permita clasificar tus transacciones individuales en categorías significativas de ingresos y gastos para cada año. 

Debe utilizar un método que refleje de forma clara y precisa sus ingresos y gastos brutos y que le permita declarar las compras y ventas de activos por separado del resto de operaciones comerciales.

No existe ningún requisito específico que obligue a utilizar un método concreto para llevar la contabilidad y agrupar las transacciones individuales según lo exigido en los formularios del IRS, pero el método que utilices debe ser adecuado al volumen de tu actividad.

Una organización mínima es suficiente para una empresa muy pequeña en su primer año de actividad. A continuación se presentan dos métodos habituales para las pequeñas empresas en su primer año de actividad: 

• Guarda los recibos de compra y venta, y clasifícalos en grupos según las categorías de la declaración de la renta. Puedes entregar estos recibos a un asesor fiscal o, si preparas tu propia declaración o utilizas un programa informático para ello, sumar cada grupo e indicar esa cifra. Ten en cuenta que, si entregas los recibos a un asesor fiscal para que los sume, este podría cometer errores y te cobrará un suplemento. 
• Utiliza papel o un programa de hojas de cálculo para crear un registro en el que figuren la fecha, el beneficiario o el pagador, el importe y el concepto de cada transacción, y asigna a cada transacción el código correspondiente a la categoría adecuada en la declaración de la renta. Si preparas tu propia declaración, puedes calcular tú mismo el total de cada grupo.

Ten en cuenta que estos métodos son lentos y no resultarán claros ni precisos si hay muchas transacciones. Si no tienes un recibo de algo, no lo incluirás y tus declaraciones serán inexactas. No existe ninguna forma integrada de verificar que hayas registrado correctamente cada transacción, ni siquiera si utilizas tu extracto bancario o de tarjeta de crédito como guía.

La mejor práctica habitual es utilizar un sistema de contabilidad por partida doble. La contabilidad por partida doble no es obligatoria para las empresas muy pequeñas, pero sí lo es para las empresas más grandes y complejas, y es la única forma de garantizar que tus registros sean completos y precisos y de generar fácilmente informes útiles. La contabilidad por partida doble significa que cada transacción se registra de acuerdo con normas bien establecidas (que, literalmente, tienen siglos de antigüedad), y existen métodos estándar para verificar su integridad y exactitud. 

Para implantar un sistema de contabilidad por partida doble en tu empresa, puedes: 

• Utiliza un programa informático en línea, como QuickBooks, y ve aprendiendo sobre la marcha
• Contrata a un contable cualificado para que se encargue de toda tu contabilidad
• Utiliza un programa informático en línea, como Quickbooks, y contrata a un contable cualificado para que te ayude a configurarlo y te enseñe las mejores formas de utilizarlo y gestionar tus documentos. 

Si necesitas más ayuda para configurar un sistema de contabilidad por partida doble, consulta los recursos del «Toolshed» de contabilidad de FarmLink, en especial el Plan de cuentas modelo de FarmLink. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.