PL.5 Planificación de la gestión

Tu plan de negocio debe demostrar claramente que cuentas con un plan viable para gestionar tu empresa, lo que incluye llevar y mantener los registros necesarios, así como dedicar tiempo a analizar los datos clave y tomar decisiones estratégicas sobre la dirección de la empresa. 

Un presupuesto de tiempo personal puede ser una de tus herramientas de gestión más importantes. Esto es especialmente cierto si, además de tu trabajo en la granja o el rancho, tienes un empleo externo. Asegúrate de distinguir entre lo que tienes que hacer para disponer de los registros y datos necesarios, y dedicar tiempo realmente a revisar dichos registros y datos y utilizarlos para mejorar tu negocio. A menudo puedes externalizar muchas de las tareas relacionadas con la creación y el mantenimiento de los registros, pero normalmente eres la única persona que puede revisarlos y utilizarlos para tomar decisiones de gestión. 

Registros financieros y decisiones

Está obligado a llevar una contabilidad adecuada que justifique los conceptos de ingresos y gastos que debe declarar en las declaraciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre bienes inmuebles y el impuesto sobre las ventas.  

Tendrás que elegir un programa de contabilidad y decidir qué nivel de asistencia deseas recibir por parte de un contable. Muchos contables incluyen el costo programa de contabilidad en su tarifa mensual. Asegúrate de que los datos te pertenecen. Los costes de la contabilidad varían en función del número de transacciones al mes. Calcula un mínimo de 150 dólares al mes. 

Deberás asegurarte de dedicar tiempo cada semana y cada mes para garantizar que las tareas de contabilidad se realicen según lo previsto, así como para revisar los datos financieros con el fin de asegurarte de que te ajustas al presupuesto y dispones de suficiente efectivo. 

Documentación no financiera y resoluciones

Necesitarás registros detallados de producción y ventas para tomar decisiones futuras basadas en lo que has hecho en el pasado. Además, son imprescindibles para acceder a créditos agrícolas, programas de seguros de cosechas y ayudas en caso de catástrofes, y influirán en el valor de tus terrenos si eres propietario de ellos y decides venderlos más adelante. 

Probablemente no podrás externalizar la gestión de los registros de producción. En su lugar, tendrás que asegurarte de contar con un sistema para registrar y revisar información clave como, por ejemplo: 

• Qué, dónde y cuándo lo plantaste;
• Fechas de cosecha y cantidades cosechadas;
• Registros de cría de animales con fechas de apareamiento y de parto, pesos, tasas de crecimiento y calendarios de vacunación;
• Productos y cantidades vendidas por cliente o por mercado;
• Precio por unidad; 
• Condiciones de pago;
• Historial de pagos de los clientes, otros datos de los clientes y notas.

Planificación de la información física y no física 

Necesitarás un plan y un presupuesto que contemple cómo gestionarás tus sistemas físicos e informáticos, incluyendo el correo postal, el correo electrónico y el almacenamiento de datos y documentos, tanto físicos como digitales. Asegúrate de tener en cuenta lo siguiente: 

• ¿Dónde se almacenarán los archivos en línea?
• ¿Dónde se conservarán los expedientes y archivos físicos?
• ¿Cuáles son los sistemas de respaldo?
• ¿Qué sistemas de seguridad de datos, tanto físicos como digitales, necesitarás? 
• ¿Cuál es el plan para conservar los documentos y destruirlos tras un plazo adecuado?

Quizá te convenga presupuestar los gastos de apoyo administrativo general cuanto antes, ya que muchos aspectos relacionados con el desarrollo y el mantenimiento de unos buenos sistemas administrativos pueden externalizarse. 

Tu función como directivo es asegurarte de que dispones de los datos necesarios para tomar buenas decisiones y utilizar los datos de que dispones para gestionar las operaciones actuales y futuras. Si dedicas demasiado tiempo únicamente a recopilar y gestionar datos, no te quedará tiempo para reflexionar sobre cómo utilizarlos.

Un buen plan de gestión dará prioridad a tu función como líder y hará que las tareas relacionadas con la recopilación y el mantenimiento de datos sean lo más rutinarias y eficientes posible. 

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros? 

Conserva la mayoría de los documentos durante 3 años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración original o durante 2 años a partir de la fecha en que pagaste el impuesto, lo que sea posterior, si presentas una solicitud de crédito o devolución después de presentar tu declaración. 

• Conserva los registros de empleo durante 4 años. 
• Conserva los documentos durante 7 años si presentas una reclamación por una pérdida derivada de una deuda incobrable.
• Conserva los registros relacionados con los activos amortizables mientras conserves dichos activos.
• Conserva la documentación relativa a la venta de activos durante tres años a partir de la fecha de la venta. 
• Conserva la documentación relacionada con el terreno mientras seas propietario del mismo y durante los 7 años posteriores a su venta.