R.8 Conservar los recibos y las notas a diario

La única forma de disponer de registros precisos de las actividades de tu empresa es contar con un sistema para guardar los recibos y las notas a medida que se van generando, y organizar periódicamente esa información para entregársela a un contable o introducirla tú mismo en un sistema de contabilidad. 

La clave está en tu costumbre diaria de guardar los recibos y tomar notas en ellos o en la aplicación que utilices para hacerles fotos. 

Recomendamos elegir uno de los dos métodos y seguir utilizándolo: 

Una aplicación para el móvil 

Haz una foto de cada recibo y súbela a la aplicación. Añade notas siempre que puedas para incluir información adicional. Si no te dan un recibo, escribe en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción; luego, haz una foto de ese trozo de papel como si fuera un recibo y súbela a la aplicación. 

 Un sistema de sobres y carpetas: 

Necesitarás: 

• En casa: cuatro carpetas o sobres grandes de manila etiquetados como: 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria, 4. Otros gastos. 
• Lo que llevas en tu furgoneta: unos cuantos bolígrafos, un sobre grande de manila con la etiqueta «Ingresos diarios» y un bloc de notas.
• Durante el día: cada vez que recibas un recibo, guárdalo en el sobre «Recibos diarios». A menos que el motivo del recibo sea totalmente evidente, escribe una nota en el recibo (por delante o por detrás) con un poco de información adicional. Si no recibes un recibo, anota en un trozo de papel lo que habría figurado en él: fecha, importe, persona o empresa y el motivo concreto de la transacción. 
• Cada noche, o al menos una vez a la semana: saca todos los recibos del sobre «Recibos diarios» y clasifícalos en los cuatro sobres o carpetas de manila etiquetados como 1. Ingresos, 2. Gastos de la explotación agrícola, 3. Maquinaria y 4. Otros gastos. Consulta la norma R.9 «Conservación de recibos: normas especiales para los bienes utilizados en una actividad empresarial» para obtener más información sobre qué incluir en el sobre etiquetado como «Maquinaria».

Una vez al mes, o al menos una vez al año, tendrás que facilitar la información que figura en la aplicación de tu teléfono o en los sobres que guardas en casa a un contable o a un asesor fiscal. Consulta la sección R.18 «Organización y envío de recibos mensualmente» para obtener instrucciones específicas sobre cómo enviar tu información a un contable.