R.17 Normas especiales para eventos
Los gastos de ocio no son deducibles.
Hay dos ejemplos importantes de gastos empresariales ordinarios y necesarios que son totalmente deducibles, pero que pueden parecer gastos de representación:
- Eventos promocionales para clientes
- Actividades recreativas, de trabajo en equipo o de reconocimiento para los empleados
Los eventos promocionales, como una fiesta de la cosecha, son actividades destinadas a atraer clientes a tu granja. Pueden incluir elementos de entretenimiento, como juegos infantiles, atracciones, música y baile. Se trata de actividades de marketing habituales y los gastos son necesarios, por lo que son totalmente deducibles siempre que puedas acreditar la finalidad comercial del evento.
Las actividades de ocio para los empleados, como los gastos derivados de una excursión de verano al parque acuático local, tienen por objeto ayudarte a mantener o mejorar la moral, el rendimiento y la retención de los empleados, entre otros aspectos. Estos gastos son totalmente deducibles siempre que puedas demostrar que su finalidad estaba relacionada con la mejora del rendimiento y la retención de los empleados.
Si vas a ver un concierto o una película con alguien que comercializa tus productos, no puedes deducir el costo la entrada, ya que se consideraría un gasto de representación; esto se debe a que, en lugar de estar en una reunión entre vosotros para hablar de negocios, ambos os estabais entreteniendo con algo que no tenía nada que ver con el trabajo.
Puedes deducir el costo aparcamiento en un hotel y del alquiler de una sala de reuniones del hotel para una reunión de negocios. O bien, puedes deducir los gastos de entrada y aparcamiento si vas a un parque local y mantienes una reunión mientras paseas con alguien, en lugar de celebrar una reunión de negocios en la sala de reuniones de un hotel. Lo importante es que el objetivo y la actividad principales sean la reunión de negocios.
Necesitarás algunas notas escritas sobre lo que se ha hablado, que establezcan una conexión clara entre la reunión y tu negocio.
¿Cómo se demuestra que la actividad y el objetivo principales fueron la reunión de trabajo? La mejor forma es mediante las notas tomadas durante la reunión o las que se redacten después de la misma. Otro modo de documentar el carácter profesional de la reunión sería enviar un correo electrónico de seguimiento a la persona en cuestión diciendo: «¡Ha sido una reunión estupenda! En resumen, hemos hablado de x, y y z, y hemos acordado hacer 1, 2 y 3».
Estos son ejemplos de documentos no financieros que avalan los registros financieros, así como situaciones en las que el recibo por sí solo no justifica la deducción, pero sí lo hace el recibo junto con otra documentación.
Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.
