M.6 Revisión del balance

¿Qué es un balance y por qué debería revisarlo? 

Un balance general es un informe generado por un sistema de contabilidad que muestra todo lo que posee una empresa, todo lo que debe y la participación en el capital social de la empresa , también conocida como patrimonio neto. 

El patrimonio neto es una cifra clave del balance; incluye el dinero propio que has aportado a tu empresa, cualquier cantidad que hayas retirado de la misma (ya sea en forma de retirada de fondos por parte del propietario o mediante el pago de un gasto personal con cargo a la cuenta de la empresa) y el valor de lo que la empresa ha ganado o perdido desde su creación. 

Un balance es un informe que recoge lo que se posee y lo que se debe en un momento concreto. Debe elaborarse el último día del mes o del año. 

Las conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito se realizan con la misma fecha que el balance, ya que una de sus funciones es demostrar que los saldos de caja y de tarjetas de crédito que figuran en el balance son correctos. 

Al revisar tu balance general, debes prestar atención a cualquier variación, prevista o imprevista, en tus cuentas de efectivo o de inmovilizado (también denominadas «cuentas de activos») o en los importes que debes (también denominados «pasivos»). También debes fijarte en cualquier transacción que se haya podido registrar entre tú y tu empresa (dinero personal que hayas ingresado en la empresa, retiradas que hayas realizado de la empresa y gastos personales que la empresa haya podido pagar). 

Uno de tus objetivos al revisar tu balance general debería ser analizar cuánto dinero tienes en el banco en comparación con lo que debes, y valorar si estás pagando tus deudas tal y como te gustaría o si quizá te convenga solicitar un préstamo para hacer frente a los gastos de funcionamiento o para adquirir equipamiento. 

¿Cómo puedo consultar mi balance? 

1. Comprueba la fecha del informe
   
   1. Comprueba la fecha que figura en la parte superior del informe. Esa fecha debe corresponder al último día del mes anterior.
2. Comparar saldos de caja
   
   1. Localiza el saldo o saldos que figuran en las cuentas bancarias de la empresa.
   2. Compara estas cantidades con los saldos que aparecen en los informes de conciliación bancaria que acabas de revisar. Estas cifras deberían coincidir. Acción necesaria: si no coinciden, hay un problema. Pide a tu contable que te explique por qué las cifras no coinciden.
3. Ten en cuenta otras cantidades que se le adeuden a tu empresa
   
   1. Piensa si hay alguien que le deba dinero a tu empresa por algo distinto a la venta de cosechas o servicios. Podría tratarse, por ejemplo, de un equipo que te hayan comprado, lo cual normalmente aparecería como «Pago a cobrar» en la mitad superior o en la primera página de tu balance. Si existe tal importe pendiente de cobro pero no figura en el balance, consulta con tu contable cómo contabilizarlo.
4. Revisar el equipamiento y otros activos
   
   1. Fíjate en las cifras que se indican para el equipo y otros activos (elementos que aportan beneficios a tu empresa durante más de un año).
   2. ¿Te parecen correctas estas cifras? ¿Reflejan la cantidad de equipamiento y otros activos que crees que posee tu empresa? 
   3. Si considera que las cantidades indicadas no reflejan con exactitud sus activos, pida a su contable que le facilite una lista detallada de las partidas que componen el saldo de sus cuentas de equipo y otros activos.
      
      1. Recuerda: los activos deben figurar a su coste de compra o adquisición, que puede ser inferior o superior al valor de mercado.
         Si los importes siguen sin parecer correctos, consulta la «Lista de activos modelo de FarmLink» en el Centro de aprendizaje de contabilidad para obtener ayuda a la hora de crear una lista de activos.
5. Revisa la sección «Pasivo» (Importes adeudados a terceros)
   
   1. Normalmente se presentan por orden de fecha de vencimiento.
   2. Si introduces «Cuentas por pagar», verás ese saldo en primer lugar. Piénsalo: ¿te parece una cantidad que esperarías ver?
   3. Si tienes tarjetas de crédito de empresa, las verás a continuación. Compara: ¿Coinciden los importes que aparecen con el importe que figura en el extracto de la tarjeta de crédito que has revisado? Si el extracto de la tarjeta de crédito y el importe que aparece en el balance no coinciden, lo más probable es que se hayan generado en fechas diferentes. Genera los informes con la fecha correcta o pide una explicación a tu contable.
6. Revisión de la deuda a largo plazo
   
   1. La siguiente partida que verás debería ser cualquier deuda empresarial a largo plazo, como un préstamo de explotación o un préstamo para la adquisición de maquinaria.
   2. Reflexiona: ¿Coinciden los saldos con lo que esperabas que debieras? ¿Esperabas que fueran menores o mayores?
   3.  Si tienes alguna duda, busca el extracto más reciente que te haya enviado tu entidad crediticia y compáralo con lo que figura en tu balance.
   4. Si los saldos no coinciden, pide a tu contable que compruebe lo que ha registrado y lo que figura en el extracto de tu entidad crediticia. 
   5. A menudo, la diferencia entre lo que esperas ver y lo que ves realmente se debe a los intereses. Pagas una cantidad cada mes, pero parte de esa cantidad corresponde a los intereses (que figuran como gasto en tu cuenta de resultados) y otra parte se destina a la amortización del préstamo (lo que reduce el saldo pendiente).
   6. Si aún tienes dudas, deberías pedirle a tu entidad crediticia que te ayude a entender tu extracto. 
7. Revisar «Pasivo total»
   
   1. Busca en tu balance general el subtotal denominado «Total de pasivos». Este importe representa todas las deudas de tu empresa.
   2. Confirma: Debes entender todo lo que aparece por encima de este subtotal o, en su defecto, tener preparada una lista de preguntas sobre cualquier punto que no te quede claro.
8. Revisar el patrimonio neto (entradas y salidas de fondos personales en la empresa)
   
   1. La última sección de tu balance incluirá cualquier importe de tu dinero personal que hayas ingresado en la empresa, cualquier importe que hayas retirado de la empresa y cualquier gasto personal que la empresa haya pagado por error.
   2. Revisa estos datos para asegurarte de que estás de acuerdo con la forma en que el contable ha contabilizado estas partidas.
   3. Si no estás de acuerdo con la forma en que se han contabilizado alguna de estas partidas, habla con tu contable para entender por qué las ha contabilizado así y para ver si podéis poneros de acuerdo sobre cómo deberían contabilizarse.
9. Evaluación final de la tesorería y la deuda
   
   1. Vuelve a la parte superior de tu balance y fíjate en el total de efectivo; a continuación, baja la vista hasta la partida «Cuentas por pagar». 
   2. Piénsalo: ¿Dispones de suficiente dinero en efectivo para pagar las cantidades que sabes que tendrás que abonar el mes que viene? Si no es así, ¿qué medidas puedes tomar para asegurarte de que dispondrás del dinero necesario a tiempo para realizar tus pagos?
   3. Piénsalo: ¿Has estado retirando dinero como propietario? ¿Puedes llevarte más dinero a casa del negocio? ¿Necesitas volver a ingresar parte del efectivo?