CoA.3‍ Importación del modelo de plan de cuentas de California FarmLink a QuickBooks Online (QBO)

Paso 1: Desde la página de inicio de QBO, abre el plan de cuentas

1. Haz clic en «Centro de contabilidad » en la pestaña ovalada situada en la parte superior de la pantalla o en «Todas las aplicaciones» en la barra de navegación de la izquierda.
2. Seleccionar Plan de cuentas.‍
   
   1. Consejo: Haz clic en el icono de la hamburguesa (tres líneas) situado en la parte superior izquierda, junto a «Todas las aplicaciones», para ampliar el espacio de la pantalla.

Paso 2: Desactivar las cuentas predeterminadas

Al crear tu cuenta de QBO, el programa genera un plan de cuentas predeterminado. A veces, QBO solo requiere unas pocas cuentas; otras veces, se trata de un conjunto completo de cuentas que QBO considera adecuado para tu negocio. 

Antes de importar el modelo de cuenta de resultados (CoA) de FarmLink, debes eliminar las cuentas existentes desactivándolas.

Nota: En QBO no es posible eliminar cuentas por completo; en su lugar, pasan a estar inactivas. Las cuentas inactivas pueden reactivarse más adelante si es necesario. Algunas cuentas predeterminadas de QBO son obligatorias y no pueden desactivarse.

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (en la parte superior de la lista de cuentas, a la derecha) y aumenta el «Tamaño de la página» para que se muestren todas las cuentas en una sola página. Si puedes hacer clic en «Siguiente >» debajo del icono con forma de rueda dentada, significa que hay más páginas de cuentas; si aparece en gris, todas las cuentas se encuentran en esta página.
2. Desactiva primero las subcuentas — QBO exige esto antes de que puedas desactivar una cuenta principal.
   
   1. Desplázate por tus cuentas y busca las que aparecen sangradas: esas son las subcuentas. También es posible que tengas la opción de filtrar tu plan de cuentas para que solo se muestren las subcuentas. Encima de la lista de cuentas hay un cuadro de «Acción en bloque» y dos cuadros de filtro. Selecciona el menú desplegable del cuadro que dice «Todo» y elige«Solo subcuentas».
   2. Marca las casillas situadas a la izquierda de todas las subcuentas, o la casilla situada en la parte superior de la lista para seleccionarlas todas si solo se muestran subcuentas.
   3. Vuelve al inicio de la lista de cuentas y haz clic en el cuadro verde «Acciones por lotes», situado encima de las casillas de selección. Selecciona «Desactivar». Como no has introducido ninguna operación en QBO, puedes seleccionar «Desactivar» en el mensaje emergente.
3. Una vez desactivadas las subcuentas, selecciona todas las cuentas restantes utilizando la casilla de selección situada en la parte superior de la lista, justo a la izquierda de la columna «Nombre». De este modo, se marcarán las casillas de todas las cuentas.
4. Vuelve a hacer clic en el botón verde Acciones en bloque el cuadro situado encima de las casillas de selección y selecciona Desactivar. 
   
   1. En esta ocasión, recibirás un mensaje indicando que algunas cuentas no se han desactivado. En el momento de redactar este artículo, hay siete cuentas: «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos», «Servicios», «Activo sin clasificar», «Gasto sin clasificar», «Ingresos sin clasificar» y «Fondos no ingresados». Se trata de cuentas obligatorias en QBO.

Paso 3: Activar los números de cuenta

Los números de cuenta te permiten identificar una cuenta rápidamente y controlar el orden en que aparecen las cuentas en los informes. Sin ellos, las cuentas se muestran por orden alfabético; con ellos, aparecen agrupadas de forma lógica. Uno de los principales problemas del plan de cuentas predeterminado de QBO es que no presenta las cuentas en un orden lógico y estándar. Consulta el recurso «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener una explicación del sistema de numeración utilizado en el plan de cuentas modelo de California FarmLink. 

1. Haz clic en el icono con forma de rueda dentada (esquina superior derecha).
2. Ve a «Cuenta y configuración », en la columna «Tu empresa ».
3. Ve a la pestaña «Avanzado ».
4. Busca la sección «Plan de cuentas » y haz clic en el icono del lápiz o en la palabra «Editar».
5. Activar números de cuenta.
6. Si quieres que los números de cuenta aparezcan en los informes, selecciona «Mostrar números de cuenta».
7. Seleccionar Guardar y cierra la pantalla con el X en la esquina superior derecha.
   
   1. Ahora verás una columna «Número » en tu plan de cuentas.

Paso 4: Importar el modelo de certificado de origen (CoA) de California FarmLink

Selecciona la versión del modelo de cuenta de resultados (CoA) de California FarmLink que mejor se adapte a tu empresa y descárgala en el escritorio de tu ordenador antes de empezar. Las opciones del modelo de CoA se encuentran junto con el resto de recursos de contabilidad de CA FarmLink. 

