LP. 2 Cómo elegir un proveedor de servicios de gestión de nóminas

Por Winona Dorris, Asia Hampton y Poppy Davis

Este documento te ayudará a comprender en qué consiste un servicio de gestión de nóminas, los diferentes tipos de servicios disponibles y los aspectos clave que debes tener en cuenta en cada caso, para que puedas elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades. 

Qué hace un proveedor de servicios de gestión de nóminas

Un proveedor de servicios de nóminas calcula el salario neto de un empleado en función de las horas trabajadas (y de la información sobre la remuneración a destajo que usted facilite). También calcula el importe de los impuestos sobre nóminas que debe pagar a las autoridades fiscales federales y estatales por cada nómina que emita, y elabora los formularios de declaración de impuestos sobre nóminas correspondientes que usted está obligado a enviar a las autoridades fiscales estatales y federales. Para la mayoría de las personas, esto no es algo que puedan hacer por sí mismas. Los proveedores de servicios de nóminas están especializados en este ámbito, por lo que son muy precisos y están al día de la legislación vigente. 

Las empresas de gestión de nóminas más grandes también ofrecen acceso a una cobertura de seguro de accidentes de trabajo. 

Opciones y aspectos a tener en cuenta

Proveedor de servicios integrales de gestión de nóminas

Estos proveedores se encargan de todos los aspectos relacionados con la nómina. Solo tienes que vincular tu cuenta bancaria a su sistema de nóminas, aprobar la nómina y ellos se encargarán de retirar los fondos necesarios para pagar a los empleados y abonar directamente todos los impuestos estatales y federales. 

Ejemplos: Gusto, ADP y Paychex 

Aspectos a tener en cuenta:

• Debes vincular tu cuenta bancaria a su sistema.
• Tendrás que aprobar cada nómina para que se pueda realizar el pago.
• Este método garantiza que los pagos a los empleados y todos los impuestos estatales y federales se abonen directamente desde tu cuenta.

Recomendación: Muy recomendable por su precisión y comodidad, ya que el servicio garantiza pagos correctos y puntuales. 

Elaboración interna con ayuda de software 

Esta opción te permite calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes. Eres responsable de emitir los cheques manualmente o de realizar las transferencias electrónicas. 

Ejemplos: QuickBooks Payroll

Aspectos a tener en cuenta:

• Eres responsable de calcular las nóminas y las retenciones e impuestos correspondientes.
• Debes emitir cheques manualmente o realizar transferencias electrónicas para efectuar los pagos.
• Este método conlleva el riesgo de que se produzcan errores y posibles incumplimientos en materia salarial o pagos insuficientes de las cotizaciones sociales si los pagos no se realizan según las instrucciones.

Recomendación: No se recomienda, pero puede ser una buena opción si necesitas realizar cálculos de pagos a destajo. Ten en cuenta el riesgo de que se produzcan errores en los cálculos y en las fechas de pago. 

Contable o contable local: 

El contable utiliza un programa de contabilidad integral- Es igual que el servicio integral, pero el contable actúa como intermediario y ayuda al agricultor a acceder a la opción de servicio integral; lo único que tiene que hacer el agricultor es facilitar al contable las horas y la tarifa por unidad 

Recomendación: Utiliza este método si necesitas ayuda para trabajar con un servicio de gestión de nóminas, por ejemplo, debido a barreras lingüísticas o técnicas, o porque te gustaría contar con la comodidad de trabajar con un contable en este asunto. 

El contable realiza los trámites de forma manual e independiente Esta opción es similar al autoservicio asistido por ordenador. Un contable o un técnico en contabilidad se encargará de preparar todos los cheques de nómina y los documentos en los que se detallen los importes brutos, netos y las deducciones. No obstante, usted seguirá siendo responsable de distribuir los cheques.

Aspectos a tener en cuenta:

• El contable se encarga de preparar todos los cheques de nómina y los documentos relativos a los importes brutos, netos y las deducciones.
• Eres responsable de distribuir los cheques manualmente.
• Existe el riesgo de que no se efectúen los pagos, aunque los registros indiquen que deberían haberse realizado.

Recomendación: Este método conlleva ciertos riesgos, pero puede ser recomendable si es necesario distribuir los cheques manualmente porque los trabajadores no disponen de cuentas bancarias, o si se paga a destajo.