R.5 Lista de comprobación para el cambio de contable o asesor fiscal

Escrito por Winona Dorris y Poppy Davis 

Si tienes pensado dejar de contratar los servicios de tu actual contable o asesor fiscal, utiliza esta lista de comprobación para asegurarte de que te llevas todo lo necesario para que la transición se realice sin problemas. 

Asegúrate de obtener una copia de tus datos o de que se te transfiera la titularidad antes de poner fin a la relación. 

Hay tres categorías de datos y documentos originales que hay que tener en cuenta: 

A. Datos contables y documentos justificativos

1. Para los programas en línea: 
   
   1. Configura tu propia cuenta en línea para el mismo programa de contabilidad, de modo que dispongas de una cuenta en la que se puedan recibir los datos.
   2. Solicita que se te transfiera la titularidad de la cuenta.
   3. Pídeles una lista de todos los datos de acceso o cuentas que hayan creado en tu nombre.
   4. En QuickBooks Online (QBO), las imágenes de los recibos se guardan en la cuenta, por lo que, cuando te transfieran la cuenta, también se transferirán las imágenes de los recibos. Comprueba si ocurre lo mismo con otros programas. Si las imágenes no se transfieren, tendrás que asegurarte de obtener las copias físicas de cualquier recibo u otros documentos originales que le hayas entregado a tu contable. 
2. Para programas de escritorio: 
   
   1. Pide al contable que convierta tu archivo a la versión en línea y, a continuación, que te transfiera la titularidad (esto puede conllevar gastos adicionales). O BIEN: 
   2. Solicita un archivo de copia de seguridad de tus datos contables (puede conllevar gastos). El servicio de atención al cliente puede guiarte a lo largo de este proceso.
   3. Si tu contable ha conservado las copias físicas de los recibos y otros documentos justificativos, asegúrate de que te los devuelva todos. 
3. Si NO eres propietario del programa de contabilidad, si tu contable utiliza otro programa o si no está dispuesto a facilitarte el archivo con tu contabilidad, solicita los siguientes documentos:

• Un breve resumen de cómo se han gestionado tus cuentas o tus impuestos

• Plan de cuentas y lista de clases

• Balance de comprobación a 31 de diciembre de cualquier año para el que también te hayan elaborado las declaraciones del impuesto sobre la renta, y a finales del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Balance a fecha de fin de mes del último mes para el que se prestaron los servicios

• Cuenta de resultados (P&L) del año en curso hasta el final del último mes en el que prestaron sus servicios

• Libro mayor (que recoge todas las transacciones) a 31 de diciembre de cualquier año para el que también hayan elaborado tus declaraciones de la renta, y desde el final del último mes en el que hayan prestado servicios para el año en curso hasta el final del último mes en el que hayan prestado servicios

• Las conciliaciones bancarias o de tarjetas de crédito a 31 de diciembre de cualquier ejercicio para el que también te hayan preparado declaraciones del impuesto sobre la renta, así como a final del último mes para el que hayan prestado sus servicios 

• Cualquier factura o recibo original que tengan en su poder 

• Cualquier asiento de ajuste (que suele realizarse al cierre del ejercicio)

• Informes de nóminas (si se encargaban de la gestión de nóminas)

B. Documentos del impuesto sobre la renta: para un asesor fiscal o un contable que también se haya encargado de la declaración del impuesto sobre la renta 

• Copias completas de tus declaraciones de la renta (en formato PDF, no solo extractos), incluyendo cualquier anexo complementario que no sea obligatorio presentar ante el IRS. En particular, asegúrate de obtener una copia completa de cualquier detalle de amortización en el que figuren los activos.

• Copias de cualquier prórroga concedida para la presentación de las declaraciones de la renta federales o estatales.

• Copias de toda la correspondencia con el IRS o con las autoridades fiscales estatales que hayan gestionado en tu nombre

• Copias de los comprobantes de los pagos a cuenta del impuesto realizados

C. Información sobre el impuesto sobre las nóminas: para un contable que se haya encargado de la gestión de las nóminas o para una empresa de gestión de nóminas 

• Copias de todas las declaraciones de impuestos sobre las nóminas (formularios 940, 941, DE9, etc.)

• Formularios W-2 para empleados, 1099 para autónomos y W-9

• Cualquier resumen de nóminas trimestral o de fin de año

Tareas pendientes finales

• Solicita una factura final y confirma tu último día de servicio

• Solicita una lista de las tareas pendientes o los asuntos sin resolver

• Comprueba si aún hay alguna prórroga o declaración fiscal pendiente

• Cambia todas las contraseñas de las cuentas a las que tenía acceso el contable

Consejo: Guarda todos los archivos en formato digital en un lugar seguro al que puedas acceder fácilmente y compártelos con tu nuevo proveedor para ayudarle a ponerse al día más rápido.