1. Haz clic en el botón verde «NUEVA cuenta » y selecciona «Importar» en el menú desplegable.
2. Arrastra y suelta los archivos, o selecciónalos utilizando la versión del modelo CoA de California FarmLink que hayas descargado. 
3. Haz clic en el botón «Siguiente» de color verde y aparecerá la pantalla de asignación.
   
   1. La hoja de cálculo está configurada para generar el mapa automáticamente.
4. Haz clic en el botón verde «SIGUIENTE».
5. Aparecerán todas las cuentas de la hoja de cálculo.
   
   1. Se pueden marcar las casillas de la izquierda para excluir cualquier cuenta de la importación. No obstante, recomendamos importar todo el plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias en QBO.
   2. A la derecha aparecen las acciones que puedes realizar: añadir, eliminar, copiar y crear subcuentas. Una vez más, te recomendamos que no lo hagas en este momento.
6. Haz clic en el botón verde «Finalizar».

Nota: Volverás a la pantalla del Plan de Cuentas y verás un mensaje en el que se indica el número de cuentas importadas y si alguna no se ha importado. Si alguna cuenta no se ha importado, es probable que sea porque ya existe en tu Plan de Cuentas de QBO (por ejemplo, «Saldo inicial de capital», «Beneficios no distribuidos»).

Paso 5: Revisa tu nuevo plan de cuentas

1. Desplázate por tu nuevo CoA o selecciona «Ejecutar informe » (esquina superior derecha) para revisar todas las cuentas. También puedes exportar una lista en formato CSV o PDF; consulta los iconos situados en la parte superior de la columna «ACCIÓN».
2. Si se trata de una sociedad colectiva o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con varios socios, modifica los nombres de las cuentas de aportación de capital (35X0) y de las cuentas de retiros (36X0) sustituyendo «Propietario n.º» por el nombre del propietario. En la lista de cuentas contables de QBO, selecciona «Editar» en el menú desplegable de la columna «Acción», situada a la derecha de la lista. Modifica el nombre y haz clic en el botón verde «Guardar» situado en la parte inferior.
   
   1. Si se trata de una sociedad con más de dos socios, o de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con más de dos socios, deberá añadir cuentas de capital social adicionales para los propietarios adicionales. Siga la misma convención de numeración que se utiliza en el primer conjunto de cuentas de capital social de los propietarios, donde X es el número de las cuentas 35X0 «Aportación de capital - Propietario X» y 36X0 «Retirada de fondos - Propietario X». 
3. Las cuentas que ya existían en QBO antes de la importación no tendrán números de cuenta. Modifica los números de cuenta para que coincidan con los del plan de cuentas modelo.
4. Tras la importación, es habitual que se haya creado una cuenta denominada «Ingresos por gastos facturables». Puedes eliminarla.
5. Tienes la opción de modificar el número y el nombre de varias cuentas a la vez mediante la herramienta de edición por lotes. Se trata de un icono con forma de lápiz en el que se lee «Edición por lotes» en verde, situado a la derecha, encima de la columna ACCIÓN. 
6. Verás muchas cuentas de ingresos y gastos que (todavía) no son aplicables a tu negocio. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener información sobre el sistema de numeración y las cuentas reservadas «Abiertas/Otras». Desactiva las cuentas que aún no sean necesarias. Consulte el paso 2 anterior y marque únicamente las casillas de aquellas cuentas que desee desactivar. A medida que su negocio crezca y evolucione, estas cuentas pueden llegar a ser relevantes. El Plan de Cuentas Modelo de California FarmLink está diseñado para ofrecerle un amplio margen de crecimiento y garantizar que, a medida que su negocio crezca, su plan de cuentas se mantenga bien organizado y coherente con las mejores prácticas, lo que le permitirá disponer de informes significativos en cada etapa de su negocio. 

Paso 6: ¡Manos a la obra! 

1. Empieza a introducir datos y a generar informes: esta es la mejor forma de aprender cómo funciona tu plan de cuentas en tu empresa. Consulta el documento «Plan de cuentas modelo comentado» para obtener más información sobre la finalidad de las distintas cuentas y la estructura del sistema de numeración. 
2. Ve perfeccionando tu plan de cuentas según sea necesario con el paso del tiempo, siguiendo el sistema de numeración descrito en el documento «Plan de cuentas modelo comentado». Dispones de amplio margen para añadir nuevas cuentas según sea necesario.

Recuerda: se trata de una plantilla de ejemplo; es probable que tengas que adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa. Contar con esta estructura estándar facilita la comprensión de tus cuentas e informes por parte de los contables y otros proveedores de servicios.