R.1 ¿Qué registros financieros debes conservar?
El IRS exige que se disponga de pruebas documentales que demuestren que los datos que figuran en las declaraciones de la renta son veraces y exactos.
Las normas relativas al tipo de pruebas que es necesario presentar incluyen normas generales y normas específicas para determinados tipos de transacciones.
Debes conservar los registros contables relacionados con todos los conceptos de ingresos y gastos correspondientes a cualquier actividad empresarial o ingresos por alquiler que hayas declarado en tu declaración de la renta federal.
Debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se realizó por el importe declarado, y 3. Se realizó con el fin comercial declarado.
Registros de ingresos
Debes declarar todos los ingresos relacionados con tu actividad empresarial. Los registros de ingresos sirven para demostrar que no has declarado ni más ni menos ingresos de los que realmente has obtenido.
A continuación se indican algunos ejemplos de los documentos mínimos necesarios para acreditar los conceptos de ingresos:
- Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
- Recibos de venta en los que se indique si el pago se ha realizado en efectivo o «a cuenta» (lo que significa que el cliente pagará más adelante)
- Registros que recogen los importes percibidos por ventas realizadas «a cuenta»
- Registros de deudas incobrables o importes facturados pero nunca cobrados
Registros de gastos
Puede, y de hecho debe, deducir los gastos que sean habituales, necesarios y razonables para su negocio. Los gastos habituales se definen como «habituales o habituales» y «comunes o frecuentes» en el negocio del contribuyente y en negocios similares al suyo. Los gastos necesarios se definen como aquellos que son «apropiados y útiles para el desarrollo del negocio».
Para justificar los gastos, debe poder demostrar que: 1. La transacción se produjo realmente; 2. Se correspondió con el importe reclamado; y 3. Se realizó con el fin empresarial alegado. Algunos gastos tienen requisitos especiales adicionales. Algunos ejemplos de gastos con requisitos especiales adicionales son: la compra de activos, el uso de vehículos, los viajes, las comidas, los regalos y los eventos. A continuación se ofrece información sobre cada uno de estos conceptos.
Como mínimo, los documentos justificativos de los gastos de la empresa deben indicar el beneficiario, el importe abonado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió en el gasto y, si es necesario, incluir una descripción del artículo adquirido o del servicio recibido que demuestre que el importe correspondía a un gasto de la empresa.
Es posible que necesites una combinación de registros para hacerlo, entre ellos:
- Extractos de cuentas corrientes y de ahorro
- Extractos de cuenta de tarjetas de crédito
- Recibos en papel
- Anotaciones adicionales en los recibos para explicar en qué medida la compra está relacionada con la actividad empresarial
Es recomendable anotar algo en el recibo tan pronto como sea posible, pero la mayoría de los recibos se desvanecen al cabo de unos meses. Lo mejor es hacer una foto del recibo —con la nota incluida— o hacer una copia del mismo.
Excepciones a los requisitos generales en materia de registros:
Tienes derecho a aplicar deducciones basadas en una «reconstrucción razonable de los gastos» si pierdes tus registros originales debido a circunstancias ajenas a tu voluntad, como un robo, un incendio o una inundación.
Si la documentación está incompleta debido a la propia negligencia del contribuyente, pero este puede demostrar que efectivamente se incurrió en algunos gastos, tendrá derecho a una deducción parcial, aunque su importe se limitará a la cantidad mínima razonable.
Este recurso se basa en materiales elaborados por el Programa de Formación en Fiscalidad Agrícola de la Facultad de Derecho de la Universidad de Arkansas, en el marco de la colaboración «Agricultural Financial, Tax and Asset Protection» (AgFTAP) con el Centro de Educación en Gestión de Riesgos del Sur de la Universidad de Arkansas y otras entidades.
