AT. 3 Requisitos fiscales especiales para las existencias disponibles al cierre del ejercicio

Existencias disponibles

Las existencias disponibles al final del año incluyen cultivos, fibras y otros productos agrícolas que se han procesado para su almacenamiento o para la elaboración de productos de valor añadido, animales destinados a la venta en el mercado y artículos de vivero.

Normativa fiscal aplicable a las existencias en almacén

Antes de 2018, la normativa fiscal relativa a las existencias era mucho más complicada. Si tienes que presentar declaraciones correspondientes a ejercicios anteriores a 2018, deberás aplicar la normativa anterior.

Desde 2018, los contribuyentes con ingresos brutos inferiores a 25 millones de dólares pueden optar por utilizar un método simplificado de contabilidad de existencias denominado «Materiales y suministros no incidentales» (NIMS, por sus siglas en inglés). Los contribuyentes también pueden optar por declarar las existencias en sus declaraciones de impuestos utilizando el método que emplean en su contabilidad interna o en los estados financieros elaborados por su contable público certificado (CPA). 

Si un contribuyente no opta por el método de inventario NIMS, se considerará, por defecto, que ha elegido el método que utiliza para su contabilidad interna. Si no llevas ningún tipo de registro de inventario, esto no supone ningún problema; sin embargo, si llevas algún tipo de registro de inventario, la Agencia Tributaria (IRS) podría obligarte a pagar impuestos basándose en dichos registros. Esto suele traducirse en una mayor deuda tributaria. 

Realizar una elección de protección en el NIMS

Un contribuyente opta por el NIMS mediante una «declaración de adhesión al NIMS». 

El método NIMS suele ser el más sencillo y ventajoso, ya que permite a los contribuyentes deducir algunos gastos relacionados con las existencias sin necesidad de llevar un registro detallado de todos los costes de las existencias ni de las ventas concretas de los artículos en stock.

El NIMS solo se utiliza con fines fiscales. No es un método que permita obtener una valoración precisa del inventario con el fin de gestionar una empresa o elaborar estados financieros oficiales para entidades crediticias u otras partes ajenas a la empresa. 

El contribuyente elige el método de inventario que utilizará para su negocio al presentar la declaración de la renta del primer año en que se aplica dicho método. Sea cual sea el método que haya utilizado —a sabiendas o sin saberlo— en esa primera declaración, ese es el método que deberá seguir utilizando en adelante para ese negocio y para ese tipo de inventario. El contribuyente no puede cambiar de método contable sin la autorización del IRS. Obtener el permiso del IRS para cambiar de método contable es un proceso costoso y engorroso.

Un contribuyente puede optar por el método NIMS (el método más sencillo y ventajoso) declarando el inventario NIMS en su declaración de la renta el primer año en que tenga en su poder, al cierre del ejercicio, existencias con valor añadido. Esto se denomina «opción preventiva». Al optar por el método NIMS, se protege frente a la posibilidad de que el IRS determine su base imponible utilizando otro método menos favorable. 

Cómo votar en las elecciones del NIMS 

1. Determina los costes directos que se incluyen en las existencias de valor añadido. Según el NIMS, los costes directos son los suministros y materiales adquiridos para fabricar o embalar el producto, o el costo los procesos de transformación o embalaje a medida.
2. Determina la cantidad de producto de valor añadido asociada a esos costes que se encuentra en stock al final del ejercicio fiscal (por lo general, a medianoche del 31 de diciembre).
3. Declara tus gastos en el Anexo F tal y como lo harías si no hubieras optado por el NIMS, Y
4. Añade una nueva partida de gastos denominada «MENOS: AJUSTE DE INVENTARIO NIMS» y anota el importe calculado en el paso 2 como «NEGATIVO». De este modo, quedará muy claro tanto para ti como para la Agencia Tributaria (IRS) que has optado por el régimen NIMS, y se mantendrá un registro claro del importe del inventario NIMS que no has deducido —y que podrás deducir el año siguiente—. 

El NIMS solo exige que se tengan en cuenta los costes directos en el inventario. Esto significa únicamente los suministros adquiridos o la mano de obra subcontratada relacionada con productos envasados a medida. No es necesario incluir el costo los salarios que se pagan ni ninguno de los gastos generales asociados a las instalaciones a la hora de calcular el inventario según el NIMS. Esto significa que se pueden deducir esos costes en el ejercicio en el que se abonan. La mayoría de los métodos contables de inventario exigen incluir estos otros costes en el inventario.

Para que tu declaración de la renta quede muy clara, debes indicar el importe del inventario NIMS como un gasto negativo, claramente identificado como «inventario NIMS». Esto reduce el total de las deducciones tal y como se exige, y deja claro al IRS (o a ti mismo en el futuro) que has optado por el régimen NIMS. 

Presentación de informes en los años posteriores a la elección inicial del NIMS 

1. Añade el importe del ajuste negativo de inventario del NIMS del ejercicio anterior al gasto en material de consumo; esto aumenta dicho gasto en la cantidad que no dedujiste en el ejercicio anterior. 
2. Repite los pasos 1 a 4 anteriores. 

Cuando se contabiliza el inventario según el NIMS, esto suele significar que no se puede aplicar una deducción en el ejercicio en curso por los gastos pagados en dicho ejercicio. En su lugar, dichos gastos se deducen en el ejercicio siguiente. 

Si no contabilizas correctamente el inventario en tu declaración de impuestos, esto significa que, durante el primer año, has deducido de más y, por lo tanto, es posible que hayas pagado menos impuestos de los que debías. En todos los años siguientes, tendrás tanto deducciones insuficientes como deducciones excesivas. Tendrás una deducción insuficiente por el importe que dedujiste de más el año anterior, y una deducción excesiva por el importe que deberías deducir el año siguiente. Si los importes de su inventario al cierre del ejercicio no varían mucho, el efecto fiscal será mínimo a partir del primer año. Sin embargo, si no contabiliza correctamente el inventario y no puede presentar al IRS los registros de sus cálculos razonables del mismo, el costo tratar con el IRS y corregir sus registros y sus declaraciones de impuestos anteriores puede ser superior al importe total de los impuestos no pagados. Por eso es más seguro optar por el método NIMS y presentar un ajuste NIMS cada año. 

Hablar con tu asesor fiscal sobre el NIMS

1. Indica a tu asesor fiscal que deseas optar por el sistema NIMS en tu declaración de la renta.
2. Explícales cuál es el stock del que dispones al final del ejercicio fiscal. 
3. Que propongan una cantidad para el ajuste de inventario del NIMS. 
4. Revisa con ellos el importe y el cálculo, y aprueba el ajuste. 
5. Pídeles que te indiquen el asiento de ajuste que debes realizar en tu contabilidad. 

Si quieres tener éxito con un negocio de valor añadido, tu éxito dependerá de tu capacidad para gestionar el stock. Gestionar el stock significa conocer el costo mismo y saber con qué rapidez (o lentitud) se vende. El método NIMS es probablemente el mejor método fiscal para declarar el stock, pero quizá no sea el mejor método para gestionarlo realmente con el fin de maximizar los beneficios. 

El Programa de Subvenciones para Productores de Valor Añadido (VAPG) del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) es un programa costo destinado a ayudar a los agricultores y ganaderos a crear negocios rentables de valor añadido. Una de las cosas que puedes hacer con los fondos del VAPG es sufragar los gastos de diseño e implantación de buenos sistemas de inventario, tanto para fines de gestión interna como para la correcta presentación de declaraciones fiscales. 

Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.