R.18 Organización y envío de recibos con periodicidad mensual

Escrito por Winona Dorris y Poppy Davis 

La forma más eficaz de trabajar para tu contable es por meses. Si le entregas los recibos en orden aleatorio, te cobrará por el tiempo que le lleve organizarlos. Si los organizas tú mismo, ahorrarás dinero en la contabilidad. Además, esto te da la oportunidad de revisar tus recibos y asegurarte de que no falte ninguno y de que los que necesiten notas las tengan. 

Para organizar tus recibos de uno o varios meses anteriores: 

1. Consigue los recibos de todas tus transacciones comerciales desde el primer día del año en curso
2. Consigue siete sobres con carpetas y etiquétalos con los siguientes nombres: 
   
   1. Ingresos
   2. Gastos de producción
   3. Gastos de ventas 
   4. Adquisición de equipos 
   5. Gastos de vehículos
   6. Gastos de oficina
   7. Otros gastos 
3. En primer lugar, clasifica los recibos en cada una de las categorías
4. A continuación, revisa cada recibo y, si necesita alguna explicación adicional, escribe una nota para aclarar a qué corresponde y, después, 
5. Ordena los recibos por mes dentro de la categoría 
   
   1. Puedes utilizar un trozo de papel de desecho para separar cada mes
   2. No es necesario que ordenes los recibos por días dentro del mes.

Para enviar tus recibos correspondientes a uno o varios meses anteriores:

Opción A: 

1. Haz una foto de cada recibo y súbelo a tu sistema de contabilidad.
2. Escribe una «T» mayúscula, que signifique «Transmitido», en el reverso del recibo cuando se lo hayas enviado a tu contable.

Esta opción es lenta, pero puedes hacerlo todo desde casa y no corres el riesgo de perder tus documentos. Al final, tendrás un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos pueden perderse. 

Opción B: 

1. Acude a una copistería o utiliza una aplicación de tu móvil y escanea tus recibos; normalmente puedes colocarlos de tal forma que quepan tres o más recibos en una sola página para escanearlos.
2. Recibirás un archivo electrónico con todas tus imágenes escaneadas; puedes pedir que te lo envíen por correo electrónico o que te lo guarden en una memoria USB (tendrás que comprar una memoria USB o traer la tuya propia).
3. Sube el archivo con los documentos escaneados a tu sistema de contabilidad

Esta opción puede resultar más rápida si tienes muchas transacciones, pero en una copistería te cobrarán unos diez céntimos por página. De este modo, dispondrás de un registro electrónico de cada uno de tus recibos, lo cual es una buena idea, ya que la tinta de los recibos puede desvanecerse o estos podrían perderse. 

Opción C: 

1. Entrega las carpetas a tu contable o llévalas en persona. 

Esta opción puede ser la más barata y sencilla, pero es posible que no te permita disponer de copias digitales de tus documentos, y existe el riesgo de que estos se pierdan; además, la tinta de la mayoría de los recibos se desvanecerá con el tiempo. Tu contable puede escanear los recibos por ti, pero te cobrará por el tiempo que le lleve hacerlo.