B.1 La importancia de tener una cuenta bancaria empresarial

Muchas empresas utilizan efectivo para algunas transacciones. No hay nada de malo en ello, pero sí que plantea algunos problemas a la hora de llevar la contabilidad y puede dificultar que el contable se asegure de que todas las transacciones se registren de forma completa y precisa, lo cual es el objetivo fundamental de un sistema de contabilidad. 

Algunas empresas operan exclusivamente con efectivo. Esto limita en gran medida su capacidad para desarrollar su actividad, ya que restringe el acceso a cuentas de mayor cuantía, limita la capacidad para obtener crédito y dificulta enormemente la implantación de un sistema que garantice un registro completo y preciso de todas las transacciones financieras de la empresa. 

Si tienes ingresos en efectivo y quieres asegurarte de que queden registrados, lo más recomendable es ingresarlos en tu cuenta bancaria. 

Buena práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Ingresa el efectivo en tu cuenta bancaria todos los jueves e informa a tu contable de que todos los ingresos en efectivo de los jueves deben registrarse como ingresos del mercado de agricultores.  

Práctica aceptable: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Utilizas ese efectivo para pagar los gastos de la empresa y le entregas al contable los recibos de dichos gastos. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales, pero registrarán tus gastos con precisión. Esto dará la impresión de que tu rentabilidad es menor de lo que realmente es. Te resultará más difícil elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas. 

Mala práctica: Cada semana recibes pagos en efectivo y con tarjeta de crédito en el mercado de agricultores. Te llevas el efectivo a casa para pagar tus gastos personales y no facilitas esta información a tu contable. Tus cuentas reflejarán unos ingresos inferiores a los reales. Esto te dificultará elaborar el presupuesto del año que viene, conseguir un préstamo o presentar declaraciones de impuestos precisas.

Si pagas los gastos en efectivo, tu contable no tendrá constancia de ellos a menos que le facilites los recibos. 

Buena práctica: Utilizas tu tarjeta de crédito para repostar y pierdes el recibo. Tu contable verá la transacción en el extracto de tu tarjeta de crédito y la registrará aunque no tengas el recibo. 

Práctica aceptable: Utilizas dinero en efectivo para comprar gasolina y guardas el recibo. Le entregas el recibo al contable. El contable no podrá relacionarlo con ninguna transacción de tu cuenta bancaria ni del extracto de tu tarjeta de crédito, por lo que lo registrará como dinero en efectivo que has aportado al negocio y como un gasto empresarial. Esto está bien siempre y cuando se trate realmente de dinero en efectivo personal. Si, en cambio, se trata del mismo dinero en efectivo que procedía de los ingresos del mercado de agricultores, tus cuentas empezarán a mostrar unas ventas inferiores a las reales y unos gastos superiores a lo que la empresa puede permitirse; en otras palabras, no tendrán sentido, y eso podría dificultar la presentación de declaraciones de impuestos precisas o la obtención de un préstamo. 

Mala práctica: Pagas la gasolina en efectivo y pierdes el recibo. Tu contable nunca sabrá que se ha producido la transacción. Tú te olvidarás de que ha ocurrido. Tu gasto en gasolina será inferior al real. Esto te dificultará la elaboración del presupuesto del año que viene. 

Conclusión: Cuando se utiliza dinero en efectivo, es fácil pasar por alto algunos ingresos o gastos. Lo mejor es ingresar los ingresos en efectivo en el banco y guardar los recibos de los gastos pagados en efectivo.