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R.15 Requisitos especiales para justificar los gastos de comidas de negocios

Podrás deducir el gasto de una comida de negocios si el objetivo principal de la misma es llevar a cabo actividades comerciales o promover algún objetivo de la empresa.

Puedes deducir el importe de las comidas que consumas mientras te encuentres de viaje fuera de tu «domicilio fiscal».

Debes poder justificar la finalidad profesional de la comida.

Puedes reembolsar a tus empleados los gastos de comida y otros gastos menores cuando se encuentren fuera de su domicilio fiscal, viajando por motivos de trabajo para tu empresa.

Siempre que dispongas de documentación escrita que acredite la finalidad profesional del viaje, así como la fecha y el lugar del mismo, no es necesario que incluyas el importe del pago al empleado en sus salarios imponibles del formulario W-2 ni que pagues impuestos sobre nóminas por dicho importe.

Las deducciones por comidas de negocios se limitan al 50 % del importe real o al importe que figure en la tabla de la GSA.

En cuanto a las comidas y los gastos varios durante los viajes fuera de casa, dispones de una opción similar a la de los gastos de vehículo: los gastos reales o las tarifas diarias que figuran en la tabla de la GSA.

Para utilizar el método de gastos reales, debes presentar el recibo correspondiente junto con una nota en la que se explique la finalidad profesional del viaje.

Para utilizar el método de dietas no es necesario conservar ningún recibo, pero sí debes mantener registros escritos en los que se explique la finalidad profesional del viaje. El importe de la deducción se calcula utilizando la tabla de tarifas de dietas que publica, al menos una vez al año, la Administración de Servicios Generales (GSA) del Gobierno federal. Busca la ciudad a la que te diriges. Si la ciudad no aparece en la lista, utiliza el importe indicado para el condado.

Las deducciones por comidas de negocios están limitadas al 50 %: si consultas el formulario del IRS, verás que en la casilla correspondiente debes introducir el 100 % y, a continuación, restar el 50 % para obtener la deducción real.

Ten en cuenta que las tablas de la GSA incluyen los gastos de hotel. Los autónomos no pueden utilizar las tablas de la GSA para los gastos de hotel; deben presentar los recibos reales del hotel. Utiliza únicamente la sección «Comidas y gastos varios» de la tabla.

«Gastos varios» es para cosas como comprar aspirinas o crema solar que quizá te hayas olvidado de traer, pero de las que luego te das cuenta de que necesitas.

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.

2.3.3 Requisitos especiales para justificar las comidas de negocios que son deducibles al 100 %

Si proporcionas comidas a los empleados por TU conveniencia (la tuya, no la de ellos), dichas comidas son deducibles al 100 % (no están sujetas a la limitación del 50 %).

Además, el valor de las comidas que se proporcionan a sus empleados no se incluye en sus salarios sujetos a impuestos.

Debes poder demostrar que las comidas se proporcionaron para tu comodidad.

Un ejemplo de documentación adecuada sería incluir en el manual de normas para empleados el requisito de que estos coman junto con el personal de la granja o el rancho, para que puedan estar cerca en caso de emergencia, o porque el pueblo queda demasiado lejos, o, en algunos casos, para que comprendan cómo se preparan y se sirven los alimentos cultivados o criados en la granja y cuál es su sabor.

Ejemplos de situaciones en las que la comida se ofrece para tu comodidad: si se sirve en tu lugar de trabajo; si permite a los empleados realizar horas extras; si te encuentras lejos de un lugar desde el que tus empleados pudieran, razonablemente, salir, ir a comprar algo de comer y volver dentro del tiempo asignado para la pausa de almuerzo o cena; o si proporcionas las comidas para que los empleados puedan permanecer cerca en caso de emergencia.

Ejemplos de situaciones en las que la comida no se ofrece por motivos de comodidad: se ofrecen comidas con el fin de aumentar la remuneración global de los empleados; las comidas se ofrecen cuando los empleados no están trabajando.