R.13 Registro de los días fuera del domicilio fiscal
El IRS permite una deducción por comidas y gastos varios incurridos durante un viaje de una jornada laboral completa o más, fuera del área habitual de actividad del contribuyente y con fines profesionales. No es necesario conservar los recibos para poder aplicar esta deducción. En su lugar, basta con llevar un registro de los días en los que se ha viajado fuera del lugar habitual de trabajo y utilizar las tablas publicadas de «tarifas diarias de la GSA» para calcular el importe que se puede deducir por cada viaje.
La deducción por dietas cubre una cantidad básica para las comidas y una pequeña cantidad para gastos varios. Los gastos varios son cosas como comprar aspirinas o crema solar.
La deducción por dietas resulta útil para los agricultores que se desplazan a mercados agrícolas lejanos o para asistir a un curso. En lugar de guardar los recibos de las comidas que consumes durante el viaje, puedes consultar las tablas de gastos por dietas y aplicar los importes publicados.
Para conocer el importe de la dieta diaria, consulta la localidad de destino en: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates Los importes suelen superar los 60 dólares al día; sin embargo, dado que la deducción por dieta diaria se destina principalmente a las comidas y que todas las deducciones por comidas están limitadas al 50 %, solo podrás deducir el 50 % del importe de la dieta diaria en tu declaración de la renta. Para quienes viajan habitualmente a un mercado de agricultores en unacosto , situada a más de una hora de su granja, el importe puede suponer, aun así, una deducción considerable.
También puedes utilizar el método de dietas para reembolsar a los empleados los gastos de comida y otros gastos menores que hayan pagado de su propio bolsillo durante los días de viaje. Si reembolsas a los empleados de esta forma, no es necesario incluir dicho importe en sus salarios sujetos a impuestos. Esto significa que tú no pagas impuestos sobre las nóminas por esos importes y ellos tampoco pagan el impuesto sobre la renta por ellos.
Para poder deducir las dietas, debes llevar un registro por escrito del viaje de negocios.
El acta debe redactarse por escrito y debe incluir:
- Fecha
- Destino
- Motivo profesional del viaje
Puedes utilizar cualquier tipo de calendario para llevar un registro de tus viajes de negocios: un calendario en papel, una aplicación del móvil, una agenda o un planificador diario. Lo importante es que tengas constancia por escrito de la fecha, el destino y el motivo profesional del viaje. ¿Qué se entiende por «motivo profesional» de un viaje? Cualquier cosa que sea «habitual y necesaria» para el desarrollo de tu actividad empresarial.
Algunos ejemplos de motivos de viaje por motivos de trabajo son:
- Comprar material o equipamiento
- Reúnete con un contable o un asesor fiscal
- Reúnete con un agente de seguros para hablar sobre seguros para empresas
- Reúnete con una entidad crediticia para hablar sobre un préstamo empresarial
- Echa un vistazo al equipamiento que podrías comprar para utilizarlo en tu negocio
- Reúnete con otro agricultor o con un asesor agrícola para hablar sobre cómo gestionar tu producción o tu negocio
- Reunirse con un posible proveedor para hablar sobre la posibilidad de comprarle productos
- Reúnete con un posible comprador para hablar sobre la venta de tus productos a él
Para poder acogerse a la deducción por dietas, el viaje debe alejarle de su «domicilio fiscal» durante más de 8 horas.
¿Cuál es tu «domicilio fiscal»? Traza un círculo alrededor de tu granja que se extienda hacia el norte, el sur, el este y el oeste hasta donde llegarías en una jornada laboral habitual. Todo lo que quede dentro del círculo es tu domicilio fiscal. Todo lo que quede fuera del círculo está fuera de tu domicilio fiscal. Si realizas desplazamientos fuera del círculo, puedes aplicar una deducción diaria por tus comidas y gastos varios de ese día.
Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.
