R.3 Opciones para la contabilidad
Existen varias opciones de sistemas que pueden ayudarte con la contabilidad, y puede resultar complicado entender las diferencias. A continuación, analizamos las distintas opciones.
Plantillas gratuitas en Google Sheets. En Google Sheets hay plantillas gratuitas que te ayudarán a registrar tus transacciones. Es una opción mejor que limitarte a guardar los recibos en carpetas físicas y organizarlos solo a final de año para la declaración de la renta.
Esta opción es la más adecuada para:
- Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
- Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones
Es lógico mantener los costes bajos mientras aún estás decidiendo si vas a seguir dedicándote a la agricultura. Esta puede ser una opción estupenda para quienes participan en un programa de incubadora agrícola durante un breve periodo de tiempo.
Sabrás que es hora de dar el salto cuando: a medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, te llevará cada vez más tiempo gestionar todas tus necesidades contables en Google Sheets. Existen varias opciones para añadir funcionalidades a las plantillas de contabilidad de Google Sheets, pero para cuando las hayas incorporado, probablemente ya no estarás ahorrando dinero, ya que seguramente estarás dedicando demasiado tiempo a gestionar funciones contables básicas en lugar de utilizar los datos de tu sistema de contabilidad para gestionar tu negocio.
Software de contabilidad gratuito. Hay muchas opciones de software de contabilidad gratuito, pero todas tienen una funcionalidad limitada.
Esta opción es la más adecuada para:
- Nuevas operaciones que no podrán prolongarse más de dos años
- Negocios muy pequeños, sin infraestructura, con escaso equipamiento y pocas transacciones
Sabrás que es hora de pasar a una versión superior cuando: No te preocupes, ellos te lo dirán. Todas las opciones gratuitas están diseñadas con funcionalidades limitadas. A medida que tu negocio crezca y tengas más transacciones, activos y pasivos, las opciones gratuitas se te quedarán pequeñas. ¡Así está pensado!
Programas de contabilidad estándar con todas las funciones necesarias para elaborar balances. QuickBooks , Sage y Xero son los programas de contabilidad más consolidados.
Ten cuidado con los competidores más baratos que ofrecen menos funcionalidades. Lo que necesitas es un sistema de contabilidad que permita gestionar el balance de forma completa. Algunos programas ofrecen una funcionalidad muy limitada en cuanto al balance: por ejemplo, solo te permiten llevar un control de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, pero no te permiten llevar un control del inmovilizado, los préstamos y el patrimonio neto.
Esta opción es la más adecuada para:
- A todos.
Sabrás que es el momento de contratar a un contable cuando: te des cuenta de que estás dedicando demasiado tiempo a gestionar tareas básicas de contabilidad, en lugar de utilizar los datos de tu sistema contable para gestionar tu negocio.
Un contable a sueldo. Un buen contable es un activo inestimable para cualquier empresa. Un mal contable puede llevar a la ruina a una empresa. Contrátalo con cuidado y superválalo de cerca. Consulta los materiales sobre los procedimientos de cierre de mes para saber cómo supervisar a tu contable y asegurarte de que realiza su trabajo correctamente.
Esta opción es la más adecuada para:
- A todos.
A menos que:
- Te has equivocado de contable.
Qué se puede esperar de un contable:
- El registro puntual y preciso de tus transacciones financieras en un sistema de contabilidad por partida doble.
- «A tiempo» significa, por lo general, en un plazo de diez días laborables a partir de la recepción de la información.
- La precisión implica dos cosas: que se registre toda la actividad financiera y que las transacciones se contabilicen en categorías contables que reflejen fielmente la esencia de la misma.
- Conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias de la empresa y de las cuentas de tarjetas de crédito.
- Informes mensuales del balance y de la cuenta de resultados, así como una lista mensual de preguntas u observaciones sobre las operaciones que han registrado.
