B.3 Mantener cuentas bancarias personales y empresariales separadas, y registrar las aportaciones y las retiradas del propietario

Para llevar una contabilidad adecuada, es necesario disponer de una cuenta bancaria empresarial que se utilice exclusivamente para las transacciones de la empresa. Esto significa que los empresarios deben disponer, como mínimo, de dos cuentas bancarias: una para las transacciones personales y otra para las transacciones de la empresa. 

Si utilizas una tarjeta de crédito en tu negocio, asegúrate de que sea una tarjeta exclusiva para el negocio, de que no la utilices para ninguna transacción personal y de que no la pagues directamente desde tu cuenta bancaria personal. 

Sin embargo, a veces ocurren imprevistos y puede que utilices la tarjeta equivocada. Si, sin querer, utilizas dinero personal para un gasto de la empresa, eso se contabiliza como una aportación del propietario. Si, sin querer, retiras dinero de la empresa para un uso personal, eso se contabiliza como una retirada del propietario. 

Inversiones y retiradas del propietario

Cuando el propietario de una empresa invierte su propio dinero en ella, se denomina «aportación de capital» o «inversión del propietario». Cuando el propietario retira dinero de la empresa, se denomina «retirada del propietario». 

Buena práctica: La empresa nunca paga directamente los gastos personales del propietario, y el propietario nunca paga directamente los gastos de la empresa. 

Las únicas transacciones que se producen entre la cuenta bancaria personal del propietario de una empresa y su cuenta bancaria empresarial son las aportaciones y las retiradas. Si la empresa tiene falta de liquidez, el propietario realiza una transferencia desde su cuenta personal a la cuenta de la empresa y la contabiliza en los libros de la empresa como una aportación de capital. Si el propietario de la empresa desea retirar dinero de la misma, realiza una transferencia desde la cuenta de la empresa a su cuenta personal y la contabiliza en los libros de la empresa como una retirada del propietario.

Práctica recomendada: A veces, el propietario se olvida y, sin darse cuenta, utiliza dinero personal para pagar un gasto de la empresa o dinero de la empresa para pagar un gasto personal. El pago accidental de un gasto de la empresa con dinero personal se contabiliza como gasto de la empresa y como aportación de capital. El pago accidental de un gasto personal con dinero de la empresa se contabiliza como retirada del propietario. 

Malas prácticas: 

• Solo hay una cuenta bancaria y se utiliza tanto para transacciones empresariales como personales.
• Existen cuentas bancarias tanto empresariales como personales, pero el titular suele ingresar los ingresos de la empresa directamente en su cuenta personal y suele pagar los gastos personales directamente con la cuenta de la empresa; además, en ocasiones paga los gastos de la empresa directamente con la cuenta personal o en efectivo. 

Si el propietario de una empresa necesita... Si ya tienes una cuenta bancaria, abre una segunda para tu empresa.

• No tiene por qué ser una cuenta bancaria «empresarial», basta con que sea una segunda cuenta bancaria. 
• ¿Por qué? 
  
  • Ayuda a llevar registros correctos y precisos
  • Es posible que tengas que conceder acceso a tus cuentas empresariales para fines como solicitar un crédito, trabajar con un contable o cumplir con una auditoría de tu empresa. Si registras transacciones empresariales y personales en ambas cuentas, no podrás limitar el acceso únicamente a tus cuentas empresariales, y es posible que otras personas puedan ver tus transacciones personales. Si mantienes separadas tus transacciones empresariales y personales, podrás preservar mejor la privacidad de tus transacciones personales